Доклад на тему «Единая Автоматизированная Информационная система (ЕАИС) по учету документов АФ РФ».. Архивы электр.док-в. Доклад по дисциплине Архивы электронных документов создание и использование в организации Тема Единая Автоматизированная Информационная система (еаис) по учету документов аф рф
 Скачать 41.65 Kb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ТРАНСПОРТА» РУТ (МИИТ) ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНЫХ ТРАНСПОРТНЫХ ________________________КОММУНИКАЦИЙ_________________________ Кафедра «Документационное обеспечение международных коммуникаций» 46.03.02«Документоведение и архивоведение» ДОКЛАД По дисциплине: «Архивы электронных документов: создание и использование в организации» Тема «Единая Автоматизированная Информационная система (ЕАИС) по учету документов АФ РФ». МОСКВА 2022 СОДЕРЖАНИЕ Введение……………………………………………………………………………..3 1. Основные объекты, цели, направления и принципы информатизации архивного дела ……………………………………………………………………....4 2. Законодательные этапы информатизации архивного дела …………………...6 3. Общая характеристика Единой Автоматизированной Информационной системы……………………………………………………………………………….9 4. Заключение……………………………………………………………………….10 Список источников и литературы…………………………………………………13 ВВЕДЕНИЕ В настоящее время мы являемся свидетелями бурного развития индустрии информации, которое обусловлено, как объективными потребностями науки, техники и экономики, так и закономерностями развития всего общественного развития. Человечество активно формирует информационное общество. В основу всех информационных процессов, происходящих в обществе, положен феномен информации, природа и закономерности развития которого во многом предопределяют практику формирования и облик будущего информационного общества. Средством перехода современного общества к информационному является информатизация. Информатизация - это формирование информационных технологий и создание условий для их использования в различных общественных системах. Речь идет о программируемом изменении информационной основы функционирования различных государственных, муниципальных и общественных систем и подсистем, замене в допустимых пределах бумажных носителей информации электронными, а также человеко-машинными диалоговыми системами, создании новых, более эффективных моделей деятельности людей. Иными словами, представленный процесс информатизации можно воспринимать как совокупность действий и мер по формированию и реализации материальной основы развития информационного общества. Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов. Информатизация архивного дела – многосторонний масштабный процесс, включающий методические и нормативные разработки, экспериментальные работы, разработку программного обеспечения, обучение, внедрение, планирование работ. В докладе мы рассмотрим основы, принципы и цели информатизации архивов, а также дадим общую характеристику «Единой Автоматизированной Информационной системе (ЕАИС) по учету документов АФ РФ. 1. ОСНОВНЫЕ ОБЪЕКТЫ, ЦЕЛИ, НАПРАВЛЕНИЯ И ПРИНЦИПЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА Среди основных задач государственной автоматизированной системы Российской Федерации (ГАС) важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации. Объектами информатизации являются: - комплектование архива; - экспертиза ценности документов; - создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников; - учет документов архива и контроль за их сохранностью; - создание страхового фонда и фонда пользования документами; - информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей; - контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота. В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость. Основные цели информатизации: - развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ путем избавления труда архивиста от рутинных операций и повышения точности и оперативности учета; - создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы; - формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраслевого уровня. - повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам; - обеспечение сохранности документов -- создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования). Основные направления информатизации: - организация учета документов Архивного фонда РФ; - учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах; - совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов; - формирование страхового фонда и фонда пользования; - проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания; - автоматизация организационно-управленческих функций архивов. Принципы информатизации: - преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов; - преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии; - системность в реализации технологических и информационных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплекса, единой базы данных в масштабе Росархива; - внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов; - взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных. 2. ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ ЭТАПЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В 1993 году была создана Экспертная комиссия Росархива по автоматизированным архивным технологиям в качестве совещательного органа для осуществления экспертной оценки разработок в области информатизации архивных учреждений. Главной задачей комиссии было содействие проведению единой научно-технической политики в области информатизации архивного дела и повышения качества программных разработок. В 1995 г. Росархивом была разработана и утверждена Концепция информатизации архивного дела России, в целях практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997–2000 гг.). Программа определяла конкретные направления работ, их содержание, исполнителей и сроки проведения в области информатизации архивных учреждений России по следующим направлениям: научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России, кадровое обеспечение, организационные и практические работы. В 2004 г. был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», изменивший статус Федеральной архивной службы. Затем (в 2006 и 2010 гг.) был принят целый ряд Федеральных законов, постановлений, распоряжений и указов, которые выдвигают на первый план необходимость анализа существующего положения в области информатизации архивной сферы и выработки единой перспективной программы информатизации Федерального архивного агентства. Федеральные законы, связанные с информатизацией: - ФЗ № 149 от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; - ФЗ № 210 от 27.07.2010 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; - ФЗ № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи»; - ФЗ № 65 от 06.04.2011 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона об электронной подписи». Постановления Правительства Российской Федерации, касавшиеся электронного делопроизводства и взаимодействия: - Постановление Правительства РФ № 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; - Постановление Правительства РФ № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; - Постановление Правительства РФ № 751 от 07.09.2011 «О внесении изменений в Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти». Распоряжения Правительства Российской Федерации: - Распоряжение Правительства РФ № 1662-р от 17.11.2008 «О Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года»; - Распоряжение Правительства РФ № 1815-р от 20.10.2010 «О Государственной программе Российской Федерации Информационное общество (2011–2020 гг.)»; - Распоряжение Правительства РФ № 176-р от 12.02.2011 «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Таким образом, можно говорить, что к 2010 году в РФ сформировался высокий уровень развития информационных и телекоммуникационных технологий, происходило внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и создание информационных систем. «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011—2020 гг.» была разработана в соответствии со Стратегией развития информационного общества в РФ, утвержденной Президентом 7 февраля 2008 г. № Пр-212. Её основные положения рассматривались на заседаниях Коллегии Росархива. Программа представляла собой комплекс организационных, технических и технологических мероприятий для создания и развития информационной инфраструктуры Росархива и подведомственных ему федеральных архивов. От 18 декабря 2020 г. был издан приказ № 187 Федерального архивного агентства «Об утверждении проекта ведомственной программы цифровой трансформации Федерального архивного агентства на 2021-2023 годы». 3 марта 2022 г. было принято Решение коллегии Росархива «Об итогах работы Федерального архивного агентства в 2021 г., задачах на 2022 г. и среднесрочную перспективу». Итоги деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных федеральных государственных учреждений в 2021 году считать удовлетворительными. Был утвержден итоговый доклад о результатах работы Федерального архивного агентства в 2021 году, задачах на 2022 год и среднесрочную перспективу и Публичную декларацию ключевых целей и приоритетных задач на 2022 г. 3. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЕДИНОЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В настоящее время Росархивом создана ведомственная Единая Автоматизированная Информационная система (далее - ЕАИС) по учету документов Архивного фонда Российской Федерации. ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов: - Программный комплекс (базовый уровень) «Архивный фонд» предназначен для использования непосредственно в архивах. В этом ПК реализованы классические археографические требования к учету и описанию документов Архивного фонда, что позволяет не только перевести учет в электронную форму, но, и что не менее важно, осуществить преемственность форм учета (традиционно-бумажная – электронная) и сохранить в полном объеме учетную информацию, не нарушая ее целостности. - программный комплекс «Фондовый каталог» предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня, с целью аккумулирования массивов данных, выгруженных из ПК АФ, используемых в конкретных архивах. С начала 2012 г. Росархив получает в формате этого ПО аккумулированную на региональном уровне информацию для дальнейшей ее интеграции в рамках единой автоматизированной системы. - программный комплекс «Центральный фондовый каталог» предназначен для использования непосредственно в Федеральном архивном агентстве, куда загружаются сведения из БД федеральных архивов и (в скором будущем) массивы информации из фондовых каталогов регионов. В настоящее время идет процесс его пилотного развертывания в РГАНТД и представления на портале «Архивы России». Собственно, ЦФК есть та федеральная государственная информационная система, которая в полном объеме отразит информацию о составе Архивного фонда РФ. Ведомственный программный комплекс «Архивный фонд» используют только 14 федеральных архивов. Наравне с ПК «Архивный фонд» используются другие автоматизированные системы государственного учёта документов Архивного фонда РФ, предназначенные, в основном, для обслуживания читальных залов. Программный комплекс «Архивный фонд» распространен и успешно используется во всех региональных и большинстве муниципальных архивов, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы. В федеральных архивах созданы и активно используются в читальных залах более 100 разнородных тематических информационных ресурсов (информационно-справочных систем, баз данных, путеводителей и справочников). Федеральное архивное агентство создало, поддерживает и развивает отраслевой портал «Архивы России», на котором все федеральные архивы имеют свои страницы; одновременно Росархив и 7 федеральных архивов имеют собственное представительство в сети Интернет в виде сайта. Наряду с активным внедрением и наполнением ЕАИС запланировано также создание и использование различных тематических информационных ресурсов (информационно-справочных систем, баз данных, путеводителей и справочников), которые должны обеспечивать пользователей наиболее востребованной информацией (до уровня документа включительно), «заполняя» временной промежуток, необходимый для осуществления полномасштабного наполнения и функционирования системы. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Большая часть возникающей в современном обществе информации сосредотачивается в архивах, образуя большие массивы социально значимой информации. Архивная информация становится самостоятельным фактором социального и экономического развития общества. Возрастает её роль в принятии решений. Для её сохранения и возможности последующего использования необходимо применять современные информационные технологии оцифрования документов. Все эти процессы интегрируют архивы в информационное общество и заставляют адаптироваться к изменениям информационной среды путем применения современных компьютерных технологий. Скоординированная деятельность в стандартизации программ оцифрования может послужить основой создания колоссального объема культурно-исторического и социально-политического наследия в Российской Федерации, расширить возможности познания исторических и научных документов, а также анализа информации, содержащейся в документах для осуществления текущей деятельности. В перспективе необходимо создание единого информационного пространства архивной сферы на базе разработки и реализации Программы информатизации Федерального архивного агентства Российской Федерации и подведомственных ему федеральных архивов. Важно обеспечить отрасль достаточной финансовой поддержкой для того, чтобы они планомерно развивалась. Успех реализации подобной идеи возможен только без отрыва от документооборота, поскольку от этого зависят вопросы комплектованиях архивных документов: процесс передачи документов по специальной сети или на каком-либо носителе, а также их перевода в страховой формат для последующего хранения. Не менее важным аспектом является участие в разработке программы оцифрования архивных документов специалистов службы информационного обеспечения управления, ДОУ, архива и программистами. Силы и опыт разнопрофильных специалистов должны помочь в установке, адаптации, обслуживании и поддержке системы. Программа должна предусматривать все вопросы, связанные с обеспечением осуществления всех этапов и процессов оцифрования. Подводя итоги можно сделать вывод, что, несмотря на имеющиеся трудности в осуществлении оцифровочной деятельности в Российской Федерации, существуют значительные предпосылки дальнейшего развития данной отрасли. Осуществление информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Информатизация архивных учреждений позволит существенно улучшить информационное обслуживание потребителей как в самих архивах, так и его абонентов, пользующихся каналами связи. А это, в свою очередь, будет способствовать углублению и повышению эффективности научных исследований, осуществляемых на основе архивной информации. Применение современных средств коммуникации совместно с автоматизацией процессов поиска архивной информации позволит в значительной степени укрепить межрегиональные, межотраслевые и международные связи благодаря возможности проведения межархивного тематического поиска информации. СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 1. Карпычева Е.В. Лекции по дисциплине «Архивы электронных документов: создание и использование в организации». Тема 1. Становление и развитие машиночитаемых данных. / Е.В. Карпычева. – М, 2022. – 8 с. 2. Карпычева Е.В. Презентация по дисциплине «Архивы электронных документов: создание и использование в организации». Тема 1. Становление и развитие машиночитаемых данных. / Е.В. Карпычева. – М, 2022. -17 с. 3. Раскин Д.И. Архивоведение: учебник для вузов / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2022. — 468 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-15245-6. — Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/497656 (дата обращения: 27.09.2022). 4. Ахметова А.В. Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле: учеб. пособие / А.В. Ахметова - Комсомольск –на Амуре, ФБГОУ ВПО «КнАГТУ», 2014. - 143 с. 5. Концепция развития архивного дела в РФ [Текст электронный] – URL: https://ecm-journal.ru/ (дата обращения 27.09.2022) 6. Программа информатизации архивного дела России (1997–2000 гг.) от 20.12.1996 [Текст электронный] – URL: http://portal.rusarchives.ru/index.shtml (дата обращения 25.09.2022) 7. Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг. от 2.12.2011 г. № 104 [Текст электронный] – URL: https://archives.gov.ru/programs/informatization.shtml (дата обращения 25.09.2022) 8. Решение коллегии Росархива от 03.03.2022 «Об итогах работы Федерального архивного агентства в 2021 г., задачах на 2022 г. и среднесрочную перспективу» [Текст электронный] – URL: https://archives.gov.ru/coordination/kollegia-reshenie-03-03-2022.shtml (дата обращения 27.09.2022) 9. Приказ Федерального архивного агентства от 18 декабря 2020 г. N 187 «Об утверждении проекта ведомственной программы цифровой трансформации Федерального архивного агентства на 2021-2023 годы» [Текст электронный] - URL: https://archives.gov.ru/documents/prik187_2020.shtml (дата обращения 27.09.2022) 10. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ [Текст электронный] – URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения 26.09.2022) |