дипл про подотч. Изучается порядок синтетического учета расчетов с подотчетными лицами
 Скачать 0.55 Mb.
|
|
2.3 Аудит бухгалтерской отчетности предприятия В настоящее время нормативную базу регулирования аудиторской деятельности в РФ составляют документы: Федеральный закон "Об аудиторской деятельности" от 07.08.01 г. №119 ФЗ (с изменениями); Постановление Правительства РФ от 23.09.02 г. №696 "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности" (с изменениями и дополнениями); Кодекс профессиональной этики аудиторов (утвержден Аудиторской палатой России 04.12.1996 г.) и др. Курганское нефтепроводное управление является филиалом ОАО "Уралсибнефтепровод", которое, в свою очередь, является частью большой компании ОАО "АК"Транснефть". В связи с этим, аудит проводится на всех предприятиях Группы и затем составляется общее аудиторское заключение, содержащее мнение аудиторов о положении дел в целом. Поэтому представить аудиторское заключение по КНУ не представляется возможным. Аудит был проведен ЗАО "ПрайсвотерхаусКуперс Аудит" с соблюдением действующего законодательства. Аудит, проведенный на предприятиях Группы оценил их состояние на 30 сентября 2014 года и заключался в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом были проведены следующие процедуры: - оценена система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами; - подтверждена достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм; - устанавлена законность и полнота возврата подотчетных сумм; - проверена организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета; - проверено соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами. При проверке наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации аудитором был запрошен приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) начальника КНУ о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах. В ходе изучения документального оформления авансовых отчетов аудиторами были проверены: - оформление авансовых отчетов; - оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж); - порядок передачи подотчетных сумм другому лицу; - своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию; - существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами; При проверке авансовых отчетов по форме были протестированы следующие аспекты: - соответствие типовой форме №АО-1 "Авансовый отчет"; - наличие номера и даты составления; - указание подотчетного лица; - указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода; - указание назначения аванса; - наличие подписей; - заполнение обратной стороны авансового отчета. Было проконтролировано соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц проверены аудиторами путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Были также запрошены приказы начальника Управления об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно было проверено наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Вместе с тем осуществлена сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете. В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту были подвергнуты командировочные расходы. При проверке командировочных расходов было проконтролировано наличие документов, подтверждающих командировочные расходы, а также проверено наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.). Отдельной проверке были подвергнуты операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц, т.к. данные расчеты имеют особую актуальность в Курганском НУ. При приобретении материальных ценностей за наличный расчет составляется приходный ордер. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел установлен производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего КНУ. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете было подтверждено актами о расходе, путевыми листами автотранспорта, а также расчетами денежных средств на закупку ГСМ за наличный расчет. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами была осуществлена по подотчетным лицам. Бухгалтерский учет в Курганском НУ полностью автоматизирован и осуществляется в программе "Галактика". Но модуль, на котором осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами, не до конца доработан и содержит некоторые недостатки. Так, документы в нем не связаны, и открывая, например, авансовый отчет, нельзя посмотреть приказ о направлении работника в командировку. Это является недостатком, который работники бухгалтерии хотели бы исправить. При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов. Некоторые противоречия были выявлены в ходе проведения аудиторской проверки. У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры. Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи". Также было выяснено, что командировочное удостоверение не выписывается, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница? Руководитель предприятия зачастую принимает решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Учет расчетов с подотчетными лицами полностью автоматизирован, что позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии. 2.4 Анализ состояния расчетов с подотчетными лицами на предприятии Анализ расчетов с подотчетными лицами нацелен на разработку мероприятий по совершенствованию учета с подотчетными лицами на предприятии. Объект анализа – данные аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", где собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно- операционные и командировочные расходы. Рисунок 3.1 – Динамика изменения дебиторской и кредиторской задолженности КНУ за 2012-2014гг., тыс.руб. В результате анализа динамики изменения дебиторской задолженности видно, что на 01.01.2014 года дебиторская задолженность составляла 9 527 тыс. руб., в том числе "Покупатели и заказчики" – 7 805 тыс. руб. или 82% в структуре общей задолженности. По состоянию на 01.01.2015 года дебиторская задолженность составила 74 112 тыс. руб., в том числе "Покупатели и заказчики" 6 124 тыс. руб. или 8% в структуре общей задолженности. Увеличение дебиторской задолженности по сравнению с 2013 годом составило 64 585 тыс. руб. Рост дебиторской задолженности объясняется увеличением задолженности по статьям: "Результат по страховым случаям" на 3 744 тыс. руб., "Расчеты по налогам и сборам" на 62 574 тыс. руб. Кредиторская задолженность по состоянию на 01.01.2015 года, по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, увеличилась на 3 461 тыс. руб. или на 139% и составила 5 952 тыс. руб. Основным критерием роста кредиторской задолженности стало увеличение задолженности по статье "Задолженность по налогам и сборам" на 3 773 тыс. руб. Рост связан с тем, что налог на имущество за 2014 год отражен в бухгалтерском учете в декабре 2014 года (за 2013 год налог был отражен в бухгалтерском учете после сдачи декларации в марте 2014 года). Рассмотрим методику анализа расчетов с подотчетными лицами на примере (Таблица 2.2). Таблица 2.2 – Анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами Наименование показателя 2 012 г. (тыс. руб) 2 013 г. ( тыс. руб.) 2 014 г. ( тыс. руб.) Относительн ые показатели (тыс. руб.) Абсолют ные показатели, % Кредиторская задолженность всего 6 179 2 491 5 952 + 3 461 238,94 Кредиторская задолженность с подотчетными лицами 1 86 3 5 2 5 -10 71, 43 Удельный вес, % 3 1 ,41 0 ,42 - - Кредиторская задолженность в 2013 году составила 2491 тыс. руб., в 2014 г. показатель увеличился на 3461 тыс. руб. (прирост 138,94 %) и составила 5952 тыс. руб., увеличение в динамике является отрицательным явлением для предприятия. Кредиторская задолженность с подотчетными лицами в 2012г. составила 186 тыс.руб., в 2013 г. – 35 тыс. руб., в 2013 г. показатель уменьшился на 10 тыс. руб. (71,43 %) и составил 25 тыс. руб., уменьшение в динамике за последние 3 года является положительной тенденцией для предприятия. На долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2012 году приходится 3%, 2013 году – 1,41 % всей кредиторской задолженности, 2014 году – 0,42 %. Таблица 2.3 – Анализ дебиторской задолженности с подотчетными лицами Наименование показателя 2 012 г. (тыс. руб) 2 013 г. ( тыс. руб.) 2 014 г. ( тыс. руб.) Относительн ые показатели (тыс. руб.) Абсолют ные показатели, % Дебиторская задолженность всего 1 3854 9 527 7 4 112 + 64 588 777,92 Дебиторская задолженность с подотчетными лицами 5 37 3 27 1 92 - 135 58,72 Удельный вес, % 3, 88 3 ,43 0 ,26 - - Дебиторская задолженность в 2013 году составила 9527 тыс. руб., что на 4327 тыс. руб.(или на 31,2%) меньше по отношению к 2012 г., а в 2014 г. данный показатель увеличился на 64 588 тыс. руб. (прирост 677,92 %) и составил 74112 тыс. руб., увеличение в динамике является отрицательным явлением для предприятия. Дебиторская задолженность с подотчетными лицами в 2014г. составила 537 тыс.руб. или 3,88% всей дебиторской задолженности, в 2013 г. составила 327 тыс. руб., в 2014 г. показатель уменьшился на 135 тыс. руб. (58,72 %) и составил 192 тыс. руб., уменьшение в динамике является положительной тенденцией для предприятия. На долю дебиторской задолженности с подотчетными лицами в 2013 году приходится 3,43 % всей дебиторской задолженности, 2014 году – 0,26 %. Рассмотрим оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности с подотчетными лицами (Таблица 3.3). d = Выручка / Кредиторская (дебиторская) задолженность, (1) где d – скорость оборота, измеряется в оборотах Таблица 2.4 – Оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности с подотчетными лицами Наименование показателя 2 012 г. 2 013 г. 2 014 г. Кредиторская задолженность с подотчетными лицами (тыс. руб.) 1 86 3 5 2 5 Дебиторская задолженность с подотчетными лицами (тыс. руб.) 5 37 3 27 1 92 Выручка от реализации (тыс. руб.) 2 6578 2 4528 3 5408 Оборачиваемость кредиторской задолженности с подотчетными лицами, обороты 1 43 7 01 1 416 Оборачиваемость дебиторской задолженности с подотчетными лицами, обороты 4 9 7 5 1 84 Из таблицы видно, что оборачиваемость кредиторской задолженности с подотчетными лицами на 2014 год ускорилась на 715 оборота и составила в 2014 году 1416 оборота, что является положительной тенденцией. Оборачиваемость дебиторской задолженности с подотчетными лицами за последние 3 года ускоряется, так на 2014 год ускорилась на 109 оборота по отношению к 2013 году и составила 184 оборота, что является положительной тенденцией. Ускорение дебиторской и кредиторской задолженности свидетельствует о скорости превращения их в денежные средства и скорости расчета долгов. При стабильном финансовом положении дебиторская задолженность должна приблизительно равняться кредиторской задолженности. Дебиторская задолженность с подотчетными лицами предприятия за 2014 год составляет 192 тыс. руб., кредиторская – 25 тыс. руб. Дебиторская превышает кредиторскую задолженность с подотчетными лицами, что означает дефицит средств, необходимость привлечения дополнительных источников финансирования. Если они не равны по срокам погашения, то возможны кассовые разрывы, что в свою очередь является отрицательной тенденцией для предприятия. 3 Анализ расчетов с подотчетными лицами в Курганском нефтепроводном управлении АО "Транснефть-Урал" 3.1 Выявленные недостатки в организации ведения учета расчетов с подотчетными лицами Бухгалтерский учет в Курганском НУ полностью автоматизирован и осуществляется в программе "Галактика". Но модуль, на котором осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами, не до конца доработан и содержит некоторые недостатки. Так, документы в нем не связаны, и открывая, например, авансовый отчет, нельзя посмотреть приказ о направлении работника в командировку. Это является недостатком, который работники бухгалтерии хотели бы исправить. При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов. Некоторые противоречия были выявлены в ходе проведения аудиторской проверки. У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры. Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи". Также было выяснено, что командировочное удостоверение не выписывается, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница? Руководитель предприятия зачастую принимает решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Учет расчетов с подотчетными лицами полностью автоматизирован, что позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии. 3.2 Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами В ходе проведения исследования в Курганском НУ были выявлены некоторые недостатки в учете расчетов с подотчетными лицами, ведь при расчетах с подотчетными лицами очень часто возникает множество различных противоречий. Далее приведены некоторые рекомендации по их устранению. Так, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры. Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении". Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды. Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов. Если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, то командировочное удостоверение можно не выписывать. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан- предпринимателей (в том числе в розничной торговле). Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23 "О налоге на доходы физических лиц" не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами- предпринимателями от этой организации. Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ. Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства. Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, – рекомендуется отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца. А в случае несостоявшейся командировки и сдачи авиабилета производится компенсация работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, понесенные расходы рекомендуется возмещать за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов. Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы. Документальное оформление поступления и выбытия материалов является определяющим элементов в учете расчетов с подотчетными лицами, так как, в соответствии с требованием норм законодательства невозможно учесть данные расчеты, если нет подтверждающих документов. Документооборот – движение документов на предприятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах или до завершения исполнения и сдачи в архив документов. Схема документооборота – это порядок формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах. При наличии такой схемы бухгалтер, обрабатывая входящие документы, преобразует их с помощью программы аппарата типовых операций в записи массива информации о хозяйственных операциях, которые отражаются в журнале хозяйственных операций при автоматизации учета и применении программы "Галактика". Только после ввода операции документ формируется автоматически, либо по запросу бухгалтера. Сформированный документ можно отпечатать. Документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами в учете предполагает использование первичных документов. Формы первичных документов закреплены Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 г. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов. Документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами в учете является одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета материалов на предприятиях, так как все записи ведутся в регистрах бухгалтерского учета на основе документов. Соблюдение данных правил позволит усилить контроль за расчетами и за процессом составления отчетов подразделений организации, регулярно производить сверки расчетов. При осуществлении бухгалтерского учета с использованием средств вычислительной техники указанные исправления должны быть внесены в используемую информационную базу – программу "Галактика". Инвентаризация проводится с целью выявления соответствия фактических данных по расчетам с подотчетными лицами с данными учета. В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия остатков. Далее в таблице 3.1 представлен пример акта инвентаризации задолженности по подотчету. Таблица 3.1 – Акт инвентаризации задолженности по подотчету по Курганскому НУ на 01.12.2014 г. Полное наименование должника Дата возникновения задолженности Сумма задолженности, руб. Симанов С.С. 10.11.2014 10000 Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и величина остатков. При осуществлении любой производственно-хозяйственной операции по расчетам формируется первичный документ, подтверждающий ее проведение. Документальное оформление операций по расчетам с подотчетными лицами в учете является одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета материалов на предприятиях, так как все записи ведутся в регистрах бухгалтерского учета на основе документов. На рисунке 3 представлена схема этапов документооборота. Рисунок 3 – Этапы документооборота Работники бухгалтерии, руководители подразделений и другие контролирующие лица должны ежемесячно просматривать, анализировать оборотную ведомость, сформированную программой по подотчетным лицам для определения величины задолженности. При наличии превышения составить записку для руководства для принятия мер. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов о расходе подотчетных сумм или не возврата в кассу остатков неиспользованных авансов Курганское НУ производит удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется по следующим основным направлениям: по каждому сотруднику в отдельности; по структурным подразделениям; по статьям расходов. Многочисленные документы по учету поступают в бухгалтерию по графику. После поступления документов производится их группировка с целью определения общих расходов по организации в целом и по категориям работающих. Основным сводным документом по расчетам является регистр №8 – Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами за отчетный месяц. Основанием для составления расчетной ведомости служат следующие первичные документы: приходный или расходный кассовый ордер и авансовый отчет. Из них в накопительную ведомость по расчетам с подотчетными лицами за отчетный месяц переносятся сведения о произведенных расчетах за тот или иной период. В накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами за отчетный месяц содержатся показатели, связанные с расчетами: фамилия, имя, отчество подотчетного лица, остаток по задолженности на начало месяца, выдано в подотчет, возврат подотчета и утвержденная сумма расхода по подотчету. В Курганском НУ с помощью программы "Галактика" можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету в том числе по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", в которой можно посмотреть дебиторскую и кредиторскую задолженность. Но программа доработана не до конца, а именно просматривая данную ведомость нельзя увидеть подразделение, в котором работает подотчетное лицо. По словам начальника финансово-экономического отдела это является существенным недостатком в работе, т.к. на предприятии довольно большое количество подотчетных лиц (более 900). Для целей учета рекомендуется ввести Ведомость по расчетам с подотчетными лицами (таблица 3.2), с помощью которой будут контролироваться остатки на начало периода, а также подразделение, в котором обнаружена наибольшая задолженность и, следовательно, нарушение трудовой дисциплины. Таблица 3.2 – Ведомость по расчетам с подотчетными лицами Подразделение Фамилия, Д Кр имя, отчество ебет 71 едит 71 Цехтехнологического транспорта и спецтехники Кирбабин В.В 1 400 - Аппарат управления Беспалов Е.Н. - 50 Цехтехнологического транспорта и спецтехники Сапрыко Р.Ю. 2 50 - Итого 1 650 50 При формировании учетной политики для целей ведения бухгалтерского учета на 2015 год Курганскому НУ следует обратить внимание на следующие вопросы: 1. Определить выбранный метод организации учетной работы. 2. Определить выбранную форму ведения бухгалтерского учета. 3. Определить выбранную технологию обработки информации. 4. Разработать график документооборота, содержащий состав документов по учетным участкам, срокам предоставления отчетности и исполнителям (таблица 3.3). 5. Определить порядок внесения изменений в учетную политику. Таблица 3.3 – График документооборота Наименован ие документа Создание документа Обработка документа ответствен ный за оформление срок сдачи в бухгалтерию исполн итель срок обработки Авансовый отчет Подотчетн ое лицо В течение 3 дней Главны й специалист По мере поступления Путевые Главный 1числа Главны 3 дня листы специалист следующего месяца й специалист Ведомость на выдачу денег из кассы подотч. лицам Главный специалист За 1-2 дня до получения денег в кассе Главны й специалист 3 дня В учетной политике Курганского НУ нет прямых положений об учете расчетов с подотчетными лицами, в связи с этим рекомендуется внести определенные дополнения. В учетную политику рекомендуется в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций, внести следующее дополнение: "подотчетное лицо обязано рассчитаться по полученным в подотчет денежным средствам в течение 3 дней, предоставив документы, подтверждающие их расход, а остаток возвратить в кассу предприятия. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу". Представительские расходы – это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Представительские расходы в Курганском НУ являются незначительными и отдельной статьей не учитываются. Но в соответствии с законодательством любая величина расходов должна быть учтена отдельно, а не включаться в состав командировочных либо хозяйственных расходов, как это происходит на самом деле. В связи с этим одним из направлений совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами является создание и утверждение Сметы представительских расходов, в которой указываются дата расходов, направление использования, ответственное лицо, сумма затрат. Смета может быть составлена достаточно точно, т.к. этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются. К представительским расходам относятся затраты: - по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; - по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; - по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; - по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. В таблице 3.4 приведена предлагаемая смета представительских расходов. Таблица 3.4 – Смета представительских расходов Вид представительских расходов Дата Документ, подтверждающий затраты Фамилия, имя, отчество ответственного лица С умма, руб. Продукты и канцелярские принадлежности для проведения приема 05.0 5.2014 г. Квитанции и чеки ККМ Харина О.П. 1 0000 ГСМ для автомобилей, обеспечивающих перевозку 05.0 5.2014 г. Квитанции АЗС Легкая Л.Н. 5 456 представителей других организаций Продукты для ежедневного буфетного обеспечения представителей других организаций 05.0 5.2014 г. Квитанции и чеки ККМ Федянина Т.А. 1 5000 Оплатауслуг переводчиков, не состоящих в штате организации 02.0 5.2014 г. Договор на оказание услуг Тимофеева М.Н. 3 0000 Итого 6 0456 Ведение данной Сметы позволит контролировать представительские расходы и не путать их с другими видами расходов. |