1. ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ. Информация и коммуникации в менеджменте
 Скачать 20.75 Kb.
|
|
ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ 1. Понятие и характеристика коммуникаций. 2. Совершенствование организационных коммуникаций. 3. Понятие информации, ее значение в процессе управления. Понятие и характеристика коммуникаций Менеджмент - это процесс, который обеспечивает выполнение людьми определенных действий, и основой этого процесса является коммуникации. Проблема эффективных коммуникаций - одна из ключевых в деятельности руководителей, поскольку с их помощью осуществляется обмен сообщениями, выраженные различными символами и имеют определенную смысловую нагрузку. Коммуникации - это обмен информацией, на основе которой руководитель получает данные, необходимые для принятия решений, и доводит их до работников организации. Эффективная коммуникация (то есть такая, которая приводит к желаемому типу поведения адресата) имеет 4 стадии: 1. Обеспечение внимания адресата (обеспечение готовности адресата к принятию информации). Процесс коммуникации может прерваться уже на первой стадии, если отправитель не может преодолеть конкуренцию сообщений под которой понимают одновременное воздействие на адресата нескольких источников информации. 2. Обеспечение понимания сути сообщения . Многие коммуникаций на этой стадии терпят крах, поэтому менеджер, используя каналы обратной связи, должен убедиться в понимании подчиненными сути сообщения. 3. Признание. Этот этап предусматривает обеспечение готовности адресата подчинятся (выполнить то, что требуется от него в связи с полученным уведомлением). 4. Действие. Это последний этап эффективной коммуникации. Он предусматривает выполнение адресатом определенных действий на основе сообщенных требований. Наиболее эффективным способом реализации этого этапа является убеждение подчиненных в наличии связи между целями организации и потребностями работников. Коммуникация - это процесс обмена информацией, включая субъекты коммуникации (отправителя и получателя), способ коммуникации и объект коммуникации (переданную информацию). Коммуникационные потребности организации зависят от: - Характеристик внешней среды организации (ее динамичности, сложности, неопределенности) • задач, решаемых организацией (например, если ставится задача выпустить качественно новый товар, захватить новые рынки сбыта, осуществить модернизацию производства, диверсификацию деятельности, то потребность в коммуникациях резко возрастает); • основных характеристик организации - масштабов, структуры, сферы деятельности, характера продукции (услуг), степени диверсификации, позиции в отрасли и т. Д. Средства коммуникации включают технические средства связи (телефон, телефакс, телекс, почту, электронную почту), а также служебные записки, отчеты, справочные и рекламные материалы. Классификация коммуникаций осуществляется в зависимости от: - Средств коммуникации; - Целей и задач, решаемых в процессе коммуникаций; - Субъектов коммуникации (внешних и внутренних). Американские авторы Мыскина Μ. X., Альберт М. выделяют два больших класса коммуникации с последующей детализацией: ♦ коммуникации между организацией и ее внешней средой (внешние коммуникации) ♦ коммуникации между уровнями и подразделениями организации (внутренние коммуникации). К ним относятся коммуникации по восходящей, между различными отделами, руководитель-пидпеглий, коммуникации между руководителем и работающей группой, неформальные коммуникации. Внешние коммуникации - это обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. От того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, и т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты зависят характер и способы ее коммуникаций (рис. 17.1). Внутренние коммуникации - это информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации). Коммуникации между уровнями в организациях включают: • коммуникации между различными отделами (подразделениями) - организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специальные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Дополнительные услуги от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений - важной составляющей удовлетворенности работников организации; • коммуникации руководитель - подчиненный - наиболее очевидный компонент коммуникации в организации. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с проявлением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждения с целью мотивации; • коммуникации между руководителем и рабочей группой - позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене информацией участвуют все члены группы, каждый имеет возможность рассуждать о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе. Внутренние коммуникации делятся на два типа коммуникаций: формальные и неформальные . Формальные коммуникации предусмотрены организационной структурой. Под формальными коммуникациями понимают информационный обмен, осуществляемый между элементами организации. Они делятся на вертикальные, горизонтальные и диагональные. К вертикальных коммуникаций принадлежат коммуникации сверху вниз и снизу вверх, то есть информация передается сверху от руководства к подчиненным. Таким образом, работникам организации сообщают о новых стратегических и тактические цели, конкретные задачи на определенный период, изменения правил, инструкций. Если организация состоит из нескольких подразделений, которым необходимо согласовывать свои действия, то это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Таким образом, возникает необходимость в горизонтальных коммуникациях. Эти коммуникации осуществляются между лицами, находящимися на одном уровне иерархии. Такой обмен информацией обеспечивает координацию деятельности (например, между вице-президентами по маркетингу, финансам, производства). Диагональные коммуникации осуществляются между лицами, находящимися на различных уровнях иерархии (например, между линейными и штабными подразделениями, когда штабные службы управляют выполнением определенных функций). Такие коммуникации характерны также для связей между линейными подразделениями, если один из них является главным в определенной функции. Коммуникации делятся на два больших класса: устные и письменные. Устные коммуникации осуществляются во время разговора с глазу на глаз, групповых дискуссий, телефонных разговоров и т.п., при которых разговорный язык используют для передачи смысла. Главное преимущество устных коммуникаций состоит в том, что они обеспечивают немедленную обратную связь и взаимный обмен в форме словесных вопросов или устных договоров, выражения лица и жестов. Устные коммуникации (все, что нужно делать отправителю - это разговаривать) - это телефонные разговоры, публичные выступления, совещания и т. Положительным аспектом таких коммуникаций является экономия времени, обеспечения более глубокого взаимопонимания. Письменные коммуникации - это записки, письма, отчеты, записи и т. С их помощью можно решить многие проблемы, связанные с устными коммуникациями. Один из самых больших недостатков письменных коммуникаций, что они задерживают обратную связь и взаимообмен. Когда один менеджер посылает другому письма, то это письмо надо написать или продиктовать, напечатать, отправить, раскрыть и прочитать. Если же в письме будет непонятна информация, то можно потратить несколько дней, чтобы выяснить ее. Конечно, письменные коммуникации имеют и некоторые преимущества. Они достаточно достоверные: постоянно регистрируют взаимные отношения. Отправитель может использовать время для сбора и обработки информации. Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или большим количеством людей. Основные функции коммуникационного процесса состоят в достижении социальной общности при сохранении индивидуальности каждого из ее элементов. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения людей, которые принимали участие в обмене. Процесс коммуникации представляет процесс движения информации в цепь "отправитель - канал - получатель". В процессе обмена информацией можно выделить восемь базовых элементов : 1. Отправитель - передатчик, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. Им может быть индивид или группа вместе работающих людей. При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. 2. Кодирование - это процесс преобразования идей в символы, изображения, рисунки, формы, звуки, речь и т. То есть, прежде чем передавать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации, жесты (язык тела) и предоставить идеи хорошую "упаковку". Такое кодирование превращает идею в сообщение. 3. Сообщение - это совокупность символов, собственно информация, закодированная с помощью символов и передается получателю. Именно ради этого и осуществляется акт коммуникации. Много сообщений передается в форме символов языка. Однако символы могут быть и невербальными, например, графические изображения, жесты, мимика и другие телодвижения. 4. Каналы передачи - средства, с помощью которых сигнал направляется от отправителя к получателю. Диваны делятся на средства массовой информации и межличностные дивана. Отправитель должен выбрать канал: передача речью и письменные материалы, электронные средства связи, электронная почта, видеоленты и видеоконференции. 5. Декодирование - процесс, с помощью которого получатель сообщения переводит полученные символы в конкретную информацию и интерпретирует ее значение. 6. Получатель - целевая аудитория или лицо, которому назначается информация и какова ее интерпретирует. 7. Отзыв - совокупность реакции ограничителя сообщение после ознакомления с его содержанием. Можно наблюдать три основных типа результатов коммуникации: изменения в знаниях получателя, изменение установок получателя, изменения поведения получателя сообщения. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, проводя действия, которых ждал отправитель. 8. Обратная связь - часть отклика получателя, который поступает отправителю. Характеризует степень понимания или непонимания информации. Обратная связь может быть вербальный и невербальный (улыбка, кивок, рукопожатие, отрицательный жест и т.п.) Список использованной литературы. 1. Антановский Т.Р., Балдин Л.В. и др. Основы предпринимательства. Словарь-справочник. М., 1993 2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. М., 1995 3. Глухов В.В. Основы менеджмента. М., 1995. 4. Филип Котлер «Основы маркетинга». М., «Бизнес-книга», 1995 5. Дж. Д. Дэниелс, Ли Х. Радеба «Международный бизнес». М., «Дело ЛТД», 1994 6. Жан-Жак Ламбен «Стратегический маркетинг». 7. Яковлева О.Н. Менеджмент в социально – экономических системах. Учебное пособие. ГАУ, 1997 |