Теоретический материал 4. Автоматизация офиса. Организация совместной
 Скачать 2.16 Mb.
|
|
РАЗДЕЛ 4. АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСА. ОРГАНИЗАЦИЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ. Оглавление Современные технологии автоматизации офиса .................................................................................... 2 Главные задачи офиса ............................................................................................................................ 2 Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса .................................... 2 Классификация и функции базы данных ............................................................................................... 3 Компьютерные средства ...................................................................................................................... 3 Некомпьютерные офисные средства .................................................................................................. 3 Характеристика программного обеспечения .................................................................................... 4 Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий .................................................................................................................................... 5 Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП) .................................................................................................................. 5 Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения .................................................. 6 Направления автоматизации деятельности офисов ...................................................................... 7 Организация совместной работы в web. ................................................................................................. 17 Что такое HTML и как строятся сайты. ................................................................................................. 17 Облачные сервисы ................................................................................................................................ 20 Организация совместной работы: сервисы Google ............................................................................ 21 Управление доступом к просмотру и редактированию документа ................................................. 25 Совместное редактирование документов .......................................................................................... 26 Создание анкет с помощью Документов Google ................................................................................ 40 Дополнение. Автоматизация работы с офисным пакетом Microsoft Office. VBA. ............................... 42 Современные технологии автоматизации офиса Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности. Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании: во внутрифирменном взаимодействии персонала; в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами. Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы. Главные задачи офиса Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся: профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS); контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы; составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции); поиск необходимых сведений и эффективного инструментария; контролирование бэк-офиса; обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые; финансовое и производственное планирование; упорядоченность деятельности (САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования); специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме; автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.). Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу: оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу; накопленной аналитической информации о деятельности организации; личных дел персонала; разработок на производстве; данных о партнерах и клиентах. Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ) каждого сотрудника. Классификация и функции базы данных База данных – это ядро автоматической идентификационной системы (АИС) офиса. Вне зависимости от структуры и направления деятельности предприятия она выполняет следующие характерные функции: сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков; интеграцию известных сведений в упорядоченные модели; структурирование, защита и хранение данных. Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ). Компьютерные средства Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих. Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов: табличный и текстовый процессоры; электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах); аудиопочта и видеотекст; хранение большого объема информации; программы для управленческой деятельности и т. д. Некомпьютерные офисные средства Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования. Самым простым средством такого плана является всем известный телефон, который позволяет одновременно участвовать в разговоре сразу нескольким абонентам. Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция). Характеристика программного обеспечения Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции. К основным программам для бизнеса относятся: операционная система: o Microsoft Windows (бюджетный вариант); o Apple; o Linux; офисные программные компоненты: o Microsoft Office (в т. ч. для Mac); o Siag Office для Unix; o iWork и т. д.; прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия): o Adobe Acrobat; o Photoshop; o LeaderTask (для составления планов для бизнеса); o Autocad; o Coreldraw; o TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров); o Finereader; o Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos) o Expert-Ease; o Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка); o логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге); o Columbis (для турбизнеса); o Ventura Publisher; o Lexicon и т. д.; антивирусы: o Kaspersky; o Webroot; o Norton; o Avast; o McAfee; o Panda и т. д. Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word). Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты. С развитием всеобщей компьютеризации теряется необходимость в постоянном нахождении сотрудника на рабочем месте, а потому все большее количество предприятий интегрируют систему облачных технологий в свою деятельность. Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП) Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к: корпоративной почте с домашнего компьютера; офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами); внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами). Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме: виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях); технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов; Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда; программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников); Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата; Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме; базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал; Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время; служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору); новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше); GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ. Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков: трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет); возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи); элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки; снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей); актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами). Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта. Направления автоматизации деятельности офисов Обеспечение совместной деятельности Прежде всего офис — это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, — развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии. Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие. Документооборот В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании — от канцелярии до руководства — и является важной частью системы управления фирмой. Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней. Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами — контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ. Планирование работ и управление ими Планирование работ включает в себя составление регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли) В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем. В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции: • Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы. • Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ. • Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками. • Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери. • Регулярное обновление и поддержка системы фирмой- производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием, повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля. Связь с внешним миром Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы: • средства электронной почты; • автоматизация службы факсимильных сообщений; • средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании. Защита данных Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия. Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются: • Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой — служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками. • Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки. • Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем. Средства коллективной работы Средства коллективной работы позволяют современному предприятию упростить процесс обмена информацией между сотрудниками и партнерами, сократить время на совещания и обсуждения, снабжать руководство оперативной информацией о текущих проектах и операциях, предоставлять возможность удаленным пользователям участвовать в совместной работе коллектива. Системы документооборота При построении сложных распределенных систем электронного документооборота Элайд делает ставку на индустриальные платформы, такие как Documentum. В рамках направления Элайд осуществляет: • планирование и разработку концепции документооборота; • построение систем автоматизации делопроизводства; • построение систем электронного документооборота (ECM- системы); • построение систем автоматизации основных и вспомогательных технологических процессов предприятия; • построение архивных, информационно-справочных систем и банков данных; • построение систем динамического управления информационным содержанием корпоративных интернет- и интранет-ресурсов; • интеграцию систем электронного документооборота в существующую инфраструктуру. Корпоративные порталы Ускорить поиск необходимой информации, создать единую точку входа и агрегировать данные из корпоративных бизнес-приложений, вовлечь сотрудников в создание и публикацию информации позволяют корпоративные порталы. Решение реализуется на базе Microsoft SharePoint Portal Server и IBM WebSphere Portal Server. В рамках направления Элайд осуществляет: • разработку концепции портала и структуры хранения данных; • интеграцию разрозненных данных в единую базу знаний; • масштабирование аппаратных платформ для портала в Центре решений Элайд; • развертывание решения и обучение сотрудников работе с порталом; • интеграцию с существующими информационными системами и, при необходимости, с B2B и B2C порталами; • техническую поддержку портала в режиме 24*7*365. Корпоративные системы управления проектами Корпоративные системы управления проектами позволяют автоматизировать управление в масштабе всего предприятия. Они решают задачи по централизации проектной документации, обеспечению согласованного планирования и управления ресурсами, обеспечению руководства аналитической информацией для принятия управленческих решений, предоставлению средств отчетности исполнителям, выполняющим работы по проектам. Решение реализуется на платформе Microsoft Enterprise Project Management и может быть интегрировано с Windows SharePoint Services 2.0, SharePoint Portal Server 2003 и с электронной почтой. Электронное обучение Система электронного обучения решает вопросы создания и управления информационным содержимым в рамках образовательного процесса, создания целевых аудиторий и распространение по ним актуальной учебной информации, сбора и обработки результатов заданий, коллективной работы над заданиями. Решить данную задачу специалисты Элайд предлагают на основе учебного портала, на базе Microsoft SharePoint Portal Server 2003 — Microsoft Learning Gateway, служащего единой точкой входа в электронную образовательную среду. Решение создает единое рабочее пространство, в котором можно обучаться, находясь как непосредственно внутри образовательного учреждения, так и извне. Оно может быть интересно и корпоративным заказчикам, внедряющим систему профессионального обучения на предприятии. Корпоративные системы электронной почты Преимущества электронной почты перед традиционными способами доставки очевидны: оперативность, доступность, надежность и безопасность, универсальность форматов писем и вложений, широкие возможности по обработке корреспонденции, низкая стоимость почтового сервиса. Элайд предлагает решения на базе технологий Microsoft Exchange и IBM Lotus Domino, оказывает консалтинговые услуги по выбору почтовой системы, осуществляет интеграцию почтовых программ с инструментами сетевой операционной системы, средствами информационной безопасности, антивирусным ПО, системой документооборота, офисными приложениями, системой управления электронным контентом и другими элементами корпоративной информационной среды. Электронные архивы Системы электронного архива на предприятии решают задачи создания распределенных хранилищ «центр-филиал», хранения объектов электронной почты и бизнес-систем, обеспечения общей точки поиска, возможности удаленного доступа, пакетной обработки данных, автоматического анализа. Элайд предлагает систему IBM Content Manager — решение корпоративного уровня для хранения, управления и распространения всех видов информации, включая текст, файлы XML и HTML, рисунки, документы системы электронного документооборота, аудио- и видеофайлы. Интеграция Content Manager с ЕRP/CRM системами и почтовыми серверами позволяет автоматизировать ввод документов в архив и обеспечить управление архивными данными. IBM Content Manager CommonStore предоставляет механизм для переноса старых и редко используемых электронных сообщений в архив. Для архивации электронной почты внедряется система архивации IBM для широко используемых почтовых серверов – Lotus Domino и Microsoft Exchange Server. Автоматическое преобразование документов в электронный вид Системы автоматического преобразования документов в электронный вид востребованы в компаниях со значительным объемом бумажных документов (в виде текущего потока или накопленных данных). Системы позволяют обрабатывать и структурировано хранить информацию. Решение Элайд представляет собой программно-аппаратный комплекс, в котором могут использоваться как промышленные сканеры со стандартным интерфейсом, так и собственные разработки компании. Прикладное ПО реализовано на базе оригинальной технологии распознавания FlyRead, разработанной Элайд. Многофункциональность и мобильность «Закрепленные» за конкретными сотрудниками рабочие места постепенно уходят в прошлое. Все перегородки можно передвигать и убирать, команды могут быстро собираться в одном удобном для работы месте и снова расходиться, переговорные для клиентов и для рабочих встреч могут спонтанно возникать в разных местах офиса, при этом вся система легко масштабируется и «настраивается» под потребности каждого. Ориентация на человека Офис для каждого – в какой-то степени дом, по крайней мере в период рабочей недели многие проводят в офисном пространстве гораздо больше времени, чем в собственной квартире. Поэтому уют, комфорт и забота о здоровье – это уже не дополнительные плюсы, а обязательная данность. Мягкие диваны и кресла, места для отдыха, климат-контроль, настройка освещения, места для занятий спортом – элементы, которые обязательно нужно интегрировать в дизайн современного офиса. Непрерывность бизнеса Умный офис призван наладить бесперебойную работу компании, включив в себя все автоматические системы безопасности, управления электричеством и связью дистанционным общением. Даже когда никого из сотрудников нет на месте, правильный умный офис продолжает трудиться. Коммуникативность Умный офис должен способствовать правильным коммуникациям как способу повышения эффективности работы. Это касается и общения с внешним миром: в дизайне должны быть предусмотрены все современные варианты использования беспроводных технологий, и при этом сам внешний вид офиса – это «послание» социуму, говорящее о миссии компании, ее задачах и концепции бизнеса. Кроме того, правильный умный офис помогает налаживать коммуникации внутри команды, не позволяя людям замыкаться в отдельных «ячейках» рабочих мест. «Война за таланты» делает дизайн по максимуму антропоцентричным. В нем господствует подчеркнутая ориентация на поддержание здорового образа жизни: только экологически чистые и натуральные материалы, дизайн, позволяющий как можно больше двигаться, умные настраиваемые рабочие места, за которыми можно как стоять, так и сидеть, зоны здорового питания и занятий йогой. Явное уменьшение жесткой субординации и переход к проектному управлению приводит к тому, что практически все рабочие места становятся мобильными. Виртуальный мир зачастую сливается с реальным, и дизайн «пропитывается» искусственным интеллектом – например, предусматриваются отдельные «рабочие места» для роботов-помощников. В завершение еще одна тенденция, которую нельзя не упомянуть – чем больше появляется женщин-руководителей, тем больше дизайн офисов становится «женственным», мягким и уютным, с преобладанием спокойной и естественной цветовой гаммы и без всякого намека на брутальность. Даже при создании интерьеров в любимом в России стиле лофт, интерьер преображается, становится более респектабельным и спокойным. Как выглядит «умный офис» Основной задачей такой системы является оптимальное сочетание инновационных технологий, современных инженерных решений и интеллектуальных механизмов для обеспечения комфортных условий для эффективной работы. Благодаря популяризации экологических материалов строительства и отделки, инновационные офисные пространства обычно оформлены в стиле hi-tech с использованием натуральных материалов. На входе, как правило, установлена система распознавания лиц или отпечатков пальцев для контроля посещаемости сотрудников. Технологии современного офиса Для того, чтобы офис мог считаться «умным», существует ряд технологичных особенностей, которыми «интеллектуальное» рабочее пространство должно быть наделено: - Интернет вещей – это, по сути, автоматизация рабочих процессов. Современный вариант специалиста по управлению офиса (офис менеджера). Технологии позволяют отправлять счета, подготавливать конференц-зал к переговорам или регулировать температуру без вмешательства в эти процессы человека. - Искусственный интеллект – это функция офиса, которая может зять на себя рутинную работу: поиск и сортировка документов, составление календарного расписания и даже консультации в юридических или каких- либо других вопросах. - Параллельная работа с документами позволит гораздо быстрее решать различные задачи или работать командой над одним проектом, при том, что каждый сотрудник может находиться на своем рабочем месте. - Удаленная работа, благодаря технологии одновременного использования документов, станет более доступной. Уже сейчас многие крупные компании отдали часть работы «дистанционным» сотрудникам. - Облачное хранение позволяет компании располагать большими объемами данных без использования дополнительных материалов и физических мест для их содержания. К тому же, вероятность сохранить данные на длительный срок выше, нежели если они будут находиться непосредственно в офисе. - VR и AR (виртуальная и дополненная реальность) – огромный шаг к развитию для любого бизнеса. Медицина, ритейл, сфера досуга, инженерия, строительство и многие другие отрасли – все может работать эффективнее и точнее с применением виртуальной или дополненной реальности. - 3-D печать не заменит обыкновенную печать, но может стать отличной альтернативой производства. - Экономичность – самый важный для предпринимателей пункт. Ведь система «умного офиса» создана не только для упрощения работы и «разгрузки рук», но и для экономии средств на содержание бизнеса. Система способна регулировать все затраты на обслуживания офиса, включая электроэнергию, отопление и даже человеческий ресурс. Конечно, все возможности «умного офиса» трудно не оценить. Однако, возникает вопрос: «А что это дает непосредственно работодателю и сотрудникам?». Мы выделили пять главных преимуществ: Во-первых, интеллектуальные системы обслуживания рабочего пространства позволят работникам уделять больше времени поставленным задачам и меньше отвлекаться на менее важные вопросы. Во-вторых, коммуникация между сотрудниками будет более отлаженной, благодаря современным средствам коммуникации в режиме онлайн и совместной работе в одном документе. В-третьих, климат в помещении всегда будет соответствовать нормам, автоматически подстраиваясь под людей в зависимости от внешних шумов, дневного света и температуры на улице. В-четвертых, чем больше мы будем переводить данные в электронный формат, тем больше сохраним лесов, а значить и кислорода на Земле. И, в-пятых, снижение затрат на обслуживание офиса и лишнюю работу позволит вкладывать больше средств в мотивацию для сотрудников. Уже сегодня многие российские компании используют систему «умного офиса» в своих помещениях, так как данная технология становится все более доступной для большинства. И не за горами то будущее, когда большинство процессов будут автоматизированы, а роботы перестанут быть исключительно удачным сюжетом для научной фантастики. Умный офис – это не только средство сбережения ресурсов, но и мощный инструмент для бизнеса, помогающий повысить эффективность работы компании. Его главная задача – стимулировать творчество, способствовать инновационным подходам к работе, экономить время и ресурсы компании, улучшать имидж и помогать продвижению бренда работодателя. Дизайн правильного умного офиса нужен всем отделам компании: и отделу по работе с персоналом, и финансистам, и маркетологам, и производственникам. Если в дизайне жилых помещений новые тренды – это цветовые решения, мебель, отделка и декор, которые можно добавлять в классический дизайн, если это нравится заказчику, то в случае офисов, тенденции – это обязательное присутствие тех или иных элементов, без которых современное рабочее место уже не может обойтись. Все качества, которые в нынешнем году стали тенденциями дизайна умного офиса, параллельно являются важными составляющими эффективной работы современной компании. Какой офис можно считать «умным» Существует устоявшийся набор составляющих «умного офиса», который можно найти буквально в каждой статье, посвященной данной теме. В материале Appcessories, опубликованном в конце прошлого года, перечислены 9 технологических трендов «умного» рабочего пространства. Искусственный интеллект (ИИ, англ. Artificial intelligence, AI) будет играть ведущую роль в работе современного офиса, позволяя значительно увеличивать производительность компании. Примером может служить робот-адвокат ROSS, недавно разработанный на основе системы IBM’s Watson AI. Программа анализирует данные юридической компании за последние 10 лет, самообучается, после чего готова выдавать рекомендации уже по текущей практике фирмы. На искусственного «коллегу» можно будет взвалить многие рутинные обязанности в компании: составление календарного плана, организацию встреч, поиск документов в базе. Совместная работа с документами в реальном времени. Данная технология в разы увеличивает продуктивность офисного труда. Сегодня можно работать несколькими удаленными командами, не просто редактируя документы, но создавая дизайнерский проект, подключая виртуальную реальность. Новые варианты коммуникации. Электронная почта и телефон по- прежнему остаются основными каналами делового общения. Разработчики уже готовы предложить офисные коммуникационные пакеты, позволяющие интегрировать видео чат, обмен графикой, голосовой чат и традиционную переписку в одной платформе. 3-D печать. До сих пор 3-D печать остается, скорее, уделом энтузиастов, технология еще не нашла широкого применения. Эксперты прогнозируют революционные изменения в офисном пространстве, как только 3-D печать удастся полностью интегрировать в рабочий процесс компаний. Инструмент может частично заменить реальное производство или, по крайней мере, позволит быстро получать нужные детали, когда это необходимо. Удаленные сотрудники. Недавнее исследование показало, что 34% крупных компаний по всему миру планируют перевести половину своего штата на удаленную работу к 2020 году. Четверть опрошенных руководителей была еще более радикальной: они намерены довести эту цифру до 75%. С помощью технологий «умного офиса» (коммуникационные платформы, облачные вычисления, виртуальная реальность) это вполне реально осуществить. Виртуальная и дополненная реальность. Пока эти технологии использовали в основном в сфере развлечений и обучения. На очереди — профессии дизайнеров, архитекторов и врачей. Некоторые эксперты предрекают эру без рабочих ПК. Большинство стандартных процессов можно будет проделывать в виртуальном мире, экспонируя результаты в мир реальный, или в дополненном пространстве, интегрированном в реальное окружение. Интернет вещей. В упрощенном варианте IoT можно описать как систему автономного взаимодействия нескольких машин. Уже сам этот принцип позволяет в теории сэкономить массу времени офисным работникам, сняв с них обязанности передачи данных с одного устройства на другое. Представьте, что в компании запланировано совещание на 10 часов. Без вмешательства человека система самостоятельно подготовит оборудование для презентации, включит кондиционер и даже приготовит кофе. Облачные вычисления. Самый понятный инструмент повышения эффективности бизнеса. Облако позволяет компаниям масштабировать процессы без покупки дополнительного оборудования и увеличения площади самого рабочего пространства. Все приложения хранятся и взаимодействуют онлайн. В теории офис полностью может управляться через web. Энергетическая эффективность. Современные технологии позволяют эффективно решать задачи экономии электроэнергии. Возобновляемые источники могут быть интегрированы в сами офисные здания. Чаще всего в рабочее пространство монтируют системы искусственного интеллекта, проводящие мониторинг энергозатрат и принимающие самостоятельно решения по их снижению. Прагматичный подход. Последний пункт самый интересный. Можно бесконечно рассуждать о комфорте внутри рабочей среды, о новых гаджетах, бизнес волнует в первую очередь прибыль. Российские компании, привыкшие существовать в условиях постоянной мобилизации ресурсов, не говорят на языке технических футурологов, им интересны две вещи: повышение качества административного управления и снижение операционных издержек. Технологии «умного офиса» появились в России более 10 лет назад. Уже тогда на рынке было порядка 7 компаний, готовых предоставить комплексные решения для интеграции интеллектуальных инженерных систем, систем безопасности, климатконтроля и связи в административные здания. На внутреннем рынке сложился прагматичный подход к понятию «умный офис». Встроенные системы должны удешевлять управление помещением, помогать экономить на электроэнергии и обеспечении безопасности. В идеале smart office также помогает снижать страховые выплаты, но пока это, скорее, практика западных компаний. Окупаемость первых проектов внедрения технологий «умного офиса» оценивалась в интервале 5-7 лет. Поэтому основными заказчиками являлись госучреждения, крупные банки, представительства зарубежных корпораций. Сегодня «умные» технологии доступны среднему и малому бизнесу, способны в короткое время принести ощутимую выгоду. На портале VC.ru можно ознакомиться с примером установки системы управления электросетью Hidden.Energy одного московского офиса через мобильные устройства. Эта система использует специализированный протокол для передачи данных по стандартным линиям. В зависимости от настроек она передает сигналы, управляющие мощностью всех осветительных и электрических приборов здания. Для монтажа требуется установка датчиков и блока управления. Данные могут выводиться на обычный планшет. По заверениям разработчиков, подобная система на IoT помогает экономить 30-60% электроэнергии. Организация совместной работы в web. Что такое HTML и как строятся сайты. Основными языками, с помощью которых создаются сайты, являются: HTML CSS Javascript серверные языки (PHP, Ruby и другие) Например, попробуйте записать следующий код в блокнот и сохранить его как файл с расширением html (во время сохранения не забудьте выбрать Тип файла: Все файлы, для сохранения с расширением html достаточно добавить в конце имени файла ".html"), после чего открыть в браузере: |