Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего

• Название: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего
• Дата: 07.01.2023
• Размер: 0.52 Mb.
• Имя файла: TPU735171 (1).docx
• Тип: Документы; #875369
• страница: 7 из 26

Методы автоматизации системы закупок предприятия

В современном мире, где фактор повышения конкурентоспособности компаний является одним из самых значимых, важным становится процесс постоянного совершенствования, в данном случае, системы закупок компании.

Необходимость применения концепций и технологий совершенствования появилась в результате следующих объективных причин развития бизнеса в целом и снабжения в частности:

1. 
   Невозможность управления закупками во всей цепи поставок существующими методами и инструментами:
   

• 
  отсутствие процессного подхода к снабжению;
  
• 
  рост числа поставщиков и закупаемых продуктов;
  
• 
  низкий процент закупок по контрактам;
  
• 
  неэффективность инструментов коммуникаций между отделом закупок и бизнесом;
  
• 
  рассогласованное взаимодействие контрагентов в цепях поставок.
  

2. 
   Трудности нахождения нужных товаров и поставщиков, полностью подходящих под нужные характеристики:
   

• 
  хранение информации в различных системах;
  
• 
  отсутствие общей классификации данных;
  
• 
  разрозненные каталоги поставщиков.
  

3. 
   Неэффективность ручных процедур в закупках:
   

• 
  отсутствие единого реестра потребностей;
  
• 
  увеличение потерь в связи с возможной экономией на скидках от объема всего заказа;
  
• 
  неавтоматизированное создание запросов и оценка предложений [13].
  

Необходимо рассмотреть возможные методы решения данных проблем путем автоматизации закупочной системы, так как именно автоматизация сейчас является основным способом совершенствования всех процессов на предприятии.

Автоматизация процесса внутренних закупок может обеспечить наличие дополнительных возможностей системы. Внедрение процесса имеет свои достоинства:

• 
  повышает эффективность операций, то есть сокращает затраты времени на рутинные операции и малопродуктивный труд сотрудников;
  
• 
  повышает качество процессов, а именно снижает влияние человеческого фактора в ходе выполнения расчетов, ввода данных, выполнения мониторинга;
  
• 
  обеспечивает прозрачность учета поставок на всех участках процесса и повышает точность сроков поставок;
  
• 
  повышает уровень контроля в процессе квалификации и выборе нужного поставщика;
  
• 
  сокращает затраты на процесс поставок и снижает таможенные издержки;
  
• 
  обеспечивает своевременную документальную поддержку (тендерные документы, договоры, отчеты);
  
• 
  повышает оперативность принятия управленческих решений [14].
  

В систему автоматизированного процесса закупок входят следующие компоненты (модули):

1. 
   Автоматическое создание заявки на закупку необходимых товаров в зависимости от остатков на складе. Данный модуль позволяет проверять денежные средства и бюджетные лимиты, создавать графики закупок, выбирать оптимального поставщика, также предоставляет возможность контролировать и просматривать процесс закупок [15]. Модуль содержит подсказки, сокращающие вероятность ошибки на этапе заказа.
   
2. 
   Размещение информации о проведении тендера в интернете или оповещение поставщиков о проведении тендера по электронной почте. Он дает возможность собирать и анализировать необходимые документы от поставщиков и статистические данные по проведенным тендерам [16].
   
3. 
   Создание отчетов. Отчеты создаются в зависимости от временных требований заказчика: по запросу, в ручном режиме, автоматически или по расписанию. Информация в отчетно-аналитическом
   

блоке предоставляется в выбранном формате, например в виде календарно- сетевых диаграмм или списочных форм.

4. 
   Модуль наблюдения отвечает за сбор информации о товарах и поставщиках из различных источников, расчет затрат для заданной номенклатуры товаров, ввод данных в корпоративную систему и организацию проверки стандартам фирмы и условиям поставщиков [17].
   

На рисунке 3 представлен пример автоматизации закупочного процесса товара.



Рисунок 3 – Процесс автоматизации закупки

1. 
   Автоматически формируется заявка на необходимые товары и заносится в базу данных, а далее поступает в информационную систему (ИС).
   
2. 
   ИС анализирует наличие товара на складе и при его недостатке формирует заявку на приобретение, обеспечивая самое выгодное соотношение цены, качества и срока годности товара.
   
3. 
   Начальник отдела закупок проверяет заявку и отправляет ее поставщику.
   
4. 
   Поставщик предоставляет счет для оплаты товаров и направляет его в бухгалтерию фирмы.
   
5. 
   Сотрудники бухгалтерии переводят необходимую сумму денежных средств поставщику.
   
6. 
   Поставщик организует отправку товара заказчику.
   
7. 
   Товар доставляется на склад.
   
8. 
   Информация о поступлении товара со склада предоставляется в отдел закупок и автоматически заносится в базу данных.
   

Оптимизируя процессы по данной схеме, предприятие сможет сэкономить не только время, но и денежные средства. Но, прежде чем внедрить автоматизированную систему, нужно быть уверенным, что эта система соответствует организационному учету в данной организации.

В результате видно, что автоматизация закупок увеличивает скорость принятия решений закупщиком и снижает стоимость управления закупками. Кроме этого, позволяет собирать нужную статистику, что является необходимым шагом в создании обоснованной стратегии компании. Поэтому автоматизация выгодна и ее внедрение окупается средствами, сэкономленными благодаря ее достоинствам.