Инструкция по делопроизводству СШ п. Эльбрусский 2022. Инструкция по делопроизводству эльбрусский 2022 Инструкция по делопроизводству
 Скачать 52.01 Kb.
|
|
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение Карачаевского городского округа «Средняя школа п. Эльбрусский» МБОУ КГО «СШ п. Эльбрусский»
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Эльбрусский 2022 Инструкция по делопроизводству 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в школе разработана в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" с изменениями от 2 июля 2021 года, ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу, «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», а также Уставом общеобразовательной организации и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими деятельность общеобразовательных организаций. 1.2. Данная инструкция по делопроизводству в организации (далее - Инструкция) обозначает правила подготовки и оформления документов в организации, осуществляющей образовательную деятельность, определяет стандарты оформления реквизитов, бланков документов, составления приказов, положений инструкций, а также регламентирует формирование дел и их текущее хранение, подготовку документов и дел к передаче на архивное хранение в общеобразовательной организации. 1.3. Инструкция по делопроизводству в учреждении разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности общеобразовательной организации и поступающих в школу документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства общеобразовательной организации. 1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемыми с помощью информационных технологий. 1.5. Организацию, методическое руководство, совершенствование делопроизводства и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в школе осуществляет ответственный за ведение делопроизводства. 1.6. Права и обязанности работников, осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях общеобразовательной организации, устанавливаются должностными инструкциями или приказом директора. 1.7. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в рабочих целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами. Работа с документами вне помещений школы не допускается. При утрате документов проводится служебная проверка. 1.8. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определённому в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по работе сотрудника. 1.9. Инструкция по ведению делопроизводства обязательна для соблюдения всеми работниками школы. Вновь принятые на работу сотрудники, в должностные обязанности которых входит ведение документации, в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под подпись. 2. Правила подготовки и оформления документов 2.1. В деятельности школы создается комплекс организационно распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты; протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. составляются и оформляются специальные документы, связанные с планированием образовательной деятельности и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства общеобразовательной организации, обеспечением бухгалтерского учета. 2.2. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. 2.3. Номера страниц проставляются в правом углу нижнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от нижнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. 2.4. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. 3. Реквизиты документов 3.1. Для реквизитов документов, создаваемых в общеобразовательной организации, устанавливаются правила и требования в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. 3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. 3.3. При подготовке и оформлении документов в школе используются следующие реквизиты: код формы документа; наименование школы; справочные данные о школе; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления (издания) документа; адресат; гриф утверждения документа; заголовок к тексту; текст документа; отметка о приложении; гриф согласования документа; виза; подпись; отметка об электронной подписи; печать; отметка об исполнителе; отметка о заверении копии; отметка о поступлении документа; резолюция. 4. Бланки документов 4.1. Документы, создаваемые в общеобразовательной организации, оформляются на бланках, изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата АЗ (420x297мм). Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) без использования бланков. 4.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 4.3. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. 4.4. Виды бланков документов применяемых в школе: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.) 4.5. Образцы разработанных и применяемых в школе бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству общеобразовательной организации в качестве приложений (приложение 3 на 3 листах). 5. Приказы 5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, учебным, кадровым (приложение 2 на 9 листах) и другим вопросам работы школы. 5.2. Проекты приказов готовят ответственные исполнители на основании поручений директора, его заместителей. Проекты приказов по личному составу готовит специалист по кадрам. 5.3. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ»). 5.4. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. 5.5. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение", и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается заглавными буквами. 5.6. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. 5.7. В качестве исполнителей указываются заместители директора, председатели или руководители рабочих групп (комиссий). 5.8. Если приказ изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка. 5.9. Если приказ отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа. 5.10. Если приказ отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Отменить..." и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа. 5.11. Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. 5.12. Приказы подписываются только директором общеобразовательной организации или работником, исполняющим его обязанности. 5.13. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными работниками и организациями несут авторы проекта приказа. 5.14. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года. 5.15. Дата регистрации приказа является датой его подписания. 6. Правила, положения, инструкции 6.1. Правила — нормативный акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение. 6.2. Положение — нормативный акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности. 6.3. Инструкция — нормативный акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативного акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий). 6.4. Правила, положения, инструкции принимаются (в зависимости от вида документа) на Управляющем совете, заседаниях Профсоюзного комитета школы и утверждаются директором. 6.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов общеобразовательной организации. 6.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4. 6.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются: точность применяемых формулировок без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл; использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур; описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации; структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала; минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.). 6.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции - текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами. 7. Протокол заседания (совещания) 7.1. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 7.2. Протокол заседания (совещания) - (далее - протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4. 7.3. Реквизит - "текст документа". Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной. 7.4. Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). 7.5. Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. 7.6. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации. 7.7. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). 7.8. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарём заседания (совещания). 7.9. При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим. 7.10. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются должностным лицом ответственным за подготовку. 7.11. Дата протокола должна соответствовать дню проведения совещания (заседания). 7.12. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет секретарь заседания (совещания). 8. План 8.1. План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. 8.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов: наименование школы; гриф утверждения документа; дата документа; регистрационный номер документа; наименование вида документа; заголовок к тексту; текст документа; наименование должности; подпись. 8.3. Реквизит — "текст документа" оформляется в виде таблицы с графами: номер пункта плана; наименование мероприятия; срок исполнения; исполнитель; примечание. 9. Отчет 9.1. Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов. 9.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной государственными органами форме и в определённом ими порядке. 9.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками школы в ходе внутреннего взаимодействия, создаются по правилам, установленным для создания служебных записок. 9.4. Отчеты оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов: наименование школы; дата документа; регистрационный номер документа; наименование вида документа; заголовок к тексту; текст документа; отметка о приложении (при наличии); наименование должности; подпись. 9.5. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указ на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей). 10. Письмо 10.1. Письма готовятся как: ответы о выполнении поручений вышестоящих органов исполнительной власти; ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц; инициативные письма. 10.2. Сроки подготовки ответных писем: с конкретной датой исполнения, указанной в документе, - в указанный срок; в соответствии с резолюцией директора и его заместителей на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. 10.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются самостоятельно автором проекта письма с учётом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя. 10.4. Письма печатаются на бланке письма общеобразовательной организации с угловым расположением реквизитов. 10.5. Дополнительно к реквизитам бланка письма при оформлении писем в школе используются следующие реквизиты: адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о приложении; виза; подпись. отметка об исполнителе. 10.6. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. 10.7. Письма подписывает директор или работники, уполномоченные приказом. |