лекция. Лекция. изложение теоретического и практического материала с позиций современных подходов в икт
 Скачать 136.57 Kb.
|
|
МRР II – это набор проверенных на практике принципов, моделей и процедур управления и контроля, служащих повышению показателей экономической деятельности предприятия. MRP II Standart System содержит описание 16 групп функций системы: 1) Salesand Operation Planning (планирование продаж и производства). 2) Demand Management (управление спросом). 3) Master Production Scheduling (составление плана производства). 4) Material Requirement Planning (планирование материальных потребностей). 5) Billof Materials (спецификации продуктов). 6) Inventory Transaction Subsystem (управление складом). 7) Scheduled Receipts Subsystem (плановые поставки). 8) Shop Flow Control (управление на уровне производственного цеха). 9) Capacity Requirement Planning (планирование производственных мощностей). 10) Input/outputcontrol (контроль входа / выхода). 11) Purchasing (материально-техническое снабжение). 12) Distribution Resourse Planning (планирование ресурсов распределения). 13) Tooling Planningand Control (планирование и контроль производственных операций). 14) Financial Planning (управление финансами). 15) Simulation (моделирование). 16) Performance Measurement (оценка результатов деятельности). MRPII предоставляет подробную и достаточно точную информацию следующего характера: прогнозируемая величина запасов и их стоимость; расходование денежных средств (закупка материалов, затраты труда, переменные накладные расходы); получение денежных средств; распределение постоянных накладных расходов (косвенного характера). В компаниях, не применяющих MRP, такого рода информацию обычно трудно получить за необходимый промежуток времени и с необходимой точностью. В этом случае финансовые прогнозы часто базируются на данных отчетных периодов и исторически сложившихся пропорциях между показателями. К сожалению, подобный подход дает сбои именно тогда, когда оценка влияющих на результат факторов нужна больше всего – в момент изменения ситуации. С MRPII информация для финансового планирования извлекается непосредственно из функционирующей производственной системы. Интерфейс с финансовым планированием в MRPII преобразует план, выраженный в натуральных и временных единицах измерения, в стоимостные единицы измерения. Таким образом, в MRPII финансовые прогнозы строятся на основе подробной информации о номенклатурных позициях, заказах и т. д., с расширением этой информации посредством использования данных о затратах. Задачей информационных систем класса MRPII является оптимальное формирование потока материалов (сырья), полуфабрикатов (в том числе находящихся в производстве) и готовых изделий. Система класса MRPII имеет целью интеграцию всех основных процессов, реализуемых предприятием, таких как снабжение, запасы, производство, продажа, планирование, контроль выполнения плана, затраты, финансы, основные средства и т. д. Стандарт MRPII делит сферы отдельных функций (процедур) на два уровня: необходимый и опциональный. Для того, чтобы программное обеспечение (ПО) было отнесено к классу MRPII, оно должно выполнять определенный объем необходимых (основных) функций (процедур). Некоторые поставщики ПО приняли различный диапазон реализаций опциональной части процедур этого стандарта. Результаты использования интегрированных систем стандарта MRPII: получение оперативной информации о текущих результатах деятельности предприятия как в целом, так и с полной детализацией по отдельным заказам, видам ресурсов, выполнению планов; долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации; решение задач оптимизации производственных и материальных потоков; реальное сокращение материальных ресурсов на складах; планирование и контроль за всем циклом производства с возможностью влияния на него в целях достижения оптимальной эффективности использования производственных мощностей, всех видов ресурсов и удовлетворения потребностей заказчиков; автоматизация работ договорного отдела с полным контролем за платежами, отгрузкой продукции и сроками выполнения договорных обязательств; финансовое отражение деятельности предприятия в целом; значительное сокращение непроизводственных затрат; защита инвестиций, произведенных в информационные технологии; возможность поэтапного внедрения системы с учетом инвестиционной политики конкретного предприятия. В основу MRPII положена иерархия планов. Планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, т. е. план высшего уровня предоставляет входные данные, намечаемые показатели и (или) какие-то ограничительные рамки для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня. 2.2. Стандарты планирования и управления предприятием В дальнейшем, с развитием информационных и коммуникационных технологий, эта концепция переросла в концепцию ERP-систем – систем планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning). Система ERP отличается от системы MRPII техническими характеристиками, такими как графический интерфейс пользователя, реляционная база данных, использование языков четвёртого поколения и программного инструментария для разработки, архитектура «клиент-сервер» и переносимость на принципах открытых систем». В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных (repository), содержащих всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения деловых операций, включая финансовую информацию, данные, связанные с управлением производством, управлением персоналом и любые другие сведения. Кроме того, любая часть информации, которой располагает организация, становится одновременно доступной для всех работников, обладающих соответствующими полномочиями. Следует учитывать, что самым важным в концепции ERP является не «планирование», и не «ресурсы», а именно «предприятие» (Enterprise). Задача ERP – с помощью ИКТ свести все отделы и функции в единую компьютерную систему, способную учесть самые разнообразные интересы. При использовании ERP-системы обособленные компьютерные программы в финансовом отделе, бухгалтерии, отделе кадров, на производстве и на складах заменяются единой информационной системой, разбитой на функциональные модули, функционально несколько схожие с предыдущими компьютерными программами. ERP-система может включать в себя и «старые» программы, но теперь они будут связаны между собой на более глубоком уровне для возможности получения сквозной информации. ERP должна объединить все это в интегрированной программе, которая работает с общей базой данных. Итак, ERP-система – это комплекс программных средств и управленческих решений, который позволяет в необходимые сроки с максимальной точностью выполнить заказ потребителя путём правильного планирования, перераспределения и направления всех ресурсов предприятия. Структура информационных потоков, отражаемых в ERP-системе, включает следующие уровни иерархии. - уровень высшего звена управления, направленный на достижение стратегических целей, обеспечивает руководство всесторонней и объективной картиной всех сфер деятельности предприятия через систему показателей финансового состояния, рентабельности и деловой активности предприятия. Степень достижения стратегических целей можно, например, определить через показатели оборота, денежного потока, рентабельности капитала, оборачиваемости капитала, рентабельности продаж, потребности в заемных средствах, коэффициентов ликвидности, рисков по контрактам, доли рынка, удовлетворенности сотрудников и клиентов; - уровень среднего управленческого звена, направленный на выполнение оперативных целей предприятия, обеспечивает доступ к реальной информации, необходимой для оперативного принятия решений и реагирования на изменение хозяйственной ситуации. Степень достижения оперативных целей можно, например, определить через показатели длительности производственных циклов, денежного потока, частоты поступления заказов, стоимостей запасов и их расхода, дебиторской задолженности, процента брака, длительности и частоты простоев; - нижний операционный уровень служит обеспечению регистрации и контроля данных, являющихся следствиями обычной хозяйственной (в том числе производственной) деятельности, их упорядочению и поддержке целостности данных в реальном масштабе времени. Чтобы максимально использовать все преимущества, предоставляемые ERP-системами, данное программное обеспечение необходимо применять в масштабе всего предприятия, заменив от 90 % до 100 % действующих ИКТ. Размеры и сложность этой задачи влекут за собой возникновение следующих проблем: неизбежно потребуется изменение системы взаимодействий между различными подразделениями данной компании; значительная модификация информационной системы может повлечь за собой возникновение определенных затруднений и потребовать проведения реинжиниринга бизнес процессов для адаптации предприятия к новому программному обеспечению; длительность процесса внедрения ERP-системы может стать необоснованно завышенной; для того, чтобы ускорить процесс внедрения, может использоваться предварительно сконфигурированный набор программного обеспечения. Вполне вероятно, что при этом не удастся опереться на сложившуюся практику взаимодействия между различными отделами или вовлечь в процесс реорганизации самих работников. Это приведет к отчуждению новой информационной системы; не всегда целесообразно начинать внедрение нового ПО с автоматизации наиболее важных для данной организации бизнесс-процесов. Благодаря внедрению ERP осуществляется: Интеграция финансовых данных. Стандартизация процессов производства. Стандартизация кадровой информации. Следующим этапом в развитии систем управления предприятием на основе современных ИКТ явился стандарт CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) – планирование ресурсов, синхронизированное с потребностями покупателя. В его основе лежит идея о том, что для обеспечения конкурентоспособности предприятие должно планировать изменения в своей работе (изменения потребностей в ресурсах) синхронно с изменениями потребностей клиентов. Этот стандарт отличает направленность на потребителя, и на первый план выходит структуризация отношений с внешними субъектами. Подобные системы имеют такие функциональные блоки, как CRM (Customer Relationships Management)–управление взаимоотношениями с покупателями, SCM (Supply Chain Management) – управление цепочками поставок, BI (Business Intelligence) – бизнес-анализ, KM (Knowledge Management) – управление знаниями. Таким образом, эволюция информационных и телекоммуникационных технологий позволила на современном этапе создать инфраструктуру бизнеса, оказывающую влияние как на корпоративную культуру, так и на методики ведения бизнеса. Рассмотрим один из самых трудных, с точки зрения оценки эффективности, и один из самых интересных, с точки зрения функционирования, классов информационных систем – системы управления отношениями с клиентами (CRM– Customer Relationship Management). CRM –это процедура увязывания в единый комплекс стратегии заказчика и иных процессов, поддерживаемых совокупностью ИКТ с целью увеличения лояльности заказчика по отношению к компании, что может также и увеличить ее экономическую эффективность. Это стратегия компании, определяющая взаимодействие с клиентами во всех организационных аспектах: она касается рекламы, продажи, доставки и обслуживания клиентов, дизайна и производства новых продуктов, выставления счетов и т. п. CRM– класс информационных систем, которые автоматизируют работу с клиентами компании. CRM-системы призваны решать совершенно разные классы задач в зависимости от сферы приложения и в каждом конкретном случае необходимо четкое понимание цели проводимой автоматизации. Можно выделить два основных класса решений – это аналитические и оперативные системы. Аналитические системы – это системы, призванные накапливать информацию о клиентах компании с целью ее последующего анализа для определения наиболее успешной стратегии поведения на рынке, а также формирования предложений конкретному клиенту, исходя из истории контактов с ним. Оперативные системы – это автоматизированные системы работы с клиентами – Call-центры, Contact-центры и т.д. В конечном счете, цель внедрения обоих этих классов CRM – это получение или удержание клиента либо за счет предоставления ему более качественного сервиса, либо за счет формирования персонального предложения на основе анализа данных о нем. Однако, если определить эффективность CRM от удержания клиента можно, исключительно основываясь на статистических данных, то эффективность автоматизации оперативных CRM можно посчитать достаточно точно. К наиболее очевидным и общим источникам экономического эффекта от внедрения CRMсистем относятся: увеличение количества клиентов, обслуживаемых одним менеджером по продажам; снижение потерь клиентов, с которыми менеджер или сотрудники других подразделений компании забыли вовремя связаться; снижение потерь из-за невозможности клиента вовремя связаться с компанией; возможность отсечения «плохих» и «холодных» клиентов; увеличение количества «вторичных продаж» и, следовательно, повышение прибыли, извлекаемой из работы с каждым клиентом. снижение требований к квалификации персонала. Таким образом, CRM-система должна максимально автоматизировать работу с клиентами. Следующий класс информационных систем, базирующихся на современных ИКТ – системы SCM (Supply Chain Management) – управление цепочкой поставок. SCM– это комплекс подходов, помогающий эффективной интеграции поставщиков, производителей, дистрибьюторов и продавцов. SCM, учитывая сервисные требования клиентов, позволяет обеспечить наличие нужного продукта в нужное время в нужном месте с минимальными издержками. SCM представляет собой процесс организации планирования, исполнения и контроля потоков сырья, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, а также обеспечения эффективного и быстрого сервиса за счет получения оперативной информации о перемещениях товара. С помощью SCM решаются задачи координации, планирования и управления процессами снабжения, производства, складирования и доставки товаров и услуг. Цепочка поставок (supply chain) представляет множество звеньев, связанных между собой информационными, денежными и товарными потоками. Она начинается с приобретения сырья у поставщиков и заканчивается продажей готовых товаров и услуг клиенту. Одни звенья могут целиком принадлежать одной организации, другие – компаниям-контрагентам (клиентам, поставщикам и дистрибьюторам). Таким образом, в цепочку поставок обычно входят несколько организаций. Управление цепочкой поставок включает в себя следующие этапы: PLAN (Планирование). SOURCE (Закупки). MAKE (Производство). DELIVER (Доставка). RETURN (Возврат). SCM-процессы можно также подразделить на две большие группы: Supply Chain Planning (SCP) и Supply Chain Execution (SCE). SCP включает в себя стратегическое планирование цепочки поставок или бизнес процессов в отдельных ее звеньях, SCE – реализацию планов и оперативное управление звеньями цепочки поставок, такими как транспорт или складское хозяйство. Оптимизация управления цепочки поставок призвана решить следующие задачи: 1) сокращение цикла планирования и увеличение горизонта планирования за счет получения надежной и своевременной информации; 2) оптимизация расходов за счет возможности определения стратегических контрагентов, оптимального выбора закупаемых изделий и их поставщиков, поддержки взаимодействия с ними в режиме реального времени; 3) снижение производственных издержек через оптимизацию потоков продукции и оперативную организацию обмена информацией между контрагентами. Коммуникация в режиме реального времени между различными участниками цепочки поставок позволяет предотвратить образование «узких мест» в производственном процессе; 4) снижение складских издержек за счет приведения объемов производства в соответствие со спросом. Эта задача отвечает концепции управления снабжением Just-In-Time («точно вовремя»); повышение качества обслуживания потребителей достигается за счет оперативности и гибкости процесса поставки. 3.1. Понятие системы электронного документооборота Каждая функция управления и каждый бизнес-процесс на предприятии строятся на основе использования писем, форм сводок, фотографий, докладных записок, счетов и других документов, с каждым из которых производятся определенные операции, для чего их собирают в папки (дела), к которым прикрепляют соответствующие маршрутные листы, а затем посылают по почте либо с курьером от специалиста к специалисту. Каждый тип документа в организации или на предприятии имеет свой регламент обработки, который содержится в маршрутном листе, документально отражает схему документооборота этого документа. Во время выполнения функций управления или любого бизнес-процесса на предприятии, будь то в сфере производства или услуг, успешная деятельность будет зависеть непосредственно от организации сбора, обработки, маршрутизации и распространения информации. Поэтому возникла проблема автоматизации документооборота, решение которой проходило несколько стадий. Конец 60-х и начало 70-х годов характеризовались использованием информационных технологий для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки. Позже, в конце 70-х и в начале 80-х годов, в таких системах стали применять коммуникационные технологии - электронную почту с редактором документов, позволившим создавать и отправлять по почте электронные документы. Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании. Это позволило в конце 80-х создать документооборот, который можно было выразить словами: «docflow = работа с образами документов + маршрутизация», что позволило сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных (инициируемых) с документами, – основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление. Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных документов в цифровую форму, сделали доступ к информации значительно эффективнее, к тому же пользователи получили набор инструментов для настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой информацией. Это существенно упростило получение статистической информации по выполняемым работам, а также автоматизировало стандартные задачи клерков. В корпоративной среде «клиент-сервер» продукты данного класса позволяют организовать стандартное управление большими объемами изображений документов. В начале 90-х для всех типов экономических систем ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ выходит на первый план, поэтому старая технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология: «workflow = работа + управление потоками работ». В таких системах можно выделить две особенности: ü образы документов и другие документы рассматриваются в качестве одного из типов данных, наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео; ü в системах, автоматизирующих управление работами или деловыми процессами, фигурируют два основополагающих понятия: бизнес-задание и бизнес-процесс, для исполнения которых необходимо своевременно поставлять нужные документы. Бизнес-задание – это работа, которая должна быть исполнена. В средства, помогающие автоматизировать выполнение бизнес-задания, корпорации вкладывают миллионы долларов. Часто из-за модульной архитектуры их называют компонентным программным обеспечением. В рамках единого интерфейса пользователь, независимо от стоящей перед ним в данный момент конкретной задачи, получает при загрузке в систему доступ сразу ко всем приложениям. Бизнес-процесс – это процесс управления бизнес-заданиями, т. е. их моделирование, модификация, сопровождение. Бизнес-процесс описывает последовательность взаимодействия сотрудников при выполнении работ (кто, что, над чем и когда и в течение какого времени должен сделать). Для эффективной организации документооборота необходимо точно знать, какая информация нужна для выполнения бизнес-заданий, когда она должна быть предоставлена, в каком порядке и что делать при возникновении исключительных ситуаций – это лишь небольшой список встающих вопросов. 3.2. Docflow-технологии Бурное развитие информационных и коммуникационных технологий в конце XX века способствовало совершенствованию систем электронного документооборота. Появились системы класса docflow, предназначенные прежде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масштабах предприятия. С их помощью можно регламентировать и контролировать процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище для последующего использования или логической обработки. Системы класса docflow ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляются согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки. Особенностью систем данного класса является то, что они имеют специальные средства разработки, которые позволяют быстро настроить систему под нужды конкретного предприятия, описать (регламентировать) деловые процессы в виде маршрутных электронных форм и распространить их для использования. Рассмотрим работу таких систем на примере системы «1C: Документооборот». Система «1C: Документооборот» является дальнейшим развитием «1C: Электронной почты» и отличается от нее, главным образом, строго формализованным форматом документов, которые создаются на основе электронных форм (шаблонов). Данная система может применяться в средних и крупных организациях, в простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по модему. Входящие в состав системы компоненты позволяют выполнить основные операции по автоматизации документопотоков предприятия: отказаться от бумажной технологии управления и хранить все документы в электронном виде; с помощью средств модуля «Дизайнер форм»разрабатывать формы электронных документов, маршрутные схемы передвижения каждого документа, права и обязанности участников конкретного технологического процесса обработки документа, указать участников процесса и их адреса, т. е. формализовать (описать) технологические (бизнес) процессы, происходящие на предприятии; облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации рутинной работы, поскольку большинство операций по приемке, получению, заполнению документа выполняется системой автоматически; сократить суммарное время работы над документами за счет мгновенной передачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому; получить возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия и пр.; при использовании компоненты «Сервер документов» проектировать запросы и разрешать их использование пользователям. Запросы создаются на встроенном языке Бейсик и занимаются интеллектуальной переработкой информации на сервере с отправкой результатов пользователям; обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах; защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем информацию. Средства аутентификации абонентов электронной почты дополнительно запрещают несанкционированное использование личных почтовых ящиков; использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например, Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также допустимо использование отсканированных и распознанных документов; вести центральный архив всех циркулирующих документов и обрабатывать хранящуюся в нем информацию посредством программируемых на встроенном языке Бейсик запросов. 3.3. Workflow-системы Этот класс систем документооборота предназначен для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих дело с различными типами информации. Программное обеспечение типа workflow ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные службы, службы кредитных карточек покупателей или страховые компании. Современная организация – это сложный комплекс, объединяющий в себе материальные, информационные, человеческие и другие ресурсы, которыми необходимо управлять в реальном времени, выбирая при этом оптимальную тактику и стратегию развития. В крупных и средних организациях возникает проблема координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины. Кроме того, руководство таких предприятий испытывает трудности со своевременным получением достоверных данных о ходе трудового процесса, на основе которых должны вырабатываться адекватные управленческие решения и строиться планирование. В результате этого эффективность большинства деловых процессов заметно снижается, и возникает насущная необходимость внедрения средств автоматизации, которые позволили бы разрешить все вышеперечисленные проблемы. Для этих целей используется специальное программное обеспечение – системы автоматизации управления деловыми процессами (САДП),или workflowсистемы. САДП призвана, во-первых, автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также организовать взаимодействие сотрудников и передачу им информации, необходимой для выполнения и формирования заданий. Часть деловых процессов, которые хорошо формализуются, САДП должна описывать в виде электронных моделей деловых процессов, воссоздающих сценарий прохождения и выполнения заданий с учетом должностной иерархии организации. Модель формируется из объектов, соответствующих сотрудникам, отделам и сущностям, участвующим в реальном деловом процессе, таким как документ, задание, значение некоторого фактора и другим. САДП автоматизирует и слабо формализуемые деловые процессы, которые реализуются с помощью технологии свободной адресации заданий и документов, когда маршрут формируется сотрудниками в процессе выполнения работы. САДП обеспечивает автоматическое перенаправление документов и заданий по различным инстанциям, формируя маршруты произвольной сложности для коллективной обработки информации и обеспечивая защиту информации от несанкционированного доступа. С помощью САДП может быть организован документооборот, включающий в себя не только организационно-распорядительные, но и специальные документы, например, чертежи или спецификации, платежные поручения. САДП в реальном времени осуществляет сбор данных о ходе выполнения работ, позволяя руководству анализировать деятельность организации или подразделения, а затем воплощает в жизнь новые управленческие решения. Важной является также выполняемая САДП функция по интеграции офисных и прикладных программных продуктов в единое целое. Таким образом, САДП выступает в роли ядра корпоративной информационной системы. САДП основывается на использовании workflow-технологии, поэтому их называют workflow системами. Workflow-технология включает в себя автоматизацию деловых процессов выполняемых на предприятии работ: от описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут делового процесса) – кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса – до реального управления выполнением заданий – уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена исполнителей и т. п. Это позволит поднять на качественно новый уровень производительность труда сотрудников вашего предприятия. Поэтому workflow-системы рассматриваются как совокупность средств описания правил выполнения заданий и средств осуществления оперативного управления пользователями и работами при выполнении этих заданий. В основе технологии workflow лежат следующие базовые понятия: деловой процесс (Business Process) |