курсовая. Документация производства назначение, методика составления и правила использования
 Скачать 2 Mb.
|
|
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ «СИНЕРГИЯ» Факультет Гостеприимства Направление/специальность подготовки: 38.03.02 Менеджмент. Профиль/специализация: Менеджмент в гостиничном и ресторанном бизнесе. Форма обучения: очная КУРСОВАЯ РАБОТА (курсовой проект) На тему: «Документация производства: назначение, методика составления и правила использования» По дисциплине: Производственный менеджмент в гостиничном и ресторанном бизнесе Обучающийся: Корнеев А.И. ______________ (подпись) Москва 2021г. Содержание Введение………………………………………………………………………….3-5 Глава 1 Виды документов на производстве………………………………..6-13 Глава 2 Методика составления внутренней документации производства……………………………………………………………………...13 2.1Методика составления производственной документации…………..13-15 2.2 Перечень ведение и хранение внутренней документации производства………………………………………………………………….15-22 Заключение……………………………………………………………………23-24 Список используемой литературы/Источники…………………………..25-26 Введение Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, то есть общение с другими людьми посредством определенных знаков или символов. Вначале человек пользовался жестами, мимикой, криками, прикосновениями и т.д. Он передавал информацию об окружающем мире с помощью простейших средств визуальной, слуховой и тактильной коммуникации. Появление осмысленной речи и языка, по мнению некоторых ученых, означало возникновение первых в истории человеческого общества информационных технологий. Между тем, с развитием человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но и во времени, то есть в хранении информации. Однако простейшие средства связи и передачи информации были несовершенны. Человеческая речь была слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент произнесения. Хранить необходимую информацию было сложно, так как знания еще не были отделены от субъекта, который ими владел. Не случайно в то время роль своеобразных банков и каналов передачи знаний играли пожилые люди, то есть наиболее опытные члены общества. Отделение информации от объекта и первые попытки записи были связаны с использованием маркировки. Для передачи информации через площадь использовали дым, огонь, звук трубы, барабанный бой, ветку или стрелу и т.д. Кроме того, использовались предметы с символическим значением. В качестве примера можно привести символическое послание древних скифов персам, приведенное греческим историком Геродотом. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и множества стрел и означало: "Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норах, как мыши, мы рассеем вас своими стрелами, когда вступим на землю скифов". Позже символическая система была заменена системой условных знаков, в которой предметы использовались в качестве условных знаков на основе предварительного соглашения между людьми о том, что означает тот или иной предмет. В результате инки, китайцы и монголы ввели системы мнемонических знаков для счета с помощью предметов, а также более сложное "узелковое письмо". Аналогичное "письмо", вероятно, использовали и славяне. Не случайно в русском языке сохранилось выражение "завязать узел на память", то есть сохранить в памяти определенную информацию. Метки (дощечки) также использовались в качестве традиционных знаков в торговых, финансовых и кредитных операциях. Славяне называли такие метки "колодой", потому что их обычно носили с собой, снабжая какой-либо информацией с помощью различных насечек. Отсюда происходит термин "зарубка на носу", означающий, что все обязательно запоминается. Для записи и передачи информации с течением времени использовались надгробия, могильные плиты, кресты, надгробные памятники, знаки усадеб (геральдические знаки, межевые камни, пещерные метки и т.д.). До наших дней сохранились объективные средства коммуникации: подношение хлеба и соли как знак гостеприимства, букеты цветов и сувениры как знак внимания, военные значки, государственные флаги, сигнальная система со светофорами и семафорами и так далее. Появление письменности ознаменовало переход человечества к новым информационным технологиям. Графические сигнальные системы позволили отделить информацию от объекта и записать ее на каком-либо материале, чтобы затем передать в пространстве и времени. В результате появилась документированная информация, т.е. документ. Актуальность темы объясняется тем, что любая организация, учреждение, предприятие в процессе своей деятельности создает документы различного вида и назначения. Одни документы служат для осуществления внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее различных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные комплексы документов - системы документации: например, система распорядительной документации, система учетно-отчетной документации, система кадровой документации, система отчетной документации и т.д. При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов и их исполнению. Были поставлены задачи: 1. Определить понятие документа; 2. Рассмотреть виды документов; 3. Изучить функции и классификацию документов; 4. Изучить требования к оформлению документов. Глава 1 Виды документов на производстве Гостиничный бизнес является прибыльным и популярным. Несмотря на обилие гостиниц разного формата, спрос на них по-прежнему достаточно высок. Если вы думаете открыть гостиничный бизнес, будьте готовы потратить несколько месяцев на подготовку и составление объемного пакета внутренних и внешних документов. И имейте в виду, что даже для открытия мини-отеля потребуется практически тот же набор документов, что и для создания гостиничного комплекса. Такие списки документов делятся на определенные типы документов, такие как: 1. юридические документы. 2. бухгалтерские документы. 3. Прочие документы: 3.1 Уголок потребителя: 3.2 Документы по личному составу. 3.3 Документы для ГПН. 3.4 Документы для СЭС. Юридические: 1. Документы, подтверждающие право собственности на помещение гостиницы (договор аренды, свидетельство о праве собственности, акт или договор купли-продажи). Сбор документов следует начать с этих документов, так как они понадобятся на всех последующих этапах подготовки к открытию гостиницы. Правоустанавливающие документы определяют границы ваших прав и обязанностей в отношении здания гостиницы. 2. Документы о праве собственности на гостиничный бизнес: свидетельство о государственной регистрации, ООО - юридические документы. 3. Свидетельство о постановке на налоговый учет вашего предприятия. 4. Если ведется строительство, перестройка или реконструкция, необходимо подать заявление на получение разрешения на строительство (можно получить в городском отделе планирования). 5. Если строительство, перепланировка или реконструкция находятся в процессе, вы должны подать заявление на получение разрешения на строительство. 5.Документы, подтверждающие соответствие объекта санитарным и противопожарным нормам (сертификаты на отделочные материалы, подтверждающие соответствие требованиям СЭС и ГПН, договоры с обслуживающими организациями и т.д.). 6. Пакет внутренней документации (кадровые и административные документы). 7. Документ, подтверждающий приобретение кассового аппарата (кассовый аппарат, онлайн-касса) и регистрацию в финансовой службе. 8. Сертификат соответствия (от местного органа по сертификации) для подтверждения статуса ("звездности") гостиницы. Данный документ является необязательным и предоставляется на усмотрение владельца. Теперь рассмотрим ряд обязательных соглашений об оказании гостиничных услуг: 1. Соглашения с дезсредствами о первичной и периодической дератизации, дезинфекции и дезинсекции. Соглашения об уничтожении бактерий, грибков, паразитов и грызунов должны действовать в течение всего срока работы гостиницы и продлеваться по мере необходимости. 2. С клининговыми компаниями для уборки гостиничных номеров. 3. С прачечными для стирки униформы персонала, постельного белья, полотенец и другого мягкого текстиля. 4. С коммунальными службами для предоставления коммунальных услуг (электричество, газ, вода, если на территории нет скважины с артезианской водой, отопление). 5. С поставщиком воды для отвода сточных вод. 6. С демонтажем ТБИ. 7. По утилизации опасных (ртутные лампы) и пищевых отходов. 8.С организациями, имеющими лицензию на установку и обслуживание системы пожарной сигнализации (тушения, если гостиница большая) (копия разрешений должна быть предъявлена пожарному инспектору при проверке). 9. На обслуживание системы вентиляции. 10. Для периодических медицинских осмотров сотрудников гостиницы (все сотрудники гостиницы от первого менеджера до обслуживающего персонала должны иметь медицинскую справку и проходить периодические медицинские осмотры). Стоит отметить, что если вы открываете бар, ресторан, кафе, продуктовый магазин на территории гостиницы, вам необходимо будет собрать документы для данного вида бизнеса, в том числе необходимо получить лицензию на розничную торговлю и продажу алкоголя. Например, если вы планируете разместить наружную рекламу для бизнеса, вам также понадобятся: 1. Бланк заявления. 2. Документы ТИБ и кадастровый паспорт здания (участка). 3. Письменное согласие собственника на планируемые изменения. Бухгалтерские документы: К бухгалтерским документам относятся документы, подтверждающие реальность и законность операций, связанных с предоставлением услуг гостям гостиницы, приобретением материалов, необходимых для предоставления этих услуг, отчеты, предоставляемые в налоговые органы и другие документы. С ними подрядчик обычно сталкивается, когда гостиница уже работает. Чтобы не делать этот параграф слишком коротким, целесообразно перечислить документы, необходимые для регистрации: 1. бизнес; 2. Кассовый аппарат в финансовом отделе. Для регистрации бизнеса вам понадобятся: В случае индивидуального предпринимательства: 1. Заявление о государственной регистрации физического лица, форма R21001 2. Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт) ИНН контрагента 4. Квитанция об оплате государственной пошлины Для ООО: 1. Заявление о государственной регистрации юридического лица, форма R11001 2. Копии документов, удостоверяющих личность (паспорт) 3. Устав компании 4. Квитанция об оплате государственной пошлины Подтверждением предоставления гостиничных услуг клиенту могут быть: 1. Подтверждение о получении (специальный документ, который заказывается в специализированном магазине); 2. 2. Квитанция, выданная кассовым аппаратом.Вы также можете выдать квитанцию без кассового аппарата, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем и облагаетесь налогами по системе УСН и патентной системе. Вы можете легально выдавать чек гостям, если вы официально приобрели и зарегистрировали онлайн-кассу в Федеральной налоговой службе. Для этого необходимо заключить пакет договоров: 1) на покупку аппарата и чипа для хранения налоговой информации; 2) на техническое обслуживание кассового аппарата и чипа; 3) на предоставление услуг интернет-связи. После заключения указанных договоров необходимо обратиться в налоговую инспекцию с документами, касающимися кассового аппарата, и заявлением о регистрации. Вам необходимо приобрести журнал учета работы кассового аппарата, чтобы грамотно работать с машиной. Для успешной работы с поставщиками услуг и материалов, а также с корпоративными клиентами вам необходим банковский счет. Чтобы открыть такой счет, подготовьте следующий пакет документов: 1. Паспорт подрядчика или первого менеджера гостиницы; 2. Выписки Росстата и Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ); 3. Свидетельства о регистрации гостиницы и постановке на налоговый учет. 4; 4. Приказ о назначении директора гостиницы и документы, предусмотренные уставом (в случае ООО). Этот пакет документов может зависеть от банка, в который вы обращаетесь, и даже от региона. Другие документы: 3.1 Уголок потребителя: 1. Название гостиницы. 2. Юридические документы предприятия. 3. Информация о руководстве, включая имя и контактную информацию. 4. Прайс-лист на гостиничные услуги. 5. Расписание и правила пользования объектами.6. Закон о защите прав потребителей. 7. Книга замечаний и предложений. 8. Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации. 3.2 Документы по личному составу: 1. штатное расписание; 2. Оформление работы и отпусков сотрудников; 3. Ежедневник (трудовая книжка сотрудников хранится в сейфе менеджера гостиницы / секретаря); 4. Инструкции по приему/увольнению персонала; 5. Внутренние инструкции и распоряжения руководства гостиницы; 6. Должностные инструкции сотрудников. 3.3 Документы для ГПН: Свидетельство о праве собственности: - Свидетельство ОГРН; - Порядок назначения Генерального директора; - Свидетельство о праве собственности; - Договор аренды (информацию об ответственности пожарной сигнализации в арендуемых помещениях см. по ссылке). Общие документы по пожарной безопасности: Приказ о пожарной охране - Настоящий приказ является нормативным документом по пожарной охране Российской Федерации, настоящим приказом: - Назначается лицо, ответственное за пожарную безопасность и противопожарную практику; - Определяются обязательные профилактические противопожарные мероприятия (установка сигнализации, проверка оборудования, обучение работников мерам пожарной безопасности); - Утверждены инструкции по пожарной безопасности, программы противопожарного информирования и графики повторного информирования); - При необходимости в приказ должен быть включен пункт о проведении работ с использованием открытого огня или о повторном назначении лица, ответственного за пожарную безопасность. Сертификат о прохождении минимального обучения по пожарной безопасности для лица, ответственного за пожарную безопасность на объекте. Курс обучения пожарно-техническому минимуму для сотрудников пожарной охраны проводится в специализированном учебном заведении по подготовке пожарных и выдается свидетельство об окончании.Заявление о пожарной безопасности Заключение - это своего рода оценка соответствия объекта требованиям пожарной безопасности. No. 123. В соответствии со статьей 64 Федерального закона, заявление должно быть сделано в отношении охраняемых объектов, для которых требуется экспертиза проектной документации (за исключением жилых домов, одноквартирных, в том числе двухквартирных) и специальных объектов для детских садов, престарелых и инвалидов. домов, больниц, жилых общежитий и детских учреждений. Договоры на проектирование, монтаж и техническое обслуживание пожарной сигнализации - эти документы заключаются с инженерной компанией, которая осуществляет монтаж, техническое обслуживание и ремонт пожарной сигнализации. Инструкции по пожарной безопасности - составляются исходя из класса пожарной опасности объекта, особенностей технологических процессов и оборудования. В инструкции даются основные ответы на все вопросы, связанные с пожарной безопасностью объекта, также перечисляются лица, ответственные за пожарную безопасность. Согласно новым правилам, она состоит из 10-20 страниц, поэтому не путайте ее с инструкцией, которая раньше висела на стене. Журнал регистрации инструктажа сотрудников - дата проведения инструктажа определяется руководителем самостоятельно, за исключением инициации и первичного найма. Важно, чтобы в журнале была зафиксирована ориентация сотрудников, работающих на момент проверки. План эвакуации персонала - настенный план эвакуации обязателен в помещениях или на этажах, где одновременно могут находиться более 10 человек. Если одновременно присутствует более 50 человек, разрабатывается план быстрой эвакуации, который утверждается вместе с планом. Если на предприятии имеются огнеопасные подразделения, то для каждого из них также должны быть разработаны и утверждены инструкции по пожарной безопасности. 3.4 Документы для СЭС: Комплект документации зависит от услуг, предоставляемых отелем (например, бассейн, сауна, бар). Базовый комплект содержит журналы и файлы журналов: 1. проведение генеральной уборки; 2. управление производством; 3. обслуживание и дезинфекция вентиляционной системы отеля; 4. получение и расход дезинфицирующих средств; 5. смена постельного белья; 6. стирка постельного белья третьей стороной; 7. прием и выдача специальных средств; 8. работа стерилизационного отделения (при наличии); 9. запись о проверках, проведенных санитарно-эпидемиологической станцией. Кроме того, в гостинице должны быть журналы учета имущества, в том числе постельного белья, регистрации посетителей и бронирования мест. Полный комплект документов можно заказать в компаниях, которые занимаются продажей таких документов. Все журналы нумеруются, подшиваются и прошнуровываются. Глава 2 Методы составления внутренней производственной документации 2.1 Методы составления производственной документации. Основная проблема, с которой сталкиваются профессионалы, - оптимальное использование производственных мощностей. Если вы превысите показатели продаж, вам не хватит людей. Это приводит, например, к увеличению затрат. Это, в свою очередь, приводит к снижению прибыли компании. Если выручка не достигает необходимого количества, компания не сможет производить необходимое количество продукции. Программа рассчитана на один год. Планирование производственного процесса компании завершается созданием стратегии, написанной в виде официального документа. Она структурирована. Ее стоит придерживаться во избежание недоразумений. В ней содержится: - Титульная страница. - Содержание. - Основные сведения о фирме. - Данные о товарах или оказываемых услугах. - Организационный план. - Маркетинговая схема. - ПП. - Информация об инвестициях и финансах. - Приложения. Последний пункт - добавление любых деталей, которые могут понадобиться в процессе работы. Во-первых, необходимо провести анализ рынка, чтобы выявить наиболее популярные товары среди потенциальных потребителей. Второй шаг - составление торгового прогноза. Другими словами, менеджеры оценивают, сколько того или иного вида продукции может быть продано. На основе этих цифр проводится обсуждение, будет ли имеющегося оборудования достаточно для достижения поставленных целей. Если нет, то необходимо принять решение о закупке дополнительных единиц. Они должны быть определены в ПП. Кроме того, необходимо указать сумму, потраченную на оплату труда, персонал и эксплуатационные расходы. Отображение текущего плана производства в документе Прежде чем выпустить продукт на рынок, необходимо определить, как он будет производиться. Для этого необходимо провести тщательный анализ механических и человеческих ресурсов компании. Затем выбирается наиболее экономически эффективный вариант. При этом сотрудники могут выбирать из следующих вариантов: - низкая или высокая автоматизация; - стандартная или индивидуальная технология; - производительные или гибкие системы. Важно учитывать специфику компании. Если продукт производится для массового рынка, то правильным выбором будет конвейерный метод. Он характеризуется простотой и минимальными затратами. Такой подход приемлем для большинства компаний. Однако в случае специального заказа необходимо использовать альтернативные решения. Эти аспекты должны быть зафиксированы в ПП. 2.2 Перечень ведение и хранение внутренней документации производства. Понятие документооборота Документооборот- движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51141 – 98). Основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих (входящих), отправленных (исходящих) и внутренних документов. Формы первичного учета в гостинице. Утверждены Приказом Министерства финансов РФ от 13. 12 1993. № 121: Анкета (№ 1 -Г)  Журнал регистрации иностранных граждан (№ 2 -Г)  Счет (№ 3 -ГМ)  Карта гостя (№ 4 -Г)  Кассовый отчет (№ 5 -Г)  Расчеты оплаты за проживание по безналичному расчету(№ 7 -Г)  Квитанция на возврат денег (№ 8 -Г)  Акт о порче имущества гостиницы (№ 9 -Г)  Заявка на бронирование мест (№ 10 -Г)  Квитанция «Автостоянка» (№ 11 -Г)  Квитанция на предоставление дополнительных услуг (№ 12 -Г)  Квитанция на прием вещей в камеру хранения (№ 13 -Г)  Заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что документ, который создается в обществе, входит в соответствующую систему документации, являясь ее элементом. Он отражает факты, события, предметы, явления, мыслительную деятельность человека объективной действительности. На основании вышеизложенного можно сделать следующие выводы: 1. Различные функции документа тесно переплетены и взаимосвязаны, так что их изучение возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, то есть мысленного выделения и временного присвоения какой-либо одной функции. Функции данного документа можно разделить на общие и специальные. 2. Каждый вид и тип документа составляет систему документации. Единой научной классификации типов и видов документов в документоведении пока не существует. Важнейшим признаком классификации документов является их содержание. Для того чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентирован и осуществляется по определенным правилам. Это подчеркивается определением понятия "документ" в Законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - это информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая на нем реквизиты, позволяющие ее идентифицировать". 4.Внедрение единых правил оформления документов обеспечивает юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное оформление и исполнение документов, более активное использование компьютеров при создании документов. Любой документ состоит из ряда элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются свойствами. 5. Записывая (отображая) информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и возврат к информации во времени. 6. Как носитель информации, документ является неотъемлемым элементом внутренней организации любого учреждения, предприятия или компании, который обеспечивает взаимодействие частей. Информация является основой для принятия управленческих решений, свидетельством их выполнения и источником обобщений, а также материалом для справочной и поисковой работы. В управленческой деятельности документ является одновременно объектом и результатом работы, так как принятое решение описывается и фиксируется в документе. Список использованной литературы 1. ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003. 2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Издательство стандартов, 2003. 3. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. – М.: Экономика, 2001 – 271 с. 4. М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство, Инфра – М: 2000. 5. Н.Н. Кушнаренко. Документоведение., Киев: Знание 2000. 6. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство. М: 2003 г. 7. В.А. Кудрявцев. и др. «Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 2004. 8. Н.С. Ларьков. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006. -427с 9. М.В. Ларин. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. №1. С. 5–9 10. В.Н. Марков. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2002. 11. А.В. Пшенко. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие / под. ред. А.В. Пшенко. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2003 -176 с. 12. Т.В. Печникова., А.В. Печникова. «Документационное обеспечение деятельности организации», М., 1998. 13. Е.А. Плешкевич. Основы общей теории документа. – Саратов, 2005. 14. Л.Р. Фионова. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. – Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. – 95 с. |