Мод 2. Качество. Поставки. Риски. PMBoK. Эффективное управление комплексными проектамитренеры Сенько Александр
 Скачать 5.38 Mb.
|
|
Тема 3 80 81 40 Цикл PDCA Краткая информация • PDCA ( англ. «Plan-Do-Check- Act»): – планирование – действие – проверка – корректировка • Циклически повторяющийся процесс принятия решения • Также известен как: – Deming Cycle – Deming Wheel – Plan-Do-Study-Act • Также известен как принцип Деминга-Шухарта – PDCA – Plan-Do-Сheck-Act ( Шухарт) – PDSA – Plan-Do-Study-Act ( Деминг) Walter Andrew Shewhart 1981-1967 William Edwards Deming 1900-1993 Учёный и консультант по теории управления качеством Основоположник TQM 82 Цикл PDCA Системный подход к решению проблем • PDCA обязывает следовать установленному подходу к решению любых задач • PDCA помогает избавиться от постоянных «тушений пожаров» 83 82 83 41 От методологии 6Sigma к формату А3 Соответствие циклов PDCA и DMAIC 84 PDCA ПДПК ОИАСК DMAIC Plan Планирование Определение Define Измерение Measure Анализ Analyze Do Действие Совершенствование Improve Check Проверка Контроль Control Act Корректировка Что такое А3? Формат А3: • Четкий и краткий обзор деятельности по решению проблемы на одной странице • Анализ и стратегия решения задачи на одном листе бумаги • Структурированный и визуальный путь решения проблемы • Рассказ в стандартизированном виде, который понятен каждому А3 помогает: • Визуализировать проблему и причины ее возникновения • Наладить коммуникации А3 позволяет: • Структурировать диалог для эффективной работы всей команды и решения поставленной задачи • Привлечь к рассмотрению и решению проблемы всех участников процесса • Достичь одинакового понимания и согласия всей команды • Структурировать анализ и ход решения задачи или проблемы 86 84 86 42 Как выглядит А3? 87 Как заполняют и читают А3? Рекомендации по заполнению формата А3 • Простота восприятия. Меньше текста, больше рисунков и схем. Важно, чтобы масштаб рисунков, схем и шрифтов позволял легко читать написанное • Единообразие. Представленные данные должны быть в одном формате. Не дайте повода запутаться • Обоснованность. В аналитической части важно показать грамотное сочетание диаграмм Ишикавы (поиск причины), Парето (оценка факторов) и графика отклонений • Выделяйте основные слова в тексте. Предоставьте возможность читать отчет по заголовкам • Старайтесь избегать специфической терминологии и аббревиатур. Это может затруднить восприятие 89 87 89 43 Формат А3 Блок А А1: Определение проблемы • Любая проблема, задача или проект должны быть признаны и иметь свое название, понятное и доступное для всех А2 Описание и общие сведения о проблеме • Для того, чтобы показать необходимость тех или иных действий, следует обосновать их – описать проблему и ее влияние, объяснить цели проекта или потребность решения задачи А3 Текущее состояние проблемы • Состояние показателей, объективно отражающих проблему, кейс проекта и прочие доступные данные 90 Блок А Пример А1. Определение проблемы: • Низкий срок службы закупаемых тумб компании ДВК А2. Описание и общие сведения: • Через несколько месяцев нормальной эксплуатации тумб компании ДВК ломаются направляющие ящиков • Грузоподъемность ящиков – 30 кг (данные производителя) • В ящиках хранится типовой набор инструмента слесаря (гаечные ключи, напильники, болгарка, сверла и др.) • Сломанные направляющие значительно увеличивают время открывания и закрывания ящиков • Не обеспечивается сохранность предметов в тумбе (возможен несанкционированный доступ) • Увеличивается риск производственных травм (при падении ящика) А3. Текущее состояние: • 10 из 10 тумб производства ДВК вышли из строя через 3 месяца после начала эксплуатации на агрегатном производстве • Замененные по гарантии усиленные направляющие также вышли из строя через 2-3 месяца месяцев • Все тумбы производства Wurth в рабочем состоянии у тех же операторов с 2013 года 9 1 90 91 44 Определение проблемы Инструмент методологии 6Sigma Определение проблемы: • Когда и/или где возникает проблема? • Может ли группа собрать в отношении проблемы данные? • Насколько серьезна проблема? Каков объем проблемы в смысле величины (масштаб) или тенденций (изменений масштаба)? • Не слишком ли широко определена проблема? Можно ли будет контролировать решение проблемы (влиять на причины проблемы)? • Не содержит ли начальное изложение проблемы предположения или преждевременные решения? Определение проблемы должно содержать: • Конкретное изложение проблемы, которая будет решена с помощью А3 • Описание, указывающее на охват проблемы (место и/или время возникновения проблемных событий) • Описание масштаба проблемы Пример определения проблемы: • Начальный вариант – Дилеры не удовлетворены временем, которое проходит от заказа до доставки автомобиля • Первая редакция – Дилеры не удовлетворены тем, что со времени заказа до его доставки проходит более 45 дней • Вторая редакция – Дилеры северо-западной части России не удовлетворены тем, что со времени заказа популярной модели (такой, как Explorer) до его доставки проходит более 45 дней 9 2 Формат А3 Блок В В1: Цель • Видение итога, желанное состояние, удовлетворяющее всем требованиям • Необходимо сформулировать максимально четкую и понятную цель – Для этого используйте SMART- критерий. В2 Анализ • Проблема или задача так или иначе должна быть подвергнута анализу • Метод анализа напрямую зависит от поставленной цели • Формат А3 не лимитирует команду в выборе метода анализа, однако чаще всего используют диаграмму Ишикавы или 5 Почему? 94 92 94 45 Блок В Пример В1. Цель: • До декабря 2017 года на производстве не находится ни одной сломанной тумбы • До декабря 2018 года на производстве находятся только тумбы со средним сроком службы не менее 7 лет Методика целеполагания SMART: • Specific — конкретная • Measurable — измеримая • Achievable — достижимая • Relevant — релевантная, актуальная • Time bounded — ограниченная во времени 9 5 Блок В Определение и выбор причин проблемы В2. Анализ: • Закупаются некачественные тумбы • Характеристики тумб не соответствуют условиям эксплуатации в НЗЛ • Нет регламента использования тумб • При закупке не используется ТЗ (остается только один критерий – низкая цена) • Не разрабатывается ТЭО на закупку (обосновывающее закупку более прочных, но более дорогих тумб) 1 0 95 103 46 Причинно-следственные методы Метод «5 почему?» 1 2 3 4 5 Какие нежелательные процессы имеют место? Почему это происходит? Проблема (симптом) В чем причина? П р и ч и н ы Предупреждение: Если ваш следующий ответ заключается в чем-то, что вы не можете контролировать, вы должны вернуться к предыдущему ответу В чем причина? В чем причина? В чем причина? Пример расследования: Британские железные дороги Задержки подачи составов Срывы расписания Не успевают формировать составы Не хватает машинистов Не хватает годных вагонов Вагоны ждут очереди на ремонт Не выдерживаются сроки ремонта пар Токарное оборудования часто простаивает Инструмент плохо учитывается и хранится Пассажиры недовольны 104 105 47 Убрать гвозди Заделать дырку в крыше 5 почему Пример Гвозди рассыпались из коробки Коробка промокла Дождь проник сквозь дыру в крыше Иногда идет дождь Почему? Почему? Почему? Предупреждение: Если ваш следующий ответ заключается в чем-то, что вы не можете контролировать, вы должны вернуться к предыдущему ответу Спущенная шина у машины в гараже Гвозди на полу гаража Почему? Почему? Корневая причина Диаграмма причин и следствий Диаграмма Ишикавы (рыбья кость) Показывает различное влияние на процесс, чтобы выявить наиболее вероятные причины проблем 107 Причины Следствие Проблема/ Желаемое улучшение 106 107 48 Диаграмма Ишикавы Назначение: • Является наглядным инструментом для определения, исследования и графического отображения возможных причин, относящихся к проблеме или состоянию • Показывает различное влияние на процесс, чтобы выявить наиболее вероятные причины проблем Порядок разработки: • Запишите название проблемы в голове «рыбы» • Спросите «Почему появляется проблема?», чтобы выявить потенциальные причины • Поместите причину в ту или иную группу • Спросите «Почему появляется причина проблемы?», чтобы добавить причины второго порядка и так далее Диаграмма Ишикавы для простоя оборудования Простои оборудования ГТЭС 1. Качество проекта электростанции (35 %) Отсутствие гарантийных обязательств у к. Сименс из-за длительного хранения Несоответствующая упаковка и хранение зап.частей Конструкция узлов и деталей Не рассчитана на разнопеременную нагрузку при работе ГТУ в «островном» режиме 2. Качество газотурбинных установок (35%) Проектной мощности ГТУ не хватает для покрытия мощностей потребителя Несоответствие конструкций узлов и деталей фактическому режиму нагрузок Замечания по газоснабжению Замечания по тепломеханической части Замечания по ГТУ 4. Навыки операторов, эксп- луатирующих установки (5 %) 5. Навыки ремонтного, оперативно-ремонтного персонала (5 %) 3. Обслуживание энергоблоков компанией Сименс (10 %) 6. Сложность планирования Закупок необходимых материалов и деталей (10 %) Текучесть кадров Недостаточное обучение Отсутствие опыта экспл. данного оборудования Уровень квалификации машинистов Недостаточное обучение Отсутствие опыта экспл. данного оборудования Отсутствие ПО для сервисного обслуживания Обслуживание ГТУ производится специалистами компании Сименс Территориальные и языковые проблемы Нет четкой процедуры и условий реагирования на Аварийные остановы ГТУ Затягивание компанией Сименс передачи компа- нии Уралкалий необходимых знаний и документации Отсутствие опыта эксп- луатации и ремонта данного оборудования «Разбор» 2-ой очереди на детали 108 109 49 Примеры вопросов к диаграмме Ишикавы A. Man (Оператор) 1. Соблюдает ли он стандарты? 2. Приемлема ли эффективность его работы? 3. Восприимчив ли он к наличию проблем? 4. Ответственен ли он? (Несет ли он ответственность?) 5. Обладает ли он квалификацией? 6. Есть ли у него опыт? 7. Подходит ли ему порученная работа? 8. Стремится ли он к совершенствованию? 9. Умеет ли он ладить с людьми? 10. Здоров ли он? B. Machine (Оборудование) 1. Соответствует ли оно требованиям производства? 2. Соответствует ли оно воспроизводимости процесса? 3. Соблюдаются ли требования к смазке? 4. Производится ли надлежащая проверка? 5. Часто ли приходится останавливать работу из-за проблем с механикой? 6. Соответствует ли оборудование требованиям к точности? 7. Издает ли оно какие-либо необычные шумы? 8. Рациональна ли его компоновка? 9. Достаточно ли имеющегося в наличии оборудования? 10. Находится ли оно в исправном состоянии? C. Material ( Материал) 1. Есть ли ошибки в объеме? 2. Есть ли ошибки в качестве? 3. Есть ли ошибки в бренде? 4. Есть ли примеси в смеси? 5. Адекватен ли уровень запасов? 6. Есть ли потери материала? 7. Адекватно ли обращение с материалами? 8. Есть ли незавершенное производство? 9. Адекватна ли раскладка? 10. Удовлетворительны ли стандарты качества? D. Operation Method ( Метод работы) 1. Удовлетворительны ли рабочие стандарты? 2. Обновлены ли эти стандарты? 3. Безопасен ли метод? 4. Обеспечивает ли данный метод производство качественной продукции? 5. Эффективен ли метод? 6. Рациональна ли последовательность работы? 7. Адекватна ли настройка? 8. Соответствуют ли нормам температура и влажность? 9. Соответствуют ли нормам освещение и вентиляция? 10. Есть ли надлежащая стыковка данного процесса с предшествующим и последующим процессами? Пример использования метода парного сравнения для ранжирования 110 112 50 Метод парного сравнения: инструкция по применению • Записать причины проблемы в горизонтальных столбцах • Скопировать причины в вертикальные столбцы • Поочередно сравнивать пары причин. При этом, если причина в горизонтальной ячейке: – Более важна причины в вертикальной ячейке - ставим в перекрестье 1 – Так же важна, как и причина в вертикальной ячейке - ставим в перекрестье 0,5 – Менее важна причины в вертикальной ячейке - ставим в перекрестье 0 • Просуммировать для каждой причины числа по горизонтали • Сделать выводы: важнее причина, набравшая наибольшее количество баллов Причины проблемы: Результат ранжирования 113 114 51 Формат А3 Блок С С1: Проектная команда • Перечень ключевых участников проекта С2 Предложенные контрмеры • Часть мер, которые можно внедрить немедленно, что даст первые результаты и настроит всех сотрудников на рабочий лад • Это могут быть как “низко-висящие фрукты” так и “тушение пожаров” С3 План действий • Центральная часть А3, содержащая стратегию достижения поставленной цели, перечень ответственных и даты выполнения мероприятий или внедрения тех или иных решений 116 Блок С Пример С1. Проектная команда: • Служба закупки, финансовый отдел • Технологи, инструментальная служба • Производство (конечные пользователи) С2. Предложенные контрмеры: • Провести ревизию имеющихся тумб • Сделать ремонт собственными силами • Разгрузить ящики • Заменить по гарантии • Проанализировать правильность использования тумб • Закрепить ответственность за сохранность имущества С3. План действий: • Тщательно формировать ТЗ (с учетом срока службы…) • Подготовить ТЭО на качественные тумбы • Провести оценку поставщиков, испытания тумб • Провести тендер на закупку качественных тумб • Улучшить процесс закупки • Контролировать условия эксплуатации тумб 1 1 116 117 52 Переход от причин к решениям 1. Определение причин проблемы (Ишикава) 2. Ранжирование причин (турнирная таблица) 3. Разработка решений, которые позволят устранить причины проблемы 4. Оценка величины и знака влияния решений на причины проблемы 5. Расчет важности решений 6. Оценка стоимости решений 7. Оценка важности решений с учетом их стоимости 8. Выбор решений с учетом оценки их важности 121 Причины: 2. Р ан г п ри чи ны 5. Расчет важности решений 6 Оценка стоимости решений 7. Расчет важности решений ($$$) Формат А3 Блок D D : Результаты • Решение любой задачи или проблемы предполагает некий результат: – Изменение ключевых показателей процесса (KPI) и, – Связанные с этим, финансовые выгоды для организации. • Кроме результатов, ячейка может содержать: – Практические указания – Готовые решения – Перечень полученных уроков – Дополнительные сведения, представляющие как практический, так и теоретический интерес для проектной команд и пользователей процесса 124 121 124 53 Методология А3 Резюме УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ ПРОЕКТА Тема 4 126 127 54 Определения и новые практики • Контракт (договор) – взаимное соглашение, обязывающее продавца поставить определенный продукт или услугу, а покупателя – оплатить его или предоставить иное надлежащее встречное удовлетворение • Продавец - поставщик продуктов, услуг или результатов • Покупатель – получатель продуктов, услуг или результатов от имени организации • Новые практики: • Совершенствование инструментов – Интернет-инструменты, информационное моделирование зданий/сооружений (BIM, Building Information Model) • Более совершенное управление рисками – Покупатели берут ответственность за риски, которые подрядчик не может контролировать. Управление рисками – часть договора • Изменение процессов заключения договоров – Стандартные международные формы договоров • Управление логистикой и цепочками поставок – Заключение договоров до завершение проектирования конечного продукта • Технологии и отношения со стейкхолдерами – Веб-камеры • Договора и испытательным сроком Взаимоотношения при закупках Принципы Ишикавы • Взаимное доверие друг к другу • Совместная ответственность за качество и предоставление достоверной информации • Покупатель и Поставщик являются независимыми и каждый уважает друг друга • Между Покупателем и Поставщиком должен быть заключен контракт • Покупатель и Поставщик заблаговременно устанавливают методы и критерии оценки качества поставки • Покупатель и Поставщик совместно разрабатывают методы для разрешения спорных вопросов • Покупатель и Поставщик обмениваются информацией по проведению контроля качества с учетом взаимной выгоды • Покупатель и Поставщик в целях поддержания отношений осуществляют функции взаимного контроля качества • Покупатель и Поставщик при заключении деловых отношений руководствуются интересами Покупателя 128 129 55 Процессы управления закупками по PMBoK Планирование управления закупками • Документирование решений по проекту в отношении закупок, установления подхода и определения потенциальных продавцов Проведение закупок • Получение ответов от продавцов, выбор продавца и заключение договора Контроль закупок • Управление отношениями с поставщиками, мониторинг исполнения договоров, внесения изменений и корректив, а также закрытия договоров Шаги и участники закупок шагов: • Подготовка описания работ (SOW) на закупку или технического задания (Terms of Reference, TOR) • Подготовка оценки расходов высокого уровня для составления бюджета • Объявление конкурса • Определение короткого списка продавцов, отвечающих требованиям • Подготовка и выпуск конкурсной документации • Получение от продавца подготовленного им предложения • Проведение технической оценки предложений, включая оценку качества • Проведение оценки стоимости предложений • Подготовка окончательной сводной оценки качества и стоимости для выбора предложения-победителя • Завершение переговоров и подписание договора между покупателем и продавцом Участники: • Член команды проекта, имеющий квалификацию в области закупок • Персонал отдела снабжения или закупок • Персонал юридического отдела 130 131 56 Процессы управления закупками по PMBoK Выходы: • План управления закупками • Стратегия закупок • Документация по предложениям • Задание на закупку • Критерии выбора поставщика • Решения «Производить или покупать» • Независимые оценки стоимости • Запросы на изменения • Обновления документов проекта – Реестр извлеченных уроков – Список вех – Матрица отслеживания требований – Реестры рисков и заинтересованных сторон • Обновления активов процессов организации Планирование управления закупками Входы: • Устав проекта • Бизнес-документы – Бизнес-кейс – План управления выгодами • План управления проектом: – План управления содержанием – План управления качеством – План управления ресурсами – Базовый план по содержанию • Документы проекта: – Список вех – Распределение обязанностей в команде – Матрица отслеживания требований – Требования к ресурсам – Реестр рисков – Реестр заинтересованных сторон • Факторы среды предприятия • Активы процессов организации: – Предварительно одобренные списки продавцов – Политики, процедуры закупок – Типы договоров Инструменты: • Экспертная оценка • Сбор данных: – Исследование рынка • Анализ данных – Анализ «Производить или покупать» • Анализ выбора поставщика • Совещания 132 133 57 До закупки - анализ «произвести самим, купить или взять в аренду» • Анализ прямых и косвенных затрат • Анализ цены покупки • Анализ цены потребления (косвенных затрат на управление процессом приобретения, а также содержание и техническое обслуживание купленного товара) • Анализ влияния на другие проекты • Влияние на компанию в дальнейшем • Ограничения бюджета • Варианты «Купить»: – Купить – Взять в лизинг • Ситуация на рынке • Доступность товаров, услуг • Наличие поставщиков • Необходимость экспертизы • Иное – регулирование, государственный протекционизм Контракт (Договор) * • Комплексный документ или заказ на покупку • Тип взаимного соглашения • Фиксирует юридические отношения • Элементы (зависят от страны) • * В зависимости от прикладной области, договор также может называться: • Соглашением • Договоренностью • Субподрядом • Заказом на покупку» • Заголовки разделов • Содержание работы • Расписание • Период действия • Распределение ролей и ответственности • Цены и порядок оплаты • Поправки на инфляцию • Критерии приемки • Гарантийные обязательства • Поддержка продукта • Ограничение ответственности • Вознаграждения • Удержания • Штрафные санкции • Средства поощрения • Страховка • Гарантии выполнения контракта • Одобрение со стороны субподрядчика • Управление запросами на изменение • Механизм прекращения действия и разрешения споров 134 135 58 Виды контрактов (договоров) • Разделенный – заказчик поручает строительные работы разным подрядчикам, каждый из них отвечает за выполнение своей части проекта • «Под ключ» – подрядчик несет ответственность не только за строительство, но и за проектирование (EPC) • Генконтрактный (генподрядный) – один генподрядчик отвечает за выполнение работ проекта, только он имеет прямые контрактные отношения с заказчиком • Субконтрактный – заключается с генподрядчиком без установления контрактных отношений с заказчиком • Комплексный контракт – один подрядчик несет ответственность за выполнение всех работ по строительству, при этом специализированных субподрядчиков выбирает сам заказчик • Инжиниринговый – контракт с инженерно-консультационной или инжиниринговой компанией на профессиональное управление проектом (EPCM) Планирование контрактов • Какие типы контрактов будут использованы? • Будут ли использоваться стандартные контракты? • К кому и когда обращаться за независимыми оценками? • Как группа контрактов взаимодействует с командой проекта? • Какую библиотеку контрактов использовать? • Как строить отношения с подрядчиками? • Как организуется отчетность подрядчиков? 136 137 59 Контракты с фиксированной ценой • Fixed price contract, lump-sum contract. Общая фиксированная стоимость поставляемого продукта или предоставляемой услуги • Могут предусматриваться поощрения за достижение или улучшение отдельных заданных показателей проекта • Плюсы и минусы контрактов: – Продавцы обязаны по закону выполнять такие контракты либо нести возможные финансовые убытки в случае их невыполнения – Покупатель обязан точно определить приобретаемый продукт или услуги, а любые изменения закупочной спецификации могут увеличить затраты покупателя Варианты: • Твердая фиксированная цена (ТФЦ, FFP) Firm-Fixed-Price . Цена товаров устанавливается в самом начале и не подвержена изменениям, если не меняется содержание работ. • Плюс поощрительное вознаграждение ( ФЦПВ, FPIF) Fixed Price Incentive Fee. Финансовые поощрения связаны с выполнением стоимости, расписания или с техническим исполнением со стороны продавца. Устанавливается потолок цен, и ответственность за все затраты выше потолка цен возлагается на продавца, который обязан завершить работу • Плюс оговорка о возможной корректировке цены (ФЦКЦ, FP-EPA) Fixed-Price with an Economic Price Adjustment . Договор на значительный период времени. Корректировки на изменившиеся условия (инфляция, изменение цен товаров или услуг) Контракты с возмещением затрат Cost-reimbursable contract • Продавцу возмещаются оговоренные затраты за выполнение работ, а также выплачивается вознаграждение, составляющее его прибыль • Часто включаются пункты, предусматривающие поощрения и бонусы за строгое соблюдение или улучшение отдельных запланированных показателей проекта (например, стоимость, сроки или техническое исполнение) • Обеспечивает гибкость проекта, позволяя изменять указания для продавца в том случае, если содержание работ не может быть точно описано в начале и нуждается в корректировке или существует вероятность возникновения рисков при выполнении работ • Обычно используется тогда, когда велики риск и неопределенность проекта или необходимо делать значительные инвестиции, пока не появится возможность получения окончательных результатов проекта Варианты: • Контракт с возмещением затрат плюс фиксированное вознаграждение (ВЗФВ, Cost-Plus- Fixed-Fee, CPFF ). Вознаграждение выплачивается только за завершенную работу и не изменяется в зависимости от исполнения продавца. Суммы вознаграждения не меняются, если не меняется содержание проекта • Контракт с возмещением затрат плюс фиксированный процент от суммы контракта ( ВЗФВ, Cost Plus Percentage Fee CPРF) • Контракт с возмещением затрат плюс поощрительное вознаграждение (ВЗПВ, Cost-Plus-Incentive-Fee CPIF). Сэкономленные или перерасходованные средства распределяются между продавцом и покупателем в заранее оговоренном соотношении • Контракт с возмещением затрат плюс премиальное вознаграждение (ВЗПВ, Cost Plus Award Fee CPAF). Вознаграждение выплачивается только на основании выполнения ряда широко толкуемых субъективных критериев исполнения, определенных в договоре 138 139 60 Контракты «время и материалы» Time and Material Contracts, T&M • Смешанный тип договорных соглашений • Содержат положения как контрактов с возмещением затрат, так и контрактов с фиксированной ценой • Састо используются при дополнительном наборе персонала, привлечении экспертов и любой сторонней поддержки в тех случаях, когда невозможно быстро установить точный перечень работ • Напоминают контракты с возмещением затрат тем, что они допускают поправки и увеличение стоимости для покупателя • В момент заключения контракта покупатель может не указывать общую стоимость по договору и точное количество предметов, которые необходимо поставить • Стоимость этих контрактов может увеличиваться, как и в контрактах с возмещением затрат Совещания Стили проведения совещания: • Диктаторский • Авторитарный • Псевдодисскусионный (сегрегативный) • Дискуссионный • Свободный Подготовка к совещанию: • Определение цели и задач • Сбор предварительной информации • Участники: • Количество • Состав (требования, произвольность, ограничения) • Определение даты и времени, регламент • Выбор помещения • Выбор стиля проведения совещания • Ведение протокола • Оповещение участников и повестка дня Методы принятия групповых решений: • Авторитарный • Консультационный • Элитных групп • Основное правило • Консенсус • Последнего слова Модерация совещания: • Цель –наиболее полное вовлечение всех участников. Принципы: – Систематичность – Структурированность – Прозрачность (исключение манипуляций) 140 141 61 План управления закупками • Какие договоры надо использовать? • Проблемы управления рисками • Кто проведет независимую экспертизу цены поставки? • Какие работы по поставке можно выполнить самостоятельно, например, с помощью собственного отдела закупок? • Стандартные требования и документы к поставке • Будет ли в поставке управление несколькими поставщиками? • Как поставка связана с работами проекта? Когда? Для какой цели? Вход в какую работу? На что влияет окончание поставки? • Ограничения и допущения по поставке • Возможны ли опережения, необходимые для поставки • Принятие решений «производить или покупать • Контрольные точки поставки • Комментарии к гарантиям и страхованию • Определение формы и формата описания работ по закупкам/договорам • Определение продавцов, прошедших квалификационный отбор, с которыми будет вестись работа • Определение метрик закупок, которые будут использоваться для управления договорами и оценки продавцов Задание на закупку Statement of work, SOW • Описание предмета приобретения со степенью детализации, достаточной для того, чтобы потенциальные продавцы могли определить, имеют ли они возможность предоставить данные продукты, услуги или результаты • Информация, содержащаяся в SOW: – Спецификации – Требуемое количество, – Уровни качества – Данные исполнения – Период исполнения – Место проведения работ – Другие требования. • Предоставляется в письменном виде в понятной, полной и лаконичной форме • Включаются описания любых необходимых сопутствующих услуг (отчетность об исполнении или поддержка приобретаемого продукта после окончания проекта) • Для каждого отдельного предмета закупки требуется отдельное SOW • Но несколько продуктов или услуг могут быть объединены в группы, а группа может рассматриваться как один предмет закупки в рамках одного SOW • По мере продвижения процесса закупок задания на закупку при необходимости могут пересматриваться и уточняться до тех пор, пока они не будут включены в подписанное соглашение. 142 143 62 Переговоры • Процесс, посредством которого несколько человек, первоначально не согласных по некоторым вопросам, пытаются достичь взаимоприемлемого соглашения, изменяя свои исходные позиции или делая новые предложения • Переговоры требуют времени и затрат • В переговорах участвуют несколько человек (лидер, аналитик, протоколист) • У участников переговоров изначально нет согласия по некоторым вопросам • Переговоры – это попытка достичь соглашения • Участники переговоров изменяют свои исходные позиции Варианты поведения: • Добрый и злой следователь • Давление временем • Давлением авторитетом • Давление терминологией Тендеры, торги • «Свои» или для всех • Закрытый или открытый тендер • Участники: – Организатор – Претенденты – Участники подрядных торгов – Конкурсная комиссия • Функции, права, документация • Рекламирование 144 145 63 Состав тендерной документации • Обоснование предлагаемой цены подряда • Обоснование сроков строительства • Данные по организации материально-технического снабжения • Технические свидетельства на применение новых материалов, изделий и конструкций, сертификатов соответствия • Другие документы, обосновывающие предложения участника торгов Требования к оформлению: • Одинаковость трактовки всех документов • Использование общепринятых обозначений • Отсутствие двусмысленности • Подпись и печати • Легализация исправлений • Четкая печать и прорисовка всех документов • Заполнение всех пунктов • Запечатанные конверты Предложения • Подготовленные продавцом документы, содержащие описания возможностей и намерения поставить продукты, услуги и результаты • Стандартные термины - запрос информации (request for information, RFI) • Приглашение к подаче заявок (invitation for bid, IFB) • Запрос предложений (request for proposal, RFP) • Запрос расценок (request for quotation, RFQ) • Извещение о тендере • Приглашение к переговорам • Первоначальный ответ продавца • Основаны на документации по поставкам • Содержат описания способов выполнения • Представляют из себя официальную юридическую оферту • Иногда сопровождаются презентацией 146 147 64 Критерии выбора Критерий Пояснения Понимание потребности Насколько предложение продавца соответствует заданию? Общая стоимость Способен ли выбранный продавец предложить самую низкую общую стоимость владения (стоимость приобретения плюс эксплуатационные расходы)? Технические возможности Обладает ли продавец необходимыми техническими навыками и знаниями и может ли он их приобрести? Риск Насколько большой риск содержится в описании работ, какая его часть будет возложена на выбранного продавца, и каким образом тот способен снизить риск? Подход к управлению Способен ли данный продавец успешно выполнить проект при имеющемся управленческом опыте и может ли он его развить? Технический подход Соответствуют ли предложенные продавцом технические методологии, методы, решения и услуги требованиям закупочной документации, или с их помощью можно получить более высокие или низкие результаты, нежели ожидалось? Гарантия Какую гарантию продавец предлагает в отношении конечного продукта и на какой период времени? Финансовые возможности Обладает ли продавец необходимыми финансовыми ресурсами и может ли он их получить? Критерии выбора Критерий Пояснения Производственные мощности и заинтересованность Обладает ли продавец производственными мощностями и заинтересован ли он в удовлетворении возможных будущих требований? Категория и величина предприятия Относится ли предприятие-продавец к определенной категории (малый бизнес, женщины-предприниматели, социально значимое малое предприятие) по классификации покупателя или в соответствии с государственной классификацией, если это оговорено как условие заключения контракта? Выполнение продавцами прошлых контрактов Каков прошлый опыт работы с выбранными продавцами? Рекомендации Может ли продавец предоставить рекомендации от предыдущих заказчиков, подтверждающие опыт работы продавца и его соответствие требованиям контракта? Права на интеллектуальную собственность Отстаивает ли продавец права на интеллектуальную собственность, которую намерен использовать при изготовлении продукции или предоставлении услуг в рамках проекта? Права собственности Заявляет ли продавец право собственности на используемые рабочие процессы и услуги или на продукты, которые будут произведены для данного проекта? Выполнение требований локализации 148 149 65 Критерии оценки Оценка с применением весов Критерий Методика оценки Оценка Вес в баллах Оценка с учетом веса Стоимость 5 0,2 1,0 Гарантии 3 0,1 0,3 Риски 2 0,3 0,6 … ИТОГО: 1,0 1,9 Методика определения веса критериев Турнирная таблица 150 151 66 Конференции участников тендера • Цель – обеспечение ясного единообразного понимания предъявляемых требований к предстоящим закупкам и недопущение привилегированного положения кого-либо из участников тендера • Конференции участников тендера: – Конференции подрядчиков – Конференции поставщиков – Предтендерные конференции • Встречи покупателя со всеми потенциальными продавцами, предшествующие предоставлению заявок или предложений. • Для соблюдения принципа честности покупатели должны обязательно обеспечить условия, при которых все потенциальные продавцы могут выслушать все вопросы каждого отдельного потенциального продавца и все ответы покупателя • Непредвзятость обеспечивается: – Сбором вопросов от участников тендера – Организацией выездов на место проведения работ до проведения конференции участников тендера • Ответы на вопросы могут быть внесены в закупочную документацию в качестве поправок Методы оценки предложения • Оценочный комитет • Независимые оценки (сторонним независимым оценщиком) • Экспертная оценка (многопрофильной командой экспертов, обладающих опытом в каждой из областей, затрагиваемых в закупочной документации и в предлагаемом договоре) 153 154 67 Выходы: • Выбранные продавцы • Соглашения • Запросы на изменения • Обновления плана управления проектом – Планы управления требованиями, качеством, коммуникациями, рисками – Базовый план по содержанию – Базовое расписание – Базовый план по стоимости • Обновления документов проекта – Реестр извлеченных уроков – Документация по требованиям – Матрица отслеживания требований – Календари ресурсов – Реестры рисков и заинтересованных сторон Проведение закупок Входы: • План управления проектом – Планы управления содержанием, требованиями, коммуникациями, рисками, закупками, конфигурацией • Базовый план по стоимости • Документы проекта: – Реестр извлеченных уроков – Расписание проекта – Документация по требованиям – Реестры рисков и заинтересованных сторон • Закупочная документация • Предложения продавцов • Факторы среды предприятия • Активы процессов организации – СМК – Шаблоны по качеству (контрольные листы, матрица отслеживания, планы и документация тестирования) – Результаты предшествующих аудитов – База извлеченных уроков проектов Инструменты: • Экспертная оценка • Реклама • Конференции участников тендера • Анализ данных – Оценка предложения • Навыки межличностных отношений и работы с командой – Переговоры Выходы: • Закрытые закупки • Информация об исполнения работ • Обновления закупочной документации • Запросы на изменения • Обновления плана управления проектом – Планы управления рисками и закупками – Базовое расписание – Базовый план по стоимости • Обновления документов проекта – Реестр извлеченных уроков – Требования к ресурсам – Матрица отслеживания требований – Реестры рисков и заинтересованных сторон • Обновления активов процессов организации Контроль закупок Входы: • План управления проектом – Планы управления требованиями, рисками, закупками, изменениями • Документы проекта: – Журнал допущений – Реестр извлеченных уроков – Список контрольных событий – Отчеты о качестве – Матрица отслеживания требований – Реестры рисков и заинтересованных сторон • Соглашения • Закупочная документация • Одобренные запросы на изменения • Данные об исполнении работ • Факторы среды предприятия • Активы процессов организации Инструменты: • Экспертная оценка • Администрирование претензий • Анализ данных – Анализ исполнения – Анализ освоенного объема – Анализ тенденций • Инспекция • Аудиторские проверки 155 156 68 Система управления изменениями контракта • Определяет процесс внесения изменений в содержание контракта • Включает: – Документы – Системы отслеживания – Процедуры разрешения конфликтов – Уровни иерархии, на которых производится авторизация изменений • Должна быть интегрирована в систему общего управления изменениями • Система контроля изменений договоров • Анализ исполнения закупок • Инспекции и аудиты • Отчетность об исполнении • Системы оплаты • Администрирование претензий Обзор выполнения закупок Цель обзора: • Определение насколько успешно или неуспешно происходит выполнение работ • Прогресс выполнения по отношению к содержанию • Обнаружение несоответствий с положениями контракта, которые позволяют покупателю дать оценку, способен или не способен поставщик выполнять данную работу Содержит структурированную информацию: • Насколько успешно выполняются поставщиком • Насколько они соответствуют предусмотренным требованиям по качеству, стоимости и срокам Может включать: • Обзор документов, подготовленных поставщиком • Результаты проверок, выполненных покупателем, в том числе результаты проверок качества 157 158 69 Администрирование претензий • Претензии, разногласия, апелляции • Подлежат оформлению в документальном виде, обработке, мониторингу и управлению на протяжении всего цикла проекта • Если стороны не могут сами договориться о решении претензии, то вступают в силу предусмотренные контрактом способы и механизмы разрешения разногласий • Использование арбитражных или судебных разбирательств ОБЗОР PMBOK |