Главная страница
Навигация по странице:

  • Единица хранения (дело)

  • Схема систематизации

  • Порядок расположения групп дел в пределах фонда

  • Особенности классификации личных фондов

  • Особенности классификации объединенных архивных фондов и коллекций

  • СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

  • СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

  • ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ

    		•

    Курсовая работа. Бессонов. Допущен к защите


    Скачать 72.38 Kb.
    НазваниеДопущен к защите
    АнкорКурсовая работа
    Дата21.04.2021
    Размер72.38 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаБессонов.docx
    ТипПрограмма
    #197282
    страница6 из 6
    1   2   3   4   5   6

    1.3.4. Классификация документов в пределах архивного фонда.


    Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу организации документов принимается единица хранения (дело).

    Единица хранения (дело) – физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.

    Классификация документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится:

    1) в делопроизводстве организаций при составлении номенклатуры дел и формировании дел, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

    2) в архивах организаций при подготовке документов для передачи в государственные и муниципальные архивы;

    3) в государственных архивах при формировании фондов из россыпи (комплекс неупорядоченных документов).

    Систематизация дел складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии с этой схемой.

    Схема систематизации представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначена для распределения единиц хранения фонда по этим делениям. Это распределение может проводиться с учетом следующих классификационных признаков:

    1) структурного (в соответствии со структурными подразделениями организации);

    2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы;

    3) функционального, отраслевого, предметно-вопросного, тематического (с учетом функций или отраслей деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

    4) номинального (по делопроизводственной форме – родам дел, видам и разновидностям документов);

    5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

    6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);

    7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

    Признаки классификации дел внутри фонда определяются в каждом конкретном случае. Не все признаки имеют одинаковое значение. Ведущими являются структурный и хронологический признаки. Их сочетание дает два варианта систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

    Хронологически-структурная схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующей организации и в фондах ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.

    При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам), а в пределах годового раздела – по структурным подразделениям организации:

    2005 г. 2006 г.

    1. Секретариат. 1. Управление делами.

    2. Плановый отдел. 2. Планово-экономический отдел.

    3. Бухгалтерия. 3. Финансовый отдел.

    И т.д. и т.д.

    Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась стабильностью, употребляется структурно-хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделения организации, а в пределах каждой структурной группы – по годам:

    1. Канцелярия – 2000 г., 2001 г., 2002 г. и т.д.

    2. Плановый отдел – 2000 г., 2001 г., 2002 г. и т.д.

    Эти две схемы наиболее распространены в архивной практике, они выбираются в качестве основы построения многих фондов организаций.

    Порядок расположения групп дел в пределах фонда

    Группы следует располагать от общего к частному, от высшего к низшему. Самые крупные группы дел чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (этот порядок отражен в номенклатуре дел организации), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов – в зависимости от выбранной схемы систематизации.

    Каждая группа материалов структурного подразделения (отрасли деятельности, определенной функции или года) подразделяется на следующие группы, вплоть до самых мелких, в последовательности, определяемой конкретикой документации наиболее рационально. Таким образом, каждое дело в архивном фонде занимает свое место.

    При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее:

    1) Дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для завершения делопроизводством;

    2) Планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени составления;

    3) Дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении организации и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

    4) В пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

    5) Дела в пределах нижних ступеней систематизации располагаются по их значимости и хронологии. При расположении дел по хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и наконец, дела, датированные только годом. 6) Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

    Особенности классификации личных фондов

    В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователя: личные документы, рукописи, письма, документы общественной, профессиональной или иной деятельности, изобразительные материалы и др. Поэтому к документам личных фондов не может быть применена единая схема построения фонда, а также общие признаки группировки дел, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при организации фондов учреждений. Управленческие документы уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства. Документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации. Поэтому материалы личных фондов при создании наиболее крупных групп могут объединяться по нескольким признакам одновременно, чаще всего по тематическому, номинальному и авторскому.

    В практической деятельности архивов сложилась следующая типовая схема систематизации документов личных фондов:

    1. Личные документы и другие материалы к биографии фондообразователя (биографические материалы).

    2. Материалы служебной и общественной деятельности.

    3. Творческие материалы.

    4. Материалы, собранные фондообразователем для работы.

    5. Переписка.

    6. Имущественно-хозяйственные документы.

    7. Материалы о фондообразователе.

    8. Изобразительные материалы.

    9. Документы родственников фондообразователя.

    10. Коллекции, собранные фондообразователем.

    Конкретное наименование разделов схемы и последовательность их расположения зависит от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема документов личного фонда. В составе фондов деятелей науки и культуры наиболее ценной частью являются творческие материалы, которые помещаются перед всеми остальными документами. В фондах государственных и общественных деятелей наибольшую ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, поэтому при организации данных фондов именно они выносятся на первое место.

    Документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, затем документы каждого гражданина – по схеме систематизации. В архивном фонде рода документы располагаются в генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду, помещаются в начале (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы и др.).

    Особенности классификации объединенных архивных фондов и коллекций

    Архивные фонды, входящие в состав объединенного фонда, не подлежат дроблению и остаются самыми крупными группами документов в пределах объединенного архивного фонда. Они могут располагаться по значимости фондообразователя, хронологии их создания, алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных фондообразователей, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используют одинаковые схемы систематизации.

    Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. Материалы коллекций, состоящих из документов одного вида (например, из воспоминаний или писем), обычно группируются по авторскому признаку, а созданные группы располагаются по алфавиту фамилий или названий организаций. В коллекциях, созданных по тематическому признаку, могут быть образованы группы документов по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или по хронологии.


    Заключение


    Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации. 

    Отнесение документов к составу  Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

     Цель курсовой работы достигнута путём реализации поставленных задач:

    1. Проведен  теоретический анализ Архивного фонда РФ.

    2. Изучены принципы, критерии и методы оценки документов при формировании Архивного фонда РФ.

    Общие понятия об Архивном фонде РФ и архивах, такие как Архивный фонд, архив, архивное дело, архивный документ, которые необходимо знать и учитывать при формировании Архивного фонда Российской Федерации, определяет положение "Об архивном фонде Российской Федерации", утвержденный Указом Президента РФ от 17.03.94 №552.

    В законе "Об архивном деле в Российской Федерации" рассмотрены состав и структура документов Архивного фонда РФ,  предполагающие научную группировку документов с целью правильного распределения по государственным архивам. А также закон определяет состав документов относящихся к федеральной, муниципальной, частной собственности и собственности субъекта Российской Федерации.

    Принципы, критерии и методы оценки документов – это основа формирования Архивного фонда Российской Федерации.

    Принципы коммунистической партийности, историзма, всесторонности и комплексности являются выражением общенаучных принципов историзма, системности, целостности применительно к задачам оценки и отбора документов и ориентированы на социально-политическую нейтральность в определении значимости социальных ценностей.

    Критерии и методы оценки документов позволяют: рассматривать ценность документа как источника информации; устанавливать сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов; а так же определить роль и место документа в Архивном фонде РФ.

    Можно подвести итог, что курсовая работа имеет перспективы, так как может быть использована в качестве дополнительной литературы, позволяющей узнать или восполнить пробелы в знаниях по теме: «Формирование Архивного фонда Российской Федерации в современных условиях: принципы, критерии, методы оценки документов».


    СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ




    СПИСОК ИСТОЧНИКОВ


    1. ГОСТ Р. 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (Дата обращения: 16.12.2020).

    2. Положение об Архивном фонде Российской Федерации: утв. Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552; по состоянию на 19 ноября 2003 г. // Собр. Актов Президента РФ Правительства РФ. 1994. № 12. ст. 878.

    3. Положение о Федеральном архивном агентстве  утверждено постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.

    4. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 01 октября 2004 г.] // Собрание Законодательства РФ. 2004. № 43 . Ст. 4169.


    СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ



    1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник. М., 2006.

    2. Алексеева, Е.В. Организация документов в архивах/ Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина // Делопроизводство. -2002. -№ 3. – С.93-100.

    3. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело. 1998. № 1.

    4. Банасюкевич, В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. 1998. № 3.

    5. Булюлина Е. В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. Волгоград: Издательство ВолГУ.

    6. Горфейн Г.М., Шепелев Л.Е. Архивоведение. 1971.

    7. Еремченко В.А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 2004.

    8. Елпатьевский, А.В. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России / А.В.Елпатьевский, Н.И.Химина // Отечественные архивы. – 2005. - № 2. – С.35-43.

    9. Жукова М.П. Формирование Архивного фонда РФ экспертиза ценности документов комплектование архивов (основные проблемы) // Вестник архивиста. 1998.

    10. Журнал «Вестник архивиста». 2007. № 3

    11. Митяев К.Г. О принципах и критериях научной экспертизы ценности документальных материалов и их применении // Исторический архив. 1958. №3.

    12. Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах РФ / Росархив, ВНИИДАД. – М.,2006. – 44 с.

    13. Трещев В.С. Некоторые аспекты фондирования документов бывших партийных архивов // Отечественные архивы.–2005. - №6.–С.53-55.

    14. Шабанова Т.Е. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации / Т.Е.Шабанова // Отечественные архивы. – 2005. - № 2.- С.28-34.


    ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ


    1. http://300knig.ru/nauka-i-ucheba/arxivovedenie/vopros-20-ekspertiza-cennosti-dokumentov/

    2. http://libsib.ru/deloprozvodstvo/organizatsiya-raboti-s-dokumentami-deloproizvodstvo-na-kompiutere/podgotovka-dokumentov-k-peredache-na-archivnoe-chranenie




    1 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». [Электронный ресурс].URL:http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/#dst0 (Дата обращения: 16.12.2020).

    2 Федеральный закон «О почтовой связи» от 17.07.1999 N 176-ФЗ. [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_6719/ (Дата обращения: 16.12.2020).

    3 ГОСТ Р. 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (Дата обращения: 16.12.2020).

    4 ГОСТ Р. 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_216461/ (Дата обращения: 16.12.2020).

    1   2   3   4   5   6

    написать администратору сайта