База. Базы данных
 Скачать 1.43 Mb.
|
Лабораторная работа №4Поиск, сортировка и фильтрация записей в таблице базы данных 1.Цель работы Целью работы является получение навыков работы по поиску, сортировке и фильтрации записей в таблице базы данных. 2.Контрольные вопросы 2.1. Какой вы знаете наиболее удобный инструмент для сортировки записей? 2.2. Как провести поиск записи с номером 123 в таблице базы данных? 2.3. Что такое фильтр? 2.4. Какие вы знаете разновидности фильтров? 3.Методические указания В таблице БД, содержащей сотни и тысячи записей, часто бывает очень трудно быстро найти необходимую информацию. Для упрощения этой процедуры Access предлагает средства для поиска и просмотра данных в базе данных. К ним можно отнести: переход к необходимой записи; поиск записи по тексту, содержащемуся в любом из полей; сортировка записей по возрастанию или убыванию значений конкретного поля; изменение количества отображаемых записей с помощью фильтра. 3.1. Поиск записи по ее номеру в Режиме таблицы или Формы Для поиска записи необходимо выполнить следующие действия. 1. Открыть таблицу в Режиме таблицы или Форму в Режиме формы. 2. Установить указатель на номер в поле номера записи, расположенному в нижней части окна таблицы базы данных, и щелкнуть по нему мышью. 3. Ввести номер нужной записи, например, 5  и нажать клавишу ENTER. Результатом выполнения этого пункта станет выделение записи с указанным номером.3.2. Поиск записи по тексту, содержащемуся в любом из полей Поиск одной или нескольких записей наиболее просто можно выполнить с помощью команды Найти  в группе Найти из вкладки Главная. Данная операция выполняется следующим образом.1. Отобразить таблицу в Режиме таблицы. 2. Выделить столбец (щелкнуть по его заголовку мышью), фразу или слово, в котором предполагается выполнить поиск. 3. Запустить операцию поиска, нажав кнопку Найти. 4. В появившемся диалоговом окне Поиск и замена в поле Образец ввести фразу для поиска, если она не была введена раньше в пункте 2. В поле Совпадение задать тип совпадения образца поиска с данными записей поля. Если требуется расширить поиск, то в поле Просмотр указать направление поиска (опции — вверх, вниз, все). 5. Для начала поиска нажать кнопку Найти далее. 6. Для перехода к следующей записи, содержащей заданный текст, активизировать кнопку Найти далее. 7. Для окончания поиска нажать кнопку Закрыть. Нетрудно заметить, что система позволяет выполнять поиск, как целых слов, фраз, так и частей слова. 3.3. Сортировка записей в таблице или форме Сортировка записей сводится к изменению порядка следования записей в соответствии с заданным критерием. В Access применяется сортировка по возрастанию или убыванию записей. При этом в текстовом поле записи располагаются в алфавитном или обратном алфавитном порядке, в поледаты — от самой давней даты к самой последней или, наоборот, в числовомполе — от самого маленького к самому большому или наоборот. Для сортировки записей необходимо выполнить следующие действия. 1. В Режиме формы или в Режиме таблицы выбрать поле (столбец), по которому будет выполняться сортировка. 2. Выполнить одно из следующих действий: для сортировки по возрастанию нажать кнопку сортировка По возрастанию  в группе Сортировка и фильтр из вкладки Главная;для сортировки по убыванию нажать кнопку сортировка По убыванию  .Кроме этого, в Access ещё один удобный инструмент для сортировки записей. В режиме ввода данных рядом с именем каждого поля присутствует стрелочка. Щелкнув на ней кнопкой мыши, вы сможете установить порядок сортировки данных по этому полю. Допускается упорядочение по возрастанию (пункт Сортировка от А до Я ) и по убыванию (пункт Сортировка от Я до A ) (рис. 1).  Рис. 1. Сортировка записей Чтобы вернуть предыдущий порядок размещения записей, воспользуйтесь кнопкой Очистить все сортировки  в группе Сортировка и фильтр.3.4. Применение фильтров для отбора записей Еще одним средством Access, позволяющим сортировать (и не только) записи, является применение фильтров.
3.4.1.Фильтр с выбранным значением поля. С помощью фильтров можно настроить отображение записей в таблицах. Самый простой фильтр позволяет отобразить в таблице записи с выбранным значением поля. Щелкните кнопкой мыши на стрелочке рядом с именем поля и отметьте значения нужных полей, например, Отгрузка мониторов, установив соответствующие флажки (см. рис. 2). После применения фильтра в нижней части таблицы в строке прокрутки появится кнопка С фильтром  , выделенная другим цветом. Чтобы отменить фильтр и отобразить все записи, нажмите эту кнопку еще раз. Рис. 2. Фильтр с выбранным значением поля Отгрузка мониторов 3.4.2.Текстовые фильтры и Числовые фильтры. В Access предусмотрен фильтр, позволяющий отобрать значения полей, удовлетворяющие определенным условиям. Чтобы применить его к текстовым полям, щелкните кнопкой мыши на стрелочке рядом с именем поля и воспользуйтесь пунктом Текстовые фильтры. При этом вы можете выбрать логические операции для построения условий фильтрации. Можно отобрать записи, которые будут равны или не равны определенному значению, начинаться или не начинаться с указанного значения, содержать или не содержать его и т. д. После выбора логической операции вы увидите окно для ввода значения, с которым нужно сравнивать данные. Введите туда необходимое значение и щелкните кнопку ОК (рис. 3). При построении фильтра отбора для числовых полей воспользуйтесь пунктом Числовые фильтры, аналогично как с Текстовыми фильтрами.  Рис. 3. Текстовый фильтр с логическим значением равно НИИССУ 3.4.3.Фильтр по выделенному значению поля. Еще один фильтр, доступный при работе с таблицами Access, позволяет отобразить только те записи, в которых есть выделенное значение поля. Для применения такого фильтра сначала выделите значение, а потом нажмите кнопку Выделение  в группе Сортировка и фильтр (рис. 4). В появившемся окне укажите нужное условие. По умолчанию используется условие Равно и в таблице отображаются записи, значения которых равны выделенному значению поля. Рис. 4. Применение фильтра по выделенному значению поля МИФИ 3.4.4.Фильтр с заданием сложных условий отбора данных. В программе Access также существует фильтр, который удобно применять для задания сложных условий отбора данных, расположенных в разных полях таблицы. В группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и в появившемся меню выберите пункт Изменить фильтр. В открывшемся окне задайте условия отбора.  Рис. 5. Условия отбора Отгрузка компьютеров и МИФИ При создании такого фильтра в нижней части окна появится вкладка Или  , с помощью которой можно настроить дополнительные условия отбора, объединенные между собой логическим условием Или (рис.6).  Рис. 6. Условия отбора Отгрузка компьютеров и НИИССУ, вводимое после условия Или Для отображения результата фильтрации нажмите кнопку Применить фильтр (рис. 7). Повторное нажатие этой кнопки отменит использование фильтра.  Рис. 7. Фильтр с заданием сложных условий отбора данных: Отгрузка компьютеров и НИИССУ Или Отгрузка компьютеров и МИФИ При создании условии отбора для числовых полей можно применять операции сравнения. Удалить все созданные фильтры можно, нажав кнопку Дополнительно и выбрав пункт Очистить все фильтры. 4.Задание 4.1. В соответствии с пунктом 3.1 методических указаний проведите поиск записи по ее номеру 5 в таблице Таблица 1-ваша фамилия-№ группы. 4.3. В соответствии с пунктом 3.2. методических указаний проведите поиск записей по имени организации (компании) НИИССУ в Таблица 2-ваша фамилия-№ группы. 4.4. В соответствии с пунктом 3.3. методических указаний проведите сортировку записей по возрастанию в столбце (поле) Фамилия формы Список контактов (рис.1). 4.5. В соответствии с пунктом 3.4.1. методических указаний (Фильтр с выбранным значением поля) проведите поиск записей со значением Отгрузка мониторов в поле Название в таблице События-ваша фамилия-№ группы (рис. 2). 4.5. В соответствии с пунктом 3.4.2. методических указаний (Текстовые фильтры) проведите поиск записей, содержащих название организации НИИССУ в таблице События-ваша фамилия-№ группы (рис.3). 4.6. В соответствии с пунктом 3.4.3. методических указаний (Фильтр по выделенному значению поля) проведите поиск записей, содержащих название организации МИФИ в таблице События-ваша фамилия-№ группы (рис.4). 4.7. В соответствии с пунктом 3.4.4. методических указаний (Фильтр с заданием сложных условий отбора данных) проведите поиск записей с условиями отбора Отгрузка компьютеров и НИИССУ Или Отгрузка компьютеров и МИФИ в таблице События-ваша фамилия-№ группы (рис.7). |