Word_Excel_MathCAD_МетодУказания. Информатика особенности работы в Word, Excel, Mathcad 2011
 Скачать 1.99 Mb.
|
|
Задание 3. Записать текст и математические соотношения, используя редактор формул (варианты задания см в приложении 1.3). Средствами Word согласно вашему вариантувыполнить и оформить лабораторную работу: • титульный лист оформить по образцу (см приложение 1.4); • вторая страница должна содержать задание 1 (разработка визитки) и результат его выполнения; 15 • третья страница должна содержать задание 2 (оформление таблиц) и результат его выполнения; • четвертая страница должна содержать задание 3 (работа с редактором формул) и результат его выполнения. Примечание. Для форматирования документа использовать специальные инструменты и меню, в том числе разрыв страницы. Страницы отчета пронумеровать (титульный лист не нумеровать). 16 Начальные сведения о табличном процессоре Excel Введение в Excel Excel – табличный процессор, входящий в комплект Microsoft Office и предназначенный для обработки информации, представленной в табличной форме. Excel специализирован для выполнения вычислений с табличными данными и имеет большое количество встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Среда Excel ориентированна на непрограммирующего пользователя, что делает его популярным среди экономистов, бухгалтеров и других специалистов, обрабатывающих табличные данные. Архитектура Excel Минимальной единицей информации в Excel является ячейка. Ячейки собираются в листы, лист в Excel представляется набором ячеек, а книга – набор листов, а в свою очередь один файл – это одна книга (рис. 12). Для удобства работы несколько книг со связанными рабочими областями можно объединить в рабочую область. Таким образом, рабочая область есть набор файлов или книг. Рис. 12. Структура файла Excel Элементы рабочего окна Excel Excel имеет стандартный интерфейс Windows (рис. 13). Строка формул состоит из поля адреса, управляющих кнопок и поля содержимого ячейки. При активизации ячейки таблицы в этих полях появляется соответствующая информация. Управляющие кнопки выполняют: отмену редактирования ячейки (кнопка с крестом); принятие редактирования (кнопка с галочкой – соответствует нажатию Enter); вызов Мастера функций (кнопка f x или =). Редактировать содержимое ячейки можно непосредственно в самой ячейке или в поле содержимого ячейки. В первом случае надо выполнить двойной щелчок по ячейке или нажать клавишу F2, во втором – активизировать ячейку и «щелкнуть» в поле содержимого строки формул. 17 Рис. 13. Рабочее окно Excel: 1– заголовок строки; 2– указатель адреса или имени ячейки; 3– отмена редактирования; 4– мастер функций; 5– содержимое ячейки; 6– заголовок столбца; 7– указатель ячейки; 8– ярлык листа; 9– подтверждение редактирования; 10– строка формул В панелях инструментов могут быть заложены возможности быстрого получения результата путем вызова нескольких пунктов меню подряд. Панели инструментов можно выводить на экран и убирать с экрана, за это отвечает пункт меню Вид – Панели инструментов. На рисунке 14 включенные панели помечены галочками, но этот список не полный. Полный список можно получить, если открыть в пункте меню Настройка (внизу списка панелей). 18 Рис. 14. Технология совместного вызова нескольких пунктов меню Ссылка на ячейки Excel Одним из центральных понятий в Excel является ссылка на ячейку. Ссылки используются для записи формул. По форме записи ссылки могут быть двух типов: A1 и R1C1. В типе A1 первым указывается заголовок столбца, вторым – заголовок строки. Например: D5; G24; AF13. В типе R1C1 первой указывается строка с префиксом R, а вторым – числовой номер столбца с префиксом С, например, R12C5. По своим свойствам ссылки могут быть абсолютными и относительными. Относительные ссылки обладают свойством автоматической коррекции координат ячейки при переносе (копировании) формулы в другую ячейку. Абсолютные ссылки таким свойством не обладают. В приведенных выше примерах все ссылки – относительные. Для задания абсолютной ссылки в типе A1 добавляется знак "$" перед заголовком столбца и (или) перед заголовком строки, например: $A$10; D$25; $AF16. Для типа R1C1 номер строки и (или) столбца при задании абсолютной ссылки заключается в квадратные скобки, например, для приведенных выше примеров можно записать: R[10]C[1]; R[25]C4; R16C[34]. Диапазон ячеек записывается как две ссылки, на верхнюю левую и нижнюю правую ячейки прямоугольной области, разделенные двоеточием, например D5:F13. Диапазоном может быть частичный 19 столбец (например, R4:R25) или частичная строка (например, A12:Z12). Если двоеточием разделены только номера строк или столбцов (например, A:F или 5:13), то в диапазон входят все ячейки таблицы, ограниченные этими строками или столбцами. Общие принципы форматирования Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования. Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент Объединить и поместить в центре и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов. Формат ячейки Каждая ячейка имеет формат. Это понятие включает много параметров: • цвет текста и фона, • выравнивание, • обрамление, • отображение. Для того чтобы изменить формат ячейки, или просмотреть текущий нужно ячейку выделить. После этого нужно выбрать в меню Формат – Ячейки, затем появиться диалоговое окно с настройками формата ячейки (рис. 15). Рис. 15. Доступ к меню Формат – Ячейки 20 Вкладки формата ячейки: • Число – устанавливает отображение информации в ячейке, • Выравнивание – устанавливает характер выравнивания информации в ячейке, • Шрифт – позволяет выбрать шрифт и установить дополнительные параметры отображения, • Граница – устанавливает вид отображения границ, • Вид – устанавливает вид фона, • Защита – предназначена для установки защиты ячейки (рис. 16). Рис. 16. Доступ к вкладкам окна Формат ячеек Границы для ячеек устанавливаются на вкладке Формат ячеек – Граница. Границы ячеек всегда печатаются и служат для оформления таблиц. Для создания границы следует выбрать тип линии в окне Линия. Кроме этого можно выбрать цвет. Границы устанавливаются как все сразу, так и по отдельности. Следует обратить внимание на то, что кнопка внутренние заблокирована или нет. Эта кнопка станет активной, если выделить несколько ячеек, а затем установить параметры формата ячейки. Эта кнопка позволит установить границы между ячейками, создав сетку (рис. 17). 21 Рис. 17. Оформление границ ячеек После любых изменений окно настройки формата ячейки нужно закрыть, но предварительно, нажать OK (для подтверждения изменений), или отмена (если вдруг передумали). Форматирование текстовой информации Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т. д.), чаще всего, требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат – Ячейки... . В окне Формат ячейки нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке Выравнивание в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки: • флажок переносить по словам – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках); 22 • группа полей Ориентация – для расположения текста вертикально или с наклоном; • поле отступ – для задания отступов слева (единица измерения – символ) (рис. 18). Рис. 18. Содержание вкладки Выравнивание в окне Формат ячеек Для того, что объединить несколько ячеек, предварительно их следует выделить, затем в меню Формат ячейки установить галочку рядом с надписью объединенные ячейки (рис. 19). Рис. 19. Установка команды объединение ячеек После объединения серии ячеек воспринимается как одна ячейка. Имеется возможность разъединить объединенные ячейки, если их выделить и снять галочку в формате ячейки. Следует обратить внимание на то, что разъединить ячейки можно только в формате ячейки, но объединить можно и через панель инструментов (рис. 20). 23 Рис. 20. Инструмент панели для объединения ячеек Форматирование числовой информации Основными операциями форматирования чисел являются: задание количества знаков в десятичной части, выравнивание по правому краю и отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в десятичной части числа задается на вкладке Число окна Формат ячейки (рис. 21). Рис. 21. Меню вкладки Число окна Формат ячеек Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа необходимо выбрать числовой формат Денежный или Финансовый, в которых предусмотрен отступ справа. Вводимые числа выравниваются по правому краю ячейки. Для разделения целой и дробной частей десятичных чисел используется запятая. Если целая часть числа не умещается по ширине ячейки, на экран выводятся знаки "####". 24 Растаскивание Создание таблиц связанно с массовым вводом некоторых чередующихся последовательностей. Например, цифр от 1 до 100, или названий месяца от января до февраля. В Excel есть возможность автоматизации подобных операций. Рассмотрим эту процедуру на примере цифр. Шаг 1: в соседних ячейках ввести две цифры. Шаг 2: выделить эти ячейки.Шаг 3: следует обратить внимание, что в правом нижнем углу появился квадратик черный. Именно за него можно производить растаскивание. Схватите его левой кнопкой мыши и потащите вниз, цифры будут подставляться автоматически (рис. 22). Рис. 22. Подготовительная процедура для проведения «растаскивания» чисел Растаскиваются цифры не только последовательно. Если ввести, например, 1 и 3 и растащить, то Excel выяснит разницу между числами, и, ориентируясь на нее будет производить растаскивание. Кроме того, растаскивать можно в любую сторону, а не только вниз. Операции копирования и перемещения Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться копирование, без нее – перемещение. Сортировка списков Списком называют таблицу, строки которой содержат однородную информацию. Наиболее частые операции со списками – сортировка и поиск информации. Список характеризует не содержимое таблицы, а способ ее организации. Только однородность информации в столбцах таблицы дает возможность применять сортировку или фильтры. Excel автоматически определяет границы списка. Признаком конца области при автоматическом определении служит первая пустая строка. Для определения верхней границы списка сравнивается содержимое первой и второй строк области списка. Если эти строки различаются по 25 типу, то первая строка рассматривается как заголовок. Она исключается из обрабатываемой области. Необходимость сортировки записей в списках возникает, обычно, для последующего быстрого поиска информации в списке. Существуют два способа сортировки: по возрастанию и по убыванию признака сортировки, которым является один из столбцов списка. Для простой сортировки строк следует активизировать любую ячейку внутри списка и щелкнуть по одному из значков (по возрастанию или по убыванию) на панели инструментов. Excel автоматически определяет границы списка и сортирует строки целиком. Если пользователь сомневается в правильности определения границ списка, то целесообразно выделить сортируемый диапазон и выполнить Данные – Сортировка. В окне Сортировка диапазона следует задать признак сортировки (заголовок столбца), а также как сортировать – по возрастанию или по убыванию. Организация вычислений Одна из существенных возможностей Excel создание формул. Формула начинается со знака равно (=). В формулах используются адреса ячеек, при составлении формулы ссылаться на ячейки можно (рис. 23): • щелкая на них мышкой, • вводя адрес с клавиатуры. Рис. 23. Пример организации простейшего вычисления Одной из наиболее частых задач является получение сумм по серии ячеек. В Excel для реализации данной возможности используется понятие автосуммирование. Это специальная формула, которая определяет сумму по диапазону. Рассмотрим пример. Шаг 1: вносим серию цифр в ячейки. Шаг 2: запишем формулу в ячейку и нажмем Enter. Кроме того, для этой цели в Excel предусмотрена специальная кнопка на панели инструментов, которая называется «автосумма» (рис. 24). 26 а б в Рис. 24. Пример проведения суммирования: а – ввод чисел, б – получение результата, в – инструмент панели для проведения суммирования Установите курсор ниже или правее диапазона и нажмите на кнопку автосумма. Получится тот же результат, что и в предыдущем примере. Формулы и их запись Как было указано выше, запись формулы в ячейку начинается со знака = (рис. 25). Далее записывается арифметическое выражение с использованием знаков математических операций, круглых скобок, ссылок и стандартных функций Excel. Работа с Мастером функций Рис. 25. Обращение к категориям функций 27 Работа с Мастером функций начинается с нажатия кнопки или обращения к меню Вставка – Функция и выполняется в два этапа: выбор функции и задание аргументов функции. Очень часто аргументами функций являются табличные данные, поэтому они должны быть подготовлены до обращения к Мастеру функций. Для выбора функций используется окно с двумя полями. В левом поле задается категория функции, в правом – сама функция. При выделении функции в правом списке, в нижней части окна появляется краткое описание ее назначения. Панель для задания аргументов выводится автоматически после завершения первого этапа. Она содержит одно или несколько однострочных полей, снабженных специальной кнопкой для сворачивания панели. Если количество аргументов функции может быть произвольным, то, после ввода аргументов в очередное поле, на панели появляется дополнительное поле и т.д. При активизации поля в нижней части панели появляется пояснение его назначения (рис. 26). Рис. 26. Окно для ввода аргументов функции Технология задания аргументов такова: • свернуть панель щелчком по кнопке в правой части поля; • выделить интервал (диапазон), содержащий аргументы (если интервалов несколько, то выделение выполняется при нажатой кнопке Ctrl) – за правильностью ввода можно следить с помощью строки формул; • развернуть панель повторным щелчком по кнопке поля; • повторить вышестоящие пункты для других аргументов; • завершить задание аргументов нажатием OК. 28 Альтернативным способом является ввод аргументов вручную в строке формул. Несколько аргументов одной функции перечисляются через точку с запятой. Вычисления с массивами Существуют формулы, результатом вычисления которых является множество значений интервала. Такой интервал называют массивом, а соответствующие формулы – формулами массивов. Для работы с такими формулами существуют особые правила. Например, можно записать формулу: =B3:B12 - D3:D12. Формула вычисляет разность значений ячеек в двух столбцах. Если формула записана в ячейку F3, то после нажатия Enter только в ней будет выведен результат, равный разности значений B3 и D3. Все разности в данном примере можно вычислить двумя способами. 1. Выделить интервал для записи массива (F3:F12) и нажать Shift+Ctrl+Enter. 2. Вычислить по формуле массива в одной ячейке и скопировать формулу на все ячейки массива за маркер указателя. Указанные способы могут не дать требуемого результата при вычислениях с некоторыми стандартными функциями, результатом которых является массив. Более надежным является следующий способ. 1. Выделить интервал для записи массива. 2. Вызвать Мастера функций и записать функцию. 3. Завершить второй этап работы с Мастером функций нажатием Shift+Ctrl+Enter, а не OК. Если интервал не был предварительно выделен, или в третьем пункте нажата кнопка OК, то исправить положение можно выделением интервала для массива после вычисления, установкой курсора в поле содержимого ячейки строки формул и нажатием Shift+Ctrl+Enter. Следует отметить, если выражение синтаксически правильно, то после завершения ввода формулы в ячейке размещается результат вычисления, иначе – сообщение типа "#ИМЯ?". Диаграммы, графики Excel обладает достаточно сильными средствами создания таблиц и диаграмм. Для наглядности результаты расчетов обычно представляют в виде графиков. Рассмотрим процедуру создания графика. Сначала создадим столбцы с данными (рис. 27). 29 |