ИНСТРУМЕНТЫ СОКРАЩЕНИЯ ЗАТРАТ В БЮДЖЕТЕ НА ПЕРСОНАЛ. Бюджетирование затрат на персонал Колтышева О.Р.. Как рассчитать бюджет затрат на персонал
 Скачать 133.42 Kb.
|
|
Содержание Как рассчитать бюджет затрат на персонал…………………………………3 Основные статьи расходов при бюджетировании: что включить в HR-бюджет, а на чём можно сэкономить…………………………………………5 На чём можно безболезненно сэкономить при разработке HR-бюджета….6 Типичные ошибки в системе бюджетирования расходов на персонал…….9 Список источников…………………………………………………………..10 Как рассчитать бюджет затрат на персонал Бюджетирование расходов на персонал, как и в прошлые пару лет, будет настоящим квестом — его успешно пройдут только те HR-ы, которые сообразят, на чём можно сэкономить без вреда для компании в целом и сотрудников в частности. От ответственного отношения к подготовительному этапу зависит весь ход разработки документа и отсутствие ошибок в нём. Настройтесь на плодотворную работу, спланируйте распорядок дня. Поручите часть рутинных задач коллегам на период, пока будете заниматься разработкой проекта затрат на персонал. Пошаговый алгоритм бюджетирования расходов на персонал: ⇒ Шаг 1. Назначьте ответственных за составление бюджета. Так как многие консалтинговые компании работу в России приостановили, статистику вам в этом году придётся собирать вручную самим. Например, смотреть рейтинг зарплат, если планируете их повышать. Экономиста попросите помочь вам с разработкой формы и бланков бюджета. Назначьте на роль главного ответственного HR-руководителя. ⇒ Шаг 2. Оцените бюджет за предыдущий год. Обычно новый планируют, исходя из факта текущего, плана подбора на следующий год и целей компании. Нельзя исключить вероятность, что проблем в новом году прибавится: законодательство всё время меняется не в пользу работодателей, на рынке труда очень сильно сказалась релокация — непонятно, что будут делать сотрудники, когда потеряют налоговое резидентство, неизвестно, ждать ли новых волн мобилизации, как сильно скажется на каждой конкретной компании дефицит мигрантов. Учитывайте возможные потребности и сложности в подборе персонала, рациональность обучения и корпоративных мероприятий, а также годовой индекс инфляции. Забудьте о необоснованных статьях расходов — гендир вряд ли утвердит такой бюджет. ⇒ Шаг 3. Проанализируйте текущую ситуацию в компании. Задайте генеральному директору два вопроса, ответы на которые помогут вам составить HR-бюджет, соответствующий целям бизнеса, а значит, вам будет легче его защитить. На чем можно сэкономить при разработке бюджетирования  ⇒ Шаг 4. Разработайте кадровую политику. Если уже её утвердили, проверьте эффективность. Оцените текучесть кадров, лояльность персонала, качественный и количественный состав работников, особенности корпоративной культуры. На основании собранных данных составьте план кадровой работы. ⇒ Шаг 5. Составьте структуру бюджета на персонал и заполните все разделы. Выберите метод и вариант планирования: централизованный, децентрализованный или смешанный, а также структуру документа. Заполните бланк бюджет затрат на персонал. Основные статьи расходов при бюджетировании: что включить в HR-бюджет, а на чём можно сэкономить Главные статьи бюджета на персонал следующие: Фонд оплаты труда (ФОТ): зарплата, все варианты премий, налоги и страховые взносы с ФОТ Социальные программы, льготы, компенсации: все расходы на мотивирование сотрудников социальными льготами, например, ДМС, оплата питания, спорт, материальная помощь, оплата транспорта. Расходы на охрану труда: стоимость средств защиты, спецодежды. Подбор персонала: оплата источников поиска, стоимость объявлений. Обучение и развитие: оплата курсов, услуги тренеров, аренда зала для обучения и прочее. Оценка персонала: услуги внешних экспертов по оценке, покупка тестов и других программ для оценки. Развитие корпоративной культуры, корпоративные мероприятия: расходы на организацию и проведение культурно-массовых мероприятий и PR-кампаний. Ведение кадрового делопроизводства: расходы на приобретение трудовых книжек и вкладышей к ним, оформление документов иностранных граждан, расходные материалы. Обеспечение деятельности службы персонала: расходы на автоматизацию HR-процессов, подписка на справочные ресурсы, например, на Систему Кадры, журналы или книги. Подарки: расходы на презенты к Новому году, Международному женскому дню, Дню защитника Отечества, дням рождения сотрудников, дню рождения организации. Командировочные расходы: суточные, оплата проезда, гостиницы. Расходы, не учитываемые в затратах организации на рабочую силу: на доходы сотрудников по акциям и от участия в собственности организации (дивиденды, проценты), вознаграждение членам совета директоров акционерного общества, учредителям, освобожденным профсоюзным сотрудникам, не состоящим в списочном составе сотрудников организации. Кажется, что статей слишком много. Поэтому чтобы не обескуражить руководство и добиться финансирования главных расходов, составляйте HR-бюджет по принципу иллюзии восприятия. Схлопните расходы, от которых готовы отказаться. И максимально подробно детализируйте статьи, которые считаете главными. При таком подходе бюджет будет казаться менее раздутым и вы добьетесь хотя бы частичного финансирования ключевых расходов. Пример детализации HR-бюджета по принципу иллюзии восприятия  На чём можно безболезненно сэкономить при разработке HR-бюджета ФОТ: Если компания нацелена на развитие и есть деньги на сотрудников, рассчитайте штатную численность. Даже в релевантном штатном расписании есть вакансии, которые вы не заполните за 2023 год. Этот резерв и пригодится на непредвиденные обстоятельства. И он у вас будет, если закладываете ФОТ в соответствии с численностью штатного расписания. Но будьте готовы к тому, что расчёты по штатной численности сильно раздуют бюджет. Если планируете оптимизировать расходы, тогда при расчёте ФОТ используйте среднесписочную численность. В ней учитывайте только персонал по трудовым договорам и не считайте внешних совместителей, сотрудников в декрете и работников в учебном отпуске. В бюджет обязательно заложите расходы на индексацию зарплат. Чтобы рассчитать оптимальное повышение окладов, соберите потребности руководителей подразделений в части изменения штатного расписания. Обязательно проведите оценку персонала, чтобы точно понимать, за какие результаты увеличиваете работнику оклад. Рассчитайте траты на премии, надбавки, доплаты, чтобы внести в HR-бюджет корректные расходы на переменную часть. Есть и ещё вариант — перейти на безбюджетное управление. Суть метода в том, что вместо жесткого бюджета руководитель готовит план мероприятий, а отчётные периоды привязывает к промежуточным точкам контроля. Такая форма планирования точно пригодится именно для ФОТ. Социальные льготы: Отказываться от них в принципе не стоит, а вот расходовать грамотнее — хорошая практика. Чтобы социальный пакет помогал экономить деньги и удерживать сотрудников, узнайте, что нужно персоналу. А дальше проконсультируйтесь с бухгалтерией и финансистами, насколько такие льготы выгодны вашей организации в 2023 году. Так, например, компании годами тратят бюджеты на ДМС, которым сотрудники даже не пользуются. В итоге работодатель теряет деньги, а люди — мотивацию. Мотивация должна иметь уникальную ценность для сотрудника, а не просто быть двумя строчками в описании вакансии. В этом поможет, например, гибкая система льгот. Чтобы не предоставить людям социальные льготы, которые невыгодны бизнесу, сравните две суммы. Первая — сколько компании будет стоить льгота. Вторая — сколько денег она сэкономит на налогах на прибыль. Чтобы убедиться в целесообразности выбранных льгот, изучите статистику за прошлые годы. Оставляйте только статьи расходов, которые были востребованы у персонала и финансирование которых принесло компании существенную экономию. Расходы на обучение: Не исключайте эту статью полностью, но, как и в случае со льготами, используйте её с умом. Узнайте у руководителей подразделений, по каким направлениям нужно обучать сотрудников в следующем году. Чтобы избежать тем-отписок, приходите с готовыми предложениями. Для этого изучите план обучения на этот год, составьте список форматов и курсов, которые повысили производительность сотрудников и привели к росту доходов компании. Учитывайте и главный фактор — ежегодную оценку персонала. На основе её результатов, а также анализа образовательных программ прошлых лет, отчёта вашего менеджера или аналитика и опроса клиентов сформируйте список целевых курсов для сотрудников на следующий год. Программу обучения и развития персонала утвердите у руководителей отделов и внесите в бюджет с учётом инфляции. Автоматизация HR-процессов: Чтобы сократить ФОТ на HR-отдел и освободить время ваших сотрудников от рутины для более сложных задач, с умом внедряйте автоматизацию. Этот тренд стал востребованным в пандемию и не перестанет быть актуальным в ближайшие годы. Но не воспринимайте его как обязанность срочно внедрять всевозможные HR-сервисы. Чтобы не потратить деньги зря, пересмотрите целесообразность программ, которые не успели внедрить в прошлом году, а также перечитайте отзывы коллег о тех, которые планируете установить в следующем. Корпоративы: Корпоративные мероприятия в текущих условиях могут быть излишними. Многие компании до сих вместо дорогостоящих очных корпоративов выбирают бесплатные дистанционные, а высвободившиеся средства направляют на поддержку здоровья сотрудников, в том числе психологического. Ещё вариант — заменить корпоратив в формате застолья коллаборацией с обучением, тренингом или деловой игрой. Так повысите продуктивность и качество работы сотрудников. Есть и третий вариант — просто отдариться сотрудникам или премировать их. Типичные ошибки в системе бюджетирования расходов на персонал Если вы внимательно выполняли бюджетирование расходов на персонал, это не значит, что учли все возможные затраты. Часто уже по факту обнаруживается, что денег не хватает, выделили много или заложенные суммы далеки от реальных. Уделяйте внимание не только точности цифр, но и факторам, которые в той или иной степени могут повлиять на затраты. Избегайте типичных ошибок при бюджетировании персонала, которые приводят к нежелательным последствиям. Распространённые недочёты при разработке HR-бюджета: отсутствует грамотная структура; не учтены непредвиденные затраты, которые можно спрогнозировать на этапе бюджетирования; не внесены статьи второстепенных расходов важных на протяжении года; не уделено внимание возможным изменениям, например, в документ не заложено появление нового отдела и увеличение штата, рост зарплаты; не собраны данные со всех служб или не согласованы между отделами затраты; расходы чрезмерно детализированы, раздроблены; нет альтернативных вариантов бюджетирования, например, на подбор было решено выделить 10 000 рублей, а не от 10 000 до 15 000 рублей. Если в компании постоянно происходят изменения, выполняйте бюджетирование расходов на персонал не на год, а на 3-6 месяцев. Это позволит вам точнее прогнозировать материальные затраты, избегать ошибок. В этом случае будет уходить больше времени на подготовку документа и его утверждение, но вам не придётся постоянно обращаться к директору, чтобы он выделил дополнительные средства. Список источников Оплата труда персонала : учебник и практикум для академического бакалавриата : для студентов вузов, обучающихся по экономическим направлениям / [О. А. Лапшова [и др.] ; под общ. ред. О. А. Лапшовой. - 2-е изд. Горелов, Н. А. Оплата труда персонала : учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры : учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим направлениям и специальностям / Н. А. Горелов ; С.-Петерб. гос. экон. ун-т. - Москва : Юрайт, 2017. Кибанов, А. Я. Экономика управления персоналом : учебник для студентов вузов, обучающихся по направлению 080400 "Управление персоналом" (квалификация (степень) - "бакалавр") / А. Я. Кибанов, Е. А. Митрофанова, И. А. Эсаулова ; под ред. А. Я. Кибанова. - Москва : ИНФРА-М, 2014. |