самостоятельная работа информатика Валентина. информатика 5.2. Цель занятия закрепление знаний об эффектах анимации, оформлении презентации анимацией, звуковыми и видеоэффектами, формирование умения применять их. Задания для самостоятельной работы Задание 1
 Скачать 3.36 Mb.
|
|
Раздаточные материалы Основная проблема при использовании раздаточных материалов – их нехватка. По этой причине, если для презентации запланированы раздаточные материалы, лучше изготовить их с запасом. Копий должно хватить на всех посетителей презентации. Материалы должны быть напечатаны достаточно крупным шрифтом, не утомляющим глаза, форма подачи информации должна быть максимально доступна. Если в качестве раздаточного материала планируется использование компакт-диска как носителя информации, то необходимо проверить, не требуется ли для его прочтения специфической программы. Наилучшим вариантом будет, если для прочтения такого диска может быть использована одна из стандартных программ Windows, ведь далеко не каждый человек будет устанавливать на свой компьютер какую-либо программу только лишь для просмотра презентационных раздаточных материалов. Во время презентации не рекомендуется раздавать те материалы, которые содержат большое количество печатной информации, ведь их начнут просматривать сразу же, а в процессе чтения аудитория уже не обращает внимания на докладчика. Все раздаточные материалы, кроме буклетов с картинками, лучше всего выдавать посетителям презентации после окончания доклада. Следует помнить, что к раздаточным материалам относятся и визитные карточки. Сам презентатор и его помощники обязательно должны иметь при себе достаточное количество визитных карточек, чтобы вручить их каждому посетителю презентации. Компьютер Данный вид оборудования может заменить практически все остальное. Если презентация оформлена в формате PowerPoint, то она будет иметь все необходимые эффекты, слайды, видеоролики, диаграммы, графики и блок-схемы – все наглядные материалы, которые требуются для наилучшего представления презентации. Чтобы использовать компьютер для презентации, нужно знать, как пользоваться им, а также приложением PowerPoint, иметь представление о его функциях и возможностях (данный вопрос подробно будет освещаться во второй части книги). Этап шестой. Выбор помощников для презентации Шансы на выполнение работы обратно пропорциональны числу лиц, по долгу службы обязанных это сделать. Первое правило для помощников презентатора гласит: помощники должны быть незаметны, но четко выполнять свои обязанности. Заметность помощника презентатора создает дополнительный отвлекающий фактор, рассеивающий внимание аудитории. Но во время презентации все внимание аудитории должно быть направлено на предмет презентации. Именно поэтому помощники должны быть незаметны. Помощники презентатора должны четко знать свои обязанности и грамотно выполнять их. Если девушка, выносящая к зрителям предмет презентации, допустит ошибку (споткнется, что-либо уронит, растеряется и не будет знать, куда ей идти, и т. д.), то подобная ошибка сразу станет фактором, отвлекающим внимание аудитории. Желательно, чтобы у помощников были дублеры, ведь перед презентацией кто-либо может заболеть, и отсутствие дублера приведет к тому, что его функции выполнять будет некому. Помощники презентатора должны знать предмет, цели и задачи презентации не хуже самого докладчика, ведь вопросы зачастую задают не только докладчику, но и его помощникам. Они должны уметь втягивать публику в разговор на нужную тему – особенно если планируется предварительное собеседование с аудиторией (что, кстати, весьма желательно – публика собирается еще до начала презентации, поэтому, если помощники презентатора предварительно побеседуют с людьми и расскажут им о предмете презентации, это создаст дополнительный настрой у посетителей и помешает конкурентам провести подобное собеседование, рекламируя свой товар (продукт, услугу, идею), что довольно часто встречается на презентациях). Выбирая помощников для презентации, желательно составлять небольшую анкету: • какими навыками должен обладать кандидат в помощники презентатора; • каковы будут функции помощника презентатора, чем он должен будет заниматься; • личностные характеристики кандидата в помощники презентатора (общительность, ответственность, трудолюбие, целеустремленность, коммуникабельность, инициативность, внимательность, настойчивость и т. д.); • специальные пожелания и требования (возраст, пол, рост, цвет волос, наличие/отсутствие хобби и т. д.). Этап седьмой. Сравнительный анализ и составление сметы презентации Неважно, что вам говорят, – вам говорят не всю правду. Неважно, о чем говорят, – речь всегда идет о деньгах. Верное составление сметы презентации – один из тех китов, на которых стоит успех. Неточный подсчет будущих расходов может привести к тому, что попросту не хватит денег, чтобы реализовать задуманный план презентации, а перестройки плана в процессе работы отрицательно влияют на окончательный результат. Неоправданно большая сумма, выделенная на презентацию, может привести к тому, что презентационные расходы не окупятся впоследствии. Следует соблюдать баланс между необходимым и достаточным, составляя смету презентации. В смету затрат на презентацию нужно включать следующее: • стоимость оборудования и материалов, необходимых для проведения презентации, либо стоимость их аренды; • аренду помещения для презентации; • оплату привлеченных консультантов и специалистов; • стоимость поддержки СМИ; • рекламные кампании; • стоимость раздаточных материалов; • стоимость памятных подарков и сувениров; • аренду банкетного зала; • стоимость продуктов и напитков для банкета; • другое (к примеру, если презентация планируется в стиле шоу, с привлечением актерского состава, то следует в смету расходов включить и оплату этого состава, костюмы и т. д.). Определяя впоследствии эффективность презентации, можно воспользоваться следующей формулой вычисления дополнительного товарооборота:  Здесь: • Тд – дополнительный товарооборот под воздействием презентации, руб.; • Д – количество дней учета товарооборота; • Тc – средний товарооборот в день до проведения презентации, руб.; • П – прирост среднедневного товарооборота, %. Экономический эффект от проведенного мероприятия можно рассчитать следующим образом:  Здесь: • Э – экономический эффект презентации, руб.; • Тд – дополнительный товарооборот, руб.; • Нт – торговая надбавка на товар, %; • Рп – расходы на презентацию, руб.; • Рд – дополнительные расходы по приросту товарооборота, руб. Этап восьмой. Составление доклада для презентации Презентационный доклад должен быть полностью подчинен достижению определенных целей и задач. Планируя доклад, нужно учитывать, что человеческая память имеет особенности: обычно слушатели запоминают из доклада от четырех до шести позиций. Поэтому оптимальным решением является, если основные идеи занимают 80–85 % всей презентации. В противном случае аудитория вместо основных идей может запомнить второстепенные. Исходя из количества наиболее запоминающихся позиций, следует весьма тщательно выбирать те ключевые идеи, на которых будет строиться доклад. Еще одна особенность человеческой памяти заключается в том, что человек запоминает: • 20 % того, что слышит; • 30 % того, что видит; • 50 % того, что слышит и видит; • 70 % того, что слышит, видит и о чем говорит; • 90 % того, что слышит, видит, о чем говорит и что делает. Следовательно, чтобы презентационный доклад был успешен, недостаточно просто изложить нужные мысли, требуется, чтобы аудиальное изложение подкреплялось визуальной информацией – таким образом, будет достигнуто запоминание 50 % изложенной в докладе информации. Кроме того, при наличии обратной связи с аудиторией (подобную связь могут обеспечить вопросы, задаваемые слушателями) достигается запоминание уже 70 % изложенной информации. При наличии интерактивных упражнений – запоминание 90 % изложенной информации. Таким образом, для достижения максимального эффекта презентационный доклад должен включать в себя, кроме изложения необходимых фактов и идей, вопросы и интерактивные упражнения. Первое, что требуется от презентатора, – владение темой доклада. Причем владение это должно быть таким, чтобы докладчик мог ответить практически на любой вопрос аудитории, который касается темы презентации. Иначе как можно ожидать от слушателей, что они воспримут предлагаемую им идею, если сам презентатор не вполне уверенно знает, что же именно он предлагает аудитории. Чтобы овладеть темой, нужно научиться собирать информацию. Источники информации, которые можно и нужно использовать при подготовке доклада, следующие: • библиотека; • статьи в тематических изданиях; • Интернет; • консультанты компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта); • отдел по связям с общественностью компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта); • статистические справочники (источниками статистической информации могут быть и местные органы власти). Каждый, кто желает успешно провести презентацию, должен помнить: доклад читает тот, кто его готовит. В противном случае может оказаться, что докладчик уже в процессе презентации обнаружит, что текст выражает вовсе не его мысли и он сам сказал бы все иначе – подобное состояние докладчика мгновенно отображается на качестве презентации. Доклад для презентации содержит три основные части: введение, изложение сути презентационного доклада и заключение. Введение и заключение являются обязательными частями доклада. В некоторых случаях (к примеру, при нехватке по какой-либо причине времени для полного изложения всей запланированной информации) лучше сократить изложение сути презентационного доклада, чем удалить введение либо заключение. Большинство людей воспринимают любой доклад именно по введению и заключению. Это эмоциональное восприятие, не имеющее отношения к сути самого доклада. Однако презентация обращается не только к логическому мышлению аудитории, но в большей части именно к человеческим эмоциям, к подсознанию, и основная задача презентации состоит именно в замене на подсознательном уровне каких-то базовых «картин», сформированных опытом человека, другими «картинами», предлагаемыми в процессе презентации. Вступительная часть требуется для «разогрева» аудитории. Слушателей нужно подготовить к основной части презентационного доклада, и без вступления тут никак не обойтись. Введение в презентацию лучше всего начинать с представления: краткий рассказ о компании и докладчике, чтобы посетители презентации знали, с кем имеют дело. Аудитория должна понимать, почему именно этот человек проводит презентацию, что в нем такого особенного, что следует выслушать его слова, каким и в какой области он является специалистом. Вступительная часть – это то, что позволит аудитории с интересом следить за ходом презентации и привлечет внимание слушателей к предмету презентации. Но ни в коем случае нельзя обмануть ожидания аудитории. Если вступление настраивает на получение какой-либо информации, то следует эту информацию дать. Заключение – это тот «красивый уход со сцены», о важности которого знают все, кто имеет хоть какое-либо отношение к эстраде (ведь любая презентация – это своего рода эстрадное шоу). Смазанный «уход» смазывает и все впечатление от выступления. Нельзя обрывать презентационный доклад на полуфразе, полумысли. Это шокирует аудиторию. Обрыв доклада – это все равно, что уход без прощания, совершенно неоправданный. В заключительной части рекомендуется подводить общие итоги: «Итак, из всего вышесказанного видно, что пылесос этой модели обладает следующими пятью достоинствами…» – а после подведения итогов можно сразу переходить к вопросам аудитории: чего, собственно, аудитория и будет ожидать, поняв (а заключение дает понять), что все накопившиеся за время выступления докладчика вопросы уже можно задавать. Презентатору следует знать, что ни высокая эрудиция, ни страх перед аудиторией не являются оправданием для перегруженности доклада цитатами. Цитаты можно использовать только в том случае, когда они подтверждают основную мысль, излагаемую докладчиком. Крайне не рекомендуется основывать главную идею презентации на цитатах, иначе следует пригласить в качестве презентатора автора цитат. Еще чаще при презентациях встречается следующая ошибка: неоправданное и излишнее использование специальных терминов, непонятных широкой публике Одно из основных правил составления докладов: следует учитывать язык, на котором говорит аудитория, и доклад должен быть составлен на том же языке, в привычных для аудитории терминах Этап девятый. Подготовка интерактивных упражнений и вопросы аудитории Интерактивные упражнения во время презентации обеспечивают обратную связь с аудиторией. Желательно применять такие упражнения, которые могут втянуть в действие наибольшую часть слушателей. Особенно хороши интерактивные упражнения, если целью презентации является обучение чему-либо. Готовить интерактивные упражнения нужно вместе с презентационным докладом, чтобы они являлись естественным следствием информации, уже полученной посетителями презентации, и чтобы аудитория могла немедленно применить на практике те знания, которые она получила во время доклада. Надеяться на экспромт с подобными упражнениями нельзя, все должно быть тщательно спланировано и подготовлено заранее. Обратная связь с аудиторией обеспечивается не только интерактивными упражнениями, но и, в гораздо большей степени, вопросами слушателей. К сожалению, на интерактивные упражнения не всегда хватает времени, но на вопросы аудитории времени должно хватать всегда. Этап десятый. Выбор и подготовка помещения для презентации. Цветовая и музыкальная гамма К сожалению, выбор и подготовка помещения для презентации – та самая задача, которая традиционно считается легко, чуть ли не сама собой решаемой. К сожалению – потому что ни одна задача не решается сама собой, а если к ней относиться подобным образом, то решения и вовсе не найти, по крайней мере верного. Традиционная ошибка, которую делают многие презентаторы, – слишком красочное и богатое убранство помещения. Конечно, презентация – это шоу, но оно имеет своей целью не развлечение публики, а донесение до нее определенной идеи, будь то идея о мировой революции либо о качестве новой модели пылесоса. Выбор помещения для презентации и его оформление должны подчиняться общей идее презентации и ее цели, как и все остальное. Выбирая помещение для презентации и планируя его оформление, презентатор должен отталкиваться от состава будущей аудитории Зачастую приходится довольствоваться тем, что оказывается под рукой. Однако это не означает, что все настолько безнадежно. Ведь можно оформить даже самый непрезентабельный зал таким образом, что он будет по вкусу наиболее привередливой публике. Оформляя помещение для презентации, следует учитывать, что все бросающееся в глаза является отвлекающим фактором. Внимательно следует подходить не только к «вещественному», но и к цветовому оформлению помещения для презентации. Известно, что цветовая гамма влияет на физиологическое и психологическое состояние человека, и в иных случаях это влияние гораздо более эффективно, чем медикаментозные препараты. Цвет влияет на человека следующим образом: • вызывает психологическую реакцию; • подчеркивает качество, настроение, чувство; • создает либо теплую, либо холодную среду, отражает времена года; • имеет физиологическое влияние на человека; • придает объемность среде и предметам. Выбор подходящего цвета для оформления помещения зависит еще и от возрастного состава будущей аудитории. Чем старше человек становится, тем более сдвигается для него предпочтительная цветовая гамма в сторону холодных цветов. Каждый цвет имеет свою символику, и неудачно подобранная цветовая гамма для презентации может не привлечь аудиторию к товару (продукту, услуге, идее), а отвратить, несмотря на блестящий презентационный доклад и безошибочность других действий организаторов презентации. Можно порекомендовать некоторые цветовые сочетания для различных видов презентаций. Например, по утверждению психологов, синий, золотой, белый, черный и красный цвета – это те цвета, которые ассоциируются с элитным сегментом товара. Эти цвета еще в древности считались «дорогими» и отождествлялись с общественной элитой. С помощью черного цвета можно удачно выделить логотип компании или изображение товара (продукта). Но не все цвета, а особенно их сочетания, можно использовать при презентации. В табл. 1 указаны некоторые сочетания цветов и их воздействие на эмоции человека. Таблица 1. Сочетания цветов и их воздействие на человека   По степени ухудшения восприятия цветовые сочетания располагаются в следующем порядке: • синий на белом; • черный на желтом; • зеленый на белом; • черный на белом; • желтый на черном; • белый на черном; • зеленый на красном; • синий на белом; • красный на желтом; • белый на синем; • красный на белом; • синий на желтом; • оранжевый на черном; • желтый на синем; • зеленый на белом; • оранжевый на белом; • белый на зеленом; • красный на зеленом; • коричневый на белом; • белый на коричневом; • коричневый на желтом; • желтый на коричневом; • красный на белом; • белый на красном; • желтый на красном. Иногда необходимо учитывать национальный состав аудитории (например, при презентации-выставке). В каждой стране есть свой наиболее популярный цвет. Наилучшие цвета для стран: • красный – для России, Ирака, Мексики и Норвегии; • оранжевый – для Голландии; • желтый – для Китая; • зеленый – для Австрии, Болгарии и Мексики; • голубой – для Индии; • белый – для Мексики; • коричневый – для Болгарии. Специалисты утверждают, что если цвета, наиболее часто встречаемые в магазинах России, расположить по степени воздействия на покупателей, то распределение их по эффективности будет следующим: • сине-фиолетовый– 100 %; • темно-синий – 90 %; • бирюзовый – 85 %; • лимонный – 60 %; • черный – 47 %; • темно-фиолетовый – 42 %; • желтый – 22 %; • голубой – 17,5 %; • синий – 14,5 %; • коричневый – 9,5 %; • рубиновый – 7,5 %; • красно-розовый – 3,5 %. Перед проведением презентации необходим тщательный осмотр помещения, проверка работоспособности нужных электроприборов и источников питания. Довольно часто случается, что какая-нибудь розетка – обычно самая удобная для подключения оборудования – не работает. Еще более внимательно следует подходить к размещению кабелей. Докладчик, который неловко путается в кабелях, спотыкается о них, производит удручающее (и что еще хуже – развлекательное) впечатление. Кабели лучше всего располагать вдоль сцены (либо, если сцены нет, там, где за них невозможно зацепиться докладчику) и вдоль стен, а также закреплять их. |