мой отчет 3. Цели и задачи производственнотехнологической практики
 Скачать 116.62 Kb.
|
|
Содержание Введение…………………………………………………………..…………...6 Цели и задачи производственно-технологической практики……....7 Ознакомление со структурой организации…………………………...8 Номенклатура дел организации, определение, цели и виды………...9 Установленная форма номенклатуры дел……………………….......11 Индекс дела....…………………………………………………………12 Систематизация заголовков в номенклатуре дел, расположение их в разделах по степени важности….................................................................13 Сроки хранения дел и используемые перечни дел…….…………...15 Согласование и утверждение номенклатуры дел и сроки действия номенклатуры дел………….…………..……………………...…………….18 Итоговая запись номенклатуры дел……………...……………….…19 Заключение………………...…………...…………………..…………….….20 Список используемой литературы…..………………..……………………22 Приложение 1 Введение Делопроизво́дство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Понятие «делопроизводство» применяется уже в течение нескольких веков и обозначает деятельность, связанную с созданием документов и работой с ними в различных учреждениях. С течением времени делопроизводство активно развивается как важнейшая составная часть деятельности аппарата управления любой организации или органа государственной власти и местного самоуправления, так как в документах фиксируются все основные и текущие вопросы их деятельности. Для ведения делопроизводства в современных организациях может создаваться служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. Целью деятельности службы делопроизводства является организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с применением современных информационных технологий в работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях. Делопроизводство может быть: общим – касающимся основной деятельности компании; кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров; секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения; электронным – когда часть информации передается в цифровом формате. 1.Цели и задачи производственно-технологической практики Целями производственной практики являются закрепление и расширение полученных теоретических знаний и приобретение практических умений: -проанализировать понятие номенклатуры дел; - рассмотреть оформление сроков хранения дел; - рассмотреть общий порядок рассмотрения номенклатуры дел; - выявить особенности рассмотрения номенклатуры дел; -формирование правильного представления об общественных процессах; -закрепление полученных теоретических знаний и формирование практических навыков в сфере делопроизводства. Задачи производственно-технологической практики: -раскрыть основные сведения об организации; -приобретение опыта воспитательной работы в коллективе; -формирование моральных качеств будущего специалиста; -воспитание творческого отношения к труду и производственной дисциплины; -воспитание уважения к трудовым традициям коллектива организации; -умение составить номенклатуру дел; -умение пользоваться перечнем документов. 2.Ознакомление со структурой организации Товарищество с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами товарищество, уставной капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники товарищества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью товарищества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Товарищество с ограниченной ответственностью является юридическим лицом. Товарищество с ограниченной ответственностью имеет фирменное наименование, которое должно содержать наименование товарищества, а также слова «товарищество с ограниченной ответственностью» или аббревиатуру «ТОО». Организация занимается реализацией зерновых культур, таких как пшеница, овес, гречка, подсолнечник. У фирмы есть склады, где хранятся зерновые культуры, а также есть отдельная территория для техники, которая предназначена для ухода и сбора зерновых культур. За все время работы торговое предприятие ТОО «СФ Песчанка» зарекомендовало себя как надежный партнер, стабильная в финансовом отношении фирма. В организации также есть документооборот. Там хранятся такие документы как: - Производственные приказы (75 лет); - Приказы по кадрам (75 лет); - Приказы по личному составу (75 лет); - Больничные листы (5 лет); - Книги учета доходов и расходов организации (5 лет); - Трудовые договора (75 лет); - Личные карточки (75 лет); - Переписка о выплате заработной платы (75 лет); - Дисциплинарные взыскания (5 лет); - Бухгалтерская отчетность (постоянно) 3.Номенклатура дел организации, определение, цели и виды Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений. Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем. Функции номенклатуры дел: Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения. Рассмотрим ее основные функции: Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам. Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел. Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности. Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения. Распределения исполненных документов в дела; Систематизации дел. 4.Установленная форма номенклатуры дел Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности.  5.Индекс дела Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 - обозначение отдела кадров, а 05 - порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, 03-02-07, где 03 - обозначение финансово-экономического отдела, 02 - обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 - порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр). Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел (как правило, не более 5 - 7). 6.Систематизация заголовков в номенклатуре дел, расположение их в разделах по степени важности Заголовки дел располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них - документы, изданные в структурном подразделении). Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после - месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке. В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре: штатное расписание и изменения в нем (обычно в кадровой службе хранятся копии, а оригиналы находятся в службе документационного обеспечения управления вместе с приказами по основной деятельности); локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка и другие); приказы (по основной деятельности и по личному составу); документы, являющиеся основаниями к изданию приказов (справки, заявления, объяснительные и докладные записки, акты и т.п.); трудовые договоры (а также изменения к ним, соглашения о расторжении трудовых договоров); учетные документы работников (личные карточки, личные дела, журналы регистрации приказов, договоров и т.п.); персональные документы работников (трудовые книжки, копии паспортов и других личных документов, справки об установлении инвалидности и т.п.); планы и отчеты кадровой службы; переписка со сторонними организациями (с военкоматом, пенсионным фондом и т.п.); документы временных комиссий, комитетов, рабочих групп и т.п. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы" и т.д.). Каждое дело не должно превышать 180 листов или иметь толщину более 3 - 4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, "Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2015 - 30.06.2015". 7.Сроки хранения дел и используемые перечни дел Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.). При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней: - Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения (Астана, 2017). Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы. Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми. Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Перечень документов со сроками хранения - это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Перечни документов со сроками хранения помогают: - систематизировать документальный фонд организации по её функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов; - выявлять значение тех или иных видов документов для деятельности организации и осуществлять их отбор на архивное хранение или выделение к уничтожению; - применять по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно установленные сроки хранения; - определять конкретные сроки хранения разновидностей документов, образовавшихся в деятельности организации, применяя к ним срок, установленный в перечне по отношению к категории или виду документов; - соблюдать правила формирования документов в дела, т.е. не подшивать в одно дело документы с разными сроками хранения; - обосновывать решения, принимаемые экспертными комиссиями (ЭК) организаций и экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных архивов; - обеспечивать сохранность документов и качественное формирование архивного фонда организации и в конечном итоге -качественное пополнение Национального архивного фонда. Нормативный характер перечней означает, что срок хранения соответствующих перечню документов, является определяющим при отборе на хранение или уничтожение возникших в деятельности конкретной организации управленческих документов. Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. А решение об увеличении сроков хранения, которое обуславливается особенностями деятельности организации, принимается организацией самостоятельно. Это решение имеет право принять экспертная комиссия организации, оно закрепляется протоколом её заседания и утверждается первым руководителем. 8.Согласование, утверждение номенклатуры дел и сроки действия номенклатуры дел Номенклатура дел после согласования экспертной комиссией организации направляется на согласование в соответствующий государственный архив. После согласования номенклатура дел утверждается руководитель организации. Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже одного раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда обязательной становится разработка новой номенклатуры дел. Номенклатура дел оформляется в государственных и негосударственных организациях – в четырех экземплярах: Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства. Второй экземпляр передаётся в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел. Третий экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архивное хранение. Четвертый является рабочим экземпляром, который после утверждения номенклатуры дел служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде копии/выписок соответствующих разделов в качестве обязательного плана формирования дел в следующем календарном/делопроизводственном году. Одним из этапов оформления номенклатуры дел организации является визирование руководителями структурных подразделений и работником ведомственного архива. 9.Итоговая запись номенклатуры дел Итоговая запись к номенклатуре дел организации – документ, содержащий информацию относительно количества заведенных дел как постоянного, так и временного хранения. На всех предприятиях по окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел принято заполнять итоговую запись относительно количества единиц хранения. Информация, которую необходимо представить в данном документе: сроки хранения конкретного документа (постоянного, временного свыше 10 лет, временного до 10 лет включительно); итоговое количество документов каждого вида хранения; количество переходящих документов, а так же документов с отметкой «ЭПК». Сведения, отображенные в документе, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению. Это касается всех случаев передачи документов в архивы, независимо от того каким является архив: ведомственный, государственный или же собственный архив организации. В подтверждение того, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел делается соответствующая отметка. Так же документ после отображения всех необходимых данных в обязательном порядке подписывается уполномоченным работником архива (как правило, руководителем архива), с указанием его должности и расшифровкой подписи. Заключение За время прохождения производственно-технологической практики я приобрела незаменимый опыт, первичные умения и профессиональные навыки секретаря, закрепила и углубила свои знания, полученные мной в процессе учебной практики. Я знаю: Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года, изменения и дополнения к нему; Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях Республики Казахстан (Астана, 2018). Я умею: Оформлять и разрабатывать номенклатуру; Определять виды документов, отложившиеся в деятельности организации; Правильно пользоваться перечнем документов. Я приобрела навыки: Определения разновидностей документов; Определения сроков хранения; Работы с Перечнем документов, образующихся в деятельности организации. Я компетентна: В вопросах составления и оформления номенклатуры дел организации; В вопросах работы секретаря с документами постоянного, временного хранения и по личному составу; В вопросах создания экспертной комиссии организации и ее задачах. Я проходила практику в ТОО «СФ Песчанка» село Песчанка, Бородулихинского района, Восточно-Казахстанской области. Согласно плану работы производственно-технологической практики я самостоятельно составила номенклатуру дел ТОО, которую прилагаю к данному отчету по практики (Приложение 1). Список используемой литературы Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года, дополнения и изменения к нему. Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (Астана, 2018). Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (Астана, 2018). https://studopedia.ru Конспекты лекций; порядок составления номенклатуры, итоговая запись номенклатуры дел. https://blanker.ru/ Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения (Астана, 2017). http://delo-ved.ru Делопроизводство и Архивное дело. https://lavasoft.gosearchresults.com Васильев, Д.В. Делопроизводство на компьютере / Д.В. Васильев. - 2-е, доп. изд. - М.: Strix, 1999. - 224с. https://ru.wikipedia.org Стенюков М. В. Секретарское дело. - М.: Изд - во «Приор», 2000. - 192с. https://studref.com |