Инструкция по расчету лимита дз. Инструкция по расчету лимита дебиторской задолженности компании Альфа
 Скачать 53 Kb.
|
|
Инструкция по расчету лимита дебиторской задолженности компании «Альфа»* * Название компании изменено на условное в целях соблюдения конфиденциальности. 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция определяет порядок действий экономиста по претензионной работе в случае установления отсрочки платежа, кредитного лимита клиентам предприятия, а также порядок действий в случае возникновения просроченной задолженности за поставленный товар. 1.2. Экономист по претензионной работе несет ответственность за несоблюдение настоящей инструкции. 2. Порядок установления отсрочки платежа 2.1. Проверить наличие оригинала договора поставки (дистрибьюторского соглашения) с клиентом. Договор должен отвечать следующим требованиям: подписан обеими сторонами и скреплен синими печатями; присвоен номер, обязательно наличие даты заключения, зарегистрирован в журнале учета договоров; подписан уполномоченным лицом со стороны клиента (необходимо сверить по возможности подпись на договоре с подписью того же лица на других документах (в решениях о назначении руководителя, паспорте, деловой переписке и т. д.)); не должен содержать незаполненных строк. 2.2. Проверить наличие оригинала дополнительного соглашения об отсрочке платежа, которое должно отвечать следующим требованиям: подписано уполномоченными лицами, скреплено синими печатями (по возможности необходимо сверить подпись уполномоченного лица клиента, подписавшего договор, с его подписями на других документах); обязательна ссылка на договор поставки (дистрибьюторское соглашение). Экономист должен проверить правильность указанных реквизитов, сверить их с номером и датой на договоре; не должно быть незаполненных срок; присвоен номер, обязательно наличие даты. 2.3. Проверить наличие заявления клиента на установление отсрочки платежа, а также всех согласований ответственных лиц предприятия (начальник соответствующего отдела продаж, юрисконсульт, отдел экономической безопасности). 2.4. Запрашиваемая отсрочка не должна превышать максимальную отсрочку платежа для конкретной категории клиента, предусмотренную системой скидок предприятия. 2.5. К заявлению на установление отсрочки должны быть приложены все документы, указанные в данном заявлении. 2.6. В случае необходимости предоставления поручительства за клиента экономист обязан также проверить наличие оригинала договора поручительства и наличие в нем всех необходимых реквизитов (ссылки на действующий договор поставки, дата, номер договора, наличие подписи поручителя на всех страницах, наличие паспортных данных и прописки поручителя, собственноручной расшифровки подписи поручителя), по возможности получить копии документов, подтверждающих наличие имущества у поручителя. 2.7. В случае отсутствия какого-либо необходимого документа экономист не имеет права установить отсрочку платежа клиенту без согласования с руководителем отдела либо с руководителями предприятия. 3. Порядок установления кредитного лимита 3.1. Кредитный лимит клиенту устанавливается только в случае согласования отсрочки платежа клиенту и при наличии всех необходимых документов. 3.2. Размер кредитного лимита до 50 000 руб. устанавливается экономистом по ходатайству начальника отдела продаж, который работает с данным клиентом. 3.3. Размер кредитного лимита от 50 000 до 200 000 руб. устанавливается по ходатайству начальника отдела продаж и при наличии согласования коммерческого директора (его заместителя) и начальника экономического отдела. 3.4. Размер кредитного лимита свыше 200 000 руб. устанавливается по ходатайству начальника отдела продаж при наличии согласования коммерческого директора и директора (финансового директора) предприятия. 3.5. Максимальный период, на который устанавливается кредитный лимит, не должен превышать трех месяцев. 3.6. По истечении трех месяцев экономист по претензионной работе должен инициировать пересмотр кредитных лимитов клиентов (за две недели до окончания срока их действия). К этому времени экономист должен подготовить информацию о платежной дисциплине каждого клиента, о максимальной задолженности в течение прошедшего периода и представить предлагаемые коммерческой службой лимиты на согласование начальнику экономического отдела. 4. Порядок действий в случае возникновения просрочки платежа более одного дня 4.1. Клиент должен быть блокирован (за исключением торговых сетей), в тот же день ответственный менеджер должен быть уведомлен о блокировании его клиента. 4.2. В случае возникновения просрочки у торговой сети экономист должен незамедлительно довести соответствующую информацию до начальника экономического отдела и согласовать дальнейшие действия. 4.3. Разблокирование клиента производится в двух случаях: в случае полного погашения просроченной задолженности; в случае наличия графика погашения просроченной задолженности, подписанного клиентом, согласованного с коммерческим директором (его заместителем). Если сумма просроченного долга превысила 500 000 руб., то при наличии графика погашения требуется дополнительное согласование начальника экономического отдела. 5. Прочие обязанности 5.1. Экономист по претензионной работе несет ответственность за контроль сроков действия договора поставки (дистрибьюторского соглашения) с клиентом. По истечении срока действия договора клиент должен быть блокирован до представления нового договора поставки и наличия необходимых документов, предусмотренных в разделе 1 настоящей инструкции (в т. ч. нового договора поручительства). 5.2. Экономист по претензионной работе несет ответственность за правильность внесения информации в базу «1С» (период отсрочки, реквизиты договора). 5.3. Экономист по претензионной работе обязан не реже одного раза в неделю проводить выборочную проверку наличия в бухгалтерии подписанных клиентами товарных накладных (товарно-транспортных накладных). При этом должно быть проверено не менее трех отгрузок нескольких клиентов в течение прошедшего месяца. Экономист должен проверить: правильность указания реквизитов клиента-грузополучателя; правильность указания реквизитов договора поставки в товарных накладных (товарно-транспортных накладных); наличие подписи с расшифровкой представителя клиента и печати в графе грузополучателя в товарных накладных (товарно-транспортных накладных). В случае выявления каких-либо нарушений экономист обязан принять меры по их исправлению и сообщить о них ответственному менеджеру. Если нарушения не устранены в течение одной недели с момента уведомления, то клиент должен быть блокирован до окончательного устранения всех выявленных нарушений. 5.4. Экономист по претензионной работе обязан проверять наличие актов сверок с клиентами в соответствии с установленным на предприятии регламентом. В случае отсутствия акта сверки с клиентом, имеющим отсрочку платежа, клиент должен быть блокирован до представления указанного оригинала акта сверки. © Подготовлено на основе материалов "Система Финансовый директор", 1fd.ru |