Инструкция по делопроизводству СШ п. Эльбрусский 2022. Инструкция по делопроизводству эльбрусский 2022 Инструкция по делопроизводству

• Название: Инструкция по делопроизводству эльбрусский 2022 Инструкция по делопроизводству
• Дата: 28.03.2023
• Размер: 52.01 Kb.
• Имя файла: Инструкция по делопроизводству СШ п. Эльбрусский 2022.docx
• Тип: Инструкция; #1021624
• страница: 3 из 3

18.18. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

18.19. Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение деятельности архива, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела.
19. Заключительные положения

19.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом общеобразовательной организации, принимается на Общем собрании работников и утверждается (вводится в действие) приказом директора общеобразовательной организации.

19.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящую Инструкцию, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.

19.3. Инструкция по делопроизводству в школе принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Инструкции принимаются в порядке, предусмотренном п.19.1. настоящей Инструкции.

19.4. После принятия Инструкции (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
Приложение № 1
Правила оформления реквизитов документов

1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа.

2. Виды и размеры используемых шрифтов: Times New Roman – 12, 13, 14; Calibri 14 и приближенные к ним.

3. При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов вида Arial, размеров 12,13.

4. Диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до полуторного.

5. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

6. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

7. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

8. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

9. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.

10. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

11. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

12. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

13. Код формы документа Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в основном используемых в кадровом документообороте школы. Располагается код формы в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода.
Пример - Форма по ОКУД 0301001.
14. Наименование школы Наименование школы должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (Уставе общеобразовательной организации). Под наименованием школы в скобках указывается сокращенное наименование общеобразовательной организации. Над наименованием школы - указывается полное наименование вышестоящей организации.

15. Справочные данные о школе Справочные данные о школе включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, код школы по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

16. Наименование вида документа Реквизит используется для указания вида документа и располагается под реквизитом «наименование общеобразовательной организации». Наименование вида документа не указывается в письмах.

17. Дата документа Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.). Документы, издаваемые совместно с другими организациями должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 01.12.2017. Буква "г" после цифр не ставится.

при словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 12 декабря 2017 г.
18. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в школе. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

19. Место составления (издания) документа Место составления или издания документа - "город …" - указывается на бланках протоколов и актов, составляемых в общеобразовательной организации.

20. Адресат В реквизите "Адресат" используются официальные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций. Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций. При адресовании документа должностному и частному лицу инициалы ставятся после фамилии.
Пример - Руководителю ООО «Строитель» Фамилия И.О.
Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки. При адресовании документа без указания должностного лица наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:
Органы статистики города Черкесска
При адресовании документа руководителю организации наименование должности указывается в дательном падеже, например: Генеральному директору ООО «Издание» Фамилия И.О. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти, постоя иным корреспондентам. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Петрову И.П. Производственная ул., д.5, кв.12, г. Москва, 119633
Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При числе адресатов более 4-х составляется список рассылки документа. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти, то они указываются обобщенно. Пример:
Руководителям учреждений СПО
20. Гриф утверждения документа Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Пример:
УТВЕРЖДАЮ

Директор МБОУ КГО «СШ п. Эльбрусский»

Приказ № 1238 от «____»__________2022 г.

И.О. Фамилия
21. Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты, номера.
Пример:
УТВЕРЖДЕНО приказом МБОУ Школа № 1238 от 01.03.2020 № 57 22. Заголовок к тексту Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту приказа формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):
приказ (о чем?) о создании комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Наименование (заголовок) либо аннотация документа составляется автором проекта документа. Заголовок к тексту может не составляться, если объем документа не превышает 4-5 строк.
23. Текст документа Документы общеобразовательной организации составляются на государственном языке Российской Федерации - русском. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В приказах текст документа излагают от первого лица единственного числа («приказываю») В документах коллегиальных и совещательных органах от третьего лица единственного числа: («собрание... решило») Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»), В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: («приказываем», «решили»). В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», представляем на рассмотрение»);

от третьего лица единственного числа («Администрация ОУ Школа № 1238 не возражает»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «предлагаю рассмотреть»).

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. В деловых (служебных) письмах могут использоваться: - вступительное обращение: Уважаемый господин Иванов! Уважаемая госпожа Петрова! Уважаемый Николай Петрович! Уважаемая Ольга Николаевна! Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. - заключительная этикетная фраза: С уважением, ...
Страницы документа нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля. Текст документа отделяется от заголовка двумя или тремя междустрочными интервалами используемыми в тексте.
24. Отметка о приложении Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений к планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма на расстоянии 1,25 см от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. План-график ... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о подтверждении факта обучения... на 1 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
На приложениях к правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.
Если приложение одно, оно не нумеруется. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение 1, приложение 2). В тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2); В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:
Приложение N° 2 к приказу МБОУ Школа № 1238 от 08.06.2017 № 67 "
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ, (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения, например:
Приложение УТВЕРЖДЕНО приказом МБОУ Школа № 1238 от 08.06.2017 № 67
Вид и размер шрифта реквизита "Отметка о приложении" должен соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.
25. Гриф согласования документа Гриф согласования документа используется при согласовании документа с органами власти, организациями или должностными лицами. Он состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Пример:
СОГЛАСОВАНО Директор МБОУ Школа № 1238 И.И. Иванов 01.12.2019
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Внешнее согласование также может быть осуществлено другим документом - письмом, протоколом, приказом. Пример: СОГЛАСОВАНО приказом ДОгМ от 01.07.2017 № 01-01/54
26. Виза Согласование проекта документа оформляется визой. Виза проставляется собственноручно лицом, визирующим документ, и включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Пример:
Заместитель директора И.О. Фамилия 03.03.2020
Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием. Для документа, подлинник которого отправляют из школы, визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. Для документа, подлинник которого остается в школе, визы согласования проставляются на обороте последнего листа подлинника документа или на последнем листе документа под подписью.
27. Подпись Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия): Пример:
Директор личная подпись И.О.Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование общеобразовательной организации (полное название школы). Допускается в реквизите "Подпись должностного лица" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.  При подписании документа несколькими должностными лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности. Пример: Директор личная подпись И.О.Ф. Заместитель директора личная подпись И.О.Ф.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывается статус лица в составе комиссии: проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие- либо приставки).
Если директор школы или иное уполномоченное на подписание документа лицо временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает сотрудник, уполномоченный на подписание в соответствии с распорядительным документом или наделенный полномочиями, установленными приказом школы или учредителя (ДОгМ), с указанием своей должности и полномочия, например:
Заместитель директора подпись И.О. Фамилия или: Исполняющий обязанности директора подпись И.О. Фамилия или и.о. директора подпись И.О. Фамилия
Реквизит "Подпись должностного лица" может быть оформлен собственноручно автором документа (например, при написании служебной записки без применения технических средств) либо оформлен с использованием технических средств. В случае оформления реквизита "Подпись должностного лица" с использованием технических средств вид и размер шрифта указанного реквизита не может отличаться от вида и размера шрифта основного текста документа. Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста тремя или четырьмя одинарными междустрочными интервалами.
28. Печать Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
29. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе (авторе) документа проставляется на письмах школы в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, а также отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности и электронным адресом исполнителя. Пример:
Иванов Иван Иванович, специалист по охране труда [phone], [e-mail]
30. Отметка о заверении копии Для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) под реквизитом "Подпись" оформляется реквизит «Отметка о заверении копии». Отметка о заверении копии включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии документа. Реквизит «Отметка о заверении копии» может быть оформлена от руки или с использованием штампа. Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.
31. Отметка о поступлении документа Отметка о поступлении документа содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа. Допускается указание часов и минут поступления документа с заверением подписями заинтересованных лиц. Отметка о поступлении документа может проставляться с использованием штампа.
32. Резолюция Резолюция содержит указание по исполнению документа. Она оформляется на свободном месте рабочего поля документа. Резолюция включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, подпись автора резолюции и дату оформления резолюции. Резолюция, по усмотрению лица, дающего поручение, может включать в себя также срок исполнения документа.