Горбул Ділова українська мова. Горбул О. Д. Ділова українська мова
 Скачать 260.45 Kb.
|
1.7. Особливості оформлення текстуЗакріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує оформлення їх, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання. Бланк- це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів та ін. Текст- головний елемент документа, який складається з логічних елементів: вступ, доказ, закінчення. У вступіадресат готується до сприйняття теми (обґрунтовуються причина укладання документа, історія питання та ін.). Удоказірозкривається суть питання. У закінченніформулюється мета, заради якої складено документ. Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Членування тексту на складові частини, графічне розмежування частин, а також використання заголовків, нумерації та ін. називають рубрикацією. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної побудови ділового документа. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци. Абзац - це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Словом абзацпозначається також частина тексту між двома такими відступами. Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої. Він може складатися з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення, а також охоплювати групу речень, які послідовно розкривають складну думку* Послідовність розташування складових частин тексту позначається числовою (а також буквеною) нумерацією.Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту. Є дві системи нумерації: традиційна і нова. Традиційна базується на використанні різноманітних типів позначок -римських і арабських цифр, великих літер, поєднаних з абзацами відступами. Нова використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності. Вибір того чи іншого конкретного варіанта нумерації залежить від змісту тексту, від його обсягу та складу. У простіших випадках використовуються тільки однотипні знаки - звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного характеру часто вимагають застосування комбінованих способів членування та нумерації. Як правило, великими літерами користуються рідко: значні за обсягом частини тексту нумеруються найчастіше римськими цифрами; підрозділи - арабськими, пункти всередині розділів - малими літерами. Більші за абзац рубрики можуть набувати і словесних найменувань (параграф §, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються. Нова система нумерації широко застосовується у науково-технічній літературі й діловодстві. Це суто цифрова система нумерації частин тексту без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) і без заголовків до частин тексту. Базується система на таких правилах: - кожна складова частина тексту, яка відповідає поняттям частина, розділ, пункт, підпункт, наділяється своїм номером; - номери позначаються лише арабськими цифрами; - після кожної цифри ставиться крапка; - номер кожної складової частини містить всі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу: так, розділи нумерують 1., 2., 3. (це - перший, другий, третій); підрозділи - 1.1.; 1.2.; 1.3. (перший підрозділ першого розділу; другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого розділу); пункти нумерують так: 1.1.2.; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу; другий пункт першого підрозділу третього розділу); - номери найбільших за обсягом частин тексту_перший, найвищий ступінь поділу - складаються з однієї цифри (1.); - на другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (1.2.); - на третьому ступені поділу складові частини мають номери з трьох цифр (1.3.5.) і т. д. Вказані вимоги до складання й оформлення текстів документів стосуються усіх видів документів, про які йтиме мова в наступних розділах. Розділ 2. Документація особового складу1. Заява про прийняття на роботу. 2. Автобіографія. 3. Характеристика. 4. Наказ про особовий склад. 5. Контракт з найму на роботу; трудовий договір. 6. Резюме. 2.1. Заява про прийняття на роботуЗАЯВА - це публічне офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання. Розрізняють заяви від організацій і установ та особисті заяви. В особистій заяві реквізити рекомендується розміщувати у такій послідовності: 1) праворуч на останній третині рядка пишуть назву організації або установи, куди подається заява; прізвище, ініціали керівної особи; 2) нижче колонкою викладають відомості про того, хто подає заяву: посада, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, домашня адреса; . 3) ще нижче, посередині рядка, пишеться слово ЗАЯВА; 4) через один рядок з абзацу й великої літери починається текст заяви, в якому чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням. 5) під текстом з нового рядка пишуть перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; 6) ліворуч ставиться дата, праворуч - підпис особи, котра писала заяву (підписувати слід чітко і розбірливо). Варто пам'ятати:під час написання тексту заяви спостерігаються варіанти в таких деталях оформлення: прізвище керівника установи або закладу, до якого звертаються із заявою, може вказуватися або не вказуватися; серед даних про освіту особи, котра звертається із заявою, номер і серія паспорта ставляться лише тоді, коли у заяві йдеться про виплату грошей; перелік документів, що додаються, може починатися словами: До заяви додаю (тоді назви доданих документів ставляться у знахідному відмінку: довідку, автобіографію), може починатися словами: До заяви додаються такі документи (далі назви документів у називному відмінку) або словом Додаток; 1...; 2...; 3.... У тексті заяви, коли є кілька паралельних способів висловлення, вибирайте найточнішу граматичну форму, наприклад: вживайте тільки потрібний відмінок іменників чоловічого і жіночого роду при звертанні, необхідне закінчення (-ові, -еві, -єві; -у, -ю), належний порядок слів за загального змісту речення (без спеціального наголошення окремих його елементів). За аналогічною схемою складають і інші заяви з кадрових питань, але ці документи мають певні особливості щодо написання деяких реквізитів: адресуючи їх до тієї організації, в якій працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ). Зразок РЕКТОРОВІ Українського державного університету харчових технологій гр.__ (прізвище, Ім'я, по батькові) Адреса місця проживання_ (поштовий Індекс) (район проживання у м. Києві) ЗАЯВА Прошу прийняти мене на роботу в університет на посаду:___ (вказати назву посади, кафедри, відділу чи іншого підрозділу, з якого часу, на який термін, на яких умовах - постійно, за строковим трудовим договором чи за контрактом) Додаток: "_"_199_р. _ (підпис) |