Теоретический материал 4. Автоматизация офиса. Организация совместной
 Скачать 2.16 Mb.
|
|
раскрывающийся список – создаст раскрывающийся список, из которого респондент может выбрать только один вариант ответа; масштаб – создаст шкалу оценивания, нужно только задать границы оценочной шкалы; сетка – та же шкала, но только в виде таблицы, т.е. есть возможность оценивания по нескольким параметрам. 9. Подумайте, нужно ли сделать этот вопрос обязательным? Если да, то включите соответствующий переключатель. 10. Добавить новые вопросы можно, нажав кнопку + справа. Найдите, как удалить вопрос и как отредактировать. 11. Вы можете также изменить дизайн Вашей анкеты с помощью кнопки Настроить тему. 12. Когда анкета будет полностью готова, Вам необходимо отправить ее респондентам. Для этого нужно нажать кнопку ОТПРАВИТЬ. Поделиться ссылкой можно тремя способами: a. нажмите по электронной почте при этом нужно собиратьадреса электронной почты пользователей, которым требуется отправить данную форму; b. скопируйте ссылку. По этой ссылке Ваша анкета откроется для редактирования. c. вставив HTML-код 13. Изучите пункты меню кнопок Просмотр и Настройки. Обратите внимание, что можно сделать тест вместо анкеты (кнопка Настройки) 14. Все ответы участников анкетирования будут автоматически вставлены в таблицу, которая доступна из Документов Гугл и по ссылке, если вы создадите ее в пункте ОТВЕТЫ. Сделайте это. 15. Для редактирования опроса, необходимо на своей страничке документов Google найти его название и перейти по ссылке в созданную вами анкету. Появится таблица с вопросами и ответами на них. 16. Здесь же можно опубликовать анкету, если вы не сделали этого ранее. 17. Чтобы отредактировать вопросы анкеты нажмите кнопку «Форма» → «Редактировать форму». Далее вы можете изменять вопросы, редактировать их или копировать. 18. В этом же режиме можно просмотреть ответ, нажав, соответственно, кнопку Показать сводку отчетов. Здесь ответы будут представлены в числовой форме, процентном соотношении и в виде диаграмм. Доступной для чтения другим пользователям можно сделать только таблицу с ответами. Также предусмотрена возможность: Импортировать и экспортировать данные в формате XLS, CSV, TXT и ODS (и экспортировать в формате PDF и HTML). Использовать интуитивно понятную навигацию и редактирование, как в любом обычном документе или таблице. Использовать форматирование и редактор формул в таблицах, чтобы подсчитывать результаты и настраивать вид данных. Дополнение. Автоматизация работы с офисным пакетом Microsoft Office. VBA. Для решения профессиональных задач в области автоматизации работы с офисным пакетом Microsoft Office применяется язык Visual Basic for Application (Visual Basic для приложений). VBA – это язык программирования, встроенный во множество программ, от приложений Microsoft Office, Microsoft Project, Visio и AutoCad до многочисленных специализированных приложений, предназначенных для управления производственными процессами, учета финансовых ресурсов или информационной поддержки клиентов. VBA представляет собой набор средств программирования для создания собственных программ и подгонки имеющихся приложений под запросы пользователя. Приложение – это полномасштабная программа, выполняющая конкретную практическую работу (например, текстовый процессор, электронные таблицы или приложение баз данных). С помощью VBA можно изменять внешний вид или способ применения имеющихся средств приложения, а также добавлять свои, совершенно новые возможности. Microsoft создала VBA и обеспечила поддержку VBA во всех главных приложениях Office: Word, Excel, Access и PowerPoint. Объектно-ориентированное программирование Понимание объектов лежит в основе программирования в VBA, особенно когда дело касается создания пользовательских диалоговых окон и использования возможностей ведущего VBA-приложения. Определения Объектом называется любая именованная сущность, имеющая: • свойства, т. е. установки, которые можно проверить и изменить; • методы, т. е. действия, которые может выполнить объект, когда программа попросит об этом; • события, т. е. ситуации, в которых объект оказывается и на которые может ответить заранее определенными для таких ситуаций действиями. Коллекция – это VBA-объект специального назначения. Коллекции предназначены для упрощения работы с набором объектов, когда этот набор объектов нужно использовать как одно целое. Как правило, все объекты в коллекции имеют один и тот же тип. Например, коллекция Pages состоит из объектов Page. Однако в VBA существует родовой объект Collection, предназначенный для хранения в нем объектов любых типов в любой комбинации. Формой называют любое созданное в VBA пользовательское окно. Официально формы в VBA описываются в терминах объекта UserForm. Каждый объект UserForm принадлежит одновременно двум коллекциям объектов: VBA-проекту, в котором хранится форма, и коллекции UserForms, содержащей все формы, загружаемые программой. Свойства – это характеристики объекта. Каждое свойство хранит информацию о некотором аспекте внешнего вида, поведения, содержимого объекта. Главной задачей свойства является описание некоторой характеристики объекта. Методы – это именованные действия, которые объект может выполнить по команде. Ввиду того, что любой метод является неотъемлемой частью объекта, объект сам знает, что ему делать, когда вызывается метод. Таким образом, методы – не что иное, как процедуры, привязанные к конкретному объекту. Чтобы вызвать метод, необходимо напечатать имя объекта, точку, а затем имя метода. Событие представляет собой нечто, случающееся с объектом, и то, на что объект может ответить заранее предусмотренным действием. К событиям можно отнести следующее: • физические действия пользователя программы, например щелчок кнопкой мыши, перемещение курсора и т. д.; • ситуации, в которые попадает объект в ходе выполнения программы. Язык VBA является объектно-ориентированным. Это значит, что многие его команды имеют особенный формат. Типичная команда VBA имеет вид: <Объект>.<Объект, входящий в первый объект>.<…>.<Тот объект, с которым нужно произвести действие>.<собственно действие> Иными словами, каждая команда пишется как бы с «конца»: вначале определяется то, над чем надо произвести действие, – объект, а затем само действие – метод. Разделителями компонентов команды служат знаки «точка». Например: Application.activDocument.PageSetup.Orientation=wdOrientLandscape Эта команда устанавливает альбомную ориентацию листа в документе. Обзор типов данных VBA Тип данных – это термин, относящийся к определенным видам данных, которые VBA сохраняет и которыми может манипулировать. Любое определение типа задает: • область возможных значений типа; • структуру организации данных; • операции, определенные над данными этого типа. VBA разделяет обрабатываемые данные на числа, даты, строки, логические значения и объекты Переменная – это имя, которое разработчик программы дает области компьютерной памяти, используемой для хранения данных какого-либо типа. Переменная представляет числа, текстовые данные или другую информацию, которая точно не известна во время написания оператора, но будет в наличии и доступна при выполнении этого оператора. Идентификатор – это имя переменной. При выборе имени переменной необходимо соблюдать следующие правила: • имя переменной должно начинаться с буквы алфавита; • после первой буквы имя переменной может состоять из любой комбинации цифр, букв или символов подчеркивания; • имена переменных не могут содержать символов, используемых для математических операций, а также знака точки и пробела; • имя переменной не должно превышать 255 символов; • имя переменной не должно дублировать определенные ключевые слова vba. Самым простым способом создания переменной является использование ее в операторе VBA. VBA создает переменную и тут же резервирует ячейку памяти для данной переменной. Создание переменной путем ее использования в операторе называется неявным объявлением переменной. Все переменные, которые VBA создает неявным объявлением переменной, имеют тип данных Variant. VBA предоставляет возможность выполнять явное объявление переменных. Объявлять переменные явно лучше в начале программы, как это делается во всех языках программирования. Явно объявить переменную можно как в начале блока, так и в том произвольном месте, где возникла необходимость использовать новую переменную. При объявлении переменной определяются ее тип и область видимости – область, где имя переменной видимо и, значит, возможен доступ к ее значению. Переменные можно объявлять на двух уровнях – уровне процедуры и уровне модуля. Для объявления переменных используются операторы Dim, Public, Private и Static. Первый можно использовать на обоих уровнях, Public, Private – на уровне модуля, Static – только на уровне процедуры. Константа – это значение в программе VBA, которое не меняется. Существует несколько типов констант. Именованные константы – константы, имеющие заданное имя; это имя имеет конкретное неизменяемое значение. В отличие от переменной, необходимо всегда явно объявлять именованные константы, используя ключевое слово Const. Математические функции Редактор VBA. Первое знакомство Как и любые среды программирования, редактор VBA необходимо сначала запустить. Для запуска можно использовать два способа: 1) активизировать любое приложение пакета MS Office (Word, Excel); 2) выполнить команду меню: Сервис + Макрос + Редактор Visual Basic. Или: 1) активизировать любое приложение пакета MS Office (Word, Excel); 2) нажать комбинацию клавиш Alt+F11. И в том, и в другом случае откроется редактор VBA (рис. 1). В левой части окна редактора появляется строение разрабатываемого проекта (аналог с Проводником). Необходимо обратить внимание на два главных объекта окна: Normal и Project (Операции). Примечание. Операции – это имя сохраненного документа в приложении Word, т. е. в скобках будет указано имя сохраненного документа. Объект Normal глобальный, т. е. при работе в редакторе VBA в данном объекте будут создаваться модули, формы и т. д., которые будут доступны всему приложению Word. При каждом запуске Word содержимое объекта Normal становится доступным. Вывод: в данном объекте ничего не надо создавать! Объект Project содержит рядом имя созданного документа, т. е. дается подсказка, в каком документе необходимо работать и где создаются модули, процедуры, приложения. Операторы и выражения Выражение – это значение или группа значений, выражающая отдельное значение. Каждое выражение вычисляется до отдельного значения. Выражения состоят из одной или более следующих частей: • константы (литеральные или именованные); • переменные (любого типа данных); • операторы; • массивы; • элементы массива; • функции. Операторы – используются для объединения, сравнения или других действий над определенными значениями в выражении. При использовании оператора в выражении элементы данных, над которыми этот оператор выполняет действие, называются операндами: большинству операторов требуются два операнда. Выражение используется для выполнения вычислений и сравнения значений, для предоставления переменных в качестве аргументов различным функциям и процедурам VBA. Используются следующие типы выражений: • выражение типа даты – вычисляется до значения типа date; • численное выражение – вычисляется до любого числа; • строковое выражение – имеет результатом значение типа string; • логическое выражение – вычисляется до значения типа boolean. Очень важно контролировать и знать тип выражения, потому что если выражения содержат несовместимые типы, VBA выдает ошибку времени исполнения – ошибку несовпадения типов (type-mismatch). При обработке выражения, содержащего различные типы данных, VBA сначала пытается устранить любое различие типов, преобразуя значения в выражении в совместимые типы данных. Если устранить какие-либо различия преобразованием типов не удается, отображается ошибка времени исполнения и процедура прекращает выполняться. Арифметические операторы Символы совпадения с образцом для оператора Like Логические операторы Чаще всего логические операторы используются для объединения результатов отдельных выражений сравнения, чтобы создать сложные критерии для принятия решений в процедуре, или для создания условий, при которых группа операторов должна повторяться. Логические операторы Сложное (составное) выражение – это любое выражение, образованное из двух или более выражений. Приоритеты выполнения операций при вычислении сложных выражений такие же, как и в любом языке программирования. Процесс выполнения всех операторов, заключенных в структуру цикла, один раз называется итерацией (iteration) цикла. Некоторые структуры цикла организуются так, что они всегда выполняются заданное количество раз. Структуры цикла, всегда выполняющиеся заданное количество раз, называются циклами с фиксированным числом итераций (fixed iteration). Другие типы структур цикла повторяются переменное количество раз в зависимости от некоторого набора условий. Поскольку количество раз повторений этих гибких структур цикла является неопределенным, такие циклы называются неопределенными циклами (indefinite loops). Самой простой структурой цикла является фиксированный цикл. VBA предоставляет две различные структуры фиксированного цикла: For… Next и For Each … Next. Обе структуры фиксированного цикла называются циклами For, потому что они всегда выполняются для (for) заданного количества раз. Свойства и методы объекта UserForm Практически во всех приложениях Office используются пользовательские диалоговые окна. Диалоговые окна в VBA называются формами (объект UserForms). Каждому объекту UserForm присущи определенные свойства, методы и события, которые он наследует от класса объектов UserForms. Диалоговые окна (формы) и элементы управления составляют основу современного визуального интерфейса. Все элементы управления и технология работы с ними в основном стандартизованы и похожи для разных платформ и программных сред. Эти объекты помещены в специальную библиотеку MSForms. Выделим основные моменты, которые следует иметь в виду при создании визуального интерфейса. • Все загруженные диалоговые окна представляют коллекцию UserForms со стандартными методами и свойствами. Элемент коллекции – объект класса UserForm – задает отдельное окно. • Для каждого типа элементов управления в библиотеке msforms имеется класс объектов, имя которого совпадает с именем элемента управления (его типа). Например, есть классы SpinButton и TextBox. • Диалоговые окна создаются, как правило, не программно, а визуально. Вначале создается само окно, а затем оно наполняется элементами управления при помощи соответствующей панели элементов. Этот этап называется этапом проектирования, и его следует отличать от этапа выполнения, когда приложение выполняется и конечный пользователь взаимодействует с приложением, в частности через диалоговые окна и их элементы управления. Как только создается диалоговое окно и помещается в него тот или иной элемент управления, в этот же самый момент автоматически в программе появляется объект соответствующего класса, с которым можно работать, вызывая его методы и изменяя его свойства. На этапе проектирования, используя окно свойств, можно задать большинство свойств как самого диалогового окна, так и всех элементов управления, помещенных в него, кроме этого, программно необходимо прописать все обработчики событий. Последний момент – отладка. Для ведения отладки нужно предварительно откомпилировать приложение и затем перейти в режим выполнения приложения. Для того чтобы в разрабатываемое приложение можно было добавить форму, необходимо выполнить следующие действия: 1) запустить редактор VBA; 2) выделить правой кнопкой мыши объект Project, выполнить команду Insert + UserForm, после чего появляются новая форма и панель элементов Toolbox. Рис. 11. Добавление формы Форма как объект имеет некоторые встроенные свойства, и их можно устанавливать или программным образом, или в Properties Window (окне свойств) редактора VBA Методы объекта UserForm Событие – это что-то, что может произойти с диалоговым окном или элементом управления диалогового окна Событийные процедуры следует записывать в модуль класса, который является частью User Form. Элементы управления Объект UserForm может содержать те же элементы управления, что и находящиеся в диалоговых окнах Word, Excel или других приложений Windows. Элементы управления – это элементы диалогового окна, позволяющие пользователю взаимодействовать с программой. Они включают в себя кнопки-переключатели, текстовые поля, линейки прокрутки, командные кнопки и т. д. Групповая обработка файлов Предположим, у вас есть несколько сотен файлов в формате .docx и . docm. Например, с ними вы работали дома. Очевидно, что дома у вас установлен Office 2007. И вот, приходит время перенести эти материалы на рабочий компьютер. Вы обнаруживаете, что MS Office на рабочем месте так и не обновили, а на вопросы об обновлении отвечают неопределенно. К тому же, некоторые из ваших документов предназначаются для других пользователей с устаревшими версиями Office - поэтому локальная самостоятельная установка конвертера на вашем ПК проблему не решает. А раз так - у вас есть два пути. Первый - заниматься конверсией файлов в формат .doc вручную, и второй - поручить это дело Microsoft Word. Как видите, алгоритм работы программы выглядит так: Найти файл Открыть его Сохранить в новом формате Закрыть Эти шаги повторяются для каждого из файлов. Конструкции, использованные при решении этой задачи, мы рассматривали выше, поэтому у вас не должно возникнуть сложностей при разборе кода. Обратите внимание на то, что директории, пути к которым использованы в программе, должны быть созданы до ее запуска. Вы можете доработать эту программу. Например, добавить сюда обработчик ошибок, дать пользователю возможность выбирать места для поиска исходных файлов и сохранения новых и т.д. Когда файл открыт, вы можете обрабатывать его любыми средствами Microsoft Word, то есть эта программа может послужить основой для множества программ, направленных на групповую работу с файлами. |