фывапрожэ. Инструкция по порядку организации работы по предотвращению потер. Инструкция по порядку организации работы по предотвращению потерь в магазинах Магнит
 Скачать 42.22 Kb.
|
|
Борьба с потерями 31.05.2013 “Утверждаю” Ген  еральный директор ЗАО «Тандер»____________________________ Гордейчук В.Е. Инструкция по порядку организации работы по предотвращению потерь в магазинах «Магнит» Назначение и область применения: Настоящая инструкция описывает порядок организации работы по предотвращению потерь и предназначена для администраторов магазинов «Магнит» . Участники:
Сокращения, основные понятия и термины: АММ - администратор магазина «Магнит»; ЖКО - журнал кассира-операциониста; ЗАО — закрытое акционерное общество; ММ — магазин «Магнит»; ОВО — отдел вневедомственной охраны; ОМОН — отряд милиции особого назначения; ОУП — отдел управления персоналом; ОУР — отдел уголовного розыска; ОЭБ — отдел экономической безопасности; ПКО - приходно- кассовый ордер; Пр ММ — продавец магазина «Магнит»; РКО - расчетно-кассовый ордер; РУВД — районное управление внутренних дел; ТЗ — торговый зал; ТММ — товаровед магазина «Магнит»; ТСД — терминал сбора данных; УУП — участковый уполномоченный полицейский. Содержание 1. Общие положения. 3 2. Отношения внутри коллектива 3 3. Качественный прием товара 3 4. Контроль расчетно-кассовых узлов. 3 5. Пересчет товарных остатков. 4 6. Открытие и закрытие магазина «Магнит». 5 7. Контроль сотрудников в ТЗ. 5 8. Ночные охранники 5 9. Контроль покупателей в ТЗ и прикассовой зоне. 5 10. Действия АММ при обнаружении у покупателей похищенного товара. 6 11. Образцы документов, которые оформляет АММ при задержании покупателя за хищение при прибытии сотрудников полиции. 6 1. Общие положения.Потери в торговле, а в частности в магазине – это введенные в оборот и утраченные товарно-материальные ценности и денежные средства. Потери состоят из недостач, брака и естественной убыли. Потери - одна из главных проблем ММ. Составляющая часть потерь — воровство покупателей, воровство персонала, ошибки в работе с товаром (порча товара, ошибки при приемке товара и т.д.). Покупателей условно можно разделить на 3 категории: граждане которые посещают ММ исключительно с намерением совершить хищение, и только персональное сопровождение лишает их этой возможности, как правило такие люди уходят из магазина без покупки; люди, которые никогда, нигде и ни при каких обстоятельствах не возьмут чужого; люди, которые могут совершить хищение, при наличии условий способствующих совершению хищения; а именно при отсутствии контроля со стороны персонала. Сотрудники ММ являются частью гражданского общества, следовательно их так же как и покупателей можно разделить на три категории. 2. Отношения внутри коллективаПрежде всего, для успешного уменьшения потерь, необходимо грамотное управление коллективом — администрирование. Потому, что ни один, даже самый талантливый руководитель, не способен решить эту задачу в одиночку. И если АММ не смог наладить нормальные отношения с коллективом, не настроил подчинённых на обеспечение сохранности собственности Компании, работа коллектива обречена на неудачу, которая будет выражаться в первую очередь высокими сверхнормативными потерями. 3. Качественный прием товара3.1. Прием корпоративного товара.Правильный контроль приема товара с приходом корпоративной машины осуществляется следующим образом — визуальный осмотр транспортного средства на предмет нарушений пломб, запоров, съема двери, повреждений бортов тягача или прицепа, чтобы исключить вероятность проникновения посторонних лиц. Если замечены повреждения или следы проникновения в автомобиль или прицеп, поставить в известность сотрудника ОЭБ, СВ. АММ составляется акт осмотра транспортного средства. В обязательном порядке в акте указывается населенный пункт, дата, время, состав комиссии, марка автомобиля, гос. № автомобиля и прицепа, ФИО водителя и результат осмотра. По факту выявленных следов повреждений или проникновений берется объяснение с водителя. Прием товара нужно осуществлять комиссионно, в составе: АММ; сотрудник ММ; водитель; сотрудники ОЭБ, ревизор, СВ участвуют по возможности. По результатам комиссинной приемки составляется акт с указанием недостающего товара. Данный акт в обязательном порядке подписывает водитель. 3.2. Прием товара местных поставщиков.Приемка товара местного поставщика осуществляется АММ при помощи ТСД. АММ следит за тем, чтобы поставщик не оставался один в подсобном помещении, т.к. в нём хранится большое количество товара, кражу которого поставщик может совершить, а также следит за тем, чтобы поставщик, без сопровождения сотрудников ММ, не заходил в ТЗ. При приемке весового товара Пр ММ диктует АММ вес каждой единицы товара, АММ проводит подсчет на калькуляторе и сверяет с весом, выписанным в товарной накладной. В случае расхождения данных АММ сообщает эту информацию поставщику, и поставщик перепроверяет полученные данные. В случае подтверждения расхождений поставщик и АММ делают необходимые исправления в накладной и в ТСД. Данный порядок действий необходим для качественной приемки по количеству, т.к. в следствии ошибок образуется недостача товара, которая в дальнейшем попадет в потери ММ. Например: поставщик сам диктовал вес, а АММ суммировал, поставщик заведомо называл неправильный вес, а АММ, получив в сумме вес, указанный в накладной не перепроверил. В результате по данному товару образовалась недостача. Также при приемке товара АММ должен быть максимально внимательным и не отвлекаться, т.к. поставщик может воспользоваться рассеянностью АММ и пока тот отвернулся или отвлекся, уже посчитанный товар спрятать в машину или в одежду. 4. Контроль расчетно-кассовых узлов.АММ контролирует, чтобы кассир не допускал ошибок и воровства, а именно: кассир может допустить пересортицу (например, взять макароны одного вида и пробить их по цене других); кассир может быть в сговоре с покупателем, может не выписать ему часть покупок; кассир пересчитывает деньги в кассе самостоятельно; кассир обслуживает своего знакомого или родственника (даже если все сделано без ошибок). Своих знакомых и родственников кассир не должен обслуживать сам. Необходимо попросить их пройти на другую кассу. Если же в этот момент работает только одна касса, то действует, то же правило, что и при заполнении тетради корректировок, нужно пригласить кого-нибудь из АММ и обслужить знакомых в их присутствии. Ежедневно, не менее 2 раз на каждой кассе, не считая снятий перед инкассацией и закрытием кассы, проводятся внезапные проверки кассиров АММ со снятием кассовых остатков. Результаты проверок фиксируются в «Журнале проверок кассиров» (см. Таблица 1).
Таблица 1. Для правильного проведения проверки кассира АММ необходимо выполнить следующие действия: подойти на кассовый терминал и осмотреть его, с целью возможного обнаружения припрятанных денег, сотовых телефонов (заглянуть под клавиатуру, под денежный ящик и т.д.); снять Х- отчет (не передается кассиру, а хранится у АММ до окончательного пересчета денег в кассе); взять лоток с денежной наличностью; совместно с кассиром проследовать в кабинет АММ; в кабинете необходимо осмотреть одежду кассира, с целью возможного обнаружения припрятанных денег, сотовых телефонов; сверить нумерацию текущего и предыдущего Х-отчета с целью исключения возможного самостоятельного снятия кассиром на кассе; провести пересчет наличности в кассе. Внимание! кассир, приступая к работе, не должен иметь при себе никаких наличных денег. При выявлении расхождений фактических остатков денежных средств с показаниями контрольных кассовых чеков на сумму, свыше 5 руб., к кассирам применяются установленные меры (берется объяснительная записка, сумма недостачи погашается кассиром в полном объеме незамедлительно или выписывается РКО и вместе с объяснением, актом проверки наличных денежных средств передается в офис бухгалтерии для удержания суммы недостачи из заработной платы, сумма излишка из кассы изымается и оформляется ПКО). На каждой кассе ведется «Тетрадь корректировок кассиров» (см. Таблица 1), в которой в течение рабочего дня делаются записи об осуществленных корректировках на кассе, которые должны проводиться в присутствии АММ.
Таблица 1. По окончанию работы ММ, данные занесенные в тетрадь корректировок кассиров, сверяются с данными полученными при снятии отчета о корректировках кассиров за день в базе данных ММ. По корректировкам, не нашедшим отражения в тетраде корректировок устанавливаются товарные остатки по базе ТС и сверяются с фактическими. Проверку остатков проводит АММ. В случае выявления недостачи, кассир погашает ее в полном объеме. В случае если пересчет проводит кассир, лист корректировок распечатывается без остатков. Проверки корректировок проводят кассиры, которые не проводили корректировки на кассе. После проверки всех корректировок, АММ в листе ставит свою подпись, расшифровку и пишет: «Проверка проведена, расхождений нет». Если есть недостача, чек об оплате нужно прикрепить на лист корректировки. При каждом факте с кассира берется объяснительная, СВ или специалист СЭБ готовит пакет документов для передачи в ОУП для принятия управленческих решений. 80% своего рабочего времени директор находится в ТЗ, в случае его отсутствия (выходной, больничный) его обязанности выполняет товаровед, поэтому корректировки должны проводиться только в присутствии АММ. Ежедневно, после окончания и в течении рабочего дня нужно распечатывать отчёт по корректировкам и сверять его с теми записями, которые кассиры сделали в тетрадях корректировок. Любая неточность является причиной для выяснения ситуации с кассиром лично. Также АММ в конце рабочего дня снимает кассовые остатки, в ЖКО ставит подпись о контроле проверки движения денежных средств. Задачей АММ является, кроме всего прочего, и визуальный контроль работы кассира. Он должен исключать варианты, когда кассир просто не пробивает товар, продвигая его мимо сканера. АММ обязан выборочно проверять чеки, сверяя состав покупки с информацией на чеке. 5. Пересчет товарных остатков.Важное значение в определении потерь имеет инвентаризация товарных остатков. Важно правильно проводить и грамотно оформлять пересчет товаров. Практика показала, что 0,4% потерь могут происходить из-за краж покупателей, если свыше 0,4% - необходима проверка на предмет воровства персонала. А проводя пересчет товара с ТСД по «критичным» группам товаров, АММ смогут отслеживать действенность применяемых мер по борьбе с потерями. Важно, чтобы пересчет товара был открытым, гласным, чтобы присутствовал взаимный контроль. По окончании пересчета с ТСД или дневной инвентаризации результаты доводятся до персонала, разбираются причины. 6. Открытие и закрытие магазина «Магнит».Магазин должен открываться и закрываться АММ в присутствии как минимум 2-х сотрудников рядового персонала. При открытии и закрытии необходимо проверить ММ на предмет возможного проникновения посторонних лиц. Если есть подозрение на проникновение, в помещение не входить. Необходимо сообщить в ОЭБ филиала, вызвать полицию, провести инвентаризацию. При закрытии ММ необходимо проверить, не остались ли посторонние в ТЗ, подсобных помещениях, закрыть ММ в присутствии как минимум 2 продавцов из штата и сдать объект на охрану. После постановки ММ на охрану, категорически запрещается его повторное открытие, даже если в ММ что-то забыли. В этом случае, необходимо ждать до утра. 7. Контроль сотрудников в ТЗ.Находясь в ТЗ продавцы имеют прямой доступ к товару. Кстати, можно с большой долей вероятности определить, покупатели или персонал повинный в потерях. Для этого нужно проанализировать группы товаров, по которым идут самые высокие показатели потерь. И если среди этих товаров окажутся в основном группы прикассового товара, то есть большая вероятность, что это воровство персонала. У персонала есть возможность сначала спрятать товар как на территории ТЗ, так и вне его, а потом незаметно вынести его из ММ. Поэтому периодически требуется внимательный осмотр укромных мест, подсобных помещений. Перед открытием и после закрытия ММ для покупателей АММ необходимо проверить покупательские шкафчики (закрытые необходимо вскрыть), были случаи когда Пр ММ прячут в них товар, а их знакомые беспрепятственно в течении рабочего дня забирают его. Нахождение на территории подсобных помещений в одиночку тоже провоцирует человека к воровству. Находясь в подсобном помещении Пр ММ необходимо оставлять дверь полностью открытой. Также для сотрудников ММ есть возможность выноса товара из ТЗ не лично, а с помощью знакомых. В связи с этим в стандарты введено правило, которое запрещает общаться с родными и знакомыми на территории ММ. Сделайте это правило строго обязательным – и вы перекроете ещё один возможный канал воровства. Также в целях предупреждения воровства приобретать товар для себя сотрудники ММ должны до открытия и после закрытия ММ для покупателей в присутствии АММ который ставит свою подпись на чеке. Во время обеда АММ может выборочно проверять соответствие чеков и употребляемых продуктов, и при выходе из ММ сотрудники должны показывать АММ и другим коллегам свои покупки и подтверждать их чеками. Аналогично АММ должны показывать свои покупки, личные вещи и чеки. Запрещено оставаться в магазине одному даже директору или товароведу. АММ, закрывающий магазин, никогда не должен делать этого в одиночку. 8. Ночные охранникиВ тех магазинах, где есть ночные охранники, должны быть обеспечены условия изоляции ТЗ и подсобных помещений (замки-контрольки или опечатывание помещений). Но уже известно, что это на 100% не защитит от проблем. Поэтому всегда, уходя из магазина, необходимо проверять различные труднодоступные и укромные места в нём. Известны случаи, когда ТЗ был отделён не дверью, а решёткой, и ночной охранник с помощью швабры успешно доставал товары, что ближе лежали – и съедал или выносил их. Известны также случаи, когда, уходя, директор опломбировал дверь, а находчивый охранник аккуратно перерезал верёвочку, на которой держалась пломба, брал в зале всё, что понравилось, а затем её аккуратно склеивал. Место разрыва оказывалось за железными скобами, через которые продёргивалась верёвка. Его не было видно. Утром, посмотрев, что пломба не нарушена, директор дёргал за верёвочку, и та рвалась в том самом месте, где и положено – за скобами. И никому долго не приходило в голову проверить при этом её края на месте разрыва. Наличие на территории, доступных ночному охраннику окон, которые можно открыть (даже зарешеченных) – создаёт дополнительную угрозу. Известны случаи, когда жители домов, в которых находились магазины, сообщали АММ о том, что ночью из окошка подсобных помещений выгружаются блоки сигарет, спайки какого-то товара. Сквозь обычную решётку многое из ассортимента можно передать. И иногда, если есть необходимость, АММ придется контролировать ночного охранника лично. Приехать ночью и посмотреть, чем он занимается и в какой компании. 9. Контроль покупателей в ТЗ и прикассовой зоне.Контроль касс осуществляет ДММ, а в его отсутствие ТММ. АММ контролирует, чтобы покупатель предъявил к оплате весь товар, который находится у него в корзине, в руках, возможно, в одежде. Наиболее частые варианты проноса товара мимо касс: товар вынимается из корзины прежде, чем кассир его успеет пробить; товар в пакете, или другой покупатель держит в руке, они закрыты от кассира корзиной; держит товар под мышкой; ест товар; товар держит или ест маленький ребенок, с которым пришел покупатель; товар явно торчит из кармана, прижат рукой к туловищу; объемный товар в опущенной руке или двигается ногой вдоль касс (например, большая пачка стирального порошка). Во всех этих случаях покупатель старается показать, что он «ничего не прячет», просто ему не удобно, тяжело или так привычно. Также необходимо следить за тем, чтобы покупатели при входе в ТЗ оставляли свои вещи в шкафчиках, брали корзинки и выходили из ТЗ только через кассовые терминалы. 10. Действия АММ при обнаружении у покупателей похищенного товара.При обнаружении у покупателей похищенного товара на любую сумму АММ необходимо сообщить о случившемся дежурному территориального органа внутренних дел и попросить его направить в ММ сотрудников полиции. При длительном отсутствии (для ОВО не более 5 мин.) работников полиции необходимо осуществить повторный вызов по телефону 02. Если оператор 02 переадресовывает Ваш вызов вновь на территориальный органов внутренних дел — нужно объяснить ему, что Вы уже туда звонили, но безрезультатно. При этом текст сообщения такого содержания: «Здравствуйте. Это директор магазина «Магнит» по адресу: (точный адрес) (назвать свою фамилию, имя отчество), (возможно, спросят место жительства - назвать адрес), у нас сотрудниками магазина задержан покупатель, который украл то-то и то-то, на такую-то сумму. Мы его сейчас остановили. Направьте к нам, пожалуйста, сотрудников полиции, чтобы оформить задержание. Спасибо, мы Вас ждем». При этом необходимо помнить, что все звонки и переговоры на линию экстренного вызова 02 записываются, поэтому вести себя корректно, лишнего не говорить. АММ не имеет права принимать от задержанных оплату за похищенный товар, более его стоимости (т.е. трехкратно, десятикратно оплатить похищенный товар). В случае не подтверждения факта хищения работники магазина «Магнит» должны вежливо извиниться, сославшись на то, что их действия вызваны частыми хищениями товара, и отпустить покупателя. 11. Образцы документов, которые оформляет АММ при задержании покупателя за хищение при прибытии сотрудников полиции.Заявление в ОВД Справка о стоимости похищенных ТМЦ Образец расписки АМД о принятии на ответственное хранение похищенных ТМЦ. 11.1. Заявление в ОВД.Начальнику МО МВД РОССИИ «Сокольский» полковнику полиции Корепину П.А. от директора Магазина «Магнит», Расположенного по адресу: Г. Сокол, Производственная,16 Тел. 3-38-24 Поршневой Елены Владимировны ЗАЯВЛЕНИЕ. Прошу привлечь к ответственности Лапиева Сергея Александровича 24.10.1962г.р., совершил хищение товара из магазина «Магнит» расположенного по адресу Г. Сокол, ул.Производственная, д.16. 29 марта 2013 года около 16 часов Лапиев C.А. под видом покупателя зашел в магазин, взял со стеллажа 2 бутылки коньяка (Коньяк Российский 5-летний 42% 0,5л(КВС)новмарк в количестве 1 шт., Коньяк Рос Пять звездочек фл. 40% 0,5л(ЗАО Прасковейское): в количестве 1 шт.), спрятал их под одеждой пальто и, не оплатив товар, прошел через кассовый терминал. Лишь на выходе из магазина он с похищенным был остановлен. По ст. 306 УК РФ за заведомо ложный донос предупрежден. Подпись____________ Дата29.03.2013 11.2. Справка о стоимости похищенных ТМЦ.Справка 1) Коньяк Рос Пять звездочек фл. 40% 0,5л(ЗАО Прасковейское): 466 рублей 2) Коньяк Российский 5-летний 42% 0,5л(КВС)новмарк: 299,9 рублей Общая стоимость товара –765,9 рублей Директор магазина «Магнит» Поршнева Е.В. 29.03.2013 печать подпись 11.3 Расписка о принятии на ответственное хранение похищенных ТМЦ.РАСПИСКА Я, Поршнева Елена Владимировна, приняла на ответственное хранение товар: 1)Коньяк Российский 5-летний 42% 0,5л(КВС)новмарк :20 в количестве 1 шт. 2)Коньяк Рос Пять звездочек фл. 40% 0,5л(ЗАО Прасковейское):15 в количестве 1 шт. Общая стоимость товара –765,9 Директор магазина «Магнит» Поршнева Елена Владимировна 29.03.2013 Информационная База Документов ММ |