Готовая диплом к печати(Софья). Дипломная работа тема Документирование приема граждан на работу (на материалах ао амз)
 Скачать 228.12 Kb.
|
Наиболее распространенные дополнительные документы для приема на работу:- Патент или разрешение на работу на территории РФ. Для временно пребывающих в России иностранцев и лиц без гражданства. - Личная медицинская книжка. Оформляется при приеме на работу, связанную с: транспортировкой; производством, хранением и реализацией питьевой воды, лекарств и продуктов питания; бытовым обслуживанием населения; воспитанием и обучением детей. - Справка о пройденном медицинском обследовании или психиатрическом освидетельствовании. - Справка об отсутствии судимости или уголовного преследования. - Справка о том, что работник не подвергался административному наказанию за потребление наркотических или психотропных средств. - Документы о прохождении профессионального отбора. Этот этап проходят все кандидаты на должности, связанные с движением транспортных средств: пилоты авиации, водители автомобильного транспорта, машинисты (ст. 328 ТК РФ). Кадровик должен знать, какие нужны документы при приеме на работу в каждом конкретном случае (с учетом всех особенностей должности), и заранее предупредить об этом соискателя. Работник отдела кадров обязан тщательно проверить документы и убедиться в их подлинности и правильности оформления. Нельзя требовать не предусмотренные законом документы: индивидуальный налоговый номер (ИНН), справки об отсутствии беременности или наличии ребенка-инвалида и другие документы. Не допускается также сбор сведений о принадлежности поступающих на работу к политическим партиям" движениям" религиозным организациям" а также сведений" касающихся частной жизни работника" поскольку это нарушает конституционное право граждан на неприкосновенность частной жизни" личную и семейную тайну". Отказ в трудоустройстве считается необоснованным, если поводом для него послужило отсутствие у работника необязательных документов. Когда работник предоставляет компании документы, необходимые для приема на работу, работодатель начинает обработку его персональных данных. В отдельных случаях для этого необходимо получить от работника согласие на обработку его персональных данных. 1.3 Заключение трудового договора После того, как работник принес необходимые документы и ознакомился с локальными нормативными актами работодателя, наступает этап заключения трудового договора. Трудовой договор -основной документ, подтверждающий факт приёма на работу. Трудовой договор –это документ, фиксирующий права и обязанности работника и нанимателя. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Трудовой договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах (для работодателя и работника). Оба экземпляра подписываются сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой остается у работодателя. При этом работник расписывается на экземпляре работодателя в том, что он получил свой экземпляр договора на руки. Трудовой договор со стороны работодателя может подписать руководитель (директор и т.д.) или уполномоченное им лицо. Сведения о подписавшем договоре человеке указываются в самом договоре. Там же прописывается основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. Ставить печать организации на трудовом договоре необязательно. Последние несколько лет наличие печати не является обязательным для ООО и АО. Дата трудового договора может отличаться от даты начала работы. Так, договор можно заключить еще до выхода на работу, скажем, за несколько дней. И наоборот, можно заключить договор в течение трех рабочих дней после того, как работник уже приступил к работе. Законодательные нормы ст. 57 ТК РФ предусматривают указание при оформлении трудового договора (Приложение А). Составление и оформление трудового договора – прямая обязанность работодателя. Форма договора в строгом виде законодательно не утверждена. Все основные пункты документа разрабатываются с учетом Положения об учреждении. Для каждой конкретной должности договор формируется исходя из специфики деятельности данной штатной единицы. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законодательством может быть предусмотрено предварительное согласование возможности заключения договора или его условий с лицами или органами, не являющимися работодателем по этому договору, или предусмотрено составление трудового договора в большем количестве экземпляров. Трудовые отношения могут возникнуть и без заключения трудового договора. Договор, который не оформили в письменном виде, считают заключенным, если новичок фактически приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного представителя. При этом работодатель обязан оформить и подписать трудовой договор не позднее трех рабочих дней со дня фактического допуска сотрудника к работе. Нельзя отказать в заключении трудового договора в следующих случаях: при избрании на должность; при избрании по конкурсу на замещение должности ; при направлении на работу сотрудника в соответствии с федеральным законом по соответствующей квоте; при наличии судебного решения, которое обязывает заключить трудовой договор; женщинам по причине беременности или наличия детей; сотрудникам, которых пригласили на работу в письменной форме в порядке перевода из другой организации, в течение месяца со дня увольнения от прежнего работодателя. Также запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора или отказ по дискриминационным основаниям, так как пол, раса, цвет кожи, национальность, язык, происхождение, имущественное, семейное, социальное и должностное положение, возраст, место жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), отношение к религии, убеждения, принадлежность или непринадлежность к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, в которых право или обязанность устанавливать такие ограничения или преимущества предусмотрены федеральными законами. По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования. Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд. 1.4 Типичные ошибки кадровых служб, совершаемые при документальном оформлении приема граждан на работу В процессе деятельности предприятия и оформления текущей кадровой документации нередко возникают ошибки при составлении и разработке каких-либо документов. Наиболее типичные ошибки, связанные с оформлением текущей кадровой документации: -не заключение трудового договора с работником, работающим по совместительству на том же предприятии. То есть имеется лишь один трудовой договор, предусматривающий его работу по основному месту работы. В случае обнаружения такого нарушения необходимо немедленно заключить трудовой договор с работником и оформить иные недостающие документы, которые необходимы при оформлении работы по совместительству. - неверное оформление трудового договора. - работник не расписался в трудовом договоре. Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается работником и работодателем. Без подписи одной из сторон этот документ считается недействительным. Необходимо устранить эти нарушения до начала проверки. -несоответствие наименований должностей, указанных в различных кадровых документах между собой. Как правило, это касается таких документов как заявление о приеме на работу, приказ о приеме, штатное расписание и трудовой договор. Связано это обычно с тем, что многие должности имеют порой, казалось бы, равнозначные наименования – юрисконсульт и юрист, менеджер по продажам и менеджер торгового зала и т. п. Во избежание указанной ошибки необходимо руководствоваться, прежде всего, штатным расписанием организации, являющимся основным документом, утверждающим перечень должностей для данной организации. В случае обнаружения несоответствия ему других документов – в них должны быть внесены изменения либо путем составления дополнительных соглашений к данному документу (трудовой договор), либо на основании приказа (приказ о приеме, личная карточка). В настоящее время в большинстве трудовых договоров, как правило, прописывается стандартная фраза – «согласно штатному расписанию». Однако такое оформление трудового договора является нарушением действующего законодательства, поскольку в ст. 57 ТК РФ содержится четкое требование о необходимости указания в трудовом договоре размера должностного оклада работника. В случае если правильно заполнить указанную графу трудового договора заполнить не представляется возможным (трудовой договор уже заключен), то исправить указанную ошибку возможно лишь путем заключения дополнительного соглашения (изменения) к действующему трудовому договору, в котором будет указан размер должностного оклада. Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных ТК РФ, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора. Во многих организациях личные карточки работников либо не ведутся вообще, либо многие графы в них остаются незаполненными. Принимая во внимание, что личная карточка является формой кадровой документации официально рекомендованной к применению в организациях всех организационно правовых форм, то пренебрежение указанным документом является нарушением и должно быть устранено путем соответственно либо ее заведения на каждого работника либо заполнения пропущенных разделов личной карточки. - Отсутствует или неправильно указано место трудоустройства В трудовом соглашении указывается не только название организации, но и её фактическое местонахождение. Если же сотрудник принимается в филиал компании, то этот факт отражается в трудовом соглашении. Обязательно указывается и адрес структурного подразделения, в которое направляется человек. - Отсутствие информации о социальном страховании человека В соответствии с действующим законодательством, работник подлежит обязательному социальному страхованию. Этот пункт обязательно прописывается в трудовом соглашении и локальных актах. - Отсутствует информация об условиях труда - Отсутствует подпись в личной карточке работника Многие ошибки при ведении кадровой документации связаны с порядком заполнения трудовых книжек. Среди наиболее распространенных можно назвать – отсутствие полного и сокращенного наименования организации перед внесением записи о приеме работника, наличии в записях сокращений каких-либо слов, заверение записи о приеме работника на работу подписью и печатью руководителя организации и др. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Анализ документирования приема на работу в АО «АМЗ» 2.1 Характеристика деятельности АО «АМЗ» АО «Арзамасский машиностроительный завод» - машиностроительное предприятие, специализирующееся на производстве колесных бронетранспортеров и лёгких бронированных машин на их базе. Организационно-правовая форма «АМЗ»: акционерное общество. Отраслевая принадлежность АО «АМЗ»: машиностроительная. Место нахождения Общества: Российская Федерация, 607220, Нижегородская область, г. Арзамас, ул. 9 Мая, д. 2. АО «АМЗ» действует на основании Устава в соответствии с Законодательством РФ. Общество является юридическим лицом. и имеет в собственности обособленное имущество. Оно может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком суде. Основной целью общества является получение прибыли. Для выполнения указанной цели общество осуществляет: производство и сбыт автомобильных узлов и агрегатов, запасных частей и другой продукции; разработку, производство, испытания, установку, монтаж, техническое обслуживание, ремонт, утилизацию и реализацию вооружения, и военной техники; работы, связанные с использованием сведений составляющих государственную тайну; разработку и реализацию продукции научно-технического назначения; торгово-закупочную и посредническую деятельность; операции с ценными бумагами, валютой и другими активами на финансовом рынке и рынке ценных бумаг; внешнеэкономическую деятельность; промышленное и жилищно-гражданское строительство, в том числе проектирование; деятельность, связанную с повышенной опасностью промышленных производств (объектов) и работ, включая в себя проектирование, изготовление, монтаж, эксплуатацию и ремонт химической аппаратуры, подъемных сооружений, котлов, сосудов, и трубопроводов, работающих под давлением, систем контроля, а также проведение экспертизы безопасности и подготовку кадров для указанных промышленных производств и работ; транспортные услуги; лечебно-оздоровительную, образовательную, спортивную, культурно-просветительскую, театрально-зрелищную деятельность; оказание жилищно-коммунальных и бытовых услуг; производство и продажу тепловой энергии; детективную и охранную деятельность. Высшим органом АО «АМЗ» является общее собрание акционеров. Они избирают членов совета директоров в составе 5 человек. Совет директоров Общества осуществляет общее руководство деятельностью Общества, за исключением решения вопросов, отнесенных федеральными законами и уставом к компетенции общего собрания акционеров. Количество работающих на предприятии представлено в таблице 3. Таблица 3 Количество работающих на АО «АМЗ»
Количество работающих на АО «АМЗ» за 2019 год уменьшилось на 39 человека. Общее количество в 2020 г. – 3351 человека. Движение рабочей силы представлено в таблице 4. Таблица 4 Движение рабочей силы
На предприятии происходит незначительное движение кадров. Коэффициент постоянства предприятия составляет 90% в 2020 г. Но за последние годы наметилась тенденция к сокращению трудящихся. За последние четыре года с 2017 по 2020 г.г. численность работников предприятия сократилась на 409. Такое положение вызывает серьезную озабоченность. Причем, коэффициент текучести высок, по собственному желанию увольняется значительная часть рабочих. 2.2 Процедура документирования приема на работу на предприятии Кадровая служба предприятия состоит из отделов. Каждый отдел выполняет свои задачи и функции. Отделы, входящие в кадровую службу предприятия подчиняются помощнику директора по кадрам. Выработкой основных направлений деятельности в области кадров, разработкой кадровой политики занимается отдел кадров. Одной из традиционных задач отдела кадров является наем работников. На АО «АМЗ» используют два возможных источника набора: внутренний (из работников предприятия) и внешний (из людей, до того никак не связанных с предприятием). При приеме на работу потенциальные кандидаты проходят собеседование для выявления профессиональной подготовки. Принимаются работники с испытательным сроком на 3 месяц. По истечению месяца, если он устраивает производство и ему подходит должность, то ему продлевают договор, и он остается работать на предприятии. Перемещения на предприятии осуществляются на основе проводимой аттестации, которая также является одной из задач отдела кадров. Оперограмма принятия на работу на АО «АМЗ в соответствии с таблицей 5. Таблица 5 Оперграмма принятия на работу на АО «АМЗ»
Продолжение таблицы 5
На предприятие действует следующий порядок оформления приема на работу: - Получение необходимых для приема на работу документов. - Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации. -Заключение трудового договора. -Издание приказа о приеме на работу. - Заполнение личной карточки формы N Т-2. -Оформление личного дела работника. - Внесение записи в трудовую книжку. 2.2.1 Оформление приема на работу Кадровый работник предприятия знакомится с предъявленными документами соискателя, проверяет их подлинность. В настоящее время заявление необязательно, но на АО «АМЗ» при приеме на работу все же его оформляют (Приложение Б). Заявление регистрируют в журнале регистрации заявлений работников. До подписания трудового договора работники отдела кадров знакомят работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. На АО «АМЗ» используют два варианта ознакомления с локальными нормативными актами: - к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом), - ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления. Пример оформления Журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами (Приложение В). При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты. Следующий этап это заключение трудового договора. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (Приложение Г). С отдельными работниками, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество, (Заведующие, руководители складов, кладовых, кассиры и др.) заключатся письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Трудовой договор регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров, а договор о полной материальной ответственности – в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками (Приложение Д). Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора подтверждается подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Если с работником подписан договор о полной материальной ответственности, то один его экземпляр также передается работнику. Приказ о приеме работника на работу издается на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора (Приложение Е). Приказ (распоряжения) о приеме работника на работу регистрируется в журнале регистрации приказов (распоряжений) (Приложение Ж). Работника знакомят с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Для исполнения трудового договора, получение согласия работника на обработку персональных данных не требуется, однако отсутствие согласия работника исключает возможность осуществления работниками кадровых служб многих стандартных действий, необходимость которых не вытекает из трудового договора. Поэтому сотрудник отдела кадров оформляет согласие на обработку персональных данных. С 2021 года отдельно получают еще разрешающее заявление на обработку личных сведений и на передачу этих данных третьим лицам или их публикацию в СМИ, на интернет-порталах, сайтах) (Приложение К). Специалисты отдела кадров несут ответственность за сохранение конфиденциальности персональных данных работников. В случаях приема на работу в АО «АМЗ» зарегистрированного лица (физического лица, которому открыт индивидуальный лицевой счет в системе индивидуального (персонифицированного) учета) необходимо подать сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Перед началом самостоятельной работы с работником должен быть проведен вводный и первичный инструктажи. Вводный инструктаж проводится со всеми принимаемыми на работу сотрудниками после подписания трудового договора. Делает это специалист по охране труда или работник, на которого приказом работодателя (или уполномоченного им лица) возложены эти обязанности. Результат вводного инструктажа фиксируется в соответствующем журнале. 2.2.2 Оформление личной карточки работника Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2(Приложение Л). Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов. Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима: для ознакомления с записями в трудовой книжке; для учета военнообязанным. Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее хранить их вместе). В АО «АМЗ» хранятся личные карточки по форме Т-2 в запираемых шкафах, посторонние не имеют доступа к документам и не могут их достать и прочитать. Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга. 2.2.3 Порядок оформления и ведения трудовой книжки Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Приказом назначается ответственный за ведение трудовых книжек. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. С 2020 года в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК). Теперь сведения о приеме на работу, повышении, отстранении от должности и увольнении работников будут храниться в ПФР в электронном виде. Подавать их туда должны работодатели. Бумажные трудовые книжки нужны, чтобы подтвердить стаж до 2020 года. Отказаться от бумажной трудовой книжки можно в любое время, написав заявление. В 2021 году электронные трудовые книжки обязательны для всех, кто трудоустраивается впервые, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. Изменения Правил внутреннего распорядка в связи с введением электронных трудовых книжек представлены в таблице 6. Таблица 6 Изменения Правил внутреннего распорядка в связи с введением электронных трудовых книжек
Электронная трудовая книжка — это форма предоставления данных в ПФР. Она не имеет физического носителя, но по содержанию мало чем отличается от бумажной трудовой. ЭТК содержит информацию о: должности и квалификации сотрудника; дате трудоустройства; месте работы; дате и причине увольнения, перевода на другую работу. Выдать сведения из ЭТК может ПФР или работодатель — в виде бумажной выписки или электронного документа, заверенного цифровой подписью. Если сотрудник выбирает трудовую книжку в электронном виде, работодатель должен сделать соответствующую запись в бумажном документе и выдать его на руки. С этого момента работодатель не несет ответственность за сохранность бумажной трудовой. Если сотрудник делает выбор в пользу бумажной трудовой, работодатель должен вести два документа — в бумажной и в электронной форме. Если человек трудоустраивается в 2021 году и ранее не писал отказ от бумажной трудовой, работодателю придется ее завести. Это нужно сделать и в том случае, если при трудоустройстве работник хочет сразу перейти на электронную трудовую книжку. Бумажный документ нужно оформить и последовательно внести туда: запись о приеме на работу; запись об отказе от бумажной трудовой книжки. Если работник трудоустраивается, но на прошлом месте работы уже выбрал бумажную трудовую, работодателю придется вести ее и дальше. Для работодателя электронные трудовые книжки выглядят как отчетность по форме СЗВ-ТД. Именно ее он подает в ПФР: Общие правила заполнения СЗВ-ТД: все записи делают на основании приказов, распоряжений и других документов, регулирующих трудовые отношения между работодателем и сотрудником; Форму СЗВ-ТД может подписать руководитель или его доверенное лицо, например, кадровик. Если документ подают в ПФР в электронном виде, его подписывают электронной цифровой подписью (ЭЦП). 2.2.4 Оформление личного дела работника Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности. Каждое дело хранится в отдельной папке- скоросшивателе., на титульном листе которой должно быть указано: название организации- АО «АМЗ»; - Ф.И.О. работника; - структурное подразделение, в котором занят сотрудник; - номер ЛД; - дата начала и окончания его ведения; - количество листов (не больше 250); - срок хранения. - срок хранения. Последовательность документов в личном деле работника рекомендуется хронологическая, по мере их поступления. Все папки в АО «АМЗ» хранится в кадровой службе. При оформлении папки сразу составляется ее внутренняя опись. Опись приклеивается с внутренней стороны обложки. В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела. Состав личного дела: - внутренняя опись всех документов дела; - личный листок по проведению учета кадров; - анкета; дополнение к личному листку по ведению учета кадров; - составленное заявление о приеме на должность; должностная инструкция сотрудника; - полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма; - копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста; - аттестационные листы; - результаты пройденных медосмотров; - отзывы должностных лиц о специалисте; - лист-заверитель дела. В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Подписывает внутреннюю опись сотрудник, которого назначили ответственным за ее составление. Перед сдачей дела в архив указывается количество документов, находящихся в деле, количество листов описи. Пример внутренней опись в соответствии с рисунком 3 (приложение М) Закон не требует, чтобы работодатель знакомил сотрудника с его личным делом. Тем не менее сотрудник вправе в письменном заявлении потребовать выдать копии документов, связанных с его работой, или оформить выписку из личного дела Личные дела сотрудников, которые работают в АО «АМЗ» хранятся в отделе кадров в металлических шкафах Личные дела сотрудников, которые уже уволились, и передаются на хранение в архив. 2.3 Проблемы и перспективы совершенствования документирования приема граждан на работу на предприятии АО «АМЗ» При документировании приема на работу сотрудники отдела кадров предприятия сталкиваются с рядом проблем. Данные проблемы можно разделить на связанные: - с непосредственным оформлением документов; - с противоречиями в законодательстве; - с отказом новых сотрудников с заполнением тех или иных форм. Проблемы, связанные с оформлением документов: 1.Многие формы документов не имеют унифицированной формы (то есть бланка), но данный факт не влечет за собой отмену обязательного составления (издания) самого документа. Организации приходится самой разрабатывать собственные формы документов. Эта обязанность ложится на сотрудников отдела кадров. Многие документы оформляются работником отдела кадра от руки. В связи с этим возможны ошибки при заполнении. 2.Ведение документов, например, личной карточки по форме Т-2 нужно исключительно на бумаге. В законодательных документах указано, что вести личную карточку исключительно в электронном варианте недопустимо, поскольку в ней обязан расписываться работник, а при е-формате это невозможно. Работник расписывается в документе минимум три раза: за достоверность сведений при приеме на работу; при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке; при увольнении. В последующем, если человек переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, их фиксирует и личная карточка сотрудника по форме Т-2, где человек расписывается рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения. С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение. А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения. Перечень документов, которые должны предъявляться при поступлении на работу, установлен статьей 65 Трудового кодекса РФ. Свидетельства о присвоении ИНН в этом перечне нет. Таким образом, статья 65 ТК РФ четко устанавливает неправомерность требования работодателя о предъявлении новым сотрудником ИНН, но в абсолютном большинстве организаций данный документ будут настоятельно запрашивать, не объясняя, для чего нужен ИНН при устройстве на работу. В ряде случаев кадровики выполняют распоряжение или просьбу бухгалтерии. Известно, что на некоторых предприятиях бухгалтеры требуют, чтобы работники получили ИНН. Однако требования ни бухгалтеров, ни кадровика признаваться законными не могут. Ещё один не до конца ясный момент содержится в Федеральном законе под номером 385, который со второго квартала 2021 года обязывает указывать номер налогоплательщика при отправке отчётов в местное отделение Пенсионного фонда. Такой отчёт подаётся физическими и юридическими лицами ежемесячно. По указанным выше причинам работодатели предпочитают перестраховываться и требуют номер у всех новых работников при подписании с ними трудовых контрактов. Такая мера позволяет избежать проблем с налоговой службой и внебюджетными фондами. Проблемы, связанные с отказом новых сотрудников с заполнением тех или иных форм: 1.Сотрудник отказывается знакомиться с кадровыми документами. Работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые связаны непосредственно с его трудовой деятельностью (ст. 22 ТК). Если сотрудник отказался знакомиться с кадровыми документами, то необходимо составить акт об отказе в ознакомлении и зафиксировать факт отказа в акте в присутствии не менее двух свидетелей. При этом в акте следует указать перечень кадровых документов, которые работник отказался подписывать. Если к документу есть лист ознакомления, то в нем также нужно отразить факт отказа с пометкой «от ознакомления отказался». При этом указать дату и подпись кадрового работника и свидетелей. Такие документы будут подтверждением того, что работодатель принял необходимые меры для исполнения своей обязанности по ознакомлению работника с кадровыми документами, которые связаны с его трудовой деятельностью. 2.Вновь принятый сотрудник отказывается подписывать соглашение об обработке персональных данных. Поскольку работодатель осуществляет обработку персональных данных только своих работников, отношения с которыми основаны на трудовом договоре, согласие работников на обработку работодателем персональных данных в силу Закона N 152-ФЗ не является обязательным. На этом основании работодатель вправе осуществлять обработку персональных данных работников без их согласия, но только если объем обрабатываемых данных не выходит за установленные нормативными актами перечни необходимых сведений, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством. Следовательно, в случае, если работник отзовет согласие на обработку персональных данных, работодатель вправе продолжить обрабатывать персональные данные работника без его согласия при наличии оснований, перечисленных в Законе N 152-ФЗ. Оснований для отстранения такого работника от работы или расторжения с ним трудового договора не возникает. Перспективы по совершенствованию документирования приема граждан на работу на предприятии. Переход на кадровый электронный документооборот, в том числе переход на электронные трудовые книжки. Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работодателя: можно нанимать работников дистанционно; нет ответственности за хранение трудовой проще вносить и исправлять данные о деятельности работников. Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работников: можно получить выписку из ЭТК не только у работодателя и в МФЦ, но и в любой момент — в личном кабинете на портале «Госуслуги» или сайте ПФР; есть возможность оформить пенсию и трудоустроиться удаленно; можно контролировать, насколько правильно и вовремя работодатель вносит данные в трудовую; при увольнении не придется долго ждать выдачи документов; данные о трудовом стаже можно будет подтвердить, даже если работодатель исчезнет вместе с бумажной трудовой или потеряет ее. По прогнозам окончательный уход от бумажных трудовых произойдет к 2025 году. На сегодняшний день на электронные трудовые перешли лишь 60% трудящихся АО «АМЗ». В случае с нанимателями преимущества электронного документооборота следующие: сократятся расходы на кадровое делопроизводство; кадровое делопроизводство станет проще; с руководителя снимут ответственность за хранение, учет и передачу бланков при расторжении договора с работником. К недостаткам эксперты относят: об опыте человека работодателю удастся узнать только из его резюме и из рекомендаций с прошлого места работы; причины увольнения с предыдущих мест работы гражданин легко скроет, так как они нигде не отражаются (они содержатся в приказе об увольнении, но соискатель не обязан предоставлять его при трудоустройстве). Хорошим вариантом оптимизации трудовых отношений, является использование электронных трудовых договоров и обмен кадровой документацией в электронном виде. В последнее время эта инициатива активно обсуждается, предлагается сделать возможным заключение трудового договора через портал госуслуг. Несмотря на множество спорных моментов по этой проблеме, внедрение электронного документооборота — вопрос недалекого будущего. Заключение Процедура приема на работу является точкой отсчета всей системы организации производства. Сам процедура приема на работу, как правило, состоит из целой серии ступеней выбора Приём на работу нового сотрудника связан с большим объёмом бумажной работы. Часть необходимых документов предоставляет сам работник, часть в том числе самый главный документ — трудовой договор в двух экземплярах) оформляет работодатель. Знать перечень обязательных сведений и условий, включаемых в трудовой договор, порядок его заключения и требования к оформлению обязан каждый кадровик. Казалось бы, прием на работу очередного сотрудника не составляет для кадровика особого труда - оформление договора, приказа, личной карточки и т.д. Однако зачастую это делается бессистемно, в результате возникают ошибки, недочеты. В данной дипломной работе рассмотрено документирование приема на работу граждан в АО «АМЗ». В ходе написания работы процесс оформления документов на исследованном предприятие при приеме сотрудников структурирован, указаны сроки, которые необходимо при этом соблюдать, приведены образцы документов. Выявлены проблемы, возникающие при документировании приема граждан на работу на предприятии АО «АМЗ». Предложены следующие рекомендации по совершенствованию: - переход на кадровый электронный документооборот; - ускорить процесс перехода на электронные трудовые книжки за счет разъяснительной беседы с работниками. Чтобы полностью и бесповоротно перейти на кадровый электронный документооборот, необходимо первым делом внести изменения в ТК РФ и создать единую электронную базу, чтобы хранить всю информацию о стаже работников. Затем необходимо обеспечить доступ к этой базе, как работодателю, так и работнику. Список использованных источников 1. Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной)» 2. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" 3. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения". (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449). 4. Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.04.2021) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.05.2021). 5. Федеральный закон "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" от 16.12.2019 N 439-ФЗ (последняя редакция). 6. Федеральный закон "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" от 16.12.2019 N 436-ФЗ (последняя редакция) 7. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ); Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. - М., 2016. - 222 c. 8. Амелина А.М. Методика курса "Машинопись и основы делопроизводства"; Просвещение - М., 2017. - 160 c. 9. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах; Ростов н/Д: Феникс; Издание 4-е, перераб. и доп. - М., 2018. - 320 c. 10. Басаков М. Документационное обеспечение управления; КноРус - М., 2017. – 914 c. 11. Еремина Н. Л. Эффективный секретарь. Делопроизводство, организация работы, деловое общение; Сибирское университетское издательство - М., 2017. - 192 c. 12. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство 2-е изд., пер. и доп. Учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Игорь Николаевич Кузнецов. - М.: Юрайт, 2021. - 246 c. 13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - М.: Управление персоналом, 2016. - 200 c. 14. Кузнецова Т.В.; Санкина, Л.В.; Быкова, Т.А. и др. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления; Юнити-Дана - М., 2016. - 359 c. 15. Лопатникова Е. А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - М.: Омега-Л, 2017. - 320 c. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
