Введени2. Дипломной Аудит и совершенствование кадрового делопроизводства в организации
 Скачать 320 Kb.
|
|
Представленные срочные трудовые договоры не соответствуют законодательству в части п. 2, 3, 4, 8 (ввиду отсутствия должностных инструкций), 12, 13. Общие выводы и рекомендации: 1. Трудовой договор рекомендуется привести в соответствие с действующим законодательством. 2. Срочные трудовые договоры необходимо изменить, внести основания заключения срочных договоров в соответствии со ст. 59 ТК РФ, указывать срок действия договора. 3. В некоторых трудовых договорах, заключаемых с подсобными рабочими, станочниками указано, что работник принимается на работу по должности, рекомендуется скорректировать данное положение и указывать, к примеру, «принимается подсобным рабочим» или «принимается по профессии станочника». 4. Приложение № 1 к договору не соответствует трудовому законодательству, поскольку содержит условия, нарушающие права работников. Договорное обязательство, являющееся приложением к договору не соответствует законодательству. Согласно ФЗ о коммерческой тайне к сведениям, составляющим коммерческую тайну не могут быть отнесены: 1) содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры; 2) содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности; 3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов; 4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом; 5) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест; 6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам; 7) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; 8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности; 9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации; 10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица; Рекомендуется принять и утвердить Положение о коммерческой тайне. Раздел 9. Трудовые книжки работников. Проверка соблюдения порядка ведения и хранения. 1. Трудовые книжки действующих работников не заполнены, хранятся в личных делах работников в нарушение Правил ведения и хранения трудовых книжек. 2. Сведения о наличии бланков новых трудовых книжек и вкладышей к ним отсутствуют. 3. Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей не ведется, что является нарушением п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. 4. Не ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, что является нарушением п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Общие выводы и рекомендации: 1. Необходимо следовать п. 42 в вопросе хранения трудовых книжек, назначить ответственное лицо за их хранение. 2. Рекомендуется исполнить требования п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 в отношении Журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. 3. Рекомендуется вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее по форме, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. Раздел 10. Табели учета рабочего времени. Для проверки не предоставлены. Раздел 11. Должностные инструкции. Для проверки не предоставлены. Раздел 12. Регистрационные и учетные журналы. Журналы не ведутся. Общие выводы и рекомендации: 1. Рекомендуется завести журнал, прошить, пронумеровать, скрепить печатью и подписью генерального директора. 2. Рекомендуется вносить записи последовательно, не нарушая нумерацию и дату принятия приказа. Раздел 13. Проверка охраны труда. Документы отсутствуют. Раздел 14.Приказы по личному составу В ходе аудита предоставлены приказы по личному составу (прием, увольнение). В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу, отсутствует подпись работника в ознакомлении с приказом. В приказах об увольнении не указывается основание прекращения трудового договора, отсутствует ссылка на соответствующую статью трудового кодекса. Табельные номера сотрудников содержат начальные буквы инициалов, а должны содержать порядковые числа (порядок определяется в зависимости от даты приема работников последовательно). Приказы об отпусках, переводах отсутствуют. Общие выводы и рекомендации: Рекомендуется заполнять приказы в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Раздел 15. Личные карточки Т-2 Личная карточка работника является документом, необходимым при ведении кадрового учета. Ее форма № Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Личная карточка оформляется на каждого работника. В нее вносятся сведения о работнике, о приеме на работу, переводе, отпусках и пр. С каждой записью (о выполняемой работе, переводе, увольнении) работодатель обязан ознакомить работника (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Сведения, которые необходимо внести в личную карточку, можно получить от работника (личные сведения) и из нормативных документов (коды классификаторов). При заполнении личной карточки используются шесть различных классификаторов, каждый из которых кодирует определенную информацию. На проверку были предоставлены личные карточки работников. Общие выводы и рекомендации: 1. Карточки выполнены на листах бумаги белого цвета размером А4 двусторонней печатью, отдельные страницы карточек скреплены между собой степлером. 2. Карточки заполняются машинописным текстом с использованием компьютерной программы, а затем распечатываются. Текущие изменения ручкой в карточку не вносятся. 3. Не все поля личных карточек являются заполненными, например, образование, профессия, стаж, сведения о семье, о воинском учете, об отпусках. 4. Отсутствуют подписи работников. Срок хранения личных карточек составляет 75 лет, ввиду этого рекомендуется пользоваться личными карточками изготовленными на картоне. Такие карточки можно купить в специализированных издательских организациях. Картонные карточки заполняются вручную. ОБЩИЕ ВЫВОДЫ ПО ИТОГАМ ПРОВЕРКИ В целом система кадрового делопроизводства и учета подлежит приведению в соответствие с действующим законодательством. Необходимо разработать и принять в установленном законодательством порядке и в соответствии со спецификой деятельности организации Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, утвердить перечни сотрудников с ненормированным рабочим днем. Необходимо привести в соответствие с законодательством РФ основной документ кадрового делопроизводства – трудовой договор, который в большей степени в настоящий момент противоречит трудовому кодексу. Рекомендуется тщательным образом изучить порядок привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности. Рекомендуется изучить Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» в части заполнения унифицированных форм: приказов по личному составу, штатного расписания, табелей учета рабочего времени, личных карточек. Рекомендуется внедрить тесное взаимодействие отдела по управлению персоналом с юридической службой организации с целью решения кадровых противоречий с действующим законодательством. При несоблюдении указанных рекомендаций и ведении кадрового учета и делопроизводства в разрез с действующим законодательством организация совершает административное правонарушение, предусмотренное ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за которое предусмотрена ответственность в виде штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. В целях обеспечения кадровой безопасности и правильного ведения кадрового учета и делопроизводства рекомендуется провести обучение по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству сотрудников отдела по управлению персоналом, юридической службы, службы внутреннего контроля и отдела по управлению системой менеджмента качества. В целях обеспечения экономической безопасности организации и в случае Вашей заинтересованности мы готовы помочь в разработке необходимых локальных нормативных актов, трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, оказать помощь в построении кадрового учета. Заключение Основной проблемой, с которой сталкиваются специалисты, реализующие кадровый аудит на предприятиях является невысокая эффективность кадрового аудита. Таким образом, были разработаны направления повышения эффективности кадрового аудита, а также система оценки эффективности по итогам проведения кадрового аудита. Помимо вышесказанного, акцентируем внимание на том, что на основе выводов из анализа процесса отбора персонала при найме Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » предлагаются рекомендации по совершенствованию найма персонала в Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия ». Перечень проектных предложений включил: разработка Положения о порядке отбора персонала; разработка Общей схемы отбора персонала; разработка бланка заявки на подбор работников аппарата управления; разработка рекомендаций по проведению первичного телефонного интервью; разработка стандартной формы анкеты соискателя; разработка бланка опроса рекомендателя; построение оперограммы выполнения процедуры отбора персонала при найме разработка технологии и документации, используемой при отборе кандидата на должность продавца-консультанта. Для совершенствования ведения кадрового документооборота в Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия » рекомендована разработка своего стандарта аудитора, который будет использоваться как «методические указания» или «справочное пособие» кадровой службы Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия ». В данном «справочном пособии» будет изложена необходимая информация по перечню, заполнению документов и проч., необходимая при какой-либо проверке сторонними организациями Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия ». В результате внедрения своего стандарта аудита, кадровая служба Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия », во-первых, будет сама выявлять все потенциальные риски по штрафам. Причем, это могут быть не только штрафы трудовой инспекции, миграционной службы, но и штрафы налоговой инспекции, так как от правильности оформления многих кадровых документов и их наличия зависит обоснованность расходов на оплату труда, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль. Во-вторых, специалист организации, который ведет кадровый учет, сможет не только узнать о недочетах своей работы, но и повысить свой профессиональный уровень, использовать эти знания в дальнейшей работе. Таким образом, аудиторский стандарт будет способствовать внедрению экономического механизма регулирования аудита и создавать методическую базу не только для его проведения, но и использоваться как справочное пособие по кадровому документообороту Усинского филиала ООО « Буровая компания "Евразия ». Приложение 1
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в _2017_____ году. Долговременного хранения: Временного хранения: Итого: Начальник отдела кадров Сергеев П.П. __________________И.О.Ф. ________И.О.Ф. Приложение 2 Этапы проведения кадрового аудита
Приложение 3 Процедуры кадрового аудита Анализ нормативных документов предприятия: -положение о деятельности; -структура аппарата управления; -штатное расписание; -документы совещаний; -документы, разработанные сотрудниками; -анализ кадровых документов сотрудников; -наблюдение на заседаниях управленческого аппарата; -групповое обсуждение; -анкетирование и интервьюирование сотрудников аппарата управления. -Анализ кадрового потенциала предприятия: -укомплектованность подразделений кадрами; -текучесть кадров; -поощрения/наказания, дополнительные вознаграждения; -конфликты; -повышение квалификации по управленческим должностям (статистика). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||