Курсовая работа. Бессонов. Допущен к защите
 Скачать 72.38 Kb.
|
1.3.3. Классификация документов в архивеВнутри архива документы группируются: по архивным фондам и коллекциям; по степени ценности; по категориям доступа. Классификация документов по архивным фондам и коллекциям Группировка документов по архивным фондам и коллекциям – основа классификации документов в пределах архива. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием. Весь комплекс документов, образующихся в деятельности организации (учреждения, предприятия, фирмы, воинской части, корабля военного или торгового флота, общественного объединения и т.д.) или в жизнедеятельности физического лица (семьи, рода) составляет документальный фонд. Организация или лицо, образующее документальный фонд, называется фондообразователем. Видами архивного фонда являются: архивный фонд организации, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция. Все эти понятия, кроме одного, нам уже знакомы. Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более юридических и/или физических лиц, имевших между собой исторические и/или логически обусловленные связи. Объединенный архивный фонд создается, как правило, уже в архиве на основе нескольких фондов. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов: 1) однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории (например, машинно-тракторные станции); 2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории (Управление строительства Волжской ГЭС и подчиненные ему организации); 3) организаций, связанных между собой объектом деятельности (Управление Приволжской железной дороги и его конторы); 4) органов государственной власти и местного самоуправления и состоящих при них учреждений (райисполком и его отделы); 5) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественника полностью или частично передавались его преемнику (Сталинградское губернское архивное бюро и Сталинградское краевое архивное управление); 6) двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями (И.А. Ильф и Е.П. Петров); 7) одноименных ведомств РСФСР в составе СССР и Российской Федерации как независимого государства (Министерство юстиции РСФСР и Министерство юстиции РФ). Важнейшую роль при организации документов играет принцип недробимости архивных фондов. В соответствии с этим принципом пополнение архивов документами должно осуществляться таким образом, чтобы документы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами одного фонда, требуют соблюдения их целостности. Исторические связи существуют не только между документами внутри архивного фонда, но и между архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы, дробление и распыление которых по различным архивам нарушает правильную организацию документов. Концентрация в одном архиве комплексов документов, имеющих органические связи, облегчает всестороннее использование документов. Фондирование заключается в определении (уточнении) фондовой принадлежности документов, хронологических границ фондов и формировании фондов. Определить фондовую принадлежность документов означает определить состав документов, подлежащих включению в этот фонд. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя. Все документы по месту их составления подразделяются на три группы: входящие, исходящие, внутренние. Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Их фондовая принадлежность определяется по адресу, оттиску регистрационного штампа, содержанию документа, отражающему функции и вопросы деятельности организации, по резолюциям и пометам об отправлении документов. Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является автором документов; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам и содержанию документов. Внутренние документы относятся к фонду организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по названию организации, указанному в документе, подписи автора. Дела, которые последовательно велись в двух организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается текст, обращения в письмах, подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.п. Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности. Сформированные архивные фонды нельзя перефондировать. Если среди документов одного фонда будут обнаружены ошибочно включенные в него документы других фондов, необходимо отразить это в научно-справочном аппарате к фонду. Лишь в исключительных случаях, когда ошибки фондирования велики и затрудняют поиск документов, может быть принято решение о перефондировании. Хронологическими границами архивного фонда организации являются даты ее образования и ликвидации; архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда – даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в объединенный фонд; архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа. Крайние даты документов фонда – это даты самого раннего и самого позднего из документов, входящих в состав архивного фонда. Они могут не совпадать с хронологическими границами фонда, если по каким либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапа деятельности организации, либо включением в состав фонда документов организации-предшественника, переданные для завершения делопроизводством в организацию, из документов которой сформирован фонд. Крайние даты документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, проведением юбилейных мероприятий. Пофондовая организация документов в пределах архива прочно вошла в практику работы отечественных архивистов. Однако преобразования 1991-1993 гг. и последующих лет поставили перед архивистами задачи, которые уже не могли решаться с помощью прежних подходов. Вопрос касался новых организаций, появившихся в постсоветской России: принимать ли их документы в состав уже сформированных фондов или формировать новый фонд? В 2006 г. специалисты ВНИИДАД подготовили методические рекомендации по фондированию документов, основные положения которых вошли в новые правила работы для государственных и муниципальных архивов (2007 г.). В этих нормативно-методических документах был учтен практический опыт фондирования новых организаций, накопленный архивистами страны за последние годы. Особенности фондирования документов современных организаций Для таких организаций установлен следующий порядок: в зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и порядок деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве нового фонда. К таким факторам относятся: Изменение конституционных основ государства. Документы законодательных (представительных) органов, новых органов исполнительной власти и местного самоуправления составляют новые архивные фонды. Например, документы Волгоградского исполкома областного Совета и Администрации Волгоградской области составляют отдельные фонды. Изменение административно-территориального деления. Документы органов государственной власти и местного самоуправления, образованных в связи с введением нового административно-территориального деления субъектов РФ, составляют новые архивные фонды. Если меняется граница территориальных образований внутри субъектов РФ, при этом сохраняются органы государственной власти и местного самоуправления, то новые архивные фонды не образуются. Переименование или преобразование административно-территориальной единицы без существенного изменения ее внутреннего деления не является основанием для создания новых фондов органов государственной власти и местного самоуправления. Документы организаций-фондообразователей, в том числе общественных объединений, до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды. Изменение формы собственности организации-фондообразователя. Документы организаций, перешедших из государственной или муниципальной собственности в частную, составляют новый архивный фонд с момента акционирования или приватизации. Смена собственника организации без смены формы собственности не влечет за собой создание нового фонда. Возможно создание из документов акционированных (приватизированных) организаций родственного характера деятельности объединенных архивных фондов. Так, например, в некоторых государственных архивах были созданы объединенные архивные фонды коммерческих банков, существовавших в 1990-е гг., а потом ликвидированных. Как правило, у них был небольшой объем документов постоянного хранения. Реорганизация фондообразователя. Новый архивный фонд создается, если в результате реорганизации коренным образом меняются функции, компетенция организации и ее первоначальное назначение. Упразднение организации означает прекращение деятельности одной организации с передачей ее функций другой организации. Документы вновь созданной организации (организаций) составляют новые архивные фонды. При реорганизации акционерное общество может стать обществом с ограниченной ответственностью или производственным кооперативом, не меняя функций. Так, многие сельскохозяйственные предприятия прошли неоднократную перерегистрацию (АО, ТОО, СПК и т.д.), что не меняло их форму собственности и характер деятельности. Их документы составляют единые архивные фонды. Если эти АО, ТОО, СПК создавались на базе колхозов, то они составляют единый фонд с ранее принятыми документами колхозов. Если функции передавались последовательно сменявшим друг друга организациям, но менялась форма собственности, то возможно создание объединенных архивных фондов из документов этих организаций. Ликвидация фондообразователя. Ликвидация юридического лица означает прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим юридическим лицам. Документы ликвидированных организаций составляют отдельные архивные фонды. Что касается фондирования документов общественных объединений, то существую различия, связанные со временем образования данных организаций. Если они были образованы до принятия законодательства РФ об общественных объединениях, то они составляют единый архивный фонд с государственной организацией, при которой существовали (предприятие и профсоюзный комитет). Документы общественных объединений с момента регистрации по законодательству РФ составляют отдельные архивные фонды. Можно образовывать объединенные архивные фонды. Из документов общественных объединений, которые существовали кратковременно и оставили незначительное количество материалов, можно формировать архивные коллекции. В аналогичные коллекции можно включать документы организаций, не прошедших государственную регистрацию, исключенных из списка источников комплектования, передавших лишь отдельные документы или дела и т.п. Например, коллекция документов национально-культурных организаций, детских организаций, печатных периодических изданий, агитационно-пропагандистских документов избирательных кампаний и др. Возможно создание коллекций отдельных аудиовизуальных документов, объединенных по какому-либо признаку. Документы личного происхождения лидеров или идеологов общественных организаций могут быть присоединены к фондам соответствующих организаций. Все факторы надо применять творчески, учитывая местные условия, организационные изменения, требования уставов субъектов РФ и муниципальных образований и др. В любом случае фондирование должно обеспечивать поиск документов соответствующих организаций и государственный учет документов, не усложняя их. Классификация документов по степени ценности Все документы, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, являются ценными. Среди них могут выделяться группы особо ценных и уникальных документов. Особо ценным документом называется документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства. Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности. Особо ценные документы хранятся в составе своих фондов, но учитываются в особом порядке. Уникальные документы должны изыматься из архивных фондов и храниться обособленно (сейфовое хранение). Принадлежность документов к категории особо ценных или уникальных определяется научно-исторической ценностью, многоаспектностью информации, значением фондообразователя, историческим периодом и другими факторами. Классификация документов по категориям доступа к ним. По категориям доступа документы делятся на документы открытого доступа, документы ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные) и документы, хранящиеся на условиях особого доступа (если собственник, передавая документы в архив, оговорил особые условия их использования). Секретные документы должны храниться отдельно от других документов. |