Инструкция по делопроизводству в Краевом государственном бюджетном учреждении Камчатский ресурсный центр системы социальной защиты населения
 Скачать 1.95 Mb.
|
|
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю); - на последнем листе документа под текстом; - на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа (Приложение 4). Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Министр здравоохранения Камчатского края Подпись И.О. Фамилия Дата 2.4.15. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например: Руководитель юридического отдела Подпись А.А. Степанов Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются. Руководитель юридического отдела Подпись А.А. Степанов Дата В документах, подлинники которых хранятся в Учреждении, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. 12 2.4.16. Подпись включает:наименование должности лица,подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией с выравниванием по правому полю. Например: Директор Подпись И.И. Иванов Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование Учреждения. Например: Директор КГКУ «Ресурсный центрсоциальной защиты» ПодписьИ.И. Иванов При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей. Например: Министркультуры Камчатского края Подпись И.И. Иванов Главный бухгалтерПодписьТ.П. Петрова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например: Заместитель Министра – начальникбюджетного отдела ПодписьП.П. Петров Заместитель Министра – начальникотдела финансирования, учета иотчетности Подпись М.М. Михайлов В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статуслица в 13 составе комиссии. Например: Председатель комиссии Подпись И.И. Иванов Члены комиссии Подпись П.П. Петров Подпись С.С. Сидоров Подпись М.М. Михайлов При подписании документа лицом, исполняющим обязанности директора, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом. Например: И.о. директора Подпись И.И. Иванов Или Исполняющий обязанности директора Подпись И.И.Иванов При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия директора, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. 2.4.17. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований: 1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать местуразмещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе; 2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере; 3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга; 4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии). Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством 14 ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1a111aaa000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя,отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы учреждения в соответствии с действующим законодательством. Например: Директор И.И. Иванов 2.4.18. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяются печатью Учреждения. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). 2.4.19. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне внизу слева.Отметка об исполнителе может печататься шрифтом меньшего размера. Например: Ильин Илья Ильич, +7(4152) 924-45-67 2.4.20. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется должностным лицом под реквизитом «подпись». Для проставления отметки о заверении копии используется штамп. Копии электронных документов заверяются электронной подписью директора Учреждения или иного уполномоченного им лица. Если копия электронного документа предоставляется на физически обособленном носителе, на нем несмываемым маркером указывается: «Копия электронного документа, сокращенное наименование информационной системы, имя файла». Для представления в исполнительный орган, организацию, физическому лицу копия электронного документа направляется с сопроводительным письмом (в электронной форме, если копия предоставляется по информационно- 15 телекоммуникационной сети, или на бумажном носителе, если копия на физически обособленном носителе) с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ, наименования документа, его даты и номера (при его наличии), имени файла, формата файла и объема в Мб, даты изготовления копии (при необходимости в сопроводительном письме указывается иная информация об электронном документе). Копия электронного документа может предоставляться в виде копии на бумажном носителе, заверенной в соответствии с данной частью инструкции и с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ. 2.4.21. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Учреждение и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. Отметка о поступлении документа проставляется с помощью штампа. 2.4.22. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа. Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции: Например: Иванову И.И., Андреевой А.А. Прошу подготовить предложения к 10.11.2017 Подпись Дата Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и директор не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа. При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом «отв.» («ответственный»), ему предоставляется право координации работы всех исполнителей. 2.5. Подготовка и оформление отдельных видов документов 2.5.1. Положения, правила, инструкции 2.5.1.1. Положение – документ, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию деятельности Учреждения и его структурных подразделений. Правила – документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения. Инструкция – документ, излагающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. 2.5.1.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов. 16 2.5.1.3. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения, правил, инструкции должен отвечать на вопрос «О чем?»; заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос «Кого?». Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. 2.5.2. Протокол 2.5.2.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов. 2.5.2.2. В Учреждении протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение. 2.5.2.3. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются:председатель, секретарь, списокприсутствующих, фамилии которых располагают в алфавитном порядке встрочку.Если количество присутствующих превышает 15 человек, то указывают их общее количество со ссылкой на прилагаемый список. К фамилиям приглашенных добавляют наименование должностей и организаций, которые они представляют. Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), печатается по границам левого и правого полей бланка, размером шрифта № 14. Вводная часть отделяется от основной сплошной чертой. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ- ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер вопроса в соответствии с повесткой дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему со сноской «Текст выступления прилагается». Решение печатается в протоколе полностью с приведением при необходимости итогов голосования. Решение может содержать несколько пунктов, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами. Допускается двойная нумерация. При этом первая цифра номера решения соответствует номеру вопроса повестки дня, по итогам рассмотрения которого принято решение. В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. 2.5.2.4. Основная часть краткого протокола включает рассматриваемыевопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса 17 нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатаетсяцентрованным способом размером шрифта № 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших с докладом и при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются центрованным способом в строку через запятую размером шрифта № 14. Затем указывается принятое по вопросу решение. Вводная часть оформляется в порядке, предусмотренном частью 2.5.2.3. 2.5.2.5 Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя 3 межстрочными интервалами от основной части, 1 межстрочным интервалом друг от друга. В некоторых случаях подпись секретаря может быть проставлена в нижней части оборотной стороны последнего листа протокола. Датой протокола является дата заседания (совещания, собрания). Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года самостоятельно по каждой группе протоколов. 2.5.2.6. Копии протоколовпри необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. В некоторых случаях, а также при необходимости доведения до исполнителей принятых решений составляется выписка из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсуждение и принятое решение. Выписка из протокола заверяетсяслужбой ДОУ. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола». 2.5.2.7. Протоколы (выписки из протоколов) печатаются на общем бланке Учреждения размером шрифта № 14 с применением следующих реквизитов: Наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» («ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА») печатается от границы верхнего поля прописными буквами шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру. Вид заседания (совещания), отделяется от слова «ПРОТОКОЛ» одним интервалом, печатается шрифтом № 14 через 1 интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания (совещания), дата и номер протокола печатаются шрифтом № 12, размещаются на одной строке, при этом «место проведения заседания (совещания)» выравнивается по левой границе поля документа, «дата» и «номер» – по правой границе поля документа. Дата оформляется цифровым способом, номер протокола состоит из знака «№» и порядкового номера. Основная часть протокола печатается шрифтом № 14 через 1межстрочный интервал. Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. 18 Каждый вопрос, заданный докладчику в ходе обсуждения, печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать. Образец оформления полного протокола приведен в Приложение 5, краткого протокола – в Приложение 6. 2.5.3. Акт 2.5.3.1. Акт – документ справочно-информационного характера, составленный группой должностных лиц для подтверждения установленных фактов, событий. 2.5.3.2. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть содержит указание на основание составления акта, перечисление лиц, составивших акт, их должностей, фамилий и инициалов. В констатирующей части дается описание сущности, характера, методов, сроков работы, проделанной составителями акта, фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения и заключения. Констатирующая часть завершается указанием количества экземпляров акта. 2.5.3.3. Акт утверждается директором Учреждения, по указанию которого он составлен, либо должностным лицом, к компетенции которого относится содержание акта. Акт также может быть утвержден распорядительным документом. 2.5.3.4. Акт печатается на общем бланке Учреждения формата А4, размером шрифта № 14 с применением следующих реквизитов: - наименование документа – слово «АКТ», печатается от границы верхнего поля, прописными буквами, шрифтом № 16 и выравнивается по центру в бланке с продольным расположением реквизитов. - место составления акта, дата, номер оформляются согласно п. 2.5.2.7. Инструкции. - заголовок акта не является обязательным реквизитом, содержит указание на событие, факт или действие, послужившие причиной составления акта. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается шрифтом № 12 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. - слово «Основание» во вводной части текста акта печатается от левой границы поля. Текст «Основания» печатается через 1 межстрочный интервал. - текст констатирующей части акта печатается через 1,5 межстрочных интервала. - подпись акта отделяется от констатирующей части 3 межстрочными интервалами и включает слова «Председатель комиссии», «Члены комиссии», личные подписи, расшифровки в виде инициалов и фамилий. Слова «Председатель комиссии» и «Члены комиссии» печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя друг от друга 1 межстрочным интервалом. - гриф утверждения оформляется согласно части 2.4.10 Инструкции. 2.5.4. Докладная записка 2.5.4.1. Докладная записка – документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящему органу и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа. 2.5.4.2. Докладная записка может быть внутренней и внешней. 2.5.4.3. Внутренняя докладная записка оформляется на стандартном листе 19 бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения – автора документа; наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; адресат; заголовок документа; текст документа; подпись автора документа. Допускается оформление внутренней докладной записки рукописным способом. 2.5.4.4. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке Учреждения формата А4с угловым расположением реквизитов, с использованием шрифта размером № 14 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; адресат; заголовок документа. Слова «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» печатаются шрифтом размером № 14 ивыравниваются по центру. 3. Организация документооборота и исполнения документов 3.1. Организация документооборота 3.1.1. Движение документов в Учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Учреждении, регламентируются Инструкцией, Уставом Учреждения, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями. 3.1.3. Доставка документов в Учреждение осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи. 3.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов 3.2.1. Документы, поступающие в Учреждение на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками, ответственными за ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в традиционных журналах. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первого листа проставляется штамп. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование Учреждения, дату и регистрационный номер (часть 2.4.21. Инструкции). 3.2.2. Документы, адресованные директору Учреждения, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются директору или лицу его замещающему для рассмотрения и наложения резолюции. 3.2.3. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольные формы журналов, в которых зарегистрирован документ (далее – РКФ), вносится содержание резолюции, а документ передается на 20 исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. 3.2.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. 3.2.5. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 3.2.6. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: |