Компьютерное сопровождение проектов: Microsoft Project. реферат. Компьютерное сопровождение проектов Microsoft Project

Название	Компьютерное сопровождение проектов Microsoft Project
Анкор	Компьютерное сопровождение проектов: Microsoft Project
Дата	23.07.2022
Размер	35.43 Kb.
Формат файла
Имя файла	реферат.docx
Тип	Реферат #635298

Автономная некоммерческая образовательная организация высшего

образования «Сибирский институт бизнеса и информационных технологий»

ЭС-119 (2)

(Бухгалтерский учет, анализ и аудит)

Реферат

По учебной дисциплине:

Управление проектом

Тема: Компьютерное сопровождение проектов: Microsoft Project

Выполнила:

Студентка группы ЭС-119 (2)
отделения заочного

Князева Анастасия Сергеевна

ФИО студента

Специальность: (380301)

Научный руководитель:

Преподаватель

(ФИО руководителя)

Омск 2022 г.

Содержание

Введение 3

Глава 1. Функциональные особенности программного обеспечения для управления проектами 4

1.1 Основные понятия и методы управления проектами 4

1.2 Обзор систем управления проектами 6

Глава 2. Разработка проекта 8

2.1 Календарное управление проектом с помощью Microsoft Office Project 2007 8

2.2 Экономический расчет проекта 9

Заключение 13

Библиографический список 15

Введение

Проект, как объект управления, обладает набором функций, которые требуют использования специальных приемов и методов управления им. За последние сорок лет управление проектами стало особой профессиональной сферой деятельности и независимой дисциплиной, которая снабжает руководителей проектов технологиями и инструментами для планирования, мониторинга и координации реализации проектов.

В настоящее время даже небольшие фирмы, которые реализуют относительно небольшие проекты, все чаще начинают систематически подходить к подготовке, планированию и мониторингу своих проектов с использованием методов и инструментов управления проектами. Роль компаний, специализирующихся на разработке и реализации проектов, значительно возросла, а должность и профессия руководителя проекта стала одной из самых престижных.

В последние годы интенсивное развитие информационных технологий в сочетании с социально-экономическими тенденциями в мировой экономике привело к формированию новых требований к планированию и управлению проектами в различных областях человеческой деятельности.

В настоящее время одной из предпосылок эффективной реализации проекта является использование передовых инструментов и инструментов управления проектами, основанных на использовании новых информационных и коммуникационных технологий. Разработка специального программного обеспечения для планирования и управления проектами в первую очередь обусловлена необходимостью максимальной интеграции ИТ-сферы и наиболее эффективных методов, инструментов и инструментов теории управления проектами.

Глава 1. Функциональные особенности программного обеспечения для управления проектами

1.1 Основные понятия и методы управления проектами

Прежде чем обосновать применение современных информационных технологий в области управления проектами необходимо определить и «разложить по полочкам» все составляющие этой деятельности. Все мы постоянно осуществляем проекты в своей повседневной жизни. Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт в квартире, проведение исследований, написание книги, в конце концов написание данной выпускной квалификационной работы. Все эти виды деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их проектами:

· они направлены на достижение конкретных целей;

· они включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;

· они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;

· все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности.

Проектом называется совокупность распределенных во времени мероприятий или работ, направленных на достижение поставленной цели. Примерами проектов являются строительство зданий, комплексов, предприятий, освоение выпуска нового вида продукции, проведение модернизации производства, разработка программного продукта и т.д.

Результат проекта – это некоторая продукция или полезный эффект, создаваемые в ходе реализации проекта. В качестве результата, в зависимости от цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализованная учебная программа, реструктурированная компания, сертифицированная система качества и т.д. Об успешности проекта судят по тому, насколько его результат соответствует по своим затратным, доходным, инновационным, качественным, временным, социальным, экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.

Управление проектами – это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Управление проектами представляет из себя четкую структуру, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.

Прежде всего, у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями понимается не только конечные итоги проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).

Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно, в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценки различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений – в частности, ресурсных.¹

1.2 Обзор систем управления проектами

Системы управления проектами образуют отдельный сектор программного обеспечения, который достаточно широко представлен на российском рынке. Появление подобных систем способствовало преобразованию искусства управления проектами в науку, в которой имеются четкие стандарты, методы и технологии.

1. Стандарт, разработанный Институтом управления проектами (Project Management Institute) принят в качестве национального стандарта в США (стандарт ANSI).

2. Стандарт по качеству в управлении проектами ISO 10006.

Применение этих технологий способствует своевременной реализации проектов в рамках выделенных бюджетов и с требуемым качеством.

Системы управления проектами используются для решения следующих основных задач.

1. Структуризация и описание состава и характеристик работ, ресурсов, затрат и доходов проекта.

2. Расчет расписания исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений.

3. Определение критических операций и резервов времени для исполнения других операций проекта.

4. Расчет бюджета проекта и распределение запланированных затрат во времени.

5. Расчет распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании.

6. Определение оптимального состава ресурсов проекта и распределения во времени их плановой загрузки.

7. Анализ рисков и определение необходимых резервов для надежной реализации проекта.

8. Определение вероятности успешного исполнения директивных показателей.

9. Ведение учета и анализ исполнения проекта.

10. Моделирование последствий управленческих воздействий с целью принятия оптимальных решений.

11. Ведение архивов проекта.

12. Получение необходимой отчетности.

На российском рынке в настоящее время наиболее популярными являются несколько систем управления проектами.

Microsoft Office Project 2007 – это комплексное решение корпорации Microsoft по управлению корпоративными проектами, которое позволяет управлять проектами любой сложности и включает в себя семейство следующих программных продуктов:

1. MS Office Project Standart – пакет начального уровня для управления простыми проектами;

2. MS Office Project Professional – пакет для профессионального управления проектами любой сложности на любом уровне управления;

3. MS Office Project Server – серверный продукт, который используется для взаимодействия менеджеров проекта при управлении распределенными проектами;

4. MS Office Project Web Access – веб-интерфейс MS Project, позволяющий участникам проектов получить доступ к проектной информации через Internet Explorer.²

Глава 2. Разработка проекта

2.1 Календарное управление проектом с помощью Microsoft Office Project 2007

Для календарного управления проектом необходимо исследовать сетевой график.

Сетевой график позволяет по заданным значениям длительностей работ найти критические работы проекта и его критический путь.

Критической называется такая работа, для которой задержка ее начала приведет к задержке срока окончания проекта в целом. Такие работы не имеют запаса времени. Некритические работы имеют некоторый запас времени, и в пределах этого запаса их начало может быть задержано.

Критический путь – это путь от начальной к конечной вершине сетевого графика, проходящий только через критические работы. Суммарная длительность работ критического пути определяет минимальное время реализации проекта.

Нахождение критического пути сводится к нахождению критических работ и выполняется в два этапа.

1. Вычисление раннего времени начала каждой работы проекта. Эта величина показывает время, раньше которого работа не может быть начата.

2. Вычисление позднего времени начала каждой работы проекта. Эта величина показывает время, позже которого работа не может быть начата без увеличения продолжительности всего проекта.

Основными характеристиками трудового ресурса являются.

1. График доступности. Задает периоды времени, когда ресурс может быть задействован для выполнения работ проекта. Этот график может учитывать отпуска, командировки, занятость ресурса в других проектах и т.п.

2. Индивидуальный календарь рабочего времени. Задает график рабочего времени ресурса.

3. Стоимость. Она складывается из двух составляющих: повременной оплаты (стандартная и сверхурочная ставки), которая начисляется пропорционально длительности работы ресурса в проекте, и стоимости использования, которая является разовой фиксированной суммой, не зависящей от времени работы;

4. Максимальное количество единиц доступности. Устанавливает максимальный процент рабочего времени, которое ресурс может ежедневно выделять для выполнения работ данного проекта. Например, 50% – половина рабочего времени установленного в день по календарю. Данная величина не препятствует планированию большего процента участия ресурса в проекте, но используется для контроля его перегруженности. Так для ресурса с 50% максимальной доступности можно запланировать все 100% использования, но при этом он будет считаться перегруженным на 50%.³

2.2 Экономический расчет проекта

Основной задачей систем управления проектами является наглядное представление всех составляющих проекта. В предыдущей главе были показаны способы расчета времени и ресурсов проекта, это очень сложные процессы для проектов, в большинстве из них огромное количество задач и ресурсов, необходимых для выполнения. Мониторинг и слежение за ними является очень трудоемким занятием. Здесь на помощь приходят системы управления проектами.

Вопрос оценки длительности задачи имеет важное значение с точки зрения качества планирования проекта. При заниженной длительности исполнителям не хватит времени для ее успешного завершения, в результате фактическая длительность и затраты превысят плановые показатели. Это, в конечном счете, приведет к более позднему завершению проекта и увеличению его бюджета. Завышенная длительность приведет к недозагруженности ресурсов, их нерациональному использованию и неэффективной растрате бюджета.

Чтобы правильно оценить длительность задачи, менеджер должен обладать некоторым опытом в области планирования и управления релевантными проекту технологическими процессами. Однако, для некоторых задач существует способ ее оценки, опирающийся на некоторые показатели или характеристики этих задач. Например, длительность кладки стены зависит от количества кирпича (или площади стены), настила полов – от площади пола, ввода данных – от количества элементов данных и т.д. Для таких случаев и используется параметрический анализ длительности.

Стоимость проекта складывается из стоимости входящих в него задач по схеме. Стоимость задачи определяется двумя составляющими: стоимостью всех ее назначений и фиксированной стоимостью.

Фиксированная стоимость задачи вводится в таблице Затраты представления Диаграмма Ганта в столбце Фиксированные затраты: Эта стоимость определяет затраты на задачу, которые не зависят от используемых ею ресурсов.

Стоимость назначения – это стоимость ресурса при выполнении данной задачи. Это может быть зарплата сотрудников, стоимость материалов, затрат и т.п. Для трудовых ресурсов эта величина складывается из оплаты за затраченное время по утвержденному рабочему графику (в соответствии со стандартной ставкой), оплаты за сверхурочные работы сверх графика, и стоимости использования, которая не зависит от времени работы.

Для материальных ресурсов используется только стандартная ставка, которая задает стоимость единицы материала, и стоимость использования, не зависящая от количества потребляемых задачей единиц.

Для затратных ресурсов стоимость назначения равна сумме введенных затрат. При анализе всех ресурсов мы получаем следующие финансовые показатели проекта.

Для анализа стоимости проекта. В ней отражены:

1. стоимости отдельных задач;

2. стоимости фаз (этапов);

3. стоимость всего проекта.

Для анализа стоимости назначений используется представление Использование задач, которое помимо перечисленных данных содержит стоимость каждого используемого ресурса для каждой задачи проекта.

Вариантами стоимостного анализа проекта являются:

1. анализ стоимости задач разного вида;

2. анализ стоимости ресурсов разного вида;

3. анализ сверхурочных затрат.

Для анализа стоимости ресурсов разного вида используется аналогичный метод.

1. Создать настраиваемое поле типа Текст и для каждого ресурса ввести в него название его вида.

2. Переключиться в представление Использование ресурсов, выбрать таблицу Затраты и добавить в столбец с созданным полем.

3. Установить группировку по этому полю.

4. Данные о стоимости ресурсов разного типа находятся в заголовочных записях группировок.

Также немаловажна в MicrosoftProject возможность анализировать и предсказывать риски. Риск – это возможность изменения плановых показателей проекта в худшую сторону в процессе его реализации по причинам, не зависящим от менеджера проекта. Примерами рисков могут быть болезнь или увольнение ценного сотрудника, задействованного в важных задачах, задержка поставки материалов, задержка финансирования и т.п.
К сожалению, величина и возможность возникновения риска не поддается формальному описанию. Поэтому анализ рисков при планировании проекта заключается в поиске наиболее «узких», с точки зрения опыта менеджера, мест в плане и корректировке плана с целью минимизации их количества.

Риски проекта можно разделить на три основные группы:

1. риски в расписании – возможность ошибочной оценки длительности задачи менеджером проекта.

2. ресурсные риски – потенциальная возможность превышения ресурсом запланированных трудозатрат, необходимых для выполнения задачи, или возможность задержки задачи из-за внезапной недоступности ресурса.

3. бюджетные риски – возможность превышения запланированного бюджета проекта.⁴

Заключение

Для эффективного управления проектом создания корпоративной системы финансово-экономического управления необходимо преобразовать проект в последовательность действий имеющих четко определенные цели, ограниченных во времени и допускающих независимые процедуры верификации.

Проводя данное исследование мы предложили перечень действий обеспечивающий успешное ведение проекта:

· сформировать управляющий комитет проекта с задачами, которые описаны в работе;

· принимать решения по утверждению вышеперечисленных в данной работе стандартов;

· принимать оперативные решения в процессе производства работ на основе строго вымеренных факторов;

· оценивать деятельность групп на местах и при необходимости делать оргвыводы.

Приложения по управлению проектами позволяют существенно повысить эффективность его исполнения, причем повышается она на стадии исполнения проекта, а закладывается на стадиях инициации и планирования, так как позволяют заранее спланировать все проектные риски.

MicrosoftProject является идеальной системой для управления проектами.

· Во-первых в системе предусмотрены большинство необходимых функций.

· Во-вторых, MicrosoftOffice является самым распространенным офисным приложением не только в России, но и в мире. Это очень важно например для интеграции приложений.

Еще важной деталью управления проектами при помощи автономных приложений является получение конкурентных преимуществ, по отношению ко времени реагирования на изменения в проекты. Теперь нет необходимости иметь сильное профильное образование (оно конечно не помешает), система сама решит все проблемы, которые возникают в ходе планирования. Такие проблемы как знание теории графов, множества, теория вероятностей многое другое.

Библиографический список

Алехина Г.В. Информационные технологии в экономике/М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2013. – 259 с.
Архипова З.В., Пархомов В.А. Информационные технологии в экономике: Учеб. Пособие. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2013–184 с.
Архитектура компьютерных систем и сетей: учеб. пособ./Т.П. Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко. – М: Финансы и статистика, 2013. – 256 с. Ил.
Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2007 / Учебный курс. СПб.: Питер, 2018. – 592 с.: ил.
Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2015. – 512 с.: с ил. – (Прикладные информационные технологии).
Грей Клиффорд Ч., Ларсон Эрик У. Управление проектами Project management/Практическое руководство Пер. с англ. 2013. – 521 с.: ил.
Информационные технологии управления. Учебное пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФРА-М. 2020. – 218 с. ил.
Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов /Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 439 с.
Кокурин Д.Н. Инновационная деятельность. – М.: Экзамен, 2019. – 658 с
Либерзон В.И. Основы управления проектами/М.: Нефтяник, 2017. – 150 с. Для менеджеров.
МармелЭлейн. Microsoft Office Project 2017. Библия пользователя / Пер. с англ. – М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2018. – 800 с.
Разу М.Л. Управление проектом: Основы проектного управления/ Учебник, 2016. – 380 с.: ил.
Русинов Ф., Минаев Н. Система отбора и оценки инновационных проектов. – Консультант директора. №23, 2016. 20 с.
Сергей Колесников «Управление проектами при создании информационных систем», версия для печати 14.09.1999 г.
Сетевая экономика: учеб. пособие/В.Н. Бугорский. – М.: Финансы и статистика, 2017. – 256.: ил.

1 1.Алехина Г.В. Информационные технологии в экономике/М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2013. – 259 с.

Архипова З.В., Пархомов В.А. Информационные технологии в экономике: Учеб. Пособие. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2013–184 с.

2 Архитектура компьютерных систем и сетей: учеб. пособ./Т.П. Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко. – М: Финансы и статистика, 2013. – 256 с. Ил.

Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2007 / Учебный курс. СПб.: Питер, 2018. – 592 с.: ил.

3 Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2015. – 512 с.: с ил. – (Прикладные информационные технологии).

Грей Клиффорд Ч., Ларсон Эрик У. Управление проектами Project management/Практическое руководство Пер. с англ. 2013. – 521 с.: ил.

4 Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов /Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. – 439 с.

Кокурин Д.Н. Инновационная деятельность. – М.: Экзамен, 2019. – 658 с