лекция 2 Тема 20.1 Организация и совершенствование подготовки и. 1 вопрос. Основные стадии процесса выработки управленческих решений, процедура их разработки
 Скачать 37.9 Kb.
|
|
1 вопрос. Основные стадии процесса выработки управленческих решений, процедура их разработки. Воспроизвести видео Процесс, связанный с реализацией того или иного управленческого решения, можно разделить на три укрупненные стадии: разработка, принятие и исполнение. Каждая из стадий данного процесса обладает собственным содержанием, которое определяется сложностью вопросов, подлежащих разрешению. Каждую из стадий можно представить как последовательность этапов управленческой деятельности, соотносимой с обязанностями субъекта ее реализации. Воспроизвести видео https:/Первая стадия выработки управленческих решений, стадия разработки управленческих решений, которая включает в себя следующие этапы: 1. Этап выявления проблемы соответствует, как правило, текущей аналитической работе. В ходе этой деятельности аналитические подразделения собирают отчёты по линиям работы служб, обобщают статистическую и иную информацию, готовят аналитические проблемные документы. Проблемы обычно имеют характер отклонения от нормального функционирования и связаны с эффективностью оперативно-служебной деятельности. Статистический (количественный) характер отклонения можно выявить практически для всех направлений работы служб и подразделений. Однако отклонение от «нормы» позволяет только указать на наличие проблемы, но не описать её причины - факторы, обусловившие возникновение этой проблемы. Проведение анализа в отношении причин возникновения проблемного участка деятельности должно быть санкционировано уполномоченным субъектом управления или осуществлено самостоятельно. 2. Этап анализа проблемной ситуации позволяет начальнику органа внутренних дел принять исчерпывающие адекватные меры, а при необходимости привлечь дополнительные силы и средства либо принять комплекс необходимых мер во взаимодействии с иными заинтересованными организациями. Решение практически любого вопроса по направлениям работы служб и подразделений может иметь несколько вариантов решения в зависимости от различных причин. Анализ проблемной ситуации обусловливается необходимостью выделения среди ряда различных причин наиболее важных, а именно тех, на которые необходимо направить усилия в первую очередь. В результате объективного анализа и оценки степени сложности проблемной ситуации руководитель органа выбирает не только средство для решения проблемы. Кроме того, может быть разработана стратегия и тактика по приоритетам отдельных этапов разрешения проблемной ситуации. Для решения подобных задач на данном этапе необходимо выделить лиц, ответственных за проведение анализа, установить сроки его проведения и иметь необходимое материально-техническое обеспечение. Этап анализа проблемной ситуации имеет свои подэтапы. В частности: • сбор необходимой информации для проведения всестороннего анализа; • применение различных методов обработки собранной информации для ее группировки по тем или иным признакам, приведения в наиболее наглядный вид (таблицы, схемы, графики); • описание проблемной ситуации, ее воздействия на оперативную обстановку и деятельность органа внутренних дел, выделение основных причин и условий; • прогностическая оценка степени сложности проблемы с учетом последствий ее развития на определенную перспективу; • разработка предложений, направленных на разрешение данной проблемной ситуации, с учетом имеющихся ресурсов территориального отдела полиции либо привлечения дополнительных сил и средств. Вторая стадия это стадия принятия управленческого решения которая включает в себя следующие этапы: 1. Этап формирования проекта управленческого решения. Как правило, он осуществляется теми же лицами, которые участвовали в проведении анализа. В соответствии со степенью сложности разрабатываемых мер на данном этапе могут привлекаться и дополнительные силы. При разработке программных управленческих решений (на долгосрочную перспективу), как правило, привлекаются специалисты научно-исследовательских центров МВД России, правоведы, социологи, экономисты и другие. Ряд вопросов управленческого характера требует привлечения специалистов более узкого профиля - специалистов средств связи, вооружения, техники и т.д. Практические органы внутренних дел принимают решения тактического характера. По этой причине решения по комплексным проблемам должны разрабатывать штабные подразделения, а проекты управленческих решений по линиям работы служб - руководители соответствующих подразделений. Для решения сложных вопросов (например, выработка мер при существенном осложнении оперативной обстановки) могут привлекаться кураторы, методисты и иные специалисты вышестоящего органа управления. При отсутствии опыта разработки управленческих решений и методической помощи, как правило, возникают недостатки, наиболее характерные для подобных решений. К числу типичных недостатков можно отнести, например, включение таких мер, которые повторяют должностные обязанности сотрудников. Это недопустимо, поскольку управленческое решение субъекта управления не должно дублировать либо произвольно излагать положения действующих актов вышестоящих органов управления. Другого рода недостаток - стремление максимально детализировать и регламентировать деятельность исполнителей. Это сковывает инициативу, подменяет полномочия исполнителя и его компетенцию, создает условия для «заорганизованности» всего процесса исполнения. 2. Этап согласования проекта управленческого решения предназначен для ликвидации разногласий между участниками-исполнителями. Согласование проекта решения производится до вынесения его на обсуждение. Этот этап заключается в изучении проекта всеми заинтересованными лицами и его визирование. Процесс согласования управленческого решения существенным образом облегчает процедуру его утверждения руководителем органа. Реквизит согласования документа выносится, как правило, на его последний лист и подтверждается подписью соответствующего должностного лица. В случае несогласия с отдельными положениями проекта суждения соответствующего руководителя должны быть оформлены в виде приложения. Согласованию подлежат предлагаемые меры, но также сроки их выполнения, используемые средства, порядок осуществления контроля и координации решения, последовательность отдельных этапов, лица, отвечающие за исполнение отдельных мероприятий, и прочие организационные моменты. Не менее важная задача согласования - выработка дополнительных предложений для включения в проект решения. В связи с этим могут возникать варианты отдельных положений решения, а само согласование может стать для его организаторов достаточно трудоемкой процедурой. 3. Этап редактирования управленческого решения заключается в окончательной проверке формы и текста документа. Для утверждения руководителю органа внутренних дел должен быть представлен полностью оформленный управленческий документ. Он должен включать в себя все необходимые для данной формы реквизиты, а текст должен быть выверен на соответствие правилам орфографии и официальной лексики. Собственно лексика - это используемый словарный запас. Лексика управленческих документов имеет ярко выраженную сочетаемость слов, которую необходимо знать и соблюдать. Существуют нормы официальной лексики, например: приказ издается (а не утверждается); выговор объявляется (а не выносится); вакансия замещается (а не подбирается) и прочее. Тексты управленческих документов не должны содержать общих, абстрактных формулировок «повысить внимание», «активизировать работу», а также выражения в конце фразы «и т.д.», «и т.п.». В управленческих документах не допускается употребление многозначных слов, образных выражений, метафор. Специальные термины употребляются строго в соответствии с тем значением, которое содержится в соответствующем правовом акте (например, документ и официальный документ). Недопустима тавтология, т.е. совпадение содержания рядом стоящих слов, например: «свободная вакансия», «май месяц» и др. В отдельных случаях встречается стремление «украсить» содержание официального документа сложными стилистическими оборотами - это одна из «болезней» официального стиля. В результате чего документы становятся практически не читаемыми, например: «негативное воздействие отрицательных факторов...», «наиболее существенное снижение темпов прироста преступности...» и другие. Орфография официальных документов должна точно передавать наименование учреждений, ведомств, министерств (в соответствии с учредительным документом). Графические сокращения применяются в общепринятой форме: почтовые (р-н; г.; обл. и пр.), единиц измерения (кг; мм; млн. и пр.), для должностей и ученых степеней (проф.; канд. техн. наук; д-р юрид. наук и пр.). В документах допускаются аббревиатуры в том случае, если они либо являются общепринятыми (например: НИИ, ГОСТ и др.), либо если в учредительном документе организации приводится его название в виде аббревиатуры (например: МВД России). 4. Этап утверждения является заключительным на стадии принятия управленческого решения. Исключительным правом утверждения управленческих решений в органах внутренних дел обладают их руководители. Они несут персональную ответственность за организацию всех направлений оперативно-служебной деятельности и на правах единоначалия утверждают соответствующие документы в пределах своей компетенции. Единоначалие в органах внутренних дел персонализирует ответственность, обеспечивает единое организующее начало всей деятельности, позволяет разделить компетенцию руководителей в иерархии органов управления. Для разрешения отдельных вопросов оперативно-служебной деятельности и утверждения соответствующих решений начальник органа внутренних дел может делегировать часть полномочий своим заместителям. Решение об этом является юридическим актом разделения полномочий между начальником и его заместителями, которое утверждается в установленном порядке. При этом начальник органа внутренних дел должен оставлять в своем ведении решение наиболее важных, принципиальных вопросов и направлений, а остальное может отнести к компетенции своих заместителей - руководителей функциональных структурных подразделений. Такой порядок позволяет разделить компетенцию в решении главных и второстепенных вопросов, а также определяет ответственность по направлениям работы служб и подразделений. Для разрешения отдельных вопросов оперативно-служебной деятельности в помощь руководителю создаются коллегиальные органы управления. Например, текущие вопросы оперативно-служебной деятельности обсуждаются на постоянно действующем совещании руководящего состава органа внутренних дел. Совещание всего оперативно-начальствующего состава органа внутренних дел также является коллегиальным органом управления. Оно проводится для подведения итогов деятельности, ее оценки либо для ознакомления личного состава с решением, которое носит неотложный характер, обязательный для всех служб и подразделений. Утверждение управленческого решения во многих случаях является итогом большой предварительной работы сотрудников и руководителей служб и подразделений. Две вышерассмотренные стадии разработки и принятия управленческого решения в органах внутренних дел представляют наиболее общий алгоритм управленческой деятельности. Третья стадия это стадия исполнения управленческих решений В наиболее общем виде организация исполнения управленческих решений основывается на использовании соответствующих принципов и методов социального управления, направленных на их практическое осуществление. При этом уровень управления, на котором осуществляется данная деятельность, во многом определяет содержание организационной работы. Например, МВД России является тем уровнем, на котором не только детализируются требования директивных указаний государственных органов власти, но и вырабатываются собственные управленческие решения в пределах предоставленных законодательством полномочий. Нижестоящие уровни управления органов внутренних дел организуют исполнение предписаний министерства и в рамках собственной компетенции принимают решения, адресованные подчиненным структурным подразделениям. Воспроизвести видео МВД России осуществляет организационную деятельность, направленную на создание необходимых условий и предпосылок успешной реализации управленческих решений через кадровое, материально-техническое, финансовое, медико-санитарное обеспечение, а также организацию нормативно-правового, учебно-воспитательного, научно-исследовательского и инженерно-технического обслуживания деятельности органов внутренних дел. Непосредственно на уровне органов внутренних дел субъектами организации исполнения решений вышестоящих органов выступают: начальник данного органа, его руководящий состав, аппарат управления, а также их сотрудники, в чьи обязанности входят отдельные направления организаторской деятельности (материально-техническое обеспечение, обеспечение мобилизационной готовности, обслуживание средств связи, технических средств управления и т.д.). Критерием оценки организаторской работы по исполнению управленческих решений является общая эффективность функционирования органа внутренних дел, которая заключается в максимальном использовании имеющихся ресурсов для достижения положительных результатов оперативно-служебной деятельности. Одним из главных требований, предъявляемых к организаторской работе, является постановка основной цели. При этом важно владеть методом «основного звена», что позволяет субъекту управления концентрировать внимание подчиненных на главном участке работы. В организационной деятельности субъекта управления необходимо выделять основные средства (методы), которыми он может располагать. Само применение таких средств зависит от полномочий субъекта, которые шире у начальника органа внутренних дел и относительно ограничены у отдельного сотрудника, ответственного за участок организационной работы. Для упорядочения арсенала средств организационной деятельности в органах внутренних дел в соответствующих правовых актах дифференцируются должностные обязанности и права руководителей всех уровней, а также отдельных категорий сотрудников служб и подразделений. Воспроизвести видео К основным средствам, которые позволяют осуществлять любую организационную деятельность, относятся: • определение критерия оценки успешного исполнения управленческого решения; • уяснение основной цели управленческого решения и разработка плана (алгоритма) необходимых действий (мер); • всестороннее обеспечение успешного выполнения работы, направленной на исполнение решения; • определение ответственности субъекта управления за организацию исполнения решения и делегирование полномочий, необходимых для принятия исчерпывающих организационных мер; • обеспечение координации работы и контроля деятельности на всех этапах исполнения управленческого решения. В теории государственного управления выделяют несколько этапов организации исполнения управленческих решений: 1. Этап доведения решения до сведения исполнителей, прежде всего, имеет своей целью ознакомить исполнителей с содержанием управленческого решения. Непосредственно в органы внутренних дел управленческие акты вышестоящих субъектов могут поступать тремя основными способами: 1. Рассылка актов управления курьерской почтой - является основным способом для получения документа секретариатами органов внутренних дел. 2. Рассылка текстов документов по каналам телефонной связи стала шире применяться (наряду с фототелеграфной) после внедрения факсимильных аппаратов и применения систем модемной связи. 3. Рассылка текстов документов по каналам электронной кабельной связи стала применяться с распространением более мощных персональных ЭВМ и с целью создания электронных баз управленческой информации. 2. Этап уяснения задач и детализация порядка их исполнения. При ознакомлении с содержанием управленческого решения, как правило, возникают вопросы организационного характера, в которых требуется уточнить порядок выполнения поставленных задач. В некоторых случаях процесс исполнения требует согласования с инициатором данного решения, например по вопросам выделения дополнительных сил и средств. Для решений комплексного характера (например, при взаимодействии с иными органами) необходимо проведение общего инструктивного совещания представителей всех организаций-исполнителей с разъяснением и уточнением отдельных организационных вопросов. Аналогичные вопросы могут рассматриваться на совещании руководящего состава органа внутренних дел, когда ответственными за организацию работы являются руководители служб и подразделений. Основная цель подобных инструктивных совещаний - достичь единого понимания порядка исполнения решения. 3. Этап подбора исполнителей, их обучения и инструктажа. Этот этап необходим, поскольку отдельные положения управленческого решения указывают лишь структурную (отраслевую) принадлежность соответствующих исполнителей. Руководитель каждой конкретной структуры должен поставить перед своими подчиненными задачи предметной исполнительской деятельности с учётом того, что сотрудники любой организационной структуры различаются деловыми, организаторскими, и психологическими качествами. Задача руководителя на этом этапе брать тех исполнителей, которые наиболее полно и качественно способны выполнить поставленные задачи. Степень сложности задачи для конкретного исполнителя должна полностью соответствовать должностным обязанностям сотрудника и его опыту оперативно-служебной деятельности на вверенном участке. Учет этих факторов необходим, поскольку в правоохранительной деятельности уровень профессионально-деловых качеств во многом определяется стажем работы, а совершенствование профессиональных навыков происходит в системе их служебной подготовки. 4. Этап обеспечения деятельности исполнителей служит созданию условий, при которых поставленные в управленческом решении цели задачи могут быть достигнуты. К основным условиям выполнения управленческого решения следует отнести следующие: 1. Нормативно-правовое и методическое обеспечение заключается в том, что права и обязанности сотрудников органов внутренних дел основаны на нормах законодательства и должностных обязанностях. При этом дополнительные нормативные правовые акты (управленческие решения) вносят определенные коррективы по направленности (целям) и совершенствованию организации оперативно-служебной деятельности. 2. Материально-техническое и финансовое обеспечение служит важной предпосылкой исполнительской деятельности. 3. Моральное и психологическое обеспечение позволяет формировать у исполнителя целеустремленность и устойчивость деятельности. 4. Обеспечение временем. 5. Информационное обеспечение. 5. Этап регулирования процесса исполнения управленческого решения. Является исключительной компетенцией руководителя и состоит во внесении отдельных изменений в организационную деятельность. Основными средствами руководителя при осуществлении регулирования исполнительной деятельности являются: текущий контроль, координация, корректирование. 1. Текущий контроль процесса исполнения решения осуществляется уполномоченными подразделениями (штабом) либо сотрудниками. Основная задача текущего контроля - регулярный сбор информации о ходе исполнения решения и наблюдение за отклонением тех показателей, которые служат критерием оценки эффективности исполнения. 2. Координация процесса исполнения решения возлагается либо на специальный орган (временный штаб), либо на должностное лицо, ответственное за координацию. Сущность этой деятельность - обеспечение постоянного взаимодействия исполнителей при разрешении вопросов, препятствующих выполнению отдельных задач в процессе исполнения управленческого решения. 3. Корректирование соответствует внесению изменений в процесс исполнения управленческого решения. Как правило, корректирование не затрагивает основных целей и задач, которые ставит субъект управления перед подчиненными структурами. Оно вызвано объективными обстоятельствами, которые выявляются в ходе контроля и координации, и может затрагивать изменение сроков исполнения, замену исполнителей, выбор иных методов, подключение дополнительных ресурсов и т.д. 6. Этап подведения итогов исполнения решения. Это заключительный этап всего процесса организации исполнения. Подведение итогов осуществляется: на общем совещании оперативно-начальствующего состава; на совещании руководителей тех структур, которые являлись ответственными за организацию исполнения; посредством доведения до сведения исполнителей всех уровней резолюции вышестоящего субъекта управления с оценкой исполнительской деятельности; путём опубликования материалов обсуждения итогов выполнения решения и другими способами. Подведение итогов, связанных с организационными процессами в структуре органа внутренних дел, имеет две основные цели. Во-первых, дать общую оценку итогу работы, оценить при этом вклад в общую деятельность отдельных исполнителей. Во-вторых, указать на наиболее существенные ошибки и просчеты, которые были допущены в процессе исполнения управленческого решения. 2 вопрос. Требования к организации исполнения управленческих решений Субъекты управления должны соблюдать ряд требований к организации исполнения управленческих решений, выполнение которых обеспечивает должный уровень организаторской работы. Основными из них являются: 1. Сочетание административных и научных методов организации исполнения решений. Данное требование обусловлено неразрывной взаимосвязью научных и административных методов управления, выражающейся в том, что действенность последних определяется их научной обоснованностью. При этом использование научных методов, как правило, нуждается в административном регулировании. Административная сторона организаторской работы заключается в умении руководить и решать поставленные задачи, опираясь на административную власть, на предоставленные права старшего. В то же время администрирование не должно полностью подменять научную сторону организаторской работы, поскольку административному воздействию не поддаются многие аспекты реализации принятых решений (социально-психологические, морально-этические и др.). 2. Эффективность и оптимальность организации исполнения решений, что обеспечивается таким использованием возможностей органов внутренних дел, их аппаратов, служб и отдельных сотрудников, при котором наивысшие результаты достигаются с наименьшими затратами времени, людских и материальных ресурсов. 3. Выделение основной, центральной задачи. Это требование реализуется путем отыскания и постановки перед исполнителями такой задачи, решение которой позволит максимально приблизить к достижению поставленной в управленческом решении цели. Практика дает немало примеров, когда отдельные руководители и сотрудники органов внутренних дел, не владея методом определения «главного звена», тонут в мелочах, оставляя в стороне важные и проблемные вопросы и нанося тем самым существенный ущерб интересам дела. 4. Инициативное и ответственное отношение к реализации решения, обеспечиваемое сочетанием инициативы и ответственности, личной дисциплинированности как руководителей, так и иных сотрудников органов внутренних дел в процессе выполнения управленческого решения. 5. Конкретность организаторской работы, сущность которой состоит в обязанности субъекта управления четко и недвусмысленно формулировать задачи для исполнителей, намечать конкретные пути, средства и способы, а также реальные сроки исполнения решения. 6. Стимулирование интересов исполнителей. Это требование обеспечивается созданием необходимых условий для повышения заинтересованности и ответственности аппаратов, служб и отдельных сотрудников органов внутренних дел в достижении целей, поставленных решением. К таким условиям относятся: а) правильный учет и объективная оценка работы; б) материальное и моральное поощрение за инициативу, творческий подход и умелое исполнение управленческого решения. Воспроизвести Без звука Загрузка: 49.22% Оставшееся время -0:23 Picture-in-Picture 3 вопрос. Проблемы комплексного характера, влияющие на качество управленческих решений. Воспроизвести видео На пути подготовки и принятия управленческих решений возникают проблемы комплексного характера, влияющие на качество управленческих решений. Данные негативные проявления, весьма разнообразны и могут иметь организационный, экономический, психологический характер. В их числе: 1) значительный объем принимаемых решений. Если в год руководитель подписывает от 500 до 1600 и более приказов, то ему лично трудно обеспечить высокую степень их обоснованности; 2) вновь принимаемые решения не увязываются с предыдущими, дублируют существующий организационный порядок; 3) трансформация цели решения в процессе его движения по иерархическим уровням. При прохождении по «вертикали» решение не должно расходиться с интересами отдельных иерархических уровней; 4) принятие псевдорешений, т.е. решений, не имеющих конкретного содержания: расплывчатых, непроверяемых, отражающих общую установку, пожелания («обратить внимание», «повысить», «принять необходимые меры», «усилить требования» и т.п.); 5) недостаточная технологизация процессов подготовки и принятия решений; 6) нередко непропорционально большая доля объема внимания руководителя уделяется узкому кругу проблем текущего функционирования предприятия, тем или иным подсистемам в результате недостаточного делегирования полномочий; 7) отсутствие процедуры согласования решений с исполнителями; 8) установление нереальных сроков для исполнения работы («мобилизующие» сроки могут быть лишь исключением и не должны превращаться в систему); 9) низкий уровень инновационных (стратегических) решений; 10) решения недостаточно конкретизируются элементами «исполнительского замысла» (кто, что, какими средствами, в какие сроки выполняет и т.д.); 11) при подготовке решений не соблюдаются стандарты делопроизводства, могут отсутствовать параметры, без которых их выполнение затруднено либо вообще невозможно; 12) несовершенство используемого механизма оценки эффективности реализованных решений; 13) принятие решений под влиянием эмоций; 14) принятие решения на основе компромисса, не по соображениям его истинного достоинства, а для примирения различных точек зрения и др. Способность найти причины появления решений низкого качества ограничит возможность их возникновения на разных этапах процесса разработки и исполнения и тем самым будет способствовать повышению эффективности решений. Последнее изменение: Пятница, 27 Август 2021, 11:52 ◄ Лекция 1 т. 20.1 Начало формы Перейти на...  Конец формы Задание по лекции 2 т. 20.1 ►  Вы зашли под именем Елена Ишмухаметова (Выход) ОУ в ОВД Сводка хранения данных |