Анализ основных принципов обеспечения сохранности архивных документов
 Скачать 47.59 Kb.
|
Курсовая работа
Пермь 2023 г. Содержание Введение…………………………………………………………………….3 1. Теоретические особенности основы работы ведомственных архивов и учета документов…………………………………………………………….……6 1.1. Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов……..6 1.2. Понятие и правовые основы учета документов………………………8 2. Анализ учета документов в архиве, общие требования………………11 2.1. Организация учета документов в архиве……………………………11 2.2. Общие требования к ведению основных учетных документов…….14 2.3. Ведомственный архив и его виды……………………………………19 Заключение………………………………………………………………..24 Список литературы……………………………………………………….26 ВВЕДЕНИЕ Актуальность темы. Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива. Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда). Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно. Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов: Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения. Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов. Цель работы: рассмотреть систему основных принципов обеспечения сохранности архивных документов. Задачи: 1.Исследовать нормативно-правовую основу работы ведомственных архивов. 2. Исследовать понятие и правовые основы учета документов. 3. Выделить организацию учета документов в архиве. 4. Определить общие требования к ведению основных учетных документов. 5. Обосновать ведомственный архив и его виды. Объект исследования – общественные отношения, связанные с работой ведомственных архивов. Предмет исследования – нормы, регулирующие работу ведомственных архивов. Методы исследования – общенаучный, частно – научный, сравнительно – правовой, формально – юридический. Структура работы – введение, две главы, разделенные на параграфы, заключение и список литературы. 1 Глава 1. Теоретические особенности основы работы ведомственных архивов и учета документов 1.1. Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов Законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например, ФЗ Об архивном деле Российской Федерации установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России»; Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету [5]. Современные правила учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ. С целью централизованного хранения, упорядочения и использования документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу в организации создается архив [5, с. 65]. При организации работы архива необходимо руководствоваться основными нормативно - методическими документами, которые помогут в работе: Сегодня правовой основой создания архивов организации является нормативно-методическая база: ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации; Основные правила работы архивов организаций. Регламент государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации; - Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право[4]: - требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии; - контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива; - запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения; - участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления. Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за: - несоблюдение условий обеспечения сохранности документов; - утрату и несанкционированное уничтожение документов; - необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности; - нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством. 1.2. Понятие и правовые основы учета документов Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения. Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Указанные принципы реализуются на основе: [11]. установления общих для всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации единиц учета; единства организации хранения и учета документов; сопоставимости учетных показателей; строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению; оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих их фактическое количество и состав. Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов. Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров. Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой). В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, носителя звуковой информации. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества. Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения [12, с. 58]. Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы. Глава 2. Анализ учета документов в архиве, общие требования 2.1. Организация учета документов в архиве Учет документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В хранилище назначается работник, ответственный за учет документов хранилища. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов. Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11 марта 1997 г. N 11 (зарегистрирован Минюстом России 8 июля 1997 г., регистрационный номер 1344) [19, с. 74]. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: - книга учета поступления и выбытия дел, документов; - список фондов; - лист фонда; - опись дел, документов; - реестр описей. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел, документов фонда. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке. Дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях. Описи составляются отдельно на дела, документы: - постоянного срока хранения; - временных (свыше 10 лет) сроков хранения; - по личному составу; - характерные только для данной организации (судебные дела, материалы уголовных дел, научные отчеты по темам). При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; - каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером); - графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела; - графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). На рассмотрение ЭПК представляются не менее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел: описи (годовые разделы описей) дел, документов постоянного хранения для утверждения; описи (годовые разделы описей) дел, документов по личному составу для согласования. После утверждения (согласования) описей (годовых разделов описей) ЭПК они утверждаются руководителем организации. В государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра). Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в организации. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет. Описи дел, документов составляются по установленной форме и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Порядок и схема учета документов в архиве утверждаются приказом директора архива. Порядок учета документов в архиве определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом хранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету при приеме и выбытии документов, проведении других видов архивных работ с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных когда и кем заполняются; отражает взаимосвязь учета, ведущегося в хранилищах, с учетом по архиву в целом, в том числе определяет периодичность сверки учетных документов хранилищ с учетными документами архива. 2.2. Общие требования к ведению основных учетных документов В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила). Любое движение документов необходимо фиксировать в учетных документах архива. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно. К основным (обязательным) учетным документам архива относятся: 1. Книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 к Правилам). Книга ведется для учета поступления (выбытия) документов в архив организации, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания. Все поступления (выбытия) дел, документов вносятся последовательно, и получают порядковый номер в валовой последовательности в пределах отчетного года. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов. 2. Список фондов (приложение № 12 к Правилам). Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов. Ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации, ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается. Важно!!! В архивах организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном (муниципальном) архиве, и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов. Название состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда. Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель. 3. Лист фонда (приложение № 13 к Правилам). Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и ведется для учета количества и состава описей дел, документов, их нумерации, состояния описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке. 4. Опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18 к Правилам). Опись ведется для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда. В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия. После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках. Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения. Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается. Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель. 5. Реестр описей дел, документов (приложение № 19 к Правилам). При наличии в архиве организации двух и более описей в целях регистрации описей дел, документов, учета их количества ведется реестр описей. Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров. 6. Дело фонда На каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации, заводится дело фонда, в которое включают документы: - отражающими историю фонда и фондообразователя, к примеру историческая справка. Она состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты, история фонда и характеристика документов фонда. - учетные документы, характеризующие изменения фонда; - все акты, документирующие результаты архивных работ. В состав вспомогательных учетных документов архива входят: Карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителях. 2.3. Понятие «ведомственный архив» и его виды Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов: архив организации, хранящий документы только данной организации; центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации; объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности; объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем). Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников. Функция использования документов Основная цель использования документов архива организации - дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит: 1) информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства; 2) исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале; 3) организацию учета использования документов архива. Основными задачами ведомственного архива являются3: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение; осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях. Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции: Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов; Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов; Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив; Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения; Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения; Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий; Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив; Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве; Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве. Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях); Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций). Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право: - Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива; - Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов. Таким образом, ведомственный архив выполняет важную задачу, в нем хранятся документы по сроку, установленному законом. В любой момент сотрудники учреждения могут поднять нужную бумагу для работы с ней. Делопроизводители наводят порядок в этом структурном подразделении, правильно комплектуют и сортируют ведомости и сертификаты, создают надлежащие условия, чтобы учреждениям предоставлять информативное обеспечение. Когда же наступит время, ведомственный архив передадут в вышестоящий орган. Ненужные документы спишут для уничтожения по заключению экспертной комиссии. Заключение Подводя итог по данной работе, отметим, что к сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До их пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один `сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» столь же актуален и сегодня. Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, как и я, необходимо знать основы обеспечения учета документов. Система мер по обеспечению их учета включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации учета, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный). Тем не менее, запросы распределяют по темам, социально-правовому характеру и личным делам, чтобы определить наибольшую востребованность данных. На этом основании создаются отдельные справочники с применением преемственности делопроизводства и архивных служб. Надлежащий порядок позволяет использовать многолетние сведения в различных областях жизнедеятельности человека. Возможно, предстоит доказать невиновность при обвинении в экономическом преступлении или подтвердить причастность к научному открытию. К архивам обращаются все граждане, эти ведомства не знают различий по статусу. Список литературы Нормативно – правовые акты (в действующей редакции) 1. Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ). 2. Федеральный конституционный закон от 07.02.2011 N 1-ФКЗ «о судах общей юрисдикции в Российской Федерации» (ред. от 06.03.2019) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2019) 3. Федеральный конституционный закон от 31.12.1996 N 1-ФКЗ «о судебной системе Российской Федерации» (ред. от 30.10.2018) 4. Федеральный конституционный закон РФ от 21.07.1994 г. № 1-ФКЗ «о Конституционном Суде Российской Федерации» (ред. от 27.07.2018) 5. Федеральный конституционный закон от 28.04.1995 г. № 1-ФКЗ «об арбитражных судах в Российской Федерации» (ред. от 18.07.2018) 6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017) 7.Федеральный закон от 14.06.1994 №5-ФЗ «о порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (ред. от 01.05.2019) 8. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «о порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (ред. от 27.12.2018) Основные источники 1.Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования: учеб. Пособие для сред. Проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П., Е.М. Бурова. – М.: ПрофОбрИздат, 2010.- 325 с. 2. Раскин, Д. И. Архивоведение: учебник для академического бакалавриата / Д. И. Раскин А. Р. Соколов. - Москва: Издательство Юрайт, 2018. - 383 с. - (Бакалавр. Академический курс). Дополнительные источники 1.Бурова Е.М., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. Теория и методика Учебник для ВУЗов. - Под ред. Е.М. Буровой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2012. — 483 с.: ил. 2.Кузина И. Л. Архивное право : учеб. пособие / И. Л. Кузина. – Комсомольскна-Амуре : ГОУВПО «КнАГТУ», 2011. – 136 с. 3. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2015. - 294 c. 4.Новоселов, В.И. Делопроизводство в государственном аппарате / В.И. Новоселов, А.Н. Сокова. - С.: Саратовского университета, 2012. - 248 c. 5. Фридман, А. C/C. Архив программ / А. Фридман, Л. Кландер, М. Михаэлис, и др.. - М.: ЗАО Издательство БИНОМ, 2013. - 640 c. Ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет 1. Юридический словарь http://dic.academic.ru/dic.nsf/lower/18988 2. Официальный сайт Российской газеты https://rg.ru 3. Официальный сайт Верховного суда Российской Федерации http://www.vsrf.ru 4. Официальный сайт Правительства Российской Федерации - http://government.ru/ 5. Официальный сайт Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» https://sudrf.ru | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||