ЮРИДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ В СУДОПРОИЗВОДСТВЕ. ЮР ДОКИ В СУДОПРОИЗВОДСТВЕ СЕМИНАР ДЗ. 6. мвд httpsлодполе. 78. мвд рфdocument11350319
 Скачать 83.19 Kb.
|
6. МВД:https://лодполе.78.мвд.рф/document/113503191. Настоящая Инструкция устанавливает требования, обязательные для сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел, и содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства. 2. Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, государственными стандартами Российской Федерации, а также нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу. 3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение. Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифр телеграммам, обращениям граждан и организаций устанавливаются иными нормативными правовыми актами Министерства внутренних дел Российской Федерации 4. Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима органов внутренних дел. В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел. 5. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику). 6. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел. 7. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач: 7.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов. 7.2. Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний - непосредственно исполнителю. 7.3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов. 7.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам. 7.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему). 7.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства. 7.7. Копирование и оперативное размножение документов. 7.8. Разработка проектов бланков документов. 7.9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в Центр реабилитации жертв политических репрессий и архивной информации ФКУ "Главный информационно-аналитический центр МВД России" или структурные подразделения информационных центров органов внутренних дел 7.10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности. 7.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России либо экспертными комиссиями органов внутренних дел. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел подразделением спецфондов. 7.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом. 7.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников. 7.16. Информирование руководителя (начальника) органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами. 7.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот. 7.21. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну. 7.22. Организация работы по рассмотрению обращений граждан и организаций в установленном порядке 7.23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции. 8. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагаются на подразделение МВД России, осуществляющее функции в области документационного обеспечения управления, и подразделения делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях, которые дополнительно выполняют следующие задачи: 8.1. Координацию деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных ему подразделений по вопросам делопроизводства и организации документооборота. 8.2. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах внутренних дел. 8.3. Подготовку предложений по организации специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел. 8.4. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства. 9. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел. 10. Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами обязаны: 10.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией. 10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, или утрате документов. 10.3. Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний). 10.4. Передавать документы другим сотрудникам подразделения только с разрешения непосредственного руководителя (начальника). 10.5. Передавать документы из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое только через подразделение делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах. 10.6. Немедленно сообщать непосредственному руководителю (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов. 10.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время отстранения от работы, в случае перемещения по службе и увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него на исполнении документы в подразделение делопроизводства и режима или по указанию руководителя (начальника) структурного подразделения другому сотруднику по акту с внесением сведений об их движении в учетные формы. 11. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России. 13. Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями, содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел. Передача документов и (или) их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его заместителей по письменному запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа. 14. Об утрате или неисправимом повреждении документа сотрудник незамедлительно сообщает руководителю (начальнику) структурного подразделения и руководителю (начальнику) подразделения делопроизводства и режима, которые обязаны принять меры к поиску утраченных или восстановлению поврежденных документов. 15. Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение (сотрудника) органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации. 16. При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных настоящей Инструкцией, руководитель (начальник) может назначить проведение служебной проверки. II. Основные понятия 17. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия: дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа внутренних дел; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел; документ - совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел; документальный фонд органа внутренних дел - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности; документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; контроль исполнения документов - представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, формируемых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения; опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; подразделение делопроизводства и режима - структурное подразделение органа внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в его других структурных подразделениях; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о нем; реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним; СЭД - Сервис электронного документооборота Единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России; субъект контроля - подразделения, осуществляющие в соответствии с данной Инструкцией и нормативными правовыми актами Российской Федерации контроль за исполнением поручений (документов, мероприятий); телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи; телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем; учетные формы - регистрационно-контрольные карточки, журналы, автоматизированные информационные системы электронного делопроизводства и документооборота; факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, которые передаются в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимаются в виде копии (факсимиле); экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в подразделения спецфондов; электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. электронная копия документа (электронный образ документа) - копия документа, созданная в электронной форме; электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы; МЭДО - система межведомственного электронного документооборота. III. Документирование. Правила оформления и подготовки документов 18. В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России; индивидуальные правовые акты (персонального характера; действие которых исчерпывается однократным применением); межведомственные соглашения, протоколы; распоряжения; директивы; указания; акты; заключения; докладные записки; справки; обзоры; доклады; пояснительные записки; планы; телеграммы; телефонограммы; факсограммы; письма. Нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц. Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются приказом МВД России от 27 июня 2003 г. N 484 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России". Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел. Распоряжение - документ, издаваемый по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел, который имеет организационно-распорядительный характер. Исходя из особенностей целей и предмета правового регулирования может содержать нормативные предписания Директива - документ, определяющий перспективы развития органов внутренних дел, основные направления их деятельности на конкретный период времени. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события. Докладная записка - документ, адресованный руководителю (начальнику) органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений. План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки выполнения, подразделения, руководителей (начальников) либо конкретных исполнителей. Письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, факсимильной связью, по телефону и записывается получателем). Требования к оформлению документов 19. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил: обеспечение юридической силы документов; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; создание как исторического источника информации. 20. Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение. 21. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера. 22. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями: 22.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России. 22.2. Документ должен быть написан официально-деловым стилем. 22.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование. 22.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении. 22.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания. 22.6. Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов. 22.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения. 22.8. В документе не должно быть помарок и исправлений. 23. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники. Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение). 24. При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 13 - 15 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных пунктом 28 настоящей Инструкции. Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста. 25. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм: 30 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее. 26. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов. 27. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам - установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти. 28. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации; 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование органа внутренних дел; 09 - справочные данные об органе внутренних дел; 10 - вид документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта; 14 - место составления (издания) документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - указания по исполнению документа; 18 - наименование либо аннотация документа; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 28.2. Геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации помещается на штампах или бланках органов внутренних дел. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской Федерации. Размер эмблемы МВД России составляет 35 x 17 мм. Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации. 28.3. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 28.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 28.7. Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах. Над наименованием структурного подразделения Министерства указывается полное наименование - "Министерство внутренних дел Российской Федерации" и строкой ниже в скобках сокращенное - "МВД России". Над полным наименованием органа внутренних дел указывается сокращенное наименование вышестоящего органа внутренних дел, а при его отсутствии - полное наименование. Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах и помещается в скобках ниже полного или после него. Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 12 полужирным начертанием через один межстрочный интервал. |