Инструкция по делопроизводству СШ п. Эльбрусский 2022. Инструкция по делопроизводству эльбрусский 2022 Инструкция по делопроизводству
 Скачать 52.01 Kb.
|
|
10.8. Служебные записки 10.9. В целях осуществления взаимодействия между сотрудниками в рамках внутреннего документооборота в школе применяются служебные записки. Служебные записки являются справочно-информационными документами. Авторами служебных записок являются сотрудники общеобразовательной организации. 10.10. Служебная записка может составляться по указанию руководства или по инициативе конкретного сотрудника. 10.11. При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты: адресат; дата документа; наименование вида документа; заголовок к тексту; текст документа; отметка о приложении (при наличии); наименование должности; подпись. 10.12. Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме. 11. Доверенность 11.1. Доверенность выдаётся сотрудникам школы и оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем, с учётом требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего раздела. 11.2. Проект доверенности подготавливается и визируется сотрудником, которому доверенность будет выдана, после чего передаётся в канцелярию для направления на подписание. 11.3. Доверенность подписывается директором или лицом, осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности), и скрепляется печатью общеобразовательной организации. 12. Договоры, соглашения, контракты 12.1. Договоры, соглашения, контракты (далее - договоры) подготавливаются в соответствии с требованиями гражданского, трудового, бюджетного и иного законодательства Российской Федерации, в зависимости от регулируемых договором правоотношений и обязательств сторон. 12.2. Проект договора подготавливается ответственным сотрудником (контрактным управляющим) с учётом необходимости своевременного и качественного обеспечения исполнения своих полномочий (обязанностей, функций), полномочий школы в целом. 12.3. Проект договора подготавливается ответственным сотрудником (контрактным управляющим) совместно со специалистом, к функциям (полномочиям) которого относится решение вопросов, являющихся предметом договора, или иным сотрудником по прямому указанию директора общеобразовательной организации. 12.4. Необходимая для подготовки проекта договора информация собирается ответственным лицом (контрактным управляющим) в порядке рабочего взаимодействия с учётом правил, установленных настоящей Инструкцией. 13. Принципы организации документооборота 13.1. В документообороте выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация. 13.2. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться документы, поступившие из вышестоящих, подрядных, медицинских и других организаций, органов местного самоуправления, обращения граждан. 13.3. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов общеобразовательной организации. 13.4. В школе доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, электронной связи, а также по системе электронного документооборота (далее - СЭД). С помощью почтовой связи в общеобразовательную организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых писем, заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 14. Первичная обработка поступающих документов 14.1. Документы, поступающие в школу, передаются на регистрацию секретарю общеобразовательной организации и проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день. При первичной обработке документов проверяется правильность адресования. Ошибочно поступившие документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. 14.2. Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются директору или в случае его отсутствия — заместителю директора по направлению деятельности. 14.3. Поступившие телеграммы принимаются под подпись с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма. 14.4. Электронные сообщения, адресованные директору или направленные в адрес школы, распечатываются и докладываются директору или в случае его отсутствия — заместителю директора. 14.5. Электронные сообщения, заверенные электронной подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации. 14.6. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы. 14.7. Не подлежат регистрации: пригласительные, поздравительные письма и телеграммы; билеты; планы и программы семинаров, конференций и других подобных мероприятий; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте; печатные издания; письма с пометкой «лично». 15. Регистрация, учет и рассмотрение руководителем поступающих (входящих) документов 15.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после и первичной обработки и независимо от способа их доставки. 15.2. Регистрация — проставление в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа с обязательной записью в журнал регистрации поступающей (входящей) документации. Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел общеобразовательной организации. 15.3. Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего документопотока. Документы, поступившие в школу по каналам факсимильной связи, обрабатываются и регистрируются в общем порядке. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале регистрации телефонограмм и печатается на листе бумаги для передачи на рассмотрение. 15.4. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения. 15.5. Документы, поступившие в общеобразовательную организацию, по вопросам, не требующим рассмотрения директора, направляются работником ответственным за делопроизводство школы непосредственно исполнителю запроса. 15.6. Директор в резолюции определяет лиц, ответственных за исполнение документа, и дает им поручение. Работник ответственный за делопроизводство школы передает документ на исполнение. 15.7. Подлинник документа с резолюцией руководителя общеобразовательной организации направляется исполнителю. 15.8. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается тому исполнителю, который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным, остальные исполнители получают копию документа. 15.9. Подлинник документа, который исполняется несколькими должностными лицами, получает ответственный исполнитель. Остальным исполнителям передаются копии. 15.10. Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется секретарем общеобразовательной организации. 15.11. Резолюция содержит: указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для исполнения действия; указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие; личную подпись автора резолюции; дату проставления резолюции. 15.12. Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения: "в установленный законом срок" и т.п. 15.13. Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа. 15.14. В случае, когда резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник, указанный первым (верхним), либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным. 16. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами 16.1. До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись директору или иному уполномоченному в установленном порядке на подписание лицу основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям настоящей Инструкции. 16.2. При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на поступивший (входящий) документ исполнитель прикладывает к подготовленному проекту входящий документ. 16.3. Проекты отправляемых (исходящих) документов с учётом соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются ответственным исполнителем в отдел делопроизводства (канцелярия, секретарь) школы для направления на подписание. 16.4. Подписанные отправляемые (исходящие) документы, передаются работнику ответственному за делопроизводство школы, который осуществляет проверку комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки, а также правильность оформления документа согласно настоящей инструкции. 16.5. В случае нарушения комплектности или соответствия количества, а также правильности оформления документа согласно настоящей инструкции отправляемые (исходящие) документы незамедлительно возвращаются работниками канцелярии ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений. 16.6. Документы после их подписания директором или иным уполномоченным лицом передаются в канцелярию общеобразовательной организации для регистрации и отправки. 16.7. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется после проведения работниками канцелярии, ответственными за делопроизводство, проверки комплектности и соответствия количества экземпляров, а также правильность оформления отправляемого (исходящего) документа. 16.8. Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. 16.9. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в журнал регистрации отправляемой (исходящей) документации. 16.10. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре, остающемся в деле общеобразовательной организации. 16.11. Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел школы. 16.12. Отправка документов производится централизованно работниками канцелярии школы, которые производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.). 16.13. Письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания отправляются почтой. Факсограммы и телефонограммы передаются по каналам телефонной связи. 16.14. Электронные сообщения отправляются с официального почтового электронного адреса общеобразовательной организации. 16.15. Письма, телеграммы, открытки, бандероли, факсограммы, электронные сообщения, не связанные с рабочей деятельностью, к отправке не принимаются. 16.16. Документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят: упаковку; адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса) – в соответствии с указателем рассылки, на каждом экземпляре письма указывается только один адресат. проставление стоимости почтовых услуг; передачу в почтовое отделение связи. 16.17. При подготовке и отправке писем необходимо учитывать правила, установленные приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи". 16.18. Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт. 16.19. Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, отправляются работниками канцелярии общеобразовательной организации. 17. Разработка и ведение номенклатуры дел 17.1. Документальный фонд школы — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд школы составляют документы, созданные в общеобразовательной организации и полученные ею в результате взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами. 17.2. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда школы и представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в школе, с указанием сроков их хранения, и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота. 17.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения положений, инструкций и правил, а также других документов, регламентирующих деятельность общеобразовательной организации, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности общеобразовательной организации. 17.4. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 17.5. Номенклатура дел вводится в действие приказом по школе. 17.6. Номенклатура дел готовится в трех экземплярах: для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения; для использования в работе отделом делопроизводства (канцелярией); для хранения в архиве школы. 17.7. Из номенклатуры дел школы ответственным лицом за ведение делопроизводства оформляются выписки для каждого из подразделений и отделов общеобразовательной организации. 18. Формирование дел и их текущее хранение. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 18.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации и систематизация документов внутри дела. 18.2. Дела со дня их заведения до передачи в архив школы или на уничтожение хранятся по месту их формирования. 18.3. Приказы по основной, административно-хозяйственной, учебно-воспитательной деятельности школы, группируются отдельно от приказов по личному составу работников и по личному составу обучающихся (учащихся/воспитанников). 18.4. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. 18.5. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при реорганизации или ликвидации общеобразовательной организации. 18.6. В архив общеобразовательной организации (далее - архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение. 18.7. Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел. 18.8. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; оформление дел; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. 18.9. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицом (лицами), назначенным приказом ответственным (ответственными) за архивирование. 18.10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4 см). При большом количестве документов формируются тома (части) дела. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке в соответствии с описью. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы. 18.11. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. 18.12. Личные карточки работников формируются в дело по алфавиту фамилий. 18.13. Оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле карандашом в верхнем правом углу; составление внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. 18.14. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. 18.15. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. 18.16. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. 18.17. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения. |