дипл про подотч. Изучается порядок синтетического учета расчетов с подотчетными лицами
 Скачать 0.55 Mb.
|
|
ВВЕДЕНИЕ Организация независимо от организационно-правовой формы, вида деятельности выдает своим работникам наличные денежные средства под отчет. Прежде всего, наличные денежные средства используются для оплаты командировочных расходов: для покупки билетов, оплаты проживания и т.п. Кроме того, для выполнения повседневных служебных обязанностей работники предприятия неизбежно нуждаются в канцелярских товарах, хозяйственном и производственном инвентаре. Оплата подобных расходов, различных услуг, как правило, осуществляется самими работниками за наличные средства, выданные им в кассе под отчет. Указанные денежные средства выдаются из кассы под отчет работникам организации, т.е. работники в последующем должны представить отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Актуальность выбранной темы дипломной работы обосновано тем, что учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой – именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям. Цель исследования состоит в выявлении недостатков в организации и разработки основных направлений совершенствования расчетов с подотчетными лицами. Для достижения указанной цели в дипломной работе последовательно решены следующие задачи: - проанализирована нормативно-правовая база, регулирующая порядок организации и учета расчетов с подотчетными лицами в Российской Федерации; - изучается порядок синтетического учета расчетов с подотчетными лицами; - определены основы методики аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами; - исследовано состояние организации и учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии; - осуществлено планирование аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами; - разработаны рабочие документы аудитора, проанализированы выявленные в ходе проверки нарушения; - предложены пути совершенствования учета с подотчетными лицами. Объектом исследования является: учет расчетов с подотчетными лицами. В дипломной работе были использованы материалы Курганского нефтепроводного управления АО "Транснефть-Урал". Предмет исследования – бухгалтерский учет, анализ и аудит расчетов с подотчетными лицами. По теме исследования использованы нормативно-законодательные акты РФ, научные труды ведущих российских и зарубежных ученых-экономистов, специалистов по бухгалтерскому учету, первичная учетная документация и бухгалтерская финансовая отчетность АО "Транснефть-Урал. 1 Теоретические и методические аспекты учета и аудита расчетов с подотчетными лицами 1.1 Нормативное обеспечение, основные понятия, порядок расчетов с подотчетными лицами В хозяйственно-финансовой деятельности предприятия возникают операции, связанные с покупкой материальных ценностей, оплатой услуг за наличный расчет, требующих для их осуществления расходование наличных денежных средств подотчетными лицами. Перечень подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия и является составной частью учетной политики предприятия. Кроме того, рабочим выезжающих в командировки выдаются наличные для оплаты соответствующих расходов, но эти рабочие не считаются подотчетными. В Положении о ведении кассовых операций употреблен термин "подотчетное лицо" и предусмотрено, что подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию предприятия Отчет о расходовании полученных в кассе сумм в следующие сроки: - по командировкам – в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки в течение десяти рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет; - на все другие производственные (хозяйственные) нужды – следующего рабочего дня после выдачи наличности под отчет [6]. Вместе с тем Положение о ведении кассовых операций не дает определения "подотчетного лица". Некоторые авторы дают следующее определение понятия "подотчетные лица": работники предприятия, которым поручено выполнять определенные производственные задачи с привлечением наличных средств (покупка товарно-материальных ценностей, оплата услуг), которые обязаны отчитаться об их использовании, но при этом предприятие обеспечивает подотчетное лицо средствами (авансом). Работники, получающие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Исходя из вышеприведенного термины "подотчетное лицо" и "лицо, которое выезжает в служебные командировки" имеют непохожие сущность и назначение. На предприятиях такие расходы, как правило, оплачиваются через подотчетных лиц, которые получают на эти цели средства из кассы предприятия (рисунок 1.1). Рисунок 1.1 – Структура расходов, оплачиваемых через подотчетных лиц К нормативным документам, определяющим правила совершения операций с подотчетными лицами, составляют документы, регулирующие порядок совершения операций с наличными денежными средствами в целом: – Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 4-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее – Положение ЦБ РФ N 14-П); – Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций); В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно – правовой формы обязаны: – приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков [17, п.14]; – производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной ЦБ РФ суммы. – для осуществления наличных расчетов иметь кассу и кассовую книгу, хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита [17, п.2.5]. Условия выдачи наличных денег под отчет приведены в п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Так, организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на: – командировочные расходы; – хозяйственно – операционные нужды; – расходы экспедиций, геологоразведочных партий; – расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом предприятия должны учитывать следующие требования Порядка ведения кассовых операций: 1) подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним; 2) выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу; 3) передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (ст.166 ТК РФ). Таким образом, в командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данной организацией в трудовых соглашениях, т.е. те, для которых она является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом. Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Для правильного отражения организацией в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами при направлении их в командировки необходимо учитывать следующее: – цель командировки; – кто направляется в командировку; – место командировки; – срок командировки; – какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке; – условия командировки за пределы России; – порядок оформления командировки; – порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения. Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого, командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Право на компенсацию командировочных расходов имеют только работники предприятия. Компенсация командировочных расходов лицам, не работающим на предприятии или работающим в соответствии с гражданско-правовыми договорами, законодательством не предусмотрена. Однако не существует и закрытого перечня лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по ним списываются за счет целевых источников финансирования или на уменьшение прибыли организации. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения, и т.п. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, а именно: – расходы по проезду; – расходы по найму жилого помещения; – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); – иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя [1, ст.167]. При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется в той организации, которая его командировала. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета [1, ст.167]. В настоящее время Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории российской федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов российской федерации, федеральных государственных учреждений" действуют нормы возмещения командировочных расходов в размере: – оплата найма жилого помещения по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами – не более 550 руб./сут.; – оплата найма жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов – 12 руб./сут.; – оплата суточных за каждый день нахождения в командировке – 100руб.; – оплата проезда к месту командировки и обратно – без ограничений. При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый деньнахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке". При расчете налоговой базы по налогу на прибыль суточные учитываются в размере 100 руб. В случае временной нетрудоспособности находящегося в командировке работника, удостоверенной в установленном порядке, кроме пособия по временной нетрудоспособности, возмещаются расходы по найму жилья и суточные. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки. При направлении в командировки работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним производятся организацией за счет использования прибыли. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При этом в случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. То же относится и ко дню приезда. Перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.). Организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае данный работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке. По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По утверждению отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованных сумм. Оформление командировок за границу регулируется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран". По зарубежным командировкам работнику возмещаются следующие расходы: – по получению загранпаспорта; – по получению виз; – по прописке загранпаспорта; – по покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на иностранную валюту; – по найму жилого помещения, подтвержденные документально; – на провоз багажа; – суточные за каждый день пребывания в командировке. При направлении работника в служебную командировку за границу ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы в зависимости от реальных потребностей в стране пребывания с учетом непредвиденных расходов в пути и по прибытии к месту назначения. Наличные средства в иностранной валюте могут быть сняты со счета не ранее чем за три банковских дня до убытия работника в зарубежную командировку, или приобретены в обменном пункте. Снятые средства выдаются работнику под отчет. В случае невыдачи эти средства должны быть возвращены в полном объеме на тот же текущий валютный счет в течение трех банковских дней с момента их снятия. Для покрытия расходов, связанных с загранкомандировкой, вместо наличной иностранной валюты может быть куплен банковский или дорожный чек в валюте. Документально подтвержденные расходы по найму жилья и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством. Суточные выплачиваются в рублях или в валюте этих государств (если они не используют рубль в качестве платежного средства) по соотношению рубля с национальной валютой в данном государстве. Размеры выплаты суточных и Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены Приложением к Приказу Минфина России от 02.08.2004 N 64н. За день до выезда в командировку суточные выплачиваются в размере100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда, в валюте, если граница пересекается в день отъезда, дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работников обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации. При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов следует учитывать, что за рубежом отели обычно предоставляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем организации, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны. Порядок, установленный для оплаты проезда к месту загранкомандировки и обратно, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны. Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям организаций и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всем остальным – по тарифу второго класса; при этом на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса. Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30кг – независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым пользуется работник). Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на: – хозяйственно – операционные расходы; – представительские нужды. При этом необходимо учитывать следующее: – наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10- дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней; – платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными средствами между юридическими лицами, а именно 100 000 руб. по одному договору (сделке); – лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в один день по нескольким документам; – платежи должны вноситься в кассу организации – продавца; – при совершении покупки товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон [2, ст.163]; – при совершении покупки у физического лица сделка оформляется договором купли – продажи, который содержит данные физического лица – продавца товара; – при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, место жительства продавца, наименование продуктов и т.п.). |