Документирование хоз операций. Документирование хозяйственных операций организации

• Название: Документирование хозяйственных операций организации
• Дата: 16.06.2022
• Размер: 64.25 Kb.
• Имя файла: Документирование хоз операций.docx
• Тип: Закон; #598197

Документирование хозяйственных операций организации

Документирование хозяйственных операций — процесс первичной регистрации свершившихся фактов деятельности организации и начальный этап ведения бухгалтерского учета. В переводе с латинского «документ» означает: доказательство, свидетельство. Любая хозяйственная операция оформляется документом — письменным свидетельством, подтверждающим ее совершение и делающую ее юридически законной и обоснованной. Благодаря составленному документу фиксируется дата, время, место хозоперации, учтенный факт деятельности и ответственные за него лица.

Как ведется документирование хозяйственных операций организации

Первичным бухгалтерским документов является любой носитель информации, при помощи которого зарегистрирована хозяйственная операция. По установленным требованиям документ оформляется во время совершения операции или сразу после него: дата документа не может быть хронологически раньше момента фактического совершения факта хозяйственной жизни. Документирование — это неотъемлемая часть бухгалтерского учета, где любые записи осуществляются только на основании правильно составленных и подписанных первичных документов.

Для документирования хозяйственных операций и ведения бухгалтерского учета используют как типовые формы Госкомстата, отраслевые ведомственные бланки, так и самостоятельно разработанные формы, утвержденные приказом по учетной политике предприятия. Важное требование — первичные документы должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.:

• 
  наименование и дата составления первичного документа;
  
• 
  название организации, которая составила бланк;
  
• 
  описание хозяйственной операции, ее краткое содержание;
  
• 
  количественные и денежно-суммовые измерители операции;
  
• 
  должности лиц, совершивших операцию, несущих ответственность за ее оформление, их подписи с обязательной расшифровкой.
  

Кроме обязательных реквизитов разрешено дополнять первичные документы дополнительными параметрами, поясняющими факт хозяйственной деятельности.

Бланки документов составляются на бумаге, при этом чаще всего для их оформления используются программные средства. При электронном составлении документа, одновременно подготавливается и его бумажная копия для подписания. Машинные носители информации должны обеспечивать возможность распечатки бланков в любой момент времени. Бухгалтерские документы заполняются разборчиво и аккуратно, денежные суммы прописывают всегда цифрами и прописью во избежание ошибок. Зачастую на распечатанном документе не запрещено дописывать от руки какие-либо показатели, т. к. в любом случае документ заверяется подписями ответственных за его составление лиц, круг которых утверждается руководителем по предварительному согласованию с главным бухгалтером.

Документирование хозяйственных операций в бухгалтерском учете в России, составление бухгалтерских регистров и отчетности происходит на русском языке. При иностранном участии в корпорациях допустимо оформлять документацию и на иностранном языке, но в этом случае на документе обязательно должен присутствовать подстрочный перевод на русский.

Исправления в кассовые и банковские документы вносить не разрешено. В остальные бухгалтерские документы допустимо вносить поправки при наличии надписи, подтверждающей исправление. Неверную запись перечеркивают, сверху записывают верное значение и подтверждают исправление подписью лица, ответственного за оформление операции.

Документооборот и хранение документов в компании

Процесс движения документов через все инстанции от момента их выписки до передачи на хранение в архив называется документооборотом. В организации должен быть разработан график документооборота, позволяющий отслеживать хронологическое движение документов. График разрабатывается и контролируется главным бухгалтером, утверждается директором компании. Как правило он выглядит в виде схемы, таблицы или списка отделов с указанием сроков прохождения документов через них. Каждому участнику документооборота вручается выписка из графика и перечисляются документы, относящиеся к его зоне ответственности.

Все поступившие документы в компанию тщательно проверяются на наличие:

• 
  обязательных реквизитов (по закону № 402-ФЗ);
  
• 
  читаемости и четкости заполнения;
  
• 
  подписей ответственных сотрудников;
  
• 
  правильности арифметических подсчетов;
  
• 
  законности совершенной операции.
  

Впоследствии все документы подвергаются бухгалтерской обработке, включающей в себя:

• 
  таксировку: по каждому бланку должна быть указана денежная оценка совершенной операции;
  
• 
  группировку: бланки группируются по участкам учета, однородные документы подбираются с целью внесения записей общим итогом;
  
• 
  разметку: проставляются счета и их корреспонденции по каждой операции для отражения на синтетических и аналитических счетах бухгалтерского учета.
  

Все бухгалтерские документы необходимо хранить в компании в течение установленного законодательством времени. В законах и приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 прописаны основные сроки хранения всех документов, возникающих в процессе ведения деятельности компаниями. Первичные регистры и отчетность хранят не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Столько же хранятся доверенности, выданные филиалам, и таможенные декларации. Кадровые документы до 2003 года хранят в фирме более 75 лет, составленные после 01.01.2003 года — 50 лет (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Налоговый кодекс в пп. 8 п.1ст.23 предписывает сохранять документы, необходимые для проверки правильности исчисления налогов в течение 4 лет, но при убыточной деятельности и официально декларируемом убытке компании хранят документы в течение срока погашения заявленного убытка. Акты приема-передачи земли, недвижимости, документы по лизингу хранятся бессрочно.

Читайте также: Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Для чего необходима документация хозяйственных операций

Документация хозяйственных операций в бухгалтерском учете производится сплошным и непрерывным методом. Именно таким способом обеспечивается достоверный учет всех активов компании и источников их обеспечения, а также текущих обязательств фирмы, необходимый для:

• 
  оперативного и эффективного руководства компанией;
  
• 
  контроля за сохранностью каждого имеющегося объекта собственности и подтверждения материальной ответственности сотрудников;
  
• 
  контроля законности совершаемых операций.
  

Бухгалтерский учет основан на работе с документами. От его организации зависит качество учета. Рассмотрим, как построить систему обработки документов, чтобы исполнять требования закона и владеть достоверной информацией о финансово-хозяйственных операциях.

Бухгалтерский документ и правила его составления

Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Отсюда вытекает и его основное назначение — подтверждать те или иные факты. Применительно к бухучету речь идет о различных фактах хозяйственной жизни компании.

Процессы, из которых складывается ведение бизнеса, весьма разнообразны и каждому из них соответствуют свои документы. Кроме того, закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы, исходя из своих потребностей (п. 4. ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете»).

Строго регламентируются только документы, используемые бюджетными организациями, а также отдельные «специфические» их группы, например, банковские и кассовые.

Однако свободный выбор формы в данном случае не означает, что порядка документооборота в бухгалтерском учете вообще не существует. Есть перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать в себе любой учетный документ. Точнее говоря — таких перечней два, в первом говорится о требованиях к первичным документам, а во втором — к сводным.

Эти списки во многом повторяют друг друга (п. 2 ст. 9 и п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ), поэтому представим их в виде таблицы

Данные / вид документа	первичный	сводный
Общая информация	наименование формы и экономического субъекта
Период	дата составления	период ведения
Данные	описание факта хозяйственной жизни
Числовое выражение	выражение указанного выше факта в натуральных или денежных единицах	сумма по отдельным объектам и по регистру в целом в денежном выражении
Заверение	должности, ФИО и подписи ответственных лиц

Особой категорией сводных регистров можно считать отчеты. Форма этих документов всегда определена законом, а подача информации ориентирована на внешних пользователей.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка учетных форм не ограничивается упомянутым выше разделением на первичные и сводные. Их классификация так же разнообразна, как и бизнес-процессы.

1. По назначению документы могут быть:

А. Распорядительными. Они отражают решение руководства осуществить какую-либо операцию (например, приказ).

Б. Оправдательные. Заполняются на основании произошедших фактов хозяйственной деятельности и являются основанием для бухгалтерских операций (например, накладная).

В. Бухгалтерского оформления. Этот вид документов носит вспомогательный характер и нужен для удобства при отражении операций в учете. Это могут быть различные сводные ведомости, калькуляции, справки и т.п.

Г. Комбинированные документы сочетают в себе характеристики нескольких типов.

2. По порядку заполнения документы бывают:

А. Разовые. Они отражают операцию, произошедшую в течение короткого времени. Это может быть отгрузка, выдача денег и т.п.

Б. Накопительные. В этом случае заполнение данных происходит последовательно, в течение длительного периода. Такие формы (например, лимитно-заборные карты) обычно используют для учета однородных периодических операций. Накопительные документы нужно отличать от сводных, рассмотренных выше. Дело в том, что сводные ведомости заполняются не последовательно, а единовременно, на основании другой «первички», сформированной ранее.

3. По содержанию хозяйственных операций документы могут отражать:

• 
  оборот товарно-материальных ценностей;
  
• 
  расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом и т.п.;
  
• 
  движение денежных средств.
  

4. По месту заполнения документы могут быть:

А. Внутренние, которые не выходят за пределы организации. К ним относятся, например, все документы по расчетам с персоналом или накладные на внутреннее перемещение.

Б. Внешние документы либо поступают от других организаций, либо предназначены для отправки контрагентам (отгрузочные накладные, акты, счета-фактуры и т.п.).

5. По способу заполнения.

Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е. с помощью бухгалтерских программ.

Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов:

А. Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

Б. Электронные. Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям. Для подтверждения достоверности также используется подпись. Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет.

Организация документооборота

Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е. — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета. 

Ответственность за это, как и за учет в целом, несет руководитель организации (п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО!

Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту. Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году.

Сегодня при организации бухгалтерского документооборота на предприятии можно ориентироваться на «Положение о документах…», утвержденное приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983.

Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота:

1. 
   Создание документа или его получение от контрагентов.
   
2. 
   Проверка. На этом этапе документ анализируют на соответствие требованиям закона, сущности отражаемой операции и математическим правилам.
   
3. 
   Обработка. Бухгалтеры называют этот этап «проведение документа». Это означает, что на его основании осуществляются записи по счетам, т.е. бухгалтерские проводки.
   
4. 
   Хранение. В течение некоторого времени документ хранится в помещении бухгалтерии. Обычно этот срок составляет не менее года, чтобы при заполнении годового отчета можно было быстро обратиться к любой «первичке».
   
5. 
   Когда необходимость в оперативном доступе к документу отпадает, он передается в архив. Срок архивного хранения для разных типов документов определяется законом.
   

Оформление первичных бухгалтерских документов

Пример схемы бухгалтерского документооборота в организации приведен ниже.

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Конкретные сроки по категориям документации приведены в п. 4.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

ПРИМЕР

Сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц хранятся тоже 75 лет, а вот годовая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно. Требования к помещениям, предназначенным для хранения документов, приведены в п. 4.2 Основных правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. В частности, архивное помещение должно быть пожаробезопасным, защищенным от затопления и иметь запасной выход.

Хранение бухгалтерских документов (правила и сроки)

Если организация формирует «первичку» в электронном виде, то хранить ее на бумаге не обязательно. А сроки здесь будут такими же, как и для «обычной» документации.

Однако если проверяющие запросят бумажную копию документа, то предприятие должно будет распечатать его и заверить в установленном порядке.

Как исправлять ошибки

Никакая самая «продвинутая» система документооборота бухгалтерских документов не гарантирует защиту от ошибок.

Общий порядок исправления неточностей в документе определен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Закон говорит только о том, что корректировка должна быть датирована и заверена подписями лиц, ответственных за составление документа.

Конкретные правила прописаны в разделе 4 положения № 105 от 29.07.1983. Этот документ действует, в части не противоречащей закону № 402-ФЗ и другим «современным» нормативным актам о бухучете. Неверную информацию следует зачеркнуть (одной чертой, чтобы было возможно прочесть) а затем написать сверху правильные данные.

Иногда предприятия просто заменяют неверный документ на новый с уточненными данными. Формально они имеют на это право. Т.к. федерального стандарта в этой области на сегодня не существует, то в рамках документооборота бухгалтерии организация может применять собственные правила. Правда, Минфин в своих последних разъяснениях обращает внимание на то, что подобная замена в общем случае не предусмотрена законом (письмо Минфина РФ от 23.10.2017 № 03-03-10/69280).

Но для отдельных видов документов исправления не допускаются в принципе, поэтому их в любом случае придется заменять. В первую очередь речь идет обо всех формах, связанных с кассовыми и банковскими операциями (п. 16 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Также на новый документ нужно заменить и ошибочно заполненный счет-фактуру (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). В этом случае сведения об исправлении нужно указать в строке 1а нового документа.

Аналогичным образом обычно вносят исправления и в электронные документы. Новый экземпляр электронной «первички» заменяет собой старый, при этом в базе сохраняется информация о внесенных корректировках.

Но если документ с неверными данными уже попал на стол проверяющим, менять что-либо поздно. Тогда остается только надеяться, что искажения учета не будут слишком серьезными. Ведь если занижение сумм обязательных платежей из-за ошибок в бухучете превысит 10%, то виновные лица могут быть наказаны по ст. 15.11 КоАП РФ. К слову, штраф по ней достигает 20 тысяч рублей, а срок дисквалификации — 2 лет.

К самой же компании в любом случае будут предъявлены налоговые санкции в виде штрафа в размере 20% недоимки, а также пени.

Что делать в форс-мажорных ситуациях

Обнаруженная ошибка — не самое страшное. Гораздо печальнее, когда документ утрачен, еще хуже — если это коснулось значительного их количества. Причины могут быть самыми разными: халатность сотрудников, противоправные действия, стихийные бедствия и т.п.

В первую очередь необходимо оценить масштабы потерь, создав специальную комиссию. Если причиной является, например, пожар или кража, то нужно обязательно получить соответствующую справку в государственных органах.

Восстанавливать придется всю документацию, по которой еще не истек срок хранения. Но в первую очередь — постараться максимально быстро решить вопрос с данными за последние три года, которые могут «попасть» под налоговую проверку. Если информационная база не пострадала, то восстановить свои документы будет достаточно просто.

Сложнее с той «первичкой» которая получена от контрагентов, или на которой требуются отметки сторонних организаций. В этом случае необходимо запросить у всех контрагентов заверенные копии или дубликаты.

ВАЖНО!

Сохраняйте все подтверждающие документы, связанные с восстановлением утраченной «первички»: от акта обследования до переписки с контрагентами. Это поможет в случае, если налоговики захотят оспорить подлинность восстановленных документов.

В случае серьезных потерь для того, чтобы восстановить документацию и документооборот в бухгалтерском учете, может потребоваться помощь профессиональных консультантов.

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.

Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.

Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).

Вывод

Организация документооборота в бухгалтерском и налоговом учете во многом определяет состояние бизнеса в целом.

Без налаженной системы работы с документами неизбежны постоянные сбои всех бизнес-процессов. А если такая компания попадет в поле зрения проверяющих, то вряд ли удастся избежать серьезных санкций.

Организация бухгалтерского документооборота при помощи аутсорсинговой компании — мудрое решение организаций, которые хотят иметь идеальный порядок в документах как в текущей работе, так и в случае проверок.