ПА ИБ 512 Конф.делопроизводство. Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в
 Скачать 356.5 Kb.
|
|
Учетный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом № 12). Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в «Приложении» с указанием: краткого наименования, грифа «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не конфиденциальному), например: Приложение: 1. Сведения о запасах ..., коммерческая тайна, № ___, экз. № 1, на 4 л. 2. Справка ..., на 3 л. В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «_______________________», а если адресатов несколько, указывается какому адресату, например: «_______________________________». Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам). Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нем под грифом конфиденциальности указывается: «Без приложения не конфиденциально». Разработанные в подразделении проекты конфиденциальных документов представляются исполнителями руководителям своих подразделений на визирование или подпись, а также направляются для согласования в другие подразделения по Реестру (приложение № ______ к настоящей Инструкции). Подготовка предложений о снятии грифа конфиденциальности с документа по истечении указанного в Перечне срока действия режима ограничения доступа в отношении информации, содержащейся в документе, или в связи с исключением информации из Перечня, возлагается на ________________________, создаваемую в подразделении в соответствии с требованиями Положения о режиме ______________ _______________________. В комиссию в обязательном порядке включается работник, ________________________________________________________. Заключение комиссии оформляется _________________________________________________ __________________________________________. При этом на документе делается письменная отметка о снятии грифа «_________________________________ », заверенная подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества, выдаваемой лицам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства (№ печати присваивается по Журналу учета печатей и штампов конфиденциального делопроизводства, ведущемуся в Службе корпоративной защиты). Аналогичные отметки о снятии грифа вносятся в ________________________________________. Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией в подразделениях Общества организуется в соответствии с _________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________. Особенности при работе с входящей конфиденциальной корреспонденцией: 7.2.1. Вся адресованная руководству Общества конфиденциальная корреспонденция, включая документы, доставляемые спецсвязью, принимаются сотрудниками _______________________________ (далее - отдел документационного обеспечения). Конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, поступившие в отдел документационного обеспечения, вскрываются (кроме указанных в п. 3.2.6.). При этом проверяется ___________________________________________________________. Корреспонденция, поступившая в упаковке, целостность которой не обеспечена надлежащим образом, _________________________________________________. При недостаче документов или приложений к ним, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у _______________________________________ _________________________, второй _______________________________, третий _____________________________________________________________________. 7.2.2. На каждый документ в отделе документационного обеспечения заполняется электронная регистрационная карточка в автоматизированной системе «Дело» и осуществляется его регистрация. В электронных регистрационных карточках входящих конфиденциальных документов, делается соответствующая отметка, свидетельствующая об их принадлежности к документам, содержащим конфиденциальную информацию. В поле «содержание» электронной регистрационной карточки переносится гриф конфиденциальности, проставленный на документе, при этом текст документа не переносится. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам ______________________________. После регистрации документы передаются под роспись в Журнале __________ _________________________ (приложение № ______) работникам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях. Одновременно исполнителю направляется электронная ________________________. 7.2.3. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы ______________________________________________________________. 7.2.4. В случае необходимости направления конфиденциальных документов в подразделение Общества, находящееся в другом населенном пункте, документы направляются в соответствии с требованиями раздела ______ настоящей Инструкции, а в графе 15 (примечание) приложения № 6 к настоящей Инструкции делается отметка с указанием даты отправления, номера реестра, по которому передан документ, и номера номенклатурного дела, в которое помещается реестр (графа 13). 7.2.5. В структурных подразделениях зарегистрированные конфиденциальные документы, поступившие из отдела документационного обеспечения, учитываются в Журнале ______________________________________________________________ (приложение № ______ к настоящей Инструкции) под регистрационным номером, присвоенным в отделе документационного обеспечения. Конфиденциальные документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение из другого структурного подразделения на имя руководителя Подразделения, учитываются в Журнале ________________________________________ ______________________________________________________________________ (приложение № ______ к настоящей Инструкции), ведущемся в структурном подразделении. 7.2.6. Конверты (пакеты) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», содержащие дополнительную отметку «Лично», регистрируются как документы и передаются непосредственно адресату под роспись в Журнале ______________ ____________________________________. Конверты (пакеты) вскрываются лично адресатом, на первый лист документа переносится _____________________________ _________________________________________. Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. 7.2.7. Документы, поступившие в адрес ООО от сторонних организаций, заключивших с Обществом Соглашения о конфиденциальности, не имеющие грифов конфиденциальности, но конфиденциальные по своему содержанию, регистрируются __ _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________. Решение о присвоении таким документам грифа конфиденциальности при его поступлении в адрес руководства ООО принимается _______________________________. При поступлении документов из органов государственной власти с пометкой «Для служебного пользования» или ДСП, к регистрационному номеру документа добавляется индекс «ДСП» (например, ______________________). Сканирование таких документов и присоединение файлов к электронным карточкам ________________. 7.2.8. Документы учитываются по количеству листов, издания – по количеству экземпляров, а дискеты, CD-диски, и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – _________________________. 7.3. Особенности при работе с исходящей конфиденциальной корреспонденцией: 7.3.1. Конфиденциальные документы, адресуемые в органы государственной власти и другие сторонние организации, направляются ___________________ для подписи ___________________________________________ в приемную Общества. 7.3.2. Документы, подписанные ___________________ или ________________ ______________________, регистрируются отделом документационного обеспечения в АС «Дело» и Журнале ________________________________________________ (приложение № _______ к настоящей Инструкции). В электронных регистрационных карточках делается отметка о конфиденциальности и присоединяются сопроводительные письма (при их наличии) без приложений. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам ___________________________. 7.3.3.Все экземпляры конфиденциальных документов, подписанные генеральным директором или уполномоченным лицом и зарегистрированные в отделе документационного обеспечения, возвращаются работнику, ответственному за конфиденциальное делопроизводство подразделения-исполнителя документа, для последующей отправки первого экземпляра адресату. Вторые экземпляры документов остаются в ___________________________________________ и помещаются в ________ _____________________________________________________________________. Ответственный за конфиденциальное делопроизводство в подразделении – исполнителе документа вносит в графу 8 Журнала ______________________________ ________________________________________________________________________ регистрационный номер документа, присвоенный в отделе документационного обеспечения, и регистрирует документ под этим же номером в Журнале _______________ ______________________ (приложение № _________к настоящей Инструкции), ведущемся в подразделении. 7.3.4. При отправке конфиденциальных документов заказными, ценными почтовыми отправлениями или через предприятия ФГУП «Главный центр специальной связи» Федерального агентства связи, а также нарочными подразделений – исполнителей, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства проверяют __________________________________________________________ в присутствии ______________________________________, после чего помещают конфиденциальные документы в два конверта, оформленные в соответствии с образцами (приложение №№ ________ к настоящей Инструкции). Конверты опечатывают печатью «Для пакетов». О направлении документа адресату делается отметка в графе «Примечание» Журнала _____________________________________ (приложение № _________), ведущегося в подразделении, с указанием номера реестра. 7.4. Особенности при работе с внутренней конфиденциальной корреспонденцией: 7.4.1. Конфиденциальные документы, разработанные в Обществе и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в Журналах ______________ ____________________________________ (приложение № ______) и подшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой дел. 7.4.2. Издания с грифами конфиденциальности (книги, брошюры) учитываются в Журнале учета _____________________________ (приложение № _____ к настоящей Инструкции). Издания выдаются работникам Общества лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства подразделения, в котором находится издание, по _______________________________ (приложение № ______). При этом, если издание необходимо для ознакомления в другом подразделении, оно выдается по ____________________ разрешению руководителя подразделения, в чьем ведении находится издание, на _______________________ руководителя заинтересованного подразделения. 7.5. Все виды журналов, предназначенные для учета документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть _________________ и все листы в них ________________________. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается _______________________________________________________ ________________________________________________________________________, и печатью «Для пакетов № ___» Общества, оформленной в соответствии с приложением № 10 к настоящей Инструкции. Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество зарегистрированных за год документов; запись заверяется ответственным лицом и печатью. В журналах учета отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации. Журналы заполняются аккуратным, разборчивым почерком с расшифровкой подписей всех лиц, кому был передан документ. Исправления в журналах заверяются ________________________________, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества. Группировка конфиденциальных документов в дела 8.1. В номенклатуру дел Общества в обязательном порядке включаются дела с грифом _________________________________________________ и журналы учета _____________________________________________________________________. 8.2. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела ____________________________________________. 8.3. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «_____» или «______». 8.4. Дата начала дела должна соответствовать дате ______________________ __________________________, дата окончания дела - __________________________ ____________________________. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ. Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления в ООО. 8.5. Все подшитые в дело (том) конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые конфиденциальные документы составляется _______________ (приложение № ______ к настоящей Инструкции), которая заполняется по мере подшивки в дело документов. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. В случае оформления листов ознакомления с конфиденциальными документами они подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются. По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается ____________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________. В каждом деле (томе) должно быть подшито не более _____________ листов. 8.6. Законченное дело (том) с документами прошивается, __________________ _________________________, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении. Опечатывание дела (тома) производится с помощью ______________________________ печати «Для пакетов № ___», которая наклеивается так, чтобы захватывались ___________________________________________ . 8.7. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией, специально создаваемой по распоряжению начальника подразделения (далее – Комиссия), делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью __________________________________________. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года. 8.8. Подготовка дел для сдачи в архив или уничтожения осуществляется в соответствии с требованиями _________________________________________ управления в ООО и с правилами Федерального архивного агентства (Росархив). По окончании календарного года дело с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» просматривается полистно Комиссией и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может _________________________________. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. 8.9. Прием дел с грифом конфиденциальности на постоянное хранение в архив оформляется _______________________________ (приложение № ____ к настоящей Инструкции). Дела передаются в архив Общества с обязательной _________________ ___________________________________________ включенных в них документов. 8.10. Дела выдаются только тем исполнителям, которые имеют к ним прямое отношение для исполнения своих служебных обязанностей. Выдача дел осуществляется под расписку в ____________________________ (приложение № ____ к настоящей Инструкции). Основанием для выдачи дела является ________________________ _______________________________________ – оформителя дела на указанной карточке либо ____________________________________________________________. Хранение конфиденциальных документов 9.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях и (или) _______________________________________ ____________________________________________________________________ . 9.2. За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает _____ _____________________________________________________________________. 9.3. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в подразделении производится по решению _________________________ через лицо, ________________________________________________________________________, с обязательной отметкой в журнале, или по реестру. 9.4. При смене или увольнении работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется ________________________________, утверждаемый руководителем подразделения (приложение № _____ к настоящей Инструкции). При уходе в отпуск лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении, номенклатурные дела с конфиденциальными документами, штампы и печати конфиденциального делопроизводства передаются ______________________________________________________________. 9.5. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними ________________________ В необходимых случаях руководитель подразделения может разрешить исполнителям или другим работникам вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах одного населенного пункта. Резолюция, разрешающая вынос, ставится на _______________ _____________________________________________________________________ 9.6. Командируемым работникам под их __________________ ответственность, ___________________________________________________________ разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы. 9.7. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 9.10. По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, Службой корпоративной защиты ООО проводится ____________________________ и _________________, который представляется руководству Общества для принятия решения. Копирование конфиденциальных документов 10.1. Копирование конфиденциальных документов осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в соответствии ____ ________________________________________________________________, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты. Резолюция может быть проставлена в виде соответствующего штампа (приложение № ___ к настоящей Инструкции) с подписью лица, разрешившего копирование либо его подписи о разрешении копирования на мотивированной служебной записке. Резолюция генерального директора с указанием нескольких исполнителей (соисполнителей) конфиденциального документа является основанием для копирования конфиденциальных документов _____________________________________________________________________. 10.2. После размножения документов вносится соответствующая отметка о количестве изготовленных копий в журналы регистрации конфиденциальных документов работником, _______________________________________________________: «Дополнительно размножено ___ экз.». Дополнительно размноженные документы учитываются за этим же номером. При этом запись дополнительно отпечатанных экземпляров производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз.№ 3/1, где ___________________ _____________________________________________________________________. На оборотной стороне документа работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, проставляется штамп «Дополнительно размножено ___ экз.» с указанием номеров полученных копий. 10.3. В случае выполнения копировальных работ с использованием съемных электронных носителей информации электронные копии конфиденциальных материалов в компьютере ______________________ под наблюдением исполнителя. Пересылка конфиденциальных документов 11.1. Пересылка материалов с конфиденциальной информацией ООО в другие организации производится предприятиями ФГУП «Главный центр специальный связи» Федерального агентства связи, а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке конфиденциальных документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности ________________________________. 11.2. Доставка пакетов с конфиденциальными документами адресатам, расположенным на территории одного населенного пункта, может осуществляться лицами, ответственными за конфиденциальное делопроизводство, с передачей документов адресатам по _________________ (приложение № _______ к настоящей Инструкции), в котором, кроме подписи о получении пакетов, проставляется _______ получателя. Конфиденциальные документы запрещается передавать __________________ _____________________________________________ без использования мер защиты. 11.3. При направлении конфиденциальных документов в несколько адресов составляется список рассылки экземпляров отправляемых документов (приложение № _____ к настоящей Инструкции). Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем Подразделения. Списки рассылки конфиденциальных материалов большого объема и изданий, направляемых в организации и органы государственной власти, согласуются со Службой корпоративной защиты Общества. Уничтожение конфиденциальных документов 12.1. Уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, разработанных для внутреннего пользования, производится ___________________ _____________________________ (далее – Комиссия), на основании ____________ _____________________________________________________________________ . Уничтожение конфиденциальных документов, находящихся в ведении нескольких структурных подразделений Общества, производится по ____________________ ___________________________________________________, подписанной руководителями подразделений, на имя генерального директора либо лица его замещающего, с последующим составлением соответствующего акта. 12.2. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются _________________ _______________________ до степени, ______________________________________. Издания и брошюры уничтожаются на специальном оборудовании. Все конфиденциальные документы уничтожаются в присутствии ______________________________. Конфиденциальная информация, хранящаяся на магнитных носителях, подлежит обязательному удалению путем _______________________________________. 12.3. Для гарантированного уничтожения файлов и затирания остаточной информации на магнитном носителе либо уничтожения носителей механическим способом они передаются в Службу корпоративной защиты, работники которой производят уничтожение в присутствии лица, ответственного за конфиденциальное делопроизводство Подразделения - владельца указанного носителя. 12.4. Факт уничтожения конфиденциальных материалов оформляется соответствующим _______________________ (приложение № ____ к настоящей Инструкции). Первый экземпляр _______ направляется ответственному лицу за ведение конфиденциального делопроизводства, второй – в Службу корпоративной защиты ООО. 12.5. После уничтожения материалов в журналах регистрации конфиденциальных документов и изданий, в номенклатурах и описях дел, а также в журналах учета внешних электронных и других накопителей конфиденциальной информации проставляется отметка «______________________________________». Акты об уничтожении конфиденциальных материалов хранятся в отдельном томе номенклатурного дела. Контроль состояния конфиденциального делопроизводства 13.1. По окончании календарного года проводится внутренняя проверка наличия конфиденциальных документов _________________________________________ _______________________________. В состав Комиссии в обязательном порядке включаются ___________________________________________________________ _____________________________________________________________________. Комиссия проверяет выполнение требований ___________________, наличие текущих дел и дел с временными сроками хранения, наличие конфиденциальных документов, не подшитых в дела. Проверка наличия документов производится путем сверки журналов учета с фактическим наличием документов, а также с отметок об уничтожении или отправке документов в этих журналах с актами и реестрами. В журналах учета, переходящих из года в год, все произведенные отметки об отправке, уничтожении и переучете конфиденциальных документов заверяются проставлением записи «___________» с датой и _______________________________. 13.2. К началу работы Комиссии все исполненные конфиденциальные документы, как правило, должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам или перерегистрированы в журналах учета нового года, в старых производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учетных номеров. 13.3. По результатам работы Комиссии составляется __________________ (приложение № ____ к настоящей Инструкции), который утверждается ____________ _______________________________. В акте указываются результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации. Копия акта направляется ____________________________________________________ . Приложение № 1(п.2.3.)
|
