Анализ практики документационного обеспечения на примере мау Новоуральский расчетноинформационный центр
 Скачать 352.74 Kb.
|
|
Глава 3 Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности МАУ «Новоуральский расчетно-информационный центр» 3.1. Разработка решений для организации работы с документами в муниципальном учреждении В целях совершенствования документационного обеспечения управления в МАУ «НРИЦ» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в организацию делопроизводства. Необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов. В этот комплекс должны входить следующие документы: - инструкция по ведению делопроизводства; - график документооборота; В результате анализа МАУ «НРИЦ» были выявлено отсутствие необходимого нормативно-методического документа, такого как инструкция по делопроизводству. Это и определило данное направление совершенствования делопроизводства. Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы, относящиеся к специфике деятельности предприятия. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников предприятия как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Инструкция разрабатывалась на основе анализа деловой деятельности, и определяет области, в которых законодательство, нормативные акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов связанных с деловой деятельностью. Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в МАУ «НРИЦ». График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. Рассматривая службу делопроизводства в МАУ «НРИЦ» следует отметить, что отсутствует архив предприятия. Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать управленческие решения. В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах. Формирование дела в организации начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. На обложке указывается название организации. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения, например, бухгалтерия. Ниже в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Внизу обложки дела указывается срок хранения дела (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»). Документы постоянного и временного хранения в организации группируются в отдельные дела. По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах. В архивах организации, в специальных архивах документы следует хранить в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Управленческое решение - это выбор из возможных вариантов действий одного, позволяющего достичь поставленной цели, решить ту или иную проблему. Функции документационного обеспечения управления тесно связаны с выработкой управленческого решения, так как именно в документах фиксируются все важнейшие управленческие решения. В практической деятельности руководители и специалисты постоянно сталкиваются с необходимостью принимать различного рода решения. Это один из важнейших моментов их деятельности, продукт их труда. Процесс подготовки и принятия решения состоит из нескольких этапов: определение целей с учетом конкретной ситуации и формулирование проблемы; сбор и изучение необходимой информации; разработка возможных вариантов действий. Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разработаны рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке. Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки. Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами. Входящий документопоток составляют: - документы вышестоящих организаций; - документы подведомственных организаций; - документы прочих организаций, жалобы и заявления граждан. Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки. Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр организации, а также вести оперативный контроль за широким кругом документов. Структурные подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций. 3.2 Оценка эффективности предложенных решений Внедрение в учреждении эффективности предложенных решений выполняет ряд взаимосвязанных функций. Во-первых, объективизирует идеальный проект (решение), построенный в умах специалистов. Представляет его в форме, доступной для восприятия и понимания другим людям. Во-вторых, предоставляет производству необходимые возможности для повышения его эффективности. В-третьих, соотносит эффективность с исходным замыслом и вносит в научный проект необходимые коррективы. Основным объектом управления и, соответственно, внедрения является организация. Внедрение ведет к изменениям подсистем организации, их элементов и связей, что в свою очередь рождает новые потребности в изменениях и обуславливает развитие организаций. Закрепление предполагает создание механизмов, гарантирующих относительную стабильность и эффективную деятельность организации в результате внедрения нововведений. Все решения в процессе внедрения должны быть застрахованы от «неполадок», особенно это касается предприятий с современными технологиями. Регулирование и наладка должны стать неотъемлемой частью этапа закрепления внедрения научно-исследовательского проекта в организации. Экономический эффект в результате совершенствования системы документационного обеспечения управления достигается за счет: - снижения трудоемкости выполнения функций управления в результате избавления от излишних, несвойственных и дублируемых функций, связей, документаций; - экономии излишних затрат в результате выбора наиболее рациональных способов выполнения функции; - снижения трудоемкости затрат управленческого персонала на передачу информации (документов) по ходу технологического процесса ее обработки в подразделениях организациях; - повышения производительности труда управленческого персонала, достигаемого в результате ликвидации потерь рабочего времени на непроизводительную работу; - сокращения общей длительности цикла обработки всей совокупности циркулирующих в процессе управления документов в результате минимизации суммы межоперационного времени. Экономический эффект в сфере производства в результате мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления образуется за счет: - уменьшения простоев в производстве; - снижения непроизводственных расходов; - снижения сверхурочных часов работы; - устранения сверхнормативных запасов материальных ресурсов; - повышения оперативности управления документацией; - повышения производительности труда. Рассмотрим эффективность системы документационного обеспечения управления на предприятии. Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать: - единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; - единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации; - регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов; - списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; - контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов; - поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации; - формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты. Применение на практике разработанных нормативных документов и предложений позволит более эффективно производить оперативный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволит сократить время, требуемое на подготовку и решение конкретных задач, исключить появление возможных ошибок при подготовке отчётной документации. Внедрение предложений обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение нагрузок, так как время, затраченное на работу с документами существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работников муниципального учреждения. Заключение На основе проведенного анализа документооборота МАУ «НРИЦ» и выявленных проблем предложен план мероприятий для улучшения документооборота рассматриваемого муниципального учреждения. Внедрение электронного оборота документов в МАУ «НРИЦ» позволит решить наибольшее количество возникших проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения в целом и всех его подразделениях в частности. Организация документооборота в органах власти является важной частью процесса управления и принятия стратегических решений, которая непосредственно влияет на быстроту и качество управления в целом. Поэтому автоматизированный оборот документов важен для: - формирования целостной картины деятельности учреждения; - повышения эффективности работы сотрудников (автоматизации рутинных операций); - координирования действий структурных подразделений в рамках единого управленческого процесса; - мониторинга движения документов; - оперативной обработки информации, поддержки ее актуальности, достоверности и непротиворечивости; - коллективной работы с документами; контроля исполнения; организации поиска, хранения и архивирования документов; - эффективного использования людских, коммуникационных, технических и информационных ресурсов. При изучении теоретико-методологической базы, в которой были рассмотрены: сущность, принципы, этапы документооборота, его место в документационном обеспечении управления и пути совершенствования, были выявлены положения, послужившие основой для реализации поставленных задач. Принятие управленческих решений - главная задача каждого муниципального учреждения . Чтобы принимать решения первичные данные и необходимая информация для этого предоставляются в учреждения в документальном виде. Объем оборота документов и работы с ними с каждым годом растет и обычно слишком велик, поэтому загораживает, заменяет основную деятельность. Следовательно, автоматизация документооборота позволит существенно повысить эффективность деятельности МАУ «НРИЦ». Не следует забывать, что бумажный оборот документов вряд ли полностью перестанет быть актуальным. Важные документы по- прежнему будут издаваться в бумажном виде. Однако имеются интегрированные бумажно-электронные технологии, в них работа с документом производится непосредственно в электронном виде, а бумажная копия просто передается в указанную организацию. Принятие закона об электронной подписи гарантирует ее юридическую значимость и полностью приравнивает ее к обычной подписи, дает возможность обмениваться документами в электронном виде, не требуя их дублирования бумажной копией. Это позволяет ощутимо уменьшить затраты на документацию. При разработке систем по работе с электронными документами можно столкнуться с разного рода трудностями, однако уже сейчас становится ясно, что документооборот в муниципальных учреждения учреждениях в будущем будет в большей степени автоматизированным. Список использованной литературы
Федеральный закон №152-ФЗ от 27.07.2006 |