бланки строгой отчетности страх организ порядок учета. Формы строгой отчетности, применяемые страховыми организациями
 Скачать 51 Kb.
|
|
Формы строгой отчетности, применяемые страховыми организациями Отдельно хотелось бы остановиться на формах бланков строгой отчетности для страховых организаций. Для приема денег у населения в оплату страховых услуг могут применяться две формы бланков: Квитанция на получение страхового взноса (форма А-7), утвержденная письмом Минфина России от 23 февраля 1994 г. N 16-37 (код по ОКУД 0796205); Квитанция на получение страхового взноса, утвержденная письмом Минфина России от 16 июня 1994 г. N 16-30-63 (код по ОКУД 0796201). Страховые организации могут использовать любую из этих двух форм квитанций, поскольку обе они удовлетворяют требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности, приравниваемым к кассовым чекам ККМ. В качестве образца заполнения ниже приводятся Квитанции формы А-7: Код по ОКУД 0796205 ЗАО "Страховая компания "Фокус" ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── (полное название страховой компании) Квитанция N 00288 на получение страхового взноса Страхователь: Петров Иван Максимович ─────────────────────────────────────────────────────────── (фамилия, имя, отчество) Номер и дата страхового свидетельства N 0003485 от 14 января 2002 г. ──────────────────────────────────────────────── Вид страхования страхование от несчастных случаев ───────────────────────────────────────────────────────── Представитель страховщика Федоров Василий Тимофеевич ────────────────────────────────────────────── (фамилия, имя, отчество) Получено Двести тридцать два руб. 00 коп. ───────────────────────────────────────── ────────── (сумма прописью) Получил Петров И.М. ───────────────────────────────────────────────────────────────── (подпись) Оплатил Федоров В.Т. ───────────────────────────────────────────────────────────────── (подпись) "14" января 2002 г. ───── ────────── ────── Квитанция на получение страхового взноса (утв. письмом Минфина РФ от 16 июня 1994 г. N 16-30-63) Настоящая квитанция фактически прекратила действие в связи с изданием приказа Минфина РФ от 17 мая 2006 г. N 80н В соответствии с постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. N 171 настоящая форма бланка строгой отчетности может применяться до утверждения форм бланков строгой отчетности в соответствии с Положением, предусмотренным названным постановлением, но не позднее 1 июня 2008 г. Согласно письму Департамента страхового надзора Минфина РФ от 28 мая 1999 г. N 24-07/04 настоящей Квитанции присвоен код форм по ОКУД - 0796201, который должен быть указан в квитанции при ее изготовлении Учет бланков квитанций Бланки квитанций формы А-7 относятся к бланкам строгой отчетности. В зависимости от организационной и территориальной структуры страховщика учет, хранение и уничтожение бланков квитанции формы А-7 могут быть определены отдельным положением или могут быть включены в общее положение о порядке учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности. Положение подлежит утверждению приказом руководителя организации. Приказом руководителя также назначаются работник, ответственный за учет, хранение, прием и выдачу бланков, и лица, его замещающие. Основанием для принятия бланков на учет является акт приемки бланков. Акт приемки бланков составляется в соответствии с накладными, квитанциями и другими документами, сопровождающими отгрузку бланков. Учет бланков квитанций ведется по сериям и номерам в книге по учету бланков. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером, а также скреплены печатью. Сведения в книгу по учету бланков вносятся в соответствии с первичными документами, подтверждающими движение бланков квитанций. К первичным документам могут быть отнесены акты приемки бланков, акт приема-передачи бланков квитанций структурным подразделениям и страховым посредникам, реестры (акты) испорченных бланков квитанций, акт об уничтожении бланков квитанций, документы, подтверждающие кражу, хищение и прочую утрату бланков квитанций, и т.п. Ведение книги и сохранность бланков квитанций осуществляются ответственным работником. При получении бланков из типографии ответственный работник сверяет общее количество бланков и их номера с накладной. Бланки принимаются работником в присутствии комиссии в день их поступления. Основанием для принятия бланков на учет является акт приемки бланков. Акт приемки бланков составляется в соответствии с накладными, квитанциями и другими документами, сопровождающими отгрузку бланков. Передача бланков квитанций структурным подразделениям (филиалам, агентствам, отделам продаж), страховым посредникам оформляется актом приемки-передачи бланков квитанций. Передачу бланков квитанций осуществляет ответственный работник, прием - материально ответственное лицо. Возврат неиспользованных бланков квитанций подотчетными лицами осуществляется по акту приема-передачи. Актами также оформляются испорченные бланки квитанций, подлежащие передаче в организацию. Испорченные или неправильно заполненные бланки прилагаются к отчету о выполненной работе за тот период, когда они выписаны. Испорченные бланки подлежат перечеркиванию. В случае утери, хищения бланков квитанций подотчетные лица представляют ответственному работнику заявление с указанием обстоятельств их утери, хищения и прочие документы, прямо или косвенно подтверждающие обстоятельства дела. Страховая организация в соответствии с действующим Положением может констатировать недействительность испорченных, утраченных, украденных бланков квитанций путем издания приказа руководителя. По мере накопления испорченных бланков в организации создается комиссия по их уничтожению. Комиссией составляется акт об уничтожении, где приводится список бланков (номер и серия), подлежащих уничтожению. Непосредственное уничтожение бланков может осуществляться силами сотрудников организации или по договору со сторонней организацией путем сжигания или разрезания на мелкие фрагменты. Для осуществления контроля и обеспечения дисциплины внутренними документами и договором со страховым посредником может быть определен порядок представления отчетов страховщику о переданных, испорченных и утраченных бланках квитанций, предусмотрены лимит на единовременную выдачу бланков квитанций и применение санкций в случае их утраты, порчи и т.п. Хранение бланков квитанций Система мер по организации хранения бланков строгой отчетности должна обеспечивать сохранность бланков и контроль их физического состояния. Неоформленные и испорченные бланки хранятся в приспособленных для этого помещениях с надлежащей системой охраны, сигнализации и пожарной безопасности. Хранилище оборудуется металлическими стеллажами, металлическими шкафами, сейфами и т.п. В рабочее время хранилище закрывается на ключ, по окончании рабочего дня место хранения бланков опечатывается или опломбировывается. Доступ в хранилище возможен только в присутствии ответственного работника. Инвентаризация В целях контроля состояния бланков квитанций проводится их инвентаризация. Порядок инвентаризации и ее периодичность устанавливаются приказом руководителя. Организация осуществляет плановую и внеплановую инвентаризацию неиспользованных и испорченных бланков. Для проведения инвентаризации создается комиссия, которая проверяет порядок ведения книги учета бланков - полноту заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков. Инвентаризация использованных бланков осуществляется одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов. Организация передачи в бухгалтерию оформленных квитанций и порядок их приема Основанием для оформления квитанции является наличие заключенного договора страхования, по которому поступает первый или очередной взнос. Порядок передачи страховыми посредниками оформленных квитанций может определяться приказом руководителя и подлежит обязательному включению в договор со страховым посредником. Использованные бланки квитанций предоставляются страховщику в отчетные дни, установленные приказом руководителя страховой организации. Порядок передачи страховыми посредниками оформленных квитанций может определяться приказом руководителя и под лежит обязательному включению в договор со страховым посредником. Несвоевременная передача оформленных квитанций и страховых премий по ним может грозить взысканием процентов за просрочку. Если договором не определен срок передачи оформленных квитанций и страховых премий, то в соответствии с ГК РФ агент обязуется сдать их в разумно необходимый для этого срок. Срок разумности определяется судом. Все вопросы, связанные с деятельностью агента, действующего по поручению и получающего вознаграждение, регулируются главой 49 ГК РФ. Страховые посредники - юридические лица передают использованные бланки вместе с отчетом о выполненной работе и оригиналами договоров страхования. Полученные посредниками страховые премии (взносы) перечисляются на расчетный счет страховщика с учетом или без учета вознаграждения в зависимости от условий агентского договора. Страховые агенты - физические лица передают использованные бланки вместе с отчетом о выполненной работе, отчетом о сдаче наличных денежных средств в кассу страховой организации и оригиналами договоров страхования. Передача агентом страховой премии в кассу страховой организации оформляется приходным кассовым ордером и кассовым чеком. Страховщику целесообразно предусмотреть требование оформления ежедневного кассового отчета. Обратим внимание на следующий момент. Полученная агентом страховая премия (взнос) от страхователей приравнивается к взносам, уплаченным страхователями непосредственно страховой организации. При этом полученные суммы должны быть внесены страховым агентом на счет страховщика путем передачи наличных денежных средств без отражения приема данных денежных средств в кассу самого агента или перечислением средств на счет страховой организации в безналичной форме через кредитные организации. На основании представленных отчетов в учете производится списание квитанций с подотчетных лиц. Оприходование или перечисление полученных премий агентом (брокером) должно осуществляться в течение трех банковских дней, что следует указать в агентском договоре. Также для осуществления оперативного учета и контроля агентским договором может быть предусмотрено оформление квитанции в хронологической последовательности в порядке возрастания их номеров. При приме квитанций сотрудник бухгалтерии должен проверить их оформление по следующим признакам: соответствие формы квитанции типовой форме и ее принадлежность (серия, номер и т.д.) организации; достоверность сведений, отраженных в квитанции, полнота заполнения, наличие подписей. Контроль за надлежащим использованием бланков квитанций и их оформлением Контроль за надлежащим использованием бланков осуществляется по следующим направлениям: сохранность бланков полисов; отсутствие подчисток и исправлений; соответствие сумм, указанных в квитанциях, суммам, отраженным в кассовых отчетах и реестрах, сдаваемых в бухгалтерию. Контроль за надлежащим использованием бланков и подтверждение соответствия сумм принятых наличных (в том числе по платежным картам) денежных средств суммам, указанным в оформленных квитанциях, предшествует их передаче в архив. Контроль за оформлением квитанций должен осуществляться для обеспечения полноты, своевременности и достоверности отражения операций с денежной наличностью по договорам страхования. Определим основные вопросы, подлежащие контролю. Передача в архив оформленных квитанций Для подтверждения учетных данных прошлых лет необходимо обеспечить надлежащее хранение оформленных квитанций. Организация должна разработать единые правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. За нарушение порядка хранения документов на руководителя организации может быть наложен административный штраф в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ. Обратим внимание на то, что хранение документов может осуществляться в собствен ном специально оборудованном помещении или в государственном (част ном) архиве. При этом обязательным требованием к частному архиву является наличие лицензии. передающего дела в архив. Перед сдачей дел в архив следует провести проверку их фактического наличия. По окончании срока хранения в архиве использованные квитанции уничтожаются. Уничтожение проводится по истечении месяца со дня проведения последней инвентаризации использованных бланков квитанций. Уничтожение оформляется актом о списании, составленным комиссией. Обратим внимание на то, что хранение документов может осуществляться в собственном специально оборудованном помещении или в государственном (частном) архиве. При этом обязательным требованием к частному архиву является наличие лицензии. Кроме того, документы подлежат уничтожению с согласия сотрудников архива, в акте об уничтожении должна быть подпись сотрудника архива. Оформленные и принятые к учету квитанции подлежат хранению в специальных помещениях или закрывающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность. Использованные бланки квитанций упаковываются в мешки и опечатываются. Упакованные мешки систематизируются. По окончании календарного года они передаются в архив по описи, где хранятся не менее пяти лет. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией. Опись составляется в трех экземплярах и включает: порядковый номер дела; индекс дела; заголовок дела; дату дела; количество листов в деле; срок хранения дела. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения, Ведение учетных баз данных Учетные базы данных ведутся для отражения движения квитанции от момента отгрузки до момента передачи в архив и получения оперативных сведений о состоянии и месте нахождения квитанции. Учетная база данных должна действовать во взаимосвязи с другими информационными системами и позволять исключать возможность повторного (дублированного) учета. Учетная база данных формируется на основании подтверждающих документов - документов, сопровождающих операцию. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной базы данных разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения учета базы данных. На основании базы данных может проводиться инвентаризация и сверка бланков, находящихся на ответственном хранении у страховых посредников. А.А. Кварандзия, доцент кафедры страхования СПбГУЭФ, к.э.н. "Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании", N 6, ноябрь-декабрь 2006 г. |