Анализ практики документационного обеспечения на примере мау Новоуральский расчетноинформационный центр
 Скачать 352.74 Kb.
|
|
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ «СИНЕРГИЯ» Совершенствование документационного обеспечения деятельности муниципального учреждения на примере МАУ «Новоуральский расчетно-информационный центр»
Новоуральск, 2023 СОДЕРЖАНИЕ
Введение В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления далее (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование. Правильная постановка ДОУ в муниципальных учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций. В настоящее время знание ДОУ, владение современными компьютерными технологиями, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня стало неотъемлемым признаком профессионализма, а профессия менеджера стала престижной. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в муниципальных учреждениях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы учреждения, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства муниципальных учреждений. Это послужило основанием для выбора темы исследования. Целью является разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления в Муниципальном автономном учреждении «Новоуральский расчетно-информационный центр» далее (МАУ «НРИЦ»). Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - изучить теоретические основы документационного обеспечения управления; - провести анализ документационного обеспечения управления МАУ «НРИЦ» - разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления МАУ «НРИЦ» Предметом исследования является документационное обеспечение управления. Объект исследования совершенствование ДОУв МАУ «НРИЦ». В выпускной квалификационной работе были использованы методы познания, аналогии, обобщения. Отдельные проблемы изучались с помощью специальных методов - монографический, расчетно-нормативный. Также применялся метод изучения документов непосредственного наблюдения. Для написания дипломной работы использовались следующие информационные основы исследования: годовые отчеты организации за 2019-2022 гг., законодательные и нормативные акты, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, учебники и учебные пособия, нормативно-справочные материалы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников, и приложений. Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи выпускной квалификационной работы, определены предмет и объект исследования. В первой главе рассмотрены теоретические основы совершенствования документационного обеспечения управления, раскрыты основные понятия, определена структура и место документационного обеспечения в системе управления. Во второй главе проведен анализ практики документационного обеспечения МАУ «НРИЦ», дана оценка состояния документационного обеспечения управления в организации и выявлены ее актуальные проблемы. В третьей главе разработаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления МАУ «НРИЦ» и разработаны мероприятия по их внедрению. Заключение содержит основные выводы и предложения по выпускной квалификационной работе. Выпускная квалификационная работа выполнена на 61 странице основного текста; работа содержит 6 рисунков, 3 таблицы, 2 приложений и список библиографических источников, включающих перечень научной и учебно–методической литературы, а также финансово – экономическую периодику и internet ресурсы. Глава 1 Теоретические основы документационного обеспечения деятельности муниципальных учреждений. Сущность и принципы управления документами в муниципальных учреждениях Гарантией обоснованного и эффективного управленческого решения, плодотворной и рациональной деятельности является - своевременность получения и полнота информации. По оценке экспертов, объем информации в мире каждые три года удваивается, что объясняет высокие темпы развития человеческого сообщества во всех направлениях. В нашей стране ежегодно возникает множество новых предприятий разных форм собственности, каждое из которых создано с собственной целью, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Следует отметить, что важность правильного ведения документооборота велика и с каждым днем возрастает. Главным товаром является информация. В достаточно жестких конкурентных условиях выигрывает тот, кто умеет вовремя получить нужную информацию и правильно ей распорядиться. Документ помогает закрепить информацию и подтвердить факт ее наличия. Работа по составлению и оформлению документов - документационное обеспечение управления (ДОУ). Документ - закрепленная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее распознать. Для каждой конкретной управленческой ситуации разрабатывается множество различных видов документов. Делопроизводство— область деятельности человека по разработке и оформлению документов организации, их движения, учета и хранения. Изначально этот термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела, «дело производить» - решать вопрос. В процессе решения возникла неизбежность фиксации результата, к примеру, полученного соглашения. Для чего издавна и создавались документы, потому что устная речь недолговременна и забывается, либо искажается при передаче. Современное делопроизводство содержит: гарантию своевременного и правильного создания документов; организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). Одновременно с понятием «делопроизводство» в настоящее время используется понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Оно возникло в связи с вводом в управление компьютерных технологий и их организационным, программным и информационным обеспечением для подведения к терминологии, применяемой в компьютерной литературе. Сейчас понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» - это синонимы, которые используют для обозначения одинаковой деятельности. Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления, включающая в себя вопросы документирования и организации работы с документами в ходе осуществления им управленческих функций. Рассмотрим составляющие ДОУ: 1.Часть делопроизводства, напрямую связанная с созданием документов называется документированием. 2. Вопросы движения и учета документов связаны с термином «документооборот». Документооборот — это процесс движения документов со времени их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три главных вида документации: - документы, попадающие из других организаций (входящие); - документы, отправляемые в другие организации (исходящие); - документы, созданные в организации и используемые ее работниками в управленческом процессе (внутренние). Стадии обработки входящих документов представлены на рисунке 1.  Рисунок № 1 3. Работа по организации хранения документов относится к архивному делу. Архивное дело - направление деятельности, обеспечивающее организацию хранения и использования архивных документов. Структура документационного обеспечения управления представлена на рисунке 2.  Рисунок № 2 Документационное обеспечение управления служит корневой технологией управления, главная цель которого - снабжение руководителей сведениями о положении дел в организации для принятия рациональных решений и всеобъемлющем контроле исполнения этих решений. Для того чтобы рассмотреть роль ДОУ в управлении и деятельности организации рассмотрим понятие «Управление организацией». Управление организацией - это постоянный процесс влияния на эффективность работника, группы или организации в целом для предпочтительных результатов с позиций достижения поставленной цели [27, с. 427]. Файоль описывал процесс управления так: «Управлять» - значит, вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов". Управленческая деятельность, безусловно, свойственна любому учреждению или организации. В ходе контроля обрабатывается множество информации, которая передается дальше в организации. Качество управленческих решений зависит от подлинности и оперативности получаемой информации, которая непосредственно фиксируется документально. В законодательно-нормативных актах закреплены случаи, в которых документирование информации неизбежно. В процесс управления входят следующие документируемые операции [27]: - сбор и обработку документной информации; - подготовку решения; - принятие и документирование решения; - доведение решений до исполнителей; - исполнение решения; - контроль исполнения; - сбор информации об исполнении; - передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; - хранение и поиск информации. Управленческий штат исполняет свои обязанности с помощью всеобъемлющих, компетентных организационно-распорядительных документов, которые создаются и двигаются независимо от особенности деятельности во всех областях управления и народного хозяйства. Иные формы деятельности управления находят отражение в других документах. К примеру: учет показывают в бухгалтерских документах, снабжение - в актах, договорах и прочем. Рассматривая тему работы необходимо отметить, что порядок подготовки и принятия правовых актов органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления устанавливается регламентами органов местного самоуправления городского округа. Регламент - нормативный правовой акт, регулирующий внутреннюю организацию и порядок деятельности какого-либо государственного органа и его подразделения (парламента, его палаты, правительства, суда и т.д.). Органами государственной власти РФ издаются нормативные акты и принимаются решения, которые обязательны к исполнению органами местного самоуправления. Кроме того, разрабатываются рекомендации и инструкционные материалы, нужные и полезные для муниципальных властей. Нормативно-правовая база ДОУ - это комплекс законов, нормативных, правовых и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в непосредственной деятельности учреждения, а также функционирование делопроизводственной службы [28]. Нормативная база регулирует правила оформления, работы, сохранности документов; порядок их передачи в архив; работу делопроизводственной службы; введение новых технологий при работе с документами; работу с секретными документами; юридические вопросы и прочее. Нормативно-методическая база ДОУ представлена в таблице 1. Нормативная база документационного обеспечения
Таблица № 1 Вся эта нормативно-правовая база рекомендуется для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности. Методические подходы к организации работы с документами в муниципальных учреждениях Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существует серьезная задача - совершенствование работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ). Для решения этой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов. В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима методическая основа, учитывающая данные требования к построению документационного обеспечения управления. В связи с этим первым этапом совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы. Основными задачами при оценке и совершенствовании ДОУ являются: - повышение эффективности управленческой деятельности; - ускорение движения документов в организации; - уменьшение трудоемкости обработки документов; - определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении; - наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система); - определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований. Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления находиться в равновесии. Практика рационализации документоведения в аппарате управления позволяет выделить основные этапы проектирования: - проведение предпроектного исследования, т.е. сбор исходных данных для проектирования; - анализ образцов внутренней документации и классификация документов; - анализ существующего документооборота предприятия; - анализ существующего документоведения (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003); - анализ номенклатуры дел предприятия; - выявление недостатков в документационном обеспечении управления; - подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ; - составление технического задания на проектирование; - разработка проекта рационализации документоведения и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения; - внедрение. Проведение каждого этапа требует применения определенных присущих данному этапу методов. Прежде чем разрабатывать рекомендации, необходимо получить, возможно, более полное представление о состоянии объекта исследования на сегодняшний день. Для этого проводится предпроектное исследование. Исследованию подлежат: - функции, задачи и структура организации; - организационно-нормативные материалы по делопроизводству; - документы организации (оформление и содержание); - характер загрузки ведения документации основных специалистов; - организация работы с документами; - технология прохождения документов; - организация изготовления (набора) и размножения документов; - организация доставки (движения) документов; - организация текущего хранения документов и сдача в архив. В работе по исследованию были использованы следующие методы: монографический метод, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, графический, статистический. Выбор метода определяется, с одной стороны, целью исследования, с другой - характером и условиями изучаемого рабочего времени. Монографический метод - это глубокое изучение и конкретное описание хозяйственной деятельности отдельных единиц исследуемой совокупности. Он состоит в том, что проблему документационного обеспечения управления тщательно и с многих сторон анализируют на предприятии, после чего делают вывод от этого объекта к более широкой области сходных объектов. Обобщение - это определение общего понятия документационного обеспечения управления, в котором находит отражение главное, основное, характеризующее понятие ДОУ. Изучение документов - это один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование. Необходимые для изучения при оргпроектировании документы можно разделить на несколько групп. К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации, законодательные акты, приказы, устав и штатное расписание, которое позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки их объем. Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации документоведения: инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, методические рекомендации по выполнению отдельных операций в работе с документами. Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и сведения, дающие материал о состоянии, технологии обработки документов в организации. Собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), графики и маршруты документов. Особого подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов. Метод наблюдения также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в организации на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда. Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки руководителя и главных специалистов, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов и оснащенности компьютерной техникой. Анализ полученных результатов - процедура мысленного, а часто также и реального расчленения предмета на части, аналитические процедуры являются одними из главных в научном исследовании. Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций с помощью чертежа. Он используется при изучении документооборота. Статистический метод предусматривает количественный учет однородных операции и явлений. Он использовался при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов, результатов фотографии рабочего дня [38, с. 18]. В основу всей методики проектирования документационного обеспечения управления должно быть положено сначала определение цели, а затем - механизм ее достижения. Системность самого подхода проявляется в следующем: - не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной; - выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали; - исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления; - обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении документационным обеспечением. Важным в разработке регламентирующей документации является составление (описание, проектирование) документов. Жестких методов на данном этапе нет, но имеются определенные методические документы и стилистические правила формулировки положений должностных инструкций, инструкции по делопроизводству. Проектирование системы документационного обеспечения управления должно включать в себя систему целей и их распределения между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение ответственности. На этапе проектирования регламентирующей документации использовались следующие методы. Метод «участие или активное наблюдение» предполагает активное вовлечение анализирующего в процесс выполнения работы, в отношении которой он собирает информацию. Главное неудобство этого метода в больших затратах рабочего времени на сбор соответствующей информации. Кроме того, есть опасность, что часть информации останется невыявленной и у наблюдателя будет иной взгляд на работу, так как наблюдатель менее опытен в выполнении работы, особенно если активное наблюдение проводится на коротком отрезке времени. Наиболее важный метод при проектировании документации - функциональный анализ должностей. Информация, собранная методами собеседования (интервьюирования) в слабо стандартизированном варианте, и наблюдения анализируются по трем параметрам: данные, персонал, предметы деятельности. При распределении функций управления между специалистами аппарата управления применялся параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления для выявления степени их соответствия. Для разработки регламентирующей документации используют следующие группы методов: - методы сбора информации; - методы анализа информации; - методы проектирования регламентов. При формулировке положений должностных инструкций рекомендуется использовать следующие правила: - описывать задачи или обязанности, начиная предложения глаголом, обозначающим действие работника, употребленным в настоящем времени; - быть точным, использовать минимальное количество слов, избегать повторов; - всегда различать прямую ответственность за непосредственное исполнение задачи и управленческую ответственность, состоящую в контроле, надзоре за их исполнением другими. Наиболее важно определить контур методического обеспечения регламентирующих функций управленческой деятельности. Специфика управленческого труда, как объекта регламентации, обусловливает необходимость разграничения количественных методов расчета и оценки показателей управленческой деятельности предприятий и качественных методов проектирования регламентирующей документации. Нормативная и методическая база для разработки инструкций и положений: - квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный министерством труда и социальным развитием РФ в 1998 году; - типовые положения и должностные инструкции. Достоинство данных документов в наличии полного перечня должностей, должностных обязанностей и навыков управленческого персонала организации. Методология разработки регламентирующей документации имеет следующие особенности: - при разработке должностных требований все реже применяется общие типовые описания для группы одноименных должностей; - высшие руководящие посты и должности служащих нижнего звена управления рассматриваются многими организациями как уникальные; - считается важным для должностей высшего звена управления установить специфические черты личности руководителя, соответствующие требованиям к данному руководящему посту. Наиболее важными и обобщающими документами, регламентирующими распределение функций, прав, обязанностей и ответственности подразделений и должностных лиц управленческого персонала, являются должностные инструкции, инструкции по делопроизводству. При разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя и других документов в данной работе использовался нормативный метод. Он предусматривает применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению. Для проектирования номенклатуры дел использовались Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, предлагаемых ВНИИ документоведения и архивного дела. Для оценки эффективности совершенствования управления использовался метод аналогий, который состоит в использовании в процессе рационализации и проектировании документационного обеспечения управления оправдавших себя проектов со сходными характеристиками. Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления должны привести к: - ¾сокращению сроков прохождения и исполнения документов; - ¾исключению потерь документов; - ¾оптимизации процесса согласования документов; - ¾централизованному хранению текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов; - ¾контролю прохождения документов в подразделениях предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения; - ¾своевременному информированию сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах; - ¾контролю исполнительской дисциплины. Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений. Процесс разработки и внедрения проекта состоит из трех стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение. 1.3 Механизм управления документами в муниципальных учреждениях Документооборот служит значимой частью в формировании делопроизводства в организации. Помимо стадий передвижения документов он задает и темп их движения. Делопроизводственный документооборот понимается как информационное оснащение управленческого персонала, применение и сохранность документов, созданных ранее. Главными правилами формирования документооборота являются: - оперативное передвижение документа с наименьшими затратами времени; - максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); - план прохождения и ход обработки основных видов документов должны быть похожими. Следование этим правилам позволяет осуществить главный организационный принцип делопроизводственной службы - вероятность централизованного исполнения похожих технологических операций. Документ служит основой всякого документооборота. Каждый документ, как бумажный, так и электронный в сочетании обязаны согласовываться методом соблюдения правил предоставления информации на любом носителе. Организация документооборота - это правила, согласно которым должно происходить движение документов. Формирование документооборота объединяет весь план перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Для оперативного отслеживания документов следует использовать метод «Канбан». Методология Канбан впервые появилась в Японии. Эта система не требует автоматизации и внедрения специальных информационных технологий, достаточно использовать бумажные карточки и маркеры. Канбан - это метод, который демонстрирует, что происходит в процессе работы. Благодаря методу Канбан формируется понимание того, какую работу мы выполняем. Канбан концентрирует внимание на управлении обязательствами и равномерном распределении работы, что приводит к повышению гибкости организации. Средством передачи информации в технологической цепи служат специальные карточки на бумажных, цифровых или иных носителях. В таблице 2 представлены данные по объемам документооборота отдельных документопотоков и группам респондентов. Таблица 2 Объем документооборота отдельных документопотоков
Анализ показывает увеличение документооборота во всех государственных органах. Рост документооборота, прежде всего, связан с возможностью обращения в органы государственной власти через компьютерные сети, изменением действующего законодательства (принятием новых законов). Вследствие этого увеличивается число согласительных процедур по проектам новых законодательных актов. Сокращение объемов документооборота в органах местного самоуправления связано с ужесточением контроля исполнения документов на местах, переходом на электронный оборот документов и унификацией форм документов. Документооборот служит значимой составной частью делопроизводства. Рационально выстроенный документооборот ускоряет процесс движения документов внутри организации. Преобладающие организационные принципы документооборота представлены на рисунке 3:  Рисунок № 3 В связи с вышесказанным, ключевая задача организации документационного обеспечения - исключение повторного попадания документов в обработку. Все документы условно можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние документы. Основными характеристиками потоков, учитываемых при организации документооборота, считаются: - размер потока, который определяется количеством документов, попадающих в канцелярию (секретарю-референту) за год, полугодие или квартал; - структура потока, определяемая разнообразием документов, авторством и другими классификационными отличиями; - режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта). Для улучшения качества маршрутов перемещения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), создаются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Руководство по документационному обеспечению управления в качестве обязательного приложения. Различают три главные формы ведения работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная система - это когда операции, которые связаны с документационным обеспечением концентрируются в одном месте либо у секретаря, что помогает намного улучшить качество их обработки. Децентрализованная система - это когда вся работа с документами проводится напрямую в структурных подразделениях организации, то есть, ведется автономно в каждом подразделении. Смешанная система представляет собой систему, где одни операции (прием, отправка) исполняются в одной из служб, а иные - в остальных активных подразделениях. Поступивший в организацию документ, изначально подлежит регистрации. В первую очередь происходит присвоение собственного регистрационного номера, который заносят в журнал либо в картотеку совместно со сведениями о документе. Далее документ движется по органу власти. На любой стадии передвижения может произойти списание документа в дело за его невостребованностью, что подобающим образом подлежит регистрации делопроизводителем. Если должностной инструкцией по делопроизводству предусмотрена передача в архив, списанного документа, то это производится, или же он уничтожается по правилам архивного хранения. Являясь технологическим процессом, документооборот подразделяется на ряд частей, называемых потоками. С их помощью происходит связь в управлении. Из потоков входящих, исходящих и внутренних документов и складывается документооборот. Входящим называют документ, который поступил в организацию. Большинство входящих документов приводят к созданию исходящих, в требуемые сроки. Такие сроки устанавливаются нормативными документами, предполагающими определенное время ответа на входящий документ, или же устанавливаются напрямую в этом документе. Исходящим называют документ, отсылаемый из организации. В основном такие документы - это ответ учреждения на входящие документы. Основой некоторых исходящих документов является внутренняя документация учреждения. Внутренние документы - это документы, которые не выходят за границы учреждения, в котором они подготовлены. Такие документы используют в организационных целях учреждения. Документы, составляющие документопоток входящих документов представлены на рисунке 4:  Рисунок № 4 Процесс движения входящих документов подразумевает следующие операции: - прием входящих документов; - предварительная (экспедиционная) обработка; - предварительное рассмотрение и распределение; - регистрация; - рассмотрение документов руководством; - исполнение резолюций; - отправка ответных документов. Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Любая корреспонденция, попадающая в организацию, независимо от адресата должна быть обработана в канцелярии . Цель первоначальной обработки входящей документации - проверка правильности доставки и целостности вложений, так же необходимо принимать во внимание поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Получатель убеждается в невредимости конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции, распечатываются, документация извлекается и производится сверка наличия приложений. В случае выявления повреждения документа или его отсутствия, об этом уведомляется отправитель. Все, без исключения, документы, поступившие в организацию, отмечают регистрационным штампом, на котором указано время поступления документа. Штамп и дата ставятся непосредственно в день получения документа. На начальной стадии обработки документы распределяются по подразделениям учреждения. Документы, предназначенные руководству, направляются в канцелярию или же секретарю руководителя. Документы для структурных подразделений распределяются по наименованиям, после чего их получают секретари этих подразделений. Регистрируемая документация передается для регистрации, а нерегистрируемая - раскладывается по структурным подразделениям, после чего доставляется адресату. Размещение входящих документов определяется прямоточностью их перемещения. Первичной обработкой входящих документов в малых учреждениях занимается секретарь. Следует отметить, что на сегодняшний день документы можно получить как по почте, так и по электронной почте или по факсу. Служба делопроизводства обязана контролировать перемещение этих документов. На начальном этапе поступившие документы подлежат рассмотрению в канцелярии. Это выполняется с целью отбора документов для руководства. Такие документы подвергаются детальному анализу, для того, чтобы руководитель получил только нужную информацию, для решения того или иного вопроса. Эти документы составляют 15% от всей документации учреждения. Документы, предназначенные для структурного подразделения, или напрямую для исполнителя, отмечаются кодом структурного подразделения, местом направления или фамилией исполнителя. Начальный этап рассмотрения предполагает так же выяснение того, необходимо ли по поступившему документу подобрать прошлую документацию или нормативные акты по предлагаемому вопросу. К рассмотрению документы передаются непосредственно в день получения. Документы, имеющие пометку «срочно», а также телеграммы, передаются первыми и рассматриваются по мере поступления. Простые документы рассматриваются обычно в тот же день, когда были получены. По итогам рассмотрения документов руководитель составляет резолюцию. При ознакомлении с полученным документом, руководитель организации обязан обозначить четкие указания для его исполнения. Исполнитель получает документ с резолюцией руководителя. Если исполнителей несколько, документ передают всем по очереди. Чтобы работать с документом единовременно, делаются копии этого документа согласно количеству исполнителей. Оригинал документа получает ответственный исполнитель (обычно его указывают первым в резолюции). Резолюция руководителя отражается в карточках регистрации. Каждое передвижение документа в организации происходит без расписок, но отмечается в карточке регистрации. Резолюцию исполняют: ответственный исполнитель и лица, которые в ней обозначены. Процесс исполнения документа отмечается на обратной стороне карточки регистрации, если это необходимо. Документ до того, как его исполнят, непрерывно находится в папке исполнителя. Когда ответный документ передается на подпись, обязательно прилагаются материалы, на основании которых он подготавливался. Благодаря этому, работа руководителя упрощается. Документ и прилагающийся к нему материал направляются в дело тогда, когда ответный документ полностью готов. Подшивка в дело осуществляется в канцелярии. Исходящими документами считаются ответные письма, выражающие мнение по содержащемуся во входящем письме вопросу, а также инициативные письма, на которые требуется ответ адресата. Исходящий документ проходит несколько этапов, они представлены на рисунке 5:  Рисунок № 5 Согласование и заверение документа, возможно, ускорить, если направить копии заинтересованным лицам. Аргументированные замечания лиц принимаются к сведению и в документ вносятся поправки. Готовый проект предоставляется секретарю, который проверяет правильность оформления и наличие приложений. Кроме того, могут проверяться материалы, которые положены в основу подготовки документа. Если документ оформлен неверно, он передается назад исполнителю. После исправления проект документа отправляется на подпись руководства. Подписанные документы подлежат регистрации, после чего передаются для отправки в канцелярию или экспедицию. Далее документы распределяются по адресам, формируются конверты, в отдельных случаях указывается стоимость отправлений. Заказными письмами их передают в почтовое отделение. Документы должны быть переданы на почту в день поступления в канцелярию. Внутренние документы проходят аналогичные стадии, что и исходящие (кроме отправки), поэтому маршруты на этапе подготовки и исполнения схожи с маршрутами входящих и исходящих документов. Тем не менее, определенные внутренние документы имеют собственные маршруты. Документы распорядительного характера поступают в юридический отдел; для протоколов проект не составляется; справки и записки отправляются напрямую руководителю. Протоколы и приказы подлежат регистрации в канцелярии, затем копируются и направляются в структурные подразделения. Письма и обращения граждан рассматриваются отдельно от всей документации учреждения. Ответственность за эту работу несет непосредственно руководитель организации, которому необходимо держать на личном контроле работу с такими документами и способствовать ее улучшению. Любые документы, поступающие в учреждение от граждан, регистрируются и учитываются на карточках регистрации в день поступления. Личный прием граждан также нуждается в регистрации. Руководитель принимает решения по всем зарегистрированным документам. Ответ на гражданские письма основывается на законодательстве, заявлении и причинах, послуживших составлению жалобы. Процедура изучения обращений обязательно контролируется. В большинстве случаев обращения исполняются в пятнадцатидневный срок со дня поступления. Если же требуется дополнительное изучение документации и обстоятельств, то срок исполнения может быть продлен до 30 дней. Причем, гражданин, подавший жалобу, уведомляется об этом. В результате решения вопроса, заявителю направляются законодательно верно подготовленные ответы. В случае отрицательного решения, направляется аргументированный ответ, в котором указываются мотивы отказа на основании российского законодательства и компетентных органов. Весь документооборот учитывается для получения данных, чтобы рассчитать штатную численность службы делопроизводства, а также для регулировки загруженности делопроизводителей и подразделений работой с документами. Применяются следующие нормативы для операций с документами: времени, численности персонала, управляемости. Нормирование времени - это степень расхода времени, затраченного на исполнение определенной работы, при конкретных организационнотехнических, санитарно-гигиенических условиях труда. В зависимости от того, как организовано делопроизводство в учреждении, проявляется оперативность и надежность управленческого аппарата, а также культура управления. Системы документооборота нужны для решения определенных задач, поставленных перед учреждением. Документооборот занимает центральное место каждой делопроизводственной системы, поэтому главной задачей любой организации является рациональное ведение документооборота и наличие компетентной делопроизводственной службы. Исходящими документами считаются ответные письма, выражающие мнение по содержащемуся во входящем письме вопросу, а также инициативные письма, на которые требуется ответ адресата. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||