Инструкция по делопроизводству в Краевом государственном бюджетном учреждении Камчатский ресурсный центр системы социальной защиты населения
 Скачать 1.95 Mb.
|
|
- объем передаваемого документа, выполненного на бумаге А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; - документ, подлежащий передаче по каналу факсимильной связипередается исполнителем в службу ДОУ; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; - запрещается передавать по факсу текст документов с грифом «Для служебного пользования»; - подлежащий передаче документ регистрируется, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; - поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель. Контроль использования факсимильной техники, установленной в подразделениях Учреждения, осуществляется их руководителями. 3.2.7. Документы в электронном виде, поступающие в Учреждение, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. 3.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов Документы, отравляемые Учреждением, передаются почтовой и электрической связью. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ Учреждения в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Документы для отправки передаются в службу ДОУ полностью оформленными, подписанными с указанием почтового адреса/номера телефона/ адреса электронной почты или с указанием на рассылку. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по 21 указанию лица, подписавшего документ. С уведомлением отправляются гарантийные письма, письма о расторжении договоров, документы, адресованные участникам проводимых Учреждением конкурсов, а также другие документы по указанию директора. Остальная корреспонденция отправляется простыми и заказными письмами. 3.4. Порядок прохождения внутренних документов 3.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. 3.4.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль правильности их оформления. Оформленные документы передаются на подпись директору Учреждения. После подписания документы регистрируются. 3.5. Работа исполнителей с документами Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование,представление на подписание (утверждение) директору Учреждения или руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату, направление в адрес. 4. Регистрация документов 4.1. Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа. 4.2. Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в Учреждении, так и поступающие из других организаций и от физических лиц. 4.3. Документы регистрируются один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. При передаче из одного подразделения в другое, документ повторно не регистрируется. 4.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и иное. Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой регистрационной группы. 4.5. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом. 4.6. Документы регистрируются в РКФ. Сведения, внесенные в РКФ, должны обеспечить учет, контроль исполнения и справочно-информационный поиск документов. Для унификации регистрационных данных устанавливается следующий состав 22 основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); дата документа; регистрационный номер документа; дата и индекс поступившего или отправляемого документа; заголовок документа или краткое его содержание; резолюция (исполнитель). Состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими реквизитами:количество листов документа; наличие приложений; вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и иное. 5. Организация работы с документами в делопроизводстве 5.1. Составление номенклатуры дел 5.1.1. Документы, образующиеся в деятельности Учреждения, составляют его документальный фонд. Создание документального фонда Учреждения осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», и перечней документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд Учреждения, который подлежит хранению в архиве Учреждения. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях Учреждения и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В случае реорганизации Учреждения с передачей функций вновь созданному или иному учреждению все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней. 5.1.2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Учреждения составляется номенклатура дел. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Учреждения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Номенклатура дел Учреждения разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел. При разработке номенклатуры дел используются: Устав Учреждения, положения о структурных подразделениях Учреждения, организационная структура, штатное расписание и другие нормативные 23 и распорядительные документы, характеризующие задачи и функции Учреждения по основным и вспомогательным видам деятельности. 5.1.3. Номенклатура дел Учреждения: а) на основании номенклатур дел структурных подразделений (Приложение 7) составляется службой ДОУ по установленной форме (Приложение 8); б) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией Учреждения и экспертно-проверочной методической комиссией Агентства записи актов гражданского состояния и архивного дела Камчатского края (далее - ЭПМК Агентства); в) один раз в 5 лет согласовывается с ЭМПК Агентства; г) в случае изменения функций и структуры Учреждения подлежит пересоставлению, согласованию с экспертной комиссией Учреждения и ЭПМК Агентства, утверждению. 5.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел Учреждения, его структурные подразделения получают от службы ДОУ выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 5.1.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 5.1.6. В сводной номенклатуре дел названиями разделов являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой Учреждения. 5.1.7. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: - название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); - краткое название Учреждения или структурного подразделения (автора документа); - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресата или корреспондента документа); - краткое содержание документов дела; - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. 24 Указание на копийность документов дела являются обязательными элементами заголовка. Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) о проведении тематических выставок В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Взаголовкахдел,содержащихперепискусоднороднымикорреспондентами,после дние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с архивными учреждениями края о комплектовании Архивного фонда края научно-технической документацией Взаголовкахдел,содержащихперепискусразнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам повышения квалификации специалистов В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения Если содержание дела касается одного муниципального образования, его название указывается в заголовке дела. 25 Например: Переписка с администрацией Петропавловск-Камчатского городского муниципального образования о подготовке к зимнему сезону 2008/2009 года В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые отчеты предприятий Камчатского края о работе автотранспорта Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих законодательные, иные нормативные акты органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также нормативные и распорядительные акты министерств и ведомств Российской Федерации, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами. Затем располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности (по мере убывания), а также взаимосвязи. Журналы и книги регистрации, учета документов рекомендуется располагать в конце раздела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформлениядел. Графа 3 «количество дел» заполняется службой ДОУ по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов, частей одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в году (далее – итоговая запись). В итоговую запись номенклатуры дел вносятся суммарные данные о количестве дел, их томов, частей из графы 3 номенклатуры отдельно по срокам хранения постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и хранящихся «до минования надобности». В графе 4 указывается срок хранения дела, согласованный с ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2001 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое подразделение для продолжения и др. 5.1.8. Если в течение года в Учреждении возникают новые документированные 26 участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел, в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 5.2. Формирование и оформление дел. 5.2.1. Основные требования к формированию дел. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования: − документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; − включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют:переходящие дела; личные дела, которыеформируются в течение всего периодаработы работника; − приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения; − документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления; − лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см. 5.2.2. Оформление дел. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив Учреждения и подлежат оформлению и описанию. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Оформление дел на бумажном носителе предусматривает: − подшивку или переплет документов дела; − нумерацию листов дела; − оформление обложки дела (Приложение 9); − составление листа-заверителя дела (Приложение 10); − составление внутренней описи документов дела (Приложение 11). Подготовка электронных дел для передачи в архив предусматривает составление описи электронных дел, документов (Приложение 12, 13). 5.2.2.1. Подшивка (переплет) дел. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на 27 четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела – лист-заверитель дела. 5.2.2.2. Внутренняя опись дела. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела и др.) составляется внутренняя опись документов дела. Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела. 5.2.2.3. Нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов. 5.2.2.4. Лист-заверитель дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и подписывается его 28 составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. 5.2.2.5. Обложка дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива Камчатского края, в который дела Учреждения будут приняты. При оформлении обложки дела наименование Учреждения указывается полностью, в именительном падеже. Полное наименование вышестоящей организации указывается над наименованием Учреждения – источника комплектования (также в именительном падеже). Если Учреждение или вышестоящая организация имеют сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования. При изменении наименования Учреждения (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки. На обложке дела указываются: − наименование Учреждения и его непосредственная подчиненность; − наименование структурного подразделения; − индекс дела; − номер тома (части); − заголовок дела (тома, части); − крайние даты дела (тома, части); − количество листов в деле (томе, части); − срок хранения дела; − архивный шифр дела. Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости – заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается на количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложке дела указывается дата дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». 29 Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов). Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или даты первого и последнего протокола, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – словом. Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки. Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле (проставляется на основании листа-заверителя дела) и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется:«Хранитьпостоянно»). 5.3. Организация оперативного хранения документов С момента заведения и до передачи в архив Учреждения дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений Учреждения и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Учреждения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 6. Порядок передачи документов на хранение в архив Учреждения 6.1. Экспертиза ценности документов 6.1.1. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Учреждения, проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства. 6.1.2. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. 6.1.3. Экспертизе ценности подлежат все документы Учреждения независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается. 30 6.1.4. Экспертиза ценности документов в Учреждении на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Учреждения. 6.1.5. Целью экспертизы ценности документов в Учреждении является: − отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; − выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению. 6.1.6. В Учреждении для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее – ЭК). 6.1.7. ЭК является совещательным органом при директоре Учреждения, создается приказом и действует на основании положения. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПМК Агентства. 6.1.8. Основной задачей ЭК является организация и проведение экспертизы ценности документов. 6.1.9. Основными функциями ЭК являются: − организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; − рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел Учреждения, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов; − подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями; − участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в Учреждении. 6.1.10. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях Учреждения составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (Приложение 14, 15, 16), на основе которых в архиве Учреждения составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложение 17). 6.1.11. Графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (единица хранения) вносится в опись под самостоятельным номером. Индекс дела (графа 2) указывается согласно номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то все тома (части) дела должны иметь одинаковые индексы. В графе 3 пишется заголовок дела. При перечислении дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные обозначаются словами «то же». В графе 4 указываются крайние даты дела. 31 В графе 5 – количество листов в деле или его томе, части. Систематизация дел в описи осуществляется в соответствии с их систематизацией в номенклатуре дел Учреждения. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту. Переходящие дела включаются в описи по начальным датам. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел (единиц хранения), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи. При подведении итога учитываются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Например: В опись внесено 14 (четырнадцать) единиц хранения с № 1 по № 15, из них: литерный № 9а, пропущены № № 7, 8. Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения. 6.1.12. В процессе составления описи составитель должен проверить качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, подлежащих передаче в архив, итоговой записи в номенклатуре. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены. Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются: − постоянного хранения – не менее чем в четырех экземплярах: три набумажном носителе и один – в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра); − временного (свыше 10 лет) хранения – не менее чем в двух экземплярах; − документов по личному составу – не менее чем в четырех экземплярах:три на бумажном носителе, один – в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра). 6.1.13. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях Учреждения составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основе предложений структурных подразделений служба ДОУ составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 18). Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. 6.1.14. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт науничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается. 6.1.15. Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу 32 и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЭК одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов. 6.1.16. Согласованные ЭК Учреждения описи дел документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПМК Агентства: − постоянного срока хранения – на утверждение; − по личному составу – на согласование. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПМК Агентства в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. После утверждения и согласования ЭПМК Агентства описей дел, документов описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются директором Учреждения, после чего дела, выделенные поакту к уничтожению, могут быть уничтожены. 6.1.17. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов, а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию). Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов. 6.1.18. В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. Обнаруженные дела включаются в опись. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов (Приложение 20), который рассматривается ЭК Учреждения и утверждается его директором или заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Акт об утрате документов представляется вАгентствозаписи актов гражданского состояния и архивного дела Камчатского края для принятия решения о снятии утраченных дел с учета. 6.2. Подготовка и передача документов в архив. 6.2.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив Учреждения не ранее, чем через один год и непозднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях Учреждения и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению директора Учреждения дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения могут передаваться в архив Учреждения по описям дел, документов или по номенклатуре дел. 33 6.2.2. В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив Учреждения сотрудником, ответственным за архив проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел Учреждения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 6.2.3 Прием-передача дел в архив Учреждения производитсясотрудником, ответственным за архив в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела. 6.2.4 Передача электронных документов в архив Учреждения производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах. При передаче электронных документов в архив Учреждения выполняются следующие основные процедуры работы с документами: − формирование в информационной системе Учреждения электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A; − формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения; − проверка архивом Учреждения электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ; − проверка воспроизводимости электронных документов; − проверка физического и технического состояния носителей; − проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ. 6.2.5. Прием электронных документов в архив Учреждения на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями лица, ответственного за архив и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью директора Учреждения или уполномоченного им должностного лица. 6.2.6. После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в 34 архиве. На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается: − наименование Учреждения (полное, сокращенное); − номер фонда; − номер описи электронных дел, документов; − номер дела по описи; − отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.»(основной) или «Раб.» (рабочий); − крайние даты документов электронного дела; − при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам. Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре. 6.3. Порядок приема документов Архивного фонда Российской Федерации в государственный архив Камчатского края. 6.3.1. Образовавшиеся в Учреждении документы Архивного фонда Российской Федерации по истечении срока их временного хранения в архиве Учреждения (10 лет) передаются на постоянное хранение в государственный архив Камчатского края. 6.3.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств Учреждения. 6.3.3. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе Учреждения. 6.3.4. Продление сроков хранения документов в архиве Учреждения допускается по письменному разрешению государственного архива Камчатского края в случае необходимости практического использования документов Учреждением. 6.3.5. Передача документов постоянного хранения в государственный архив Камчатского края осуществляется по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПМК Агентства, в соответствии с планом, утвержденным руководителем архива по согласованию с передающим дела Учреждением. 6.3.6. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива Камчатского края проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами Учреждения. 6.3.7. Передача дел проводится поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на 35 хранение (Приложение 19), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве Камчатского края, другой – в Учреждении. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде. 6.3.8. При первой передаче документов в государственный архив Камчатского края передается историческая справка к фонду и предисловие к описи. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке и предисловия к описи. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю Учреждения со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, их изменения, название предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду, место хранения документов по личному составу). Историческая справка к фонду составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второйпередается в государственный архив Камчатского края. В предисловии к описи кратко излагаются переименования Учреждения в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления. 6.3.9. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел – в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной Учреждением. Архив Учреждения принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (Приложение 20). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. 6.3.10. Передача документов ликвидируемого Учреждения входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества, в состав которой обязательно включается представитель государственного архива Камчатского края. 6.3.11. При смене лица, ответственного за архив в Учреждении прием-передача документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту. 36 Приложение 1 РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ТИТУЛЬНОМ ЛИСТЕ ДОКУМЕНТА Наименование Учреждения Гриф согласования документаГриф утверждения документа Наименование вида документа Заголовок к тексту Гриф согласования документа Место составления (издания)документа – год издания документа |