Как передать бухгалтерию на аутсорсинг Васильева ТА. Как передать бухгалтерию на аутсорсинг
 Скачать 23.03 Kb.
|
|
Как передать бухгалтерию на аутсорсинг Оперативная и грамотная работы бухгалтерии компании, это подушка безопасности любого бизнеса. Поэтому, работая в должности CFO более 15 лет, я, выстраивая работу финансовой службы, прежде всего, организовываю работу бухгалтерии и контролирую правильность исполнения бухгалтерских функций. Я всегда сама искала и приглашала грамотных главных бухгалтеров, вместе с ними в штатном расписании формировала группы по отдельным участкам бухгалтерского учета, продумывала должностные обязанности рядовых бухгалтеров и прочее и прочее. Слаженная работа финдира и главного бухгалтера, залог успеха работы финансовой службы. Необходимо всегда помнить, что бухгалтерский и налоговый учет, это учет для фискальных органов. С каждым годом законодатели все чаще и чаще меняют требования к учету и формам и количеству отчётности, меняют формы первичных документов, вводят электронные технологии механизмов прослеживаемости и сквозного контроля сырья, товаров и денежных средств. В результате, формируя бухгалтерию сегодня, приходишь к выводу: какой бы ни был опытный главный бухгалтер у Вас в компании, сколько Вы не отдали бы сил на контроль работы бухгалтерии, вам в «отдельно взятой бухгалтерии» не объять необъятное. Только учет кадров и зарплаты оброс таким количеством отчетов и нюансов, что трудоемкость этого процесса выросла в разы. Исходя из этого мы в своей компании (а это крупный производственно-торговый холдинг) пришли к выводу, что наиболее эффективно передать часть учетных процедур на аутсорсинг. Начали с нескольких участков: учет кадров и зарплаты, учет онлайн-магазинов, учет сквозного механизма прослеживаемости и контроля сырья, а также учет нескольких ИП и небольших ООО, которые входят в нашу группу компаний. Мы хотели добиться двух целей: Экономия бюджета Высококвалифицированный учет. Первая цель достигнута была сразу. Но достичь второй цели оказалось непросто. Найти аутсорсинговую фирму, которая действительно квалифицированно и грамотно, да еще и оперативно, будет оказывать бухгалтерские услуги, на рынке нелегко. Рынок фирм оказывающих такие услуги переполнен. Но при работе с ними выясняешь: настоящих специалистов практически нет. Прежде всего реклама таких компаний на Яндексе или Гуугле построена таким образом, что вы находите не те фирмы, которые действительно оказываю квалифицированный учет, а те, которые больше всего заплатили за рекламу. Причем, зависимость обратно пропорциональная: чем больше компания тратит денег на рекламу, тем меньше она тратит средств на зарплату своих бухгалтеров, и, соответственно, тем менее квалифицированные бухгалтера работают в таких компаниях. К тому же, чем дешевле предлагаются услуги, тем слабее бухгалтера в этих компаниях. Так что экономить надо тоже очень аккуратно. Как говорят в Англии: «мы не такие богатые, чтобы покупать дешевые вещи». Копеечная бухгалтерия Вам может обернуться большими штрафами. Сарафанное радио тоже помогает не намного лучше. Оценка качества учета очень субъективна, и если ее делают не профессионалы, то восторженные отзывы вас могут только дезориентировать. Получив отрицательный опыт, набив шишек, и попав пару раз на штрафы, мы поняли, что кроме рекламы и сарафанного радио, надо создать собственную систему критериев для отбора квалифицированной аутсоринговой компании. Но найти компанию, которая бы полностью соответствовала этим критериям нам не удалось. В результате, пришлось самим создать с нуля собственную аутсорсинговую компанию, оказывающую бухгалтерские услуги и, только таким образом, мы успешно перевели наш учет на аутсорсинг. Мы делились своим опытом со многими руководителями бизнесов, организовывали круглые столы и семинары на темы бухобслуживания, и теперь наша аутсорсинговая компания обслуживает не только юридические лица родного холдинга, но и ведет учет для многих наших клиентов. Критерии, которые легли в основу оценки эффективной аутсорсинговой компании, стали нашим преимуществом на рынке бухгалтерских услуг. Оперативность Если ваш бизнес нуждается в оперативных данных, например, необходима достоверная информация о продажах, остатков денежных средств, наличии товара на складе, то при работе с квалифицированной аутсорсинговой компанией вы должны иметь такую возможность. Например, благодаря «личному кабинету» и «мобильному приложению» клиенты нашей аутсорсинговой компании имеют полный контроль над выполнением поставленных задач и всю необходимую информацию для оперативного принятия решений. Прозрачная стоимость услуг бухгалтерского обслуживания При первичном общении порядочная аутсорсинговая компания не занижает стоимость услуг и дает клиенту четкое понимание, как рассчитывается стоимость услуг и какие факторы влияют на стоимость. Организация обмена данными С клиентами обязательно должен быть подписан Регламент взаимодействия между вашей и аутсорсинговой компанией. Кроме того, клиент должен видеть все оказанные услуги и соблюдение подписанного Регламента взаимодействия. Только такой подход - залог эффективного взаимодействия. Соблюдение политики конфиденциальности Надежная аутсорсинговая компания соблюдает политику конфиденциальности и готова подписать соответствующее соглашение. Это позволит избежать раскрытия внештатными специалистами производственной и коммерческой тайны. Возможность контролировать деятельность удаленного бухгалтера Клиенту обязательно должна быть предоставлена возможность установить контроль над оказанными для него услугами бухгалтерского обслуживания и работой непосредственных исполнителей. Наша компания, предоставляет такую возможность через личный кабинет или через мобильное приложение, а также благодаря Журналу учета оказанных услуг, который ежемесячно получают наши клиенты. Единое контактное лицо В ходе работы над проектом по ведению бухгалтерского учета обычно аутсорсинговые компании привлекают нескольких специалистов. Главный бухгалтер, руководитель такой группы, должен стать для вас единым контактным лицом, контролирующим работу внутри компании и являющийся связующим звеном. Только в этом случае исключены риски «размазывания» ответственности и потери важной информации. В нашей аутсорсинговой компании, главный бухгалтер всегда рядом с клиентом, всегда на связи! Высокое качество оказываемых услуг Важно, чтобы аутсорсинговая компания приглашала в штат только высококвалифицированных сотрудников и не экономила на кадрах. Мы приглашаем в компанию опытных бухгалтеров, имеющие аттестаты профессиональных главных бухгалтеров ИПБ России, сертификаты главных бухгалтеров 1С: БухОбслуживание и другие, а также со стажем работы главными бухгалтерами не менее 15 лет в различных отраслях и сферах бизнеса. Если при выборе аутсорсинговой компании руководители будут ориентироваться на эти критерии, перевод бухгалтерских функций на аутсорсинг станет действительно эффективным решением для бизнеса. Вот так финансовая служба нашего холдинга стала на путь передачи бухуслуг на аутсорсинг, а пришла к тому, что создала собственную аутсорсинговую компанию, эффективно работающую на рынке и сумевшую обеспечить бизнесы таким высоким уровнем услуг, которые мало кто может оказать. Татьяна Васильева Управляющий партнер Компании Аудиторская Фирма Бизнес Финансы |