Введени2. Дипломной Аудит и совершенствование кадрового делопроизводства в организации
 Скачать 320 Kb.
|
|
Введение Тема дипломной «Аудит и совершенствование кадрового делопроизводства в организации» работы актуальна недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Любая организация независимо от ее размеров, форм собственности и видов деятельности сталкивается с проблемами в области управления персоналом. Достаточно часто руководители и сотрудники служб управления персоналом не всегда понимают и реально могут оценить потенциал и способность персонала достичь тех или иных результатов, поставленных перед организацией. В этих случаях требуется независимый и комплексный взгляд на действующую систему управления персоналом, для того чтобы понять, способна ли она и ее кадровый потенциал достичь поставленных перед организацией целей. Помочь решить эту проблему способен кадровый аудит. С переходом к рыночным отношениям хозяйствования все чаще целями аудита становится поиск внутренних резервов роста прибыльности и эффективности деятельности организации, поэтому в сферу интересов руководителей и менеджеров по персоналу попадают вопросы эффективного использования человеческих ресурсов. Аудиторская деятельность в сфере управления персоналом – явление достаточно новое для России, представляющее необходимый элемент рыночной экономики. Кадровый аудит позволяет выявить направления повышения эффективности использования трудовых ресурсов, а от этого во многом зависят важные показатели – объем производства продукции, уровень себестоимости и качества выпускаемой продукции, финансовый результат, а в конечном счете и экономический потенциал хозяйствующего субъекта. Таким образом, кадровый аудит представляет собой современный инструмент оценки результативности деятельности персонала и процессов в социально-экономической среде организации. Для этого аудиторы представляют организации отчет, содержащий рекомендации по результатам анализа потребностей организации, имеющихся человеческих ресурсов, мер наказаний, поощрений и мотивации. Целью дипломной работы является рассмотрение совершенствования кадрового делопроизводства в организации и разработка предложений по совершенствованию деятельности Усинского филиала ООО " Буровая компания "Евразия" на основе проведенного в ней кадрового аудита. Исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи: - раскрыть теоретические основы аудита и совершенствования кадрового делопроизводства в организации -проанализировать технологию проведения кадрового аудита в Усинского филиала ООО " Буровая компания "Евразия"; -разработать предложения по совершенствованию деятельности данной организации на основе проведенного в ней кадрового аудита. Объектом исследования является кадровое делопроизводство в организации Предметом исследования - технология совершенствования кадрового делопроизводства на основе проведения кадрового аудита в организации. Вопросы аудита персонала отражены в работах ученых: А.Я. Кибанова, Е.А. Митрофановой, Ю.Г. Одегова, С.А. Сухарева, Г.В. Назаровой, Е.С. Лебединской, Т.В. Никоновой, Г.Г. Меликьян, Р.П. Колосовой, С.И. Самыгина, Т.Ю. Базарова, А.В. Софиенко, А.П. Егоршина, П.Э. Шлендера . Таким образом, проблема организации и проведения кадрового аудита сегодня злободневна, что, несомненно, служит достаточным основанием для признания актуальной избранной темы дипломной работы. Данная работа посвящена анализу организации и проведения кадрового аудита как современному инструментарию для выработки управленческих решений по его улучшению. 1.1Понятие, назначение и организационно-правовые основы кадрового аудита Рост любой компании зависит не только от эффективного использования внешних ресурсов (инвестиций, кредитов, совместных проектов), но и внутренних. Как известно, одним из главных внутренних ресурсов фирмы является персонал. В связи с этим объективно возникает потребность в оценке этого важнейшего ресурса организации. Существуют различные подходы к оценке кадрового потенциала организации. Первоначально оценке подвергалась работа сотрудников, их квалификация, производительность труда и т.п. В последнее время руководители стали понимать, что нужно оценивать не только и не столько работу сотрудников, сколько собственные процедуры управления персоналом. Так зародилась потребность в кадровом аудите. Кроме того, в учебной литературе, публикациях существуют различные подходы к содержанию кадрового аудита. Некоторые авторы сводят эту деятельность к проверке кадрового делопроизводства и анализу работы службы управления персоналом. Кадровый аудит – анализ и оценка соответствия структурного и кадрового состава организации ее целям и стратегии развития. В практике менеджмента кадровый аудит является, с одной стороны, способом наблюдения подобно финансовому или бухгалтерскому аудиту, Кадровый аудит в государственных органах является инструментом мониторинга реализации государственной кадровой политики в определенной сфере. В условиях рыночной экономики кадровый аудит необходим для обеспечения конкурентоспособности фирмы. Таким образом, кадровый аудит, особенно в условиях рыночной экономики, позволяет повысить прибыльность организации за счет выявления внутриорганизационных резервов повышения эффективности и производительности персонала организации. Кадровый аудит помогает компаниям избежать многих проблем случае проведения проверок государственных проверяющих, а также позволяет оптимизировать организацию рабочего процесса. В результате проведения кадрового аудита должна осуществляться консультационная поддержка, аналитическая оценка и независимая экспертиза кадрового потенциала. Главной целью кадрового аудита является оценка эффективности и производительности деятельности персонала как одного из важнейших факторов, обеспечивающих прибыльность и преуспевание организации . Задачи кадрового аудита: 1. Выявление соответствия кадрового потенциала организации ее це-лям и стратегии развития. 2. Выявление соответствия структуры системы управления персона-лом организационной структуре организации. 3. Проверка соблюдения правил, закрепленных существующей нор-мативно-правовой базой. 4. Выявление причин возникающих трудовых конфликтов и других проблем социально-трудовой сферы, разработка путей их разрешения, предотвращения и снижения негативного воздействия. Оценке могут быть подвергнуты различные аспекты организационной реальности. Основные направления кадрового аудита: 1. Оценка кадрового потенциала организации, включающая в себя анализ количественных и качественных характеристик персонала. 2. Оценка организационных структур управления, то есть строение организации (ее структура) – соотношение и соподчиненность основных элементов, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации. 3. Диагностика и оценка эффективности кадровых процессов и про-цедур управления, то есть направления деятельности организации по от-ношению к персоналу. Таким образом, объектами аудиторской проверки могут быть: ― трудовой коллектив организации; ― методы и принципы управления персоналом; ― конкретное направление производственной деятельности. Как показывает практика, потребность в кадровом аудите может быть вызвана различными причинами. Инициаторами проведения кадрового аудита могут выступать внутренние и внешние субъекты аудита: -руководство организации; -акционеры; -руководство вышестоящих организаций; -государственные исполнительные органы (инспекции, органы власти, судебные исполнители). Организаторами процесса аудита являются руководители и сотрудники службы управления персоналом, а также руководители вышестоящих организаций. Исполнителями и участниками процесса могут быть специалисты службы управления персоналом, внутренние и внешние консультанты, эксперты, профсоюзные лидеры, акционеры, клиенты и персонал фирмы. Аудит персонала осуществляется на основании общепризнанных для любой аудиторской проверки принципов: -профессионализм; -независимость; -достоверность; -честность и объективность; -сопоставимость с международным правом. Таким образом, нормативно-правовая база кадрового аудита в настоящее время не сформирована. Однако поскольку кадровый аудит за-трагивает анализ социально-трудовой сферы организации, правовая база для его проведения может быть представлена следующим образом: 1.Трудовое законодательство РФ, включающее в себя Трудовой кодекс РФ и иные федеральные законы, затрагивающие социально-трудовые отношения. 2.Подзаконные нормативные правовые акты, регламентирующие социально-трудовые отношения. 3.Государственные (ГОСТ) и межотраслевые стандарты, нормы, нормативы и методические материалы, регламентирующие вопросы организации труда. 1.2 Делопроизводство в кадровой службе Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот. Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты. Аудит кадрового делопроизводства можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.: - при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства; - при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию; - при смене руководителя организации; - при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации; - при изменении системы оплаты труда; - при массовом высвобождении работников. Кто проводит аудит Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению. Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел. Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства 1. Организационный этап. 2. Определение перечня подлежащих проверке документов. 3. Сверка документов. 4. Проверка кадровой документации. 5. Оформление отчетов по кадровому аудиту. Рассмотрим каждый этап более подробно. На первом, организационном, этапе необходимо: - определить цели и задачи проведения кадрового аудита; - сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста; - определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного - двух месяцев); - издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства. В практике деятельности любого предприятия из года в год формируется огромный массив кадровой документации, требующий проведения проверки и оценки ее содержания с точки зрения правильности ведения кадрового документооборота. Рано или поздно перед руководством встает задача о необходимости проведения экспертизы ценности документации, особенно той ее части, которая напрямую затрагивает права и законные интересы работников предприятия. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны вести кадровое делопроизводство и обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение сроков их хранения. Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами определены необходимые документы и порядок их ведения, которые в первую очередь необходимо изучить при кадровом аудите (табл. 1). Таблица 1. Перечень обязательных документов.
Перечень документов, регулирующих трудовые отношения, можно найти в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»». Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся: - трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ); - график отпусков (ст. 123 ТК РФ); - штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.; - трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ); - приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"; - табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств; - личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) ("Личная карточка государственного (муниципального) служащего"). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике; - приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ; - личные дела сотрудников. Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы: - коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом); - должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры); - перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем; - график сменности; - договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ); - договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ); - положение об охране коммерческой тайны; - положение об адаптации работников; - положение о порядке прохождения испытательного срока; - положение о проведении аттестации работников. Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы: - журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ); - журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы - прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале; - журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора. Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др. 1.3 Нормативно - правовое регулирование делопроизводства Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" устанавливает обязательность документирования информации, определил ряд терминов ("информация", "документированная информация" и др.) обязал организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам. Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Федеральные законы "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью" определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", устанавливающего соответствующие положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архивов со специально уполномоченными государственными органами и учреждениями в области архивного дела, а также ответственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения. Ряд законодательных актов (Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Закон РФ "О языках народов Российской Федерации", Закон РФ "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров", постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (постановления Правительства РФ "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи", "Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи"), приданию документам на машинном носителе юридической силы (Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"). Аудит кадровой документации – это оценка специалистом процесса кадрового делопроизводства в организации. Опираясь на нормативно-правовые документы, собственные знания и опыт, проверяющей выражает свою точку зрения и приводит обоснование своей позиции, которое определяет качество проверки. При проведении аудита кадрового делопроизводства необходимо руководствоваться следующими законодательными актами: -Трудовой Кодекс Российской Федерации; -Федеральный закон от 26.12.2008 №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; -Постановление Правительства РФ от 28.01.2000 г. №28 «Положение о Федеральной инспекции труда»; -Постановление Правительства РФ от 1.09.2012 г. №875 «Об утверждении Положения о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»; -Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010); -Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 г. №290 «О Федеральном архивном агентстве» (ред. от 24.03.2011); -Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Следует упомянуть ряд других нормативно-правовых актов таких как Указ Президента Российской Федерации "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне", Федеральный закон РФ "О коммерческой тайне", "О бухгалтерском учете", "Об авторском праве и смежных" правах", имеющих большое значение при оформлении управленческой документации. Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса в кадровой службе первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении учебного материала. Вот эти документы: - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в управлении отечественной экономикой. ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов. В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) в составе государственных стандартов: ГОСТ 6.38-72 (основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматривались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационно-го обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.). ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Предшественниками данного стандарта являются упомянутые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разработан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вследствие значительных социально-экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро устарел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем упомянутым выше действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного Обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция используется не только федеральными органами власти, она также находит применение в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления. 2. 2.1 2.2 2.3 Предложения по ведению кадрового документооборота Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » На сегодняшний день кадровый аудит выступает как метод контроля эффективности систем управления персоналом. На основе кадрового аудита внедряются новые эффективные методы и системы управления персоналом. Кадровый аудит способствует построению «сильной организации», которая готова к изменениям во внешней среде, к инновациям и создании конкурентных преимуществ . Результаты, которые должны быть получены от кадрового аудита можно свести к следующему: выявление основных кадровых проблем подробно и четко с выяснением их причин; возможность разработки программ по оптимизации затрат на управление персоналом компании. оценку степени соответствия существующей структуры и численности кадрового состава, стоящим перед организацией задачам; критические точки и зоны риска в сложившейся системе управления персоналом; оценку готовности персонала к реализации целей и задач организации; явные, скрытые и потенциальные источники угроз и рисков, связанных с персоналом; источники возникновения стрессогенных, проблемных и конфликтных ситуаций; рекомендации по оптимизации и повышению эффективности управления человеческими ресурсами компании. Одной из важных сторон кадрового аудита является вопрос правильности заполнения кадровых документов. Сегодня, несомненно, вопросы оформления кадровых документов и соблюдение требований Трудового Кодекса очень тесно связаны с бухгалтерским учетом в организации и налогообложением. Для совершенствования ведения кадрового документооборота в Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » необходимо рекомендовать разработку своего стандарта аудитора, который будет использоваться как «методические указания» или «справочное пособие» кадровой службы Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » В данном «справочном пособии» будет изложена необходимая информация по перечню, заполнению документов и проч., необходимая при какой-либо проверке сторонними организациями Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » В результате внедрения своего стандарта аудита, кадровая служба Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » , во-первых, будет сама выявлять все потенциальные риски по штрафам. Причем, это могут быть не только штрафы трудовой инспекции, миграционной службы, но и штрафы налоговой инспекции, так как от правильности оформления многих кадровых документов и их наличия зависит обоснованность расходов на оплату труда, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль. Во-вторых, специалист организации, который ведет кадровый учет, сможет не только узнать о недочетах своей работы, но и повысить свой профессиональный уровень, использовать эти знания в дальнейшей работе. Вышеизложенное подтверждает необходимость разработки своего стандарта аудитора в Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » Концептуальные решения поставленной задачи заключались в детальной проработке основополагающих вопросов организации аудиторской деятельности Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » : – системы кадрового аудита: основные направления, миссия, цель и задачи; модели, виды и базовые технологии; стандартизация системы; инстанции, объекты, субъекты процесса; – организации кадрового аудита: методология и инструментальные средства; этапы; принципы и механизмы, обеспечивающие объективность и независимость аудиторской деятельности и защиту аудиторов; информационное обеспечение; система отбора, обучения и аттестации; – управления системой кадрового аудита: механизмы регулирования процессов; механизмы реализации результатов; оценка эффективности; – путей и механизмов развития кадрового аудита; интеграция в сложившуюся систему управления персоналом, включая реализацию пилотных программ. В качестве основных задач кадрового аудита определены: – оценка кадровой политики экономического субъекта, ее согласованности с целями, задачами и стратегией развития компании; – анализ соответствия плановой численности персонала производственной программе, количественного и качественного состава работников тактическим и стратегическим целям компании; – определение стабильности занятости персонала, в том числе уязвимых слоев населения; – оценка соответствия используемых методов подбора и отбора персонала требованиям законодательства, социальной и экономической эффективности; – анализ методов расстановки и адаптации персонала, их соответствия интересам работников и стратегии развития организации; – анализ состояния организации и нормирования труда; – оценка условий труда и техники безопасности; – диагностика кадровых технологий управления персоналом в русле требований социальной и экономической ситуации, стратегических задач производства; – анализ организации оплаты труда персонала, реализации ее воспроизводственной, социальной и стимулирующей функций; – оценка системы стимулирования и мотивации труда, обеспечения заинтересованности персонала в улучшении результатов своей деятельности; – анализ используемых форм обучения, повышения квалификации и переподготовки персонала, их соответствия текущим и стратегическим целям компании и интересам работников; – оценка системы учета управленческого кадрового потенциала и его использования в системе карьерного продвижения персонала; – анализ системы управления социально-трудовыми отношениями, формированием благоприятного социально-психологического климата в коллективе; – определение уровня и степени влияния на персонал организационной культуры; – совокупная оценка эффективности деятельности службы управления персоналом. Названные задачи кадрового аудита сгруппированы по основным направлениям диагностики и анализа деятельности по управлению человеческими ресурсами: аудит кадровой политики и анализ основных трудовых показателей; аудит системы управления человеческими ресурсами; аудит деятельности службы управления персоналом. Предлагаемая система кадрового аудита Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » является открытой, что позволяет модифицировать базовые методики и дополнять их специальными технологиями в соответствии с узконаправленными видами кадрового аудита. По каждому из направлений кадрового аудита предусмотрены качественные и / или количественные критерии оценки – сбалансированная система показателей. Прокомментируем некоторые из них. Анализ качества и эффективности планирования численности персонала организации предполагает выявление абсолютного и относительного отклонения фактической численности персонала от плановой. Абсолютное отклонение определяется как разность между численностью персонала фактической и плановой. При оценке плана по численности работников с учетом изменения объема производства становится ясным относительное отклонение. Для этого фактическая численность сравнивается с плановой, скорректированной на коэффициент выполнения производственного плана. Далее рассчитывается относительная экономия численности персонала и дается оценка баланса рабочего времени, отнесенную к одному среднесписочному работнику, от которого зависит точность расчета необходимой в соответствии с планом производства численности персонала. Анализ организации труда устанавливает причины потерь и нерациональных затрат рабочего времени. Рассмотрение фактического баланса рабочего времени в динамике при сопоставлении с фактическими и плановыми показателями позволяет выявить возможные потери (как целодневные, так и внутрисменные) из-за неудовлетворительной организации труда. А это помогает рассчитать возможный рост производительности труда в случае устранения этих потерь. Логика и последовательность анализа таковы: – выводятся коэффициенты операционного времени; коэффициенты потерь рабочего времени от недостатков в организации труда; коэффициенты потерь времени, зависящих от рабочего; – определяется возможное повышение производительности труда в процентах за счет устранения потерь и нерациональных затрат рабочего времени; – по выявленным в ходе анализа целодневным и внутрисменным потерям рабочего времени рассчитывается коэффициент трудовой дисциплины; – в дальнейшем проводится анализ динамики изменения коэффициента трудовой дисциплины. К оценочным показателям, зависящим от уровня организации труда, следует отнести абсентеизм – количество самовольных невыходов на работу. Одним из принципиальных таких показателей остается текучесть кадров, которая имеет свой расчетный коэффициент. С целью обеспечения эффективного проведения кадрового аудита для Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » разработана профессиограмма кадрового аудитора. Она состоит из профессионального стандарта должности кадрового аудитора и психологически ориентированной профессиограммы. Применение кадрового аудита позволит на основе системного анализа социально-кадровых процессов диагностировать эффективность деятельности аппарата управления, выявлять механизмы торможения, разрабатывать экономически обоснованные решения по развитию механизмов управления человеческими ресурсами Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » с позиций эффективности кадровых технологий, социального менеджмента, условий, организации, стимулирования и мотивации труда. Основной проблемой, с которой сталкиваются специалисты, реализующие кадровый аудит на предприятиях является невысокая эффективность кадрового аудита. Таким образом, необходимо разработать направления повышения эффективности кадрового аудита, а также систему оценки эффективности по итогам проведения кадрового аудита. Помимо вышесказанного, акцентируем внимание на том, что на основе выводов из анализа процесса отбора персонала при найме Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » предлагаются рекомендации по совершенствованию найма персонала в Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » . Определим цели его совершенствования с помощью построения «дерева целей»: 1. цель разработки проекта: совершенствование процесса отбора, оценки, найма и приема персонала в Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » с целью повышение эффективности деятельности всего предприятия, совершенствования самой процедуры отбора и снижения всех видов затрат на повторный поиск и прием работников, а также улучшения работы отдела кадров. 2. основание для разработки проекта: распоряжение директора Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » ; 3. требования к построению субъекта управления: важнейшими принципами совершенствования процесса отбора персонала являются принципы экономичности и оперативности; 4. перечень проектных предложений: разработка Положения о порядке отбора персонала; разработка Общей схемы отбора персонала (приложение Д); разработка бланка заявки на подбор работников аппарата управления; разработка рекомендаций по проведению первичного телефонного интервью; разработка стандартной формы анкеты соискателя; разработка бланка опроса рекомендателя; построение оперограммы выполнения процедуры отбора персонала при найме; 5. Организация разработки проекта. Срок разработки – 2 месяца. Срок внедрения – 2 месяца. Как уже было отмечено выше, в Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » не разработаны документы, регламентирующие деятельность сотрудников отдела кадров по осуществлению подбора и отбора персонала в организацию. Все мероприятия, осуществляемые в ходе процесса отбора персонала необходимо документально закрепить в Положении о порядке отбора персонала. Положение о порядке отбора персонала – нормативно-правовой акт, регламентирующий процесс отбора персонала и действия должностных лиц, ответственных за его проведение, в Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » . В ходе анализа Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » были выявлены такие источники привлечения персонала, как средства массовой информации (специализированные газеты, Интернет); службы занятости и биржа труда; резюме, которые отправляются на адрес компании; работающие сотрудники, к которым можно обратиться с просьбой порекомендовать на работу их друзей или знакомых; претенденты, ранее не прошедшие отбор, о которых в базе данных осталась информация; 2.3 Отчет по кадровому аудиту Усинского филиала ООО « Буровая компания Евразия » Проверка проводилась с 17.01.2017 г. по 18.01.2017 г. Целью проверки являлись проверка ведения кадрового учета и делопроизводства на соответствие действующему законодательству о труде, выдача последующих рекомендаций по приведению кадрового учета и делопроизводства в соответствие с Трудовым кодексом РФ и иными нормативно-правовыми актами. Объектом проверки являлись кадровые документы, согласно перечня, согласованного сторонами в договоре на оказание услуг. Данные о проверяемой организации. Проверяемая организация – Усинский филиал ООО « Буровая компания "Евразия » |