документооборот. Зачёт документооборот. Скворцов Георгий Романович вбмо 302рб Номер зачётки 41176818
 Скачать 36.84 Kb.
|
|
Скворцов Георгий Романович ВБМо – 302рб Номер зачётки 411768/18 Зачёт по предмету документооборот в управлении Вариант 8. Задание 1 Определите понятие «исполнение документа» Общие принципы организации контроля движения и использования документов установлены Национальным стандартом РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 28-ст (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007). Основными задачами контроля исполнения документов являются: • отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении документов и распоряжений руководства; • обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения; • выработка предложений по совершенствованию организации работы с документами и повышению исполнительской дисциплины. Контроль исполнения документов призван обеспечивать своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получать аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей. Регламентация контроля исполнения документов в организации закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления. В ней определяются субъект контроля исполнения документов в организации; виды документов, которые ставятся на контроль; этапы контроля и сроки исполнения документов; формы отражения данных о контроле в регистрационно-контрольных формах; порядок обобщения и анализа данных о результатах контроля исполнения документов, а также информирования руководства организации о результатах контроля. На контроль ставятся документы, которые содержат поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами и не могут быть изменены. Перечень типовых сроков исполнения документов прилагается к инструкции по делопроизводству организации. Индивидуальный срок исполнения документов содержится в тексте документа или резолюции руководителя, изменить его может только установивший его руководитель. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано. Задание 2 Какие модули входят в состав системы «DirectumRX»? БАЗОВЫЕ МОДУЛИ Управление электронными документами создание и хранение неструктурированных документов, версионность и жизненный цикл, права доступа, история работы, удобный поиск, а также подписание и шифрование документов. Управление деловыми процессами взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов, выдача заданий и контроль их исполнения. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МОДУЛИ Канцелярия регистрация документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел и журналов регистрации с гибкими правилами нумерации; контроль за исполнением поручений; автоматизация рассылки и контроля местонахождения бумажных документов. С использованием модуля «Канцелярия» традиционное бумажное делопроизводство гармонично вписывается в электронный документооборот организации. Управление договорами подготовка проекта договора на основе шаблонов; автоматизация и контроль этапов согласования, визирования и регистрации входящих и исходящих договоров; оперативный поиск договорных документов; анализ хранящейся информации по договорам. В целом, модуль «Управление договорами» позволяет организации построить эффективную работу с договорными документами и уменьшить риски срыва сроков согласования. Управление совещаниями и заседаниями подготовка совещаний; ознакомление участников совещания с повесткой; формирование протокола; контроль исполнения принятых на совещании решений; собрание в Outlook с синхронизацией в DIRECTUM. Таким образом, модуль «Управление совещаниями» системы DIRECTUM позволяет оперативно и качественно проводить совещания, контролировать исполнение решений по протоколу совещания, а также накапливать корпоративную базу знаний принятых решений. Все это, в совокупности с анализом принятых решений, значительно повышает эффективность управления любой организацией. Управление показателями эффективности оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности; разработка алгоритмов получения количественных оценок тех или иных процессов предприятия; накопление статистики;наглядное отображение значения в виде таблиц, графиков и диаграмм. Модуль «Управление показателями эффективности» может работать с любыми показателями, являясь универсальным средством оценки эффективности работы компании. Обращение граждан и организаций соблюдение норм Федерального закона № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; поддержка полного цикла работы с обращениями: от ведения реестра граждан, регистрации письменных и устных обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами; поиск необходимой информации по атрибутам. Управление взаимодействием с клиентом Планирование и анализ маркетинговых мероприятий; фиксация необходимой информации о текущих и потенциальных клиентах в единой базе; планирование контакты с клиентами;анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий. Вышеперечисленные возможности позволяют увеличить продажи и поднять качество обслуживания клиентов на новый уровень. Задание 3. Какие виды поиска документов существуют в системе «DirectumRX»? Продемонстрируйте. Документ и любой объект системы можно найти по набору реквизитов. Для этого необходимо выбрать тип объекта и ввести нужные параметры. Критерии уже заданного поиска всегда можно изменить, т. е. нет необходимости всякий раз инициировать новый процесс. Можно искать документ по виду документа, по имени документа, по автору создания или автору редактуры документа, по времени создания или по времени использования документа, по содержащему тексту в документе.  |