информатика. Игнатьева Елена Александровна, Измайлова Елена Ивановна. Информатика. Электронный ресурс методические указания
 Скачать 4.32 Mb.
|
|
лицы нажать кнопку Таблица , выделить пункт Экс- пресс -таблицы, выбрать нужный шаблон и заполнить шаблон своими данными, заменив данные шаблона (рис. 36). Рис. 36. Вставка таблицы, используя шаблон 77 Вставка таблицы с использованием меню Таблица Щелкнуть место, где будет располагаться таблица, перейти на вкладку Вставка, в группе Таблица нажать кнопку Табли- ца , а затем в области Вставить таблицу путем перетаски- вания выберите нужное число строк и столбцов (рис. 37). Рис. 37. Вставка таблицы, используя меню Таблица Вставка таблицы помощью команды Вставить таблицу Данный способ позволяет перед вставкой таблицы указать ее размеры и формат (рис. 38). 1. Щелкнуть в документе место, куда требуется вставить но- вую таблицу. 2. На вкладке Вставка в группе Таблицы щелкнуть Табли- ца и затем выберите Вставить таблицу 3. В области Размер таблицы введите количество столбцов и строк. 4. В области Автоподбор ширины столбцов выберите па- раметры подстройки размера таблицы. 78 Рис. 38. Вставка таблицы Рисование таблицы Сложную таблицу, например таблицу с ячейками разной высоты или с меняющимся числом столбцов в строке, можно на- рисовать. Для этого на вкладке Вставка в группе Таблицы щелкнуть Таблица, а затем Нарисовать таблицу. После этого указатель мыши примет вид карандаша. Чтобы определить внеш- ние границы таблицы, необходимо нарисовать прямоугольник. Затем внутри этого прямоугольника нарисуйте линии столбцов и строк (рис. 39). Рис. 39. Рисование таблицы Чтобы стереть линию или блок линий, на вкладке Конст- руктор контекстных инструментов Работа с таблицами в группе 79 Нарисовать границы выбрать Ластик, далее щелкнуть линию, которую требуется стереть. После того как таблица нарисована, щелкнуть в ячейку таблицы и начать заполнение. Преобразование текста в таблицу В Microsoft Office Word можно преобразовать ранее создан- ный текст в таблицу, для этого необходимо вставить знаки разде- лителей (запятая или знак табуляции) в тех местах, где текст должен быть разбит по столбцам. Используя знак абзаца, указать, где должны начинаться новые строки. Выделить текст, на вклад- ке Вставка в группе Таблицы выберите пункт Таблица, а затем выберите команду Преобразовать в таблицу. В диалоговом окне Преобразовать в таблицу указать знак разделителя (рис. 4 0). Рис. 40. Преобразование текста в таблицу Каждая ячейка таблицы рассматривается как абзац. Форма- тировать текст в ячейке можно используя вкладку Главная на Ленте, мини -панель Форматирование или Контекстное меню. 80 4. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ 1. Ознакомиться с теоретическими сведениями. 2. Получить задание у преподавателя. 3. Выполнить задание на ПК. 4. Показать преподавателю. 5. Ответить на вопросы. 5. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Создание нового документа в Microsoft Word, вариан- ты сохранения. 2. Особенности пользовательского интерфейса. 3. Каким образом осуществляется ввод и редактирование текста? 4. Вставка символа и формул. 5. Выбор темы для всего документа и редактирование стиля части документа. 6. Как изменить параметры шрифта и параметры абзаца? 7. Вставка нумерации страниц и работа с колонтитулами. 8. Особенности работы с графическими объектами. 9. Способы создания таблиц. 81 Лабораторная работа № 4 Табличный процессор MS EXCEL. Создание таблиц и диа- грамм. Статистическая обработка данных 1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ Целью работы является ознакомление студентов с возмож- ностями и основными объектами приложения Microsoft Excel; ос- воение приемов занесения данных и формул в таблицы и способы построения диаграмм. 2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ Табличный процессор Microsoft Excel и текстовый редактор Microsoft Word имеют много общего, речь идет о выполнении ос- новных действий (запуск программы, открытие, создание, сохра- нение документов). С помощью MS Excel можно: создавать, редактировать, выводить на печать отредак- тированные и оформленные таблицы; производить вычисления по различным формулам; создавать списки, в столбцах которых содержатся од- нотипные данные; производить различные операции не только над числа- ми, но и над текстом; создавать разнообразные диаграммы; создание рисунков и схем; автоматизация сложных задач. Помимо этого таблицы Microsoft Excel могут быть встроены во многие документы, в том числе и в Microsoft Word. Объекты документа Excel Электронная таблица, так же как и обычная таблица, пред- ставляет собой набор числовых и текстовых данных, располо- женных в ячейках. Документ, созданный в MS Excel, называется Рабочей книгой или просто книгой (Workbook). В состав книги входят листы электронных таблиц – Рабочие листы (Workbook). Новая книга обычно содержит 3 пустых листа (рис. 1), листы 82 можно добавлять (для этого достаточно щелкнуть по пустой вкладке за листами, или правой кнопкой мыши по имени любого листа и во всплывающем меню выбрать Вставить, а в появив- шемся диалоговом окне выбрать Лист), переименовывать (щелк- нуть правой кнопкой мыши и выбрать Переименовать), изме- нять последовательность расположения (достаточно просто пере- тащить в нужное место, или через диалоговое окно Переместить или скопировать указать его местоположение). Лист книги состоит из строк (1048576) и столбцов (16384). На экране ячейки листа таблицы разделяются линиями сет- ки. Строки обозначаются цифрами от 1 до 1048576, а столбцы буквами латинского алфавита A, B, C,…Z, AA, AB, …AZ, BA, BB, …XFD. Рис. 1. Рабочий лист Microsoft Excel Создание нового рабочего листа Быстрое измене- ние масштаба Столбцы Строки Имя ячейки Представление листа: обычный разметка страницы страничный Полосы прокрутки Лента Строка ввода формул Панель быстрого доступа Рабочие листы 83 Диапазон – это группа ячеек (рис. 2), чтобы задать адрес диапазона, нужно указать адреса его левой верхней и правой нижней ячеек, разделив их двоеточием. Рис. 2. Диапазон ячеек Например, С2 – диапазон, состоящий из одной ячейки, А1:D4 – диапазон из 16 ячеек, расположенных в четырех строках и столбцах. Для того чтобы производить какие-либо действия над диа- пазоном его необходимо выделить. В Microsoft Excel можно вы- делить строку или столбец целиком, щелкнув на номере строки или имени столбца, соответственно, чтобы обратиться к диапазо- ну ячеек – щелкнуть одну левую верхнюю ячейку и перетащить указатель, выделяя диапазон, либо ввести имя диапазона в поле Имя. Для того чтобы выделить несмежные диапазоны (ячейки или диапазоны расположенные не рядом друг с другом) – нажать клавишу Ctrl и указать диапазоны, или в поле Имя ввести имена диапазонов, отделяя их запятыми. 84 Наиболее часто встречающиеся операции при работе с диа- пазоном ячеек – это копирование и перемещение. При этом раз- личают: 1) копирование содержимого одной ячейки в другую ячейку; 2) копирование содержимого ячейки в диапазон, при этом содержимое исходной ячейки копируется в каждую ячейку диа- пазона. 3) копирование содержимого диапазона в другой диапазон, при этом оба диапазона должны иметь одинаковые размеры; 4) перемещение содержимого диапазона в другой диапазон. При копировании содержимое исходного диапазона сохра- няется, а при перемещении – удаляется. В общем случае эти две процедуры сводятся к двум этапам: 1) выделить необходимый диапазон и скопировать его в буфер обмена (при перемещении диапазон не копируется, а выре- зается); 2) поместить курсор в ячейку (диапазон ячеек) и вставить данные из буфера обмена. Для упрощения Microsoft Excel предлагает несколько вари- антов выполнения операций копирования и перемещения. 1. Копирование с помощью ленточных команд. Главная Буфер обмена Копировать, а затем Главная Буфер об- мена Вставить. 2. Копирование с помощью команд контекстного меню. Щелкнуть на диапазоне правой кнопкой мыши, а затем в контек- стном меню выбрать команду Копировать (или Вырезать). Для того, чтобы вставить скопированный диапазон, щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Вста- вить 3. Копирование с помощью клавиатуры. Вырезает выбранные ячейки в буферы Windows и Office. 4. Копирование и перемещение с помощью перетаскива- ния. Выделить ячейку (диапазон ячеек), переместить указатель мыши к границе ячейки (диапазона), когда указатель примет вид стрелки нажать клавишу Ctrl, (к указателю добавится знак +), пе- 85 ретащить ячейку(диапазон) в нужное место, оставляя зажатой клавишу Ctrl. Для перемещения выполнить все действия без на- жатия клавиши Ctrl. 5. Копирование в соседние ячейки. Главная Редакти- рование Заполнить Вниз. Главная Редактирование Заполнить Вверх. Главная Редактирование Заполнить Влево. Главная Редактирование Заполнить Вправо. Заполняется выбранный диапазон снизу сверху, слева, справа со- ответственно. При копировании в соседние ячейки можно вос- пользоваться маркером заполнения : подвести указатель к нижнему правому углу, щелкнуть и растянуть на необходимый диапазон. 6. Копирование диапазона на соседние листы. Все выше- описанные способы можно применять и для копирования вы- бранного диапазона на соседние листы или в другую рабочую книгу, для этого перед выбором операции Вставить, необходимо перейти на нужный рабочий лист в рабочей книге. Форматирование диапазона Ввод данных Ниже панели инструментов расположена строка формул (рисунок 1). Содержимое активной (выделенной в данный мо- мент) ячейки Excel всегда появляется в строке формул. В процес- се ввода или редактирования данных в ячейке, в строке формул появляются три кнопки: кнопка отмены (крестик ); кнопка ввода (галочка ); кнопка изменения формулы (знак функции ). Информацию можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул. В ячейке могут находиться данные одного из трех типов: числовое значение, текст, формула. На рабочем листе Excel могут находиться также графики, диаграммы, рисунки, изображения, кнопки и другие объекты, они 86 располагаются на невидимом слое листа, расположенным поверх листа (графический уровень). Для облегчения ввода набора числовых значений или тек- стовых элементов в Microsoft Excel существует специальная воз- можность Автозаполнение. Процесс заполнения диапазона ячеек данным способом рассмотрен ранее. Для того, чтобы заполнить последовательность от 1 до 15 с шагом 1, нужно в начальную ячейку ввести значение первого элемента, в ячейку рядом – вто- рого, выделить ячейки, подвести указатель к правому нижнему углу (при этом появится маркер автозаполнения) и растянуть на необходимый диапазон, при этом последовательность примет вид, показанный на рисунке 3. Рис. 3. Автозаполнение ячеек При вводе слишком длинного текста в ячейку иногда необ- ходимо отображение текста в нескольких строках, чтобы перейти на следующую строку ячейки можно нажать комбинацию клавиш 87 Рис. 4. Создание дополнительных строк ячейки. Для того, чтобы ввести текущую дату и время в ячейку дос- таточно нажать (двоеточие)> соответственно. Форматирование ячеек Форматирование ячеек – это изменение внешнего вида яче- ек, без изменения значений. После ввода числовые значения, как правило, никак не от- форматированы, в таблице 1 показаны числа в форматированном и неформатированном виде. 88 Таблица1 Форматы данных Неформатиро- ванные Форматиро- ванные Формат 23436 23436 Общий 23436 23436,00 Числовой 23436 23 436,00р. Денежный 23436 23 436,00р. Финансовый 06.01.2012 06 января 2012 г. Дата 12:45 12:45 PM Время 0,234 23,40% Процентный 0,75 3/4 Дробный 326998367 3,27E+08 Экспоненциаль- ный 856,563 руб. 856,563 руб. Текстовый Некоторые операции форматирования Microsoft Excel вы- полняет самостоятельно, именно поэтому в табл.1 дата 06.01.2012 в неформатированном виде показана как 06.01.2012, а не 40914. Даты в Microsoft Excel хранятся в виде последовательности (порядковых номеров), их можно складывать, вычитать и исполь- зовать в других выражениях. Например, день 1 января 1900 г. имеет номер 1, а 1 января 2012 г. — 40 909, т. к. интервал меду этими датами составляет 40 909 дней. Временные значения хра- нится в виде дробной части этого числа, поскольку они рассмат- риваются как доли суток. Microsoft Excel поддерживает 2 систе- мы дат (рис. 5), которая выбирается автоматически. Рис. 5. Системы дат 89 Форматировать данные в ячейках можно: 1) форматирование ячеек с помощью Ленты (вкладка Главная, группа Число) (рис. 6); 2) комбинацией клавиш (рис. 7); 3) с помощью диалогового окна Формат ячеек (рис. 8). Рис. 6. Форматирование ячеек с помощью Ленты Рис. 7. Форматирование с помощью комбинации клавиш 90 Рис. 8. Форматирование ячеек с помощью диалогового окна Формат ячеек. 2.4. Ввод и использование формул В Microsoft Excel под понятием формула скрывается мате- матическое выражение, с помощью которого вычисляется значе- ние какой-либо ячейки. В формулах можно использовать как чи- словые значения, так и адреса ячеек, значения которых исполь- зуются в формуле вместо адреса (рис. 8). 91 Рис. 8. Ввод формул. Как показано на рисунке 8, любая формула начинается со знака =, если в ячейке, на которую присутствует ссылка в форму- ле, нет записи, то будет вставлено нулевое значение. При указа- нии имен ячеек в формуле можно вместо ввода с клавиатуры, указывать их щелчком мыши, что помогает избежать ошибок. В формуле используются знаки математических операций (-, +, *, /), знаки соотношений (<, >, <=, >=, <>), скобки и встро- енные функции. Использование встроенных функций существенно расширя- ет возможности Microsoft Excel, (рис. 9). Функция предопределя- ет какую-либо встроенную формулу. Рис. 9. Формулы, встроенные в Microsoft Excel. 92 Для ввода той или иной функции можно воспользоваться несколькими способами: а) в строке формул после знака = или, например +, ввести первую букву имени формулы и Excel предложит список функ- ций, начинающихся с этой буквы; б) на вкладке Формулы найти соответствующую функ- цию (рис. 9); в) вызвать мастер функций, нажатием Вставить функ- цию, или щелкнуть по пиктограмме f x , (рис. 10). Рис. 10. Работа с Мастером функций. По умолчанию Excel использует стиль ссылок на ячейки А1, непосредственно указывая столбец и строку ячейки. Относительная ссылка основана на относительной позиции ячейки, при изменении позиции ячейки изменяется и ссылка, на- пример: A1=B2+C4, при копировании или заполнении ссылка корректируется: B3=C4+D6. 93 Абсолютная ссылка указывает точный адрес ячейки в фор- муле независимо от положения ячейки в формуле, например: A1=$B$2+C4, при копировании или заполнении ссылка на дан- ную ячейку не корректируется: B3=$B$2+D6. Таблица 2 Абсолютная, относительная и смешанная адресация Формула Ссылка Итог $A$1 – Абсолютная ссылка $A$1 A1– Относительная ссылка C3 $A1 – Смешанная ссылка (абсолют- ный столбец, относительная строка $A3 A$1– Смешанная ссылка (относи- тельный столбец, абсолютная строка C$1 В Microsoft Excel можно посмотреть, какие ячейки связаны с данной, для этого на вкладке Формулы нажать кнопку Влияю- щие ячейки (рис. 11). Рис. 11. Отображение связей. Если нажать кнопку Зависимые ячейки, отобразятся связи с ячейками, для вычисления которых использовалась данная ячейка. Чтобы убрать связи – щелкнуть по кнопке Убрать связи, 94 при этом можно убрать как все связи, так и по выбору, только влияющие, или только зависимые ячейки. Для того, чтобы ото- бражалась формула в ячейке, нажать Показать формулы, при повторном нажатии, формулы отображаться не будут (рис. 11). Нередко требуется, чтобы в формуле на данном листе ис- пользовались данные с других рабочих листов, для этого можно прописать в строке формул имена листов и адреса ячеек, или ука- зать мышкой соответствующие ячейки, на рабочих листах (рис. 12). Рис. 12. Ссылка на ячейки из разных рабочих листов. Можно также ссылаться на ячейки, расположенные в другой рабочей книге, для этого в строке формул, помимо адреса ячейки необходимо прописать путь к рабочей книге, здесь проще указы- вать ячейки мышкой в рабочей книге. Построение диаграмм Microsoft Excel, помимо различных вычислений, позволяет наглядно отобразить изменение какого-либо показателя в таблице или просто содержащиеся в ней данные. Для этого в Excel целая группа инструментов, расположенных на вкладке |