21. Опишите основные формы устной деловой коммуникации
 Скачать 53.07 Kb.
|
|
21. Опишите основные формы устной деловой коммуникации. Устная деловая коммуникация – это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности. Предметом общения в деловой коммуникации является совместная деятельность (общее дело), а партнер по общению всегда выступает как личность, значимая другому человеку. Основные задачи деловой коммуникации – убедить партнера принять конкретное предложение, продуктивное сотрудничество, сближение целей, улучшение партнерских отношений. Основные формы устной деловой коммуникации – деловые переговоры, деловые беседы, совещания, собрания, конференции, переговоры, деловая телефонная коммуникация. Развитие рыночных отношений нельзя представить без быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового общения, таких как презентации, «круглые столы», пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров. Одной из главных форм устного делового общения является диалог. Диалог – это форма устного или письменного обмена высказываниями между двумя и более лицами. Одной из основных форм диалога является беседа. Деловая беседа – наиболее распространенная форма делового общения, в процессе которой обсуждаются и решаются важные вопросы. Устная форма делового языка является разновидностью официально-делового стиля русского языка, требующая соблюдения всех его стилевых черт и особенностей. Деловое общение требует от человека соблюдения норм этики и этикета. Деловой этикет – один из важнейших факторов, определяющих шансы добиться успеха в бизнесе, служебной, предпринимательской деятельности. 22. Расскажите о требованиях к устной коммуникации в деловой среде. Требования к устной коммуникации в деловой среде могут быть сформулированы следующим образом (по Н. Казариновой): · Четко определяйте цели своего сообщения. · Делайте сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников: находите конкретный иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры. · Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые косаются их конкретно. · Следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям. Таким образом, приведенная правила в равной мере должны соблюдаться как в разговоре между двумя деловыми собеседниками, так и при групповом деловом общении. В то же время их использование и конкретное проявление в деловой беседе и на деловое совещании имеет свои особенности. 23.Опишите структуру резюме. Резюме – главный инструмент соискателя в поиске работы, документ, от которого напрямую зависит возможность приглашения на собеседование и дальнейшее трудоустройство. Это своего рода визитная карточка, характеризующая соискателя как специалиста в своей сфере деятельности, но помимо информативности, резюме должно быть визуально привлекательным и правильно составленным. Создание резюме — это важнейший шаг в процессе поиска работы. Это ваша визитная карточка! От того, насколько грамотно оно будет составлено, во многом зависят ваши шансы на получение желаемой должности. Цель резюме - привлечь внимание к себе при первом, как привило, заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить работодателя пригласить Вас на личную встречу. Необходимо продумать несколько вариантов резюме - для отправления по почте (или вручения лично), по факсу, в электронном виде по E-mail. Однако тексты должны быть идентичными. Различаться может оформление - удачно подобранная фотография украсит резюме, но подумайте, как она будет выглядеть, полученная по факсу. Первое незыблемое правило - объем резюме не может превышать одной, максимум двух страниц формата А4, причем желательно, чтобы ключевая информация находилась на первой странице. Если же объем этого не позволяет, то подумайте, какой информацией вы можете пожертвовать. Однако, если у человека большой опыт работы, это создает определенные сложности и ограничения, но при наборе резюме на компьютере, есть возможность обойти это правило: измените размер шрифта, хотя это и не желательно - резюме должно читаться легко. Если резюме занимает больше одной страницы, в конце страниц указывается, что продолжение находится на следующем листе. На всех листах, кроме первого печатается номер листа и указывается фамилия. Если по объему резюме получилось на одну неполную страницу, информацию необходимо расположить так, чтобы страница была полностью занята текстом. Чтобы написать "правильное" резюме, необходимо использовать один шрифт, желательно Times New Roman либо же Arial. Множество шрифтов разных размеров нечитабельны! Строгий стиль оформления - непременное условие. Не стоит также демонстрировать возможности фильтров Adobe Photoshop: резюме - это документ. Что касается размера шрифта, то стандартным для резюме считается шрифт 12-го размера. Необходимо, чтобы все содержимое было одного размера. Каждый раздел резюме должен быть отделен от предыдущего. Заголовки лучше выделять жирным и/или подчеркиванием. Обязательно проверьте правописание (кнопочка F7 в редакторе Word). У резюме с ошибками нет никаких шансов. Резюме должно быть написано простым языком. Для документов такого типа рекомендуется следующая разметка страницы: верхнее поле - 2 см, правое - 2 см, нижнее - 2 см, левое 2,5 см. Допускается сужение поля на сантиметр и вместо стандартного 12-го размера шрифта использование 10-го. В то же время вариант с уменьшением шрифта приемлем только в том случае, если резюме будет отправлено работодателю по E-mail-у или вручено лично. В случае отправления резюме по факсу, размер шрифта меньше 12 лучше не использовать, иначе резюме невозможно будет прочитать. Для резюме используется бумага белого цвета, хорошего качества. Контактная информация. Указываются личные данные: ФИО (полностью), дата рождения (или возраст), город проживания, контактные данные (номера телефонов, электронный адрес, skype). Фотография (при выборе бланка резюме с фото). Портретное фото в деловом стиле на нейтральном фоне. Если у вас такого нет, сделайте это фото в студии или упустите этот пункт. Пожелания к работе. Цель (желаемая должность) — указывается название должности, на которую подается резюме. Также по необходимости можно указать желаемый уровень заработной платы и график работы. Образование. Месяц и год поступления/окончания учебного заведения, его полное название, факультет и специальность, полученная квалификация и форма обучения. Если у вас есть дополнительное образование, касающееся вакансии, например, курсы или тренинги, их вы можете указать после описания основного образования. Опыт работы. Один из самых важных разделов. В хронологическом порядке перечисляются предыдущие места работы. Указывается период работы (месяц, год), занимаемая должность, название компании и функциональные обязанности, которые выполнялись за время работы на занимаемой должности. Также не лишним будет добавить достижения, если таковы имеются. Профессиональные навыки. Перечисляются те профессиональные навыки и знания, которые непосредственно относятся к желаемой должности. Личные качества. Указываться 5-7 личностных качеств. Личностные характеристики входят в набор факторов, которые учитываются при выборе кандидатов на вакантную должность. Дополнительная информация. Раздел предназначенный для дополнительных сведений: семейное положение, увлечения и хобби, наличие водительского удостоверения и личного автомобиля, служба в армии, возможности ездить в командировки и т.д. 24.Сообщите о «Золотых правилах» этики деловой переписки. Деловая переписка – неотъемлемая часть образа компании и делового человека. Установление контакта, поддержание связей, обсуждение деловых вопросов в письменной форме иногда предпочтительно, а часто и просто необходимо, поэтому образ, создаваемый в деловой переписке, должен полностью соответствовать тому внешнему имиджу, который формируется живым общением. При этом в деловой переписке соблюдение правил и требований обязательно не только в общих принципах, но и в мелочах и деталях. золотых правил деловой переписки: Первое правило: «Детальный заголовок» В теме письма крайне важно написать хотя бы несколько слов, чтобы адресат решился открыть письмо. В противном случае такое письмо будет считаться спамом. Второе правило: «Структура» Содержание каждого делового письма должно разделяться на следующие пункты: • Как вы узнали об адресате • Что можете ему предложить • Какую выгоду он получит от сотрудничества с вами Третье правило: «Обратная связь» В конце письма указывайте свои контакты и должность. Получатель сразу будет знать кто вы, как с вами связаться, если коммерческое предложение оказалось для него привлекательным. Четвертое правило: «Только русский язык» В деловом письме не должно быть жаргонных слов, смайликов, нецензурных слов, непринятых сокращений и несуществующих языковых конструкций. Только могучий русский язык. Пятое правило: «Цените время адресата» Высылайте деловые письма только по мере необходимости. Адресат не будет тратить время на чтение очередного коммерческого предложения. Подгадайте время. Шестое правило: «Единство письма» Прикрепленные файлы, если таковые подразумеваются, должны находиться в теле письма, а не высылаться следующим письмом. К сожалению, такое правило часто игнорируется. 25.Напишите рекомендации на тему «Деловая электронная переписка». Деловая электронная переписка уже настолько плотно вошла в нашу жизнь, что стала чем-то обыденным и привычным. Мы зачастую не отдаем себе отчет, что в наших электронных письмах коллегам или партнерам используем жаргонные словечки, панибратское обращение или какие-то обороты, которые ни за что не допустили бы в бумажном письме. Но почему же мы считаем электронную деловую переписку менее формальной, чем бумажная? Ведь деловая электронная переписка подчиняется многим правилам этикета, а их соблюдение является показателем вашей серьезности, компетентности и отношения к адресату. Общаться по электронной почте проще и быстрее, поэтому мы подсознательно опускаем многие формальности, такие как приветствие и обращение, а ведь это — элементарная вежливость! Не пренебрегайте приветствием и обращением, даже если пишете письмо в фирму, где директор — ваш родной дядя. Ни в коем случае не допускайте грамматических ошибок. Текстовые редакторы проверяют грамотность за нас — не пренебрегайте их поправками. Также старайтесь строить стилистически грамотные предложения: любые ошибки характеризуют вас, мягко говоря, не с лучшей стороны. Соблюдайте деление на абзацы и форматирование, разбивайте текст на смысловые части, используйте для этого пустые строки — вы же уважаете своего собеседника и не хотите, чтобы он, выражаясь образно, «сломал глаз», читая ваше сообщение. Деловое письмо должно быть кратким и информативным. Откажитесь в деловой электронной переписке от смайлов, панибратских обращений, выражений экспрессии, например, капслоков — вы же не хотите, чтобы адресат решил, что вы сошли с ума и просто кричите на него? А ведь текст, написанный капслоком, именно так и воспринимается. Еще одно правило: не флудить! Общайтесь по существу, фразы: «Давайте подумаем», «Ну и что я скажу шефу по поводу денег?» и тому подобные лучше заменить более осмысленными: «Сообщите, пожалуйста, до конца сегодняшнего дня о вашем решении», «Я правильно понимаю, что товар до конца недели оплачен не будет?», дабы не забивать эфир и не красть время друг у друга. Многие компании разработали и утвердили единый корпоративный стиль деловой переписки, и все письма пишутся по заданному шаблону. Логотип компании Добрый день, уважаемый Иван Иванович. Текст сообщения Мы будем благодарны, если вы пришлете запрошенную информацию/ направите необходимые документы в течение ... дней. Спасибо за понимание. С наилучшими пожеланиями, Петр Петров, консультант компании ООО «Чудо» контактные данные: тел., Skype, www.primer.ru Некоторые компании терпимо относятся к смайлам, обращению на «ты» и другим проявлениям неформального стиля в деловой электронной переписке, но помните, что вы должны писать письмо не по правилам вашей компании, а по правилам компании-получателя. 26.Опишите требования к содержанию деловой переписки. Правила ведения деловой переписки подразумевают, что основная, текстовая часть письма, должна соответствовать основным требованиям, установленным для делового общения и этикета. Поэтому при составлении письма необходимо руководствоваться правилами: изложение сути вопроса должно быть последовательным и логически обоснованным; текстовое содержание делового письма должно соответствовать установленным языковым нормам как в отношении изложения смысла, так и в отношении требований синтаксиса, грамматики и лексики; смысл излагаемого должен быть понятен, а использование специальной терминологии — необходимым и обоснованным. Если использование узкоспециального термина необходимо, дается его толкование; предложения в тексте не должны быть длинными, текст их формируется с использованием прямого порядка слов, который подразумевает, что подлежащее ставится непосредственно перед сказуемым, определение — перед определяемым словом, а приложение — после управляющего слова; при ведении деловой переписки следует избегать употребления смысловых конструкций с глаголами в активной форме, если это возможно, предпочтительнее использование пассивной формы. Так, например, вместо: «Комиссия утверждает проект» следует написать: «Проект утверждается комиссией». Активная залоговая форма может употребляться только когда необходимо дать распоряжения конкретным исполнителям; при необходимости, допускается использование только общеизвестных и общеупотребительных аббревиатур и сокращений; следует избегать употребления слов и словосочетаний, имеющих эмоциональную окраску, смысл следует излагать сухим, «канцелярским» языком, даже если документ относится к этикетным письмам; исключено употребление междометий или суффиксов, выражающих личностное отношение, например, уменьшительно-ласкательных; нельзя использовать образные и просторечные выражения, тем более, сленг; везде, где возможно, применять общепринятые формы вежливости. 27.Сообщите о этикетных особенностях делового письма. Если вы планируете отправить сообщение на бумаге, следите за тем, чтобы она была абсолютно чистой. Желательно писать послание на фирменных бланках с логотипом компании, которую вы представляете. Вне зависимости от того, бумажный либо электронный формат вы используете, необходимо запомнить следующие общие правила этикета делового письма: начинайте послание с приветствия. Если вы обращаетесь к конкретному человеку, используйте его данные; представьте свою фирму и вкратце опишите цели, которые преследует ваше сообщение; если на вашу почту пришло электронное письмо, деловой этикет предписывает поставить в известность отправителя о том, что оно дошло; отвечайте на все полученные послания как можно быстрее, особенно, если тема срочная; каждое письмо должно заканчиваться небольшим блоком, в котором представлена контактная информация организации (указывается телефон, факс, адрес электронной почты); этикет делового письма предписывает также поблагодарить получателя сообщения на внимание, которое он уделил его прочтению; вне зависимости от того, кто получает послание и с какой целью отправляется деловое письмо, требования этикета предписывают соблюдать вежливость, грамотность и использовать официальный стиль переписки (кроме тех ситуаций, когда собеседники хорошо знакомы и перешли на более неформальное общение). Правила этикета делового письма описывают следующие пункты, которые должны быть представлены в послании: «шапка» - это оформление листа согласно корпоративному стилю. Может включать название компании, эмблему и проч.; приветствие не обязательно должно содержать классические формы («здравствуйте», «добрый день»). Если вы обращаетесь к конкретному сотруднику, используйте общепринятое «уважаемый/ая», после которого идет имя и отчество получателя письма; основная часть содержит главную тему переписки. Здесь можно раскрыть цели сообщения, предоставить информацию о компании. Однако не следует составлять большое послание на несколько листов. Его вряд ли кто-то дочитает до конца. Будьте лаконичны и последовательны; прощание, так же, как и приветствие, отличается от принятых форм обычного речевого этикета. Не нужно писать «до свидания» собеседнику. Можно использовать общепринятые фразы, вроде «будем благодарны за ответ», «с уважением» и прочие; оставьте личные контактные данные и подпись, а также не забудьте указать ссылку на адрес вашей компании и контакты отдела, который занимается конкретными темами. Согласно нормам этикета, ответ на полученное письмо должен быть отправлен не позднее, чем через два дня. Нельзя игнорировать отправителя, иначе можно испортить собственную репутацию. Также не следует выходить за пределы правил, которые устанавливает этикет делового письма, иначе собеседник может решить, что вы проявляете неуважение. |