Инструкция по делопроизводству в Краевом государственном бюджетном учреждении Камчатский ресурсный центр системы социальной защиты населения
 Скачать 1.95 Mb.
|
|
1 УТВЕРЖДЕНА приказом КГКУ «Ресурсный центр социальной защиты» от 14.08.2019 № 114 Инструкция по делопроизводству в Краевом государственном бюджетном учреждении «Камчатский ресурсный центр системы социальной защиты населения» 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в Краевом государственном казенном учреждении «Камчатский ресурсный центр системы социальной защиты населения» (далее – Инструкция) разработана в соответствии Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28-ст, ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 № 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526. 1.2. Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в Краевом государственном казенном учреждении «Камчатский ресурсный центр системы социальной защиты населения» (далее – Учреждение). 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида их носителя, в том числе с электронными документами. 1.4. Организация, ведение системы документационного обеспечения управления и контроль соблюдения установленного порядка работы в Учреждении осуществляется специалистами, на которых возложены функции документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ), что надлежащим образом отражается в должностных инструкциях указанных специалистов. 1.5. Передача служебных документов или их копий иным организациям осуществляется только с разрешения директора Учреждения. 2. Правила подготовки и оформления документов 2 2.1. Бланки документов 2.1.1. Документы Учреждения оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. 2.1.2. Бланки документов Учреждения разработаны на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. 2.1.3. Реквизиты бланка в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 2.1.4. Использование бланков, не утвержденных Инструкцией, не допускается. Предложения о введении в обращение новых бланков вносятся специалистом, отвечающим за ДОУ в Учреждении, вместе с образцамипредлагаемых бланков. 2.2. Общие требования к созданию документов 2.2.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. 2.2.2. При подготовке документов используется шрифт TimesNewRoman№ 14 (№ 12, 13 – для оформления табличных материалов) через 1-1,5межстрочных интервала. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста. Использовать курсив при оформлении реквизитов документа не рекомендуется. 2.2.3. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. 2.2.4. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. 2.2.5. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны. 2.2.6. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. 2.2.7. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. 2.2.8. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. 2.2.9. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. 3 Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текстпечатается через два интервала. Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). 2.2.10. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см. 2.2.11. Нормативные правовые акты, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с Приложение 1. 2.3. Состав реквизитов документов 2.3.1. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: 1 - логотип учреждения; 2 - наименование учреждения – автора документа; 3 - справочные данные об учреждении; 6 - наименование вида документа; 7 - дата документа; 8 - регистрационный номер документа; 9 - ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; 10 - место составления (издания) документа; 11 - гриф ограничения доступа к документу; 12 - адресат; 13 - гриф утверждения документа; 14 - заголовок к тексту; 15 - текст документа; 16 - отметка о приложении; 17 - гриф согласования документа; 18 - виза; 19 - подпись; 20 - отметка об электронной подписи; 21 - печать; 22 - отметка об исполнителе; 23 - отметка о заверении копии; 24 - отметка о поступлении документа; 25 - указания по исполнению документа (резолюция); 2.3.2. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (Приложение 2)и продольный (Приложение 3). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Учреждении. 4 2.4.1. Логотип учреждения на бланках документов помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами Учреждения – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 2.4.2. Наименование Учреждения указывается в соответствии с наименованием, закрепленным в уставе Учреждения, полужирным шрифтом размером № 12 прописными буквами, центрованным способом относительно самой длинной строки. Сокращенное наименование Учреждения указывается ниже полного наименования в скобках шрифтом размером №12строчными буквами, центрованным способом относительно самой длинной строки. 2.4.3. Справочные данные об Учреждении указываются вбланках писем и включают: почтовый адрес Учреждения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, адрес сайта Учреждения в сети Интернет, с использованием шрифтов размером №10центрованным способом относительно самой длинной строки. 2.4.4. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. На документе проставляются также даты поступления, резолюции, согласования. Правила оформления дат во всех случаях аналогичны. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения. Датой распорядительного документа, служебного письма является дата его подписания. Датой утверждаемого документа – дата его утверждения. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: - арабскими цифрами, разделенными точкой – 05.07.2016; - словесно-цифровым способом – 5 июля 2016 г. 2.4.5. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с номенклатурой дел, утверждённой в Учреждении. 2.4.6. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату полученного документа, на который был дан ответ. 2.4.7. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и применения только общепринятых сокращений. 2.4.8. Гриф ограничения доступа к документу – проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Например: «Для служебного пользования». Экз. № 2 5 2.4.9. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов – в верхней правой части документа. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю с использованием шрифтов размером № 14. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации и фамилия, инициалы должностного лица. Например: Генеральному директору ФБУ «Инновация» Иванову И.И. При адресовании письма в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию указывается полное или сокращенное наименование в именительном падеже. Например: Федеральное архивное агентство Или Росархив При адресовании документа в структурное подразделение органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например: Аппарат Губернатора и Правительства Камчатского края Главное контрольное управление При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы. 6 Например: ФБУ «Инновация» Руководителю договорно- правового отдела Андрееву А.А. При рассылке документа группе органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций одного типа или в структурные подразделения одного органа государственной власти, органа местного самоуправления, одной организации адресат указывается обобщенно. Например: Руководителям филиалов ФБУ «Инновация», или Главам муниципальных районов в Камчатском крае При рассылке документа не всем органам государственной власти, органам местного самоуправления или их структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например: Руководителям филиалов ФБУ «Инновация» (по списку) Список рассылки составляется исполнителем. В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно. Во всех разновидностях адресования, инициалы ставятся после фамилии. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234. Почтовый адрес указывается после наименования адресата. Например: Агентство по делам Архивов Камчатского края К. Маркса просп., д. 33, Петропавловск-Камчатский, 683031 7 или Иванову И.И. Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Люберцы, Московская обл., 301264 При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например: ВНИИДАД mail@vniidad.ru 2.4.10. Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, правовым актом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита центруются относительно самой длинной строки. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Министр финансов Камчатского края подпись А.А. Иванов 00.00.0000 При утверждении документа распорядительным документом (приказом, протоколом и др.) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: (Регламент) УТВЕРЖДЕН приказом Министерства здравоохранения Камчатского края от 05.04.2017 № 52 или (Правила) УТВЕРЖДЕНЫ приказом Министерства финансов Камчатского края от 12.02.2015 №38 8 При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например: (Положение) УТВЕРЖДЕНО Советом директоров АО «Профиль» (протокол от 12.12.2015 № 12) 2.4.11. 3аголовок к тексту документа – краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. Например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии акт (чего?) приема-передачи дел Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В правовых актах, издаваемых Учреждением, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк. 2.4.12. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации – русском языке. Текст документа должен быть составлен грамотно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: - наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа; - наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ»). 9 В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия... ПОСТАНОВИЛА», «собрание... РЕШИЛО»). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ»). В документах, устанавливающих права и обязанностиУчреждения и его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции...», «комиссия провела проверку...»). В деловых (служебных) письмах используются формы изложения: - от первого лица множественного числа («просим направить…»); - от третьего лица единственного числа («Учреждение не возражает...»). В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. Написание имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно быть единообразным в пределах одного текста. Так, если единожды написание фамилии использовано с двумя инициалами, например, Петров И.А., то последующее её написание должно быть идентичным первоначальному. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются послефамилии. В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. - заключительная этикетная фраза: С уважением,... 2.4.13. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемых к основному документу (в сопроводительных письмах, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах-приложениях к распорядительным документам, положениям, инструкциям и др. документам). В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом. Если приложение названо в тексте: Приложение: на 2 л. в 1 экз. Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз. 10 Если приложение (приложения) сброшюрованы, то указывают только количество экземпляров: Приложение: отчет о НИР в 2 экз. Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2015 № 02-6/172 и приложения к нему,всего на 5 л. Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.): Приложение: DVD-Rв 1 экз. При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, дополнительно может указываться объем в байтах. В правовых актах, договорах, и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом. В тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения, за исключением правовых актов, допускается ставить знак номера:... (приложение № 2). На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается: Приложение 2 к приказу АО «Профиль» от 15.08.2015 № 112 Строки реквизита выравниваются по левому краю. Если приложение утверждается правовым актом, то на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на правовой акт) и гриф утверждения, в котором указываются данные правового акта, которым утвержден документ-приложение. Например: Приложение 1 УТВЕРЖДЕНО приказом ФБУ «Инновация» от 18.05.2015 №67 2.4.14. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф 11 согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: |