Лекции по Компасу. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Конспект лекций по дисциплине Информационные технологии в профессиональной деятельности индекс оп. 10 для специальности
 Скачать 1.3 Mb.
|
Дополнительные операции над текстомРежим проверки правописания и синтаксиса выполняется специальными программами (Speller/Checker), которые могут быть автономными либо встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Указанный режим используют для контроля одного слова, страницы или целого документа. Указанное слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых несоответствий выдается на экран для редактирования. При этом пользователю предлагается следующий выбор: — провести исправление; — игнорировать ошибку; — добавить данное слово во вспомогательный словарь. Многие текстовые редакторы предлагают дополнительные услуги (например, варианты написания слова), облегчающие исправление ошибок. Но помните, что возможности программы зависят от полноты словаря. Поэтому постоянно пополняйте вспомогательный словарь, внося в него слова, отсутствующие в исходном словаре. Использование макросов. Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя. С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена Макрос создают двумя способами: —автоматически в специальном режиме текстового процессора путем записи последовательности действий пользователя; —программированием последовательности команд, подлежащих выполнению. Макрос может храниться в самом файле документа. Он может также храниться в специальном стилевом файле как элемент общего окружения документа. Эффективным инструментом для разработки как шаблонов, так и обычных документов является так называемый автотекст (тезаурус). Автотекст создается на основе специального словаря (глоссария), включающего часто употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимости вставляют в документ. Любой из указанных элементов автотекста можно сохранить под определенным именем вместе со своим стилем. Делая выводы из второй главы важно отметить что среди современных текстовых процессоров при подготовке документов самым популярным является MicrosoftWord. MicrosoftWord - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Тема 2.2. Технологии подготовки документов в электронных таблицах Большое количество управленческих документов (например, финансовые, бухгалтерские, планово-аналитические и т. п.) содержат числовую информацию, представленную в табличном виде и подлежащую обработке. Подобные табличные формы представления числовой информации могут являться как составной частью другого документа, так и самостоятельным табличным документом. Эффективность и качество работы с такими документами обеспечивают табличные процессоры, называемые электронными таблицами. Данная информационная технология позволяет: Создать и оформить табличный документ; Автоматизировать табличные расчеты; Оформить результаты расчетов средствами деловой графики; Выполнить функции простейшей базы данных (заполнение, сортировка, поиск, создание сводных результирующих таблиц); Осуществить подбор параметров, моделирование реальных ситуаций и оценки получающихся результатов с целью поиска оптимального решения задачи. Электронные таблицы позволяют находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно с наименьшими затратами достигать желаемых результатов. Можно оценить отдачу от будущих проектов, заблаговременно обнаружить возможные узкие места и предотвратить неправильные шаги. Одним их самых популярных табличных процессоров является MS Excel, входящий в состав интегрированного пакета MS Office. Структура документа Excel Каждый документ представляет собой набор таблиц — рабочую книгу, состоящую из рабочих листов. Каждый лист— это отдельная электронная таблица, столбцы которой обозначаются заглавными латинскими буквами, а строки — цифрами. Адрес ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки. Одна из ячеек всегда является текущей (она выделена широкой рамкой) и именно она используется в большинстве операций. Многие операции относятся не к одному элементу (ячейке, строке, столбцу, листу), а к их совокупности, которые называются диапазонами. Диапазон может быть сформирован как из нескольких подряд идущих элементов, так и из несмежных диапазонов. Для работы с любым элементом рабочей книги его необходимо выделить. Ячейки таблицы могут содержать три вида информации; Текст; Числовые данные. Ячейки с числовыми данными могут быть использованы в вычислениях; Формулу. Ячейка, содержащая формулу, называется вычисляемой и содержит производные данные, т. к. ее значение зависит от значений других ячеек — основных. Ввод информации осуществляется только в текущую ячейку. Следовательно, прежде чем начать ввод, необходимо выбрать соответствующую ячейку и сделать ее текущей. Ввод текстовой и числовой информации аналогичен соответствующей операции в Word. Предусмотрены возможности автоматизации ввода повторяющихся данных (например, одинаковое название товара в нескольких строках одного столбца) и данных, подчиненных несложному закону изменения (Excel может автоматически продолжить последовательность дней недели, названий месяцев, дат и произвольных чисел). Ввод формулы начинается с ввода знака "=", ибо он является для Excel признаком записи формулы. Под формулой понимается набор чисел (констант) и (или) ссылок на адреса ячеек, содержащих исходные данные, соединенные знаками математических операций или функций. Ссылки в формулах могут быть трех типов: Абсолютные, Относительные Смешанные. Первая задает абсолютные координаты ячейки на рабочем листе. При ее записи необходимо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ "$". При перемещении или копировании формулы из одной ячейки в другую такая ссылка в формуле не изменяется и всегда указывает на одну и ту же ячейку таблицы. Относительная адресация задается по методу "левее", "правее", "выше" и т. п. При копировании формулы с относительными ссылками последние изменяются в соответствии с новым положением формулы в таблице. Любой ячейке или диапазону ячеек можно присвоить имя и использовать его в дальнейшем в качестве ссылки(адреса) в составе формул и функций По окончании ввода формула в таблице не отражается. Вместо нее в ячейке размещается вычисленное значение. Формулу можно увидеть либо в строке формул, либо в ячейке после двойного щелчка по ней мыши. Для выполнения сложных вычислений предусмотрено большое количество встроенных функций, ввод которых возможен как с клавиатуры, так и с использованием мастера функций. Функции сгруппированы по целевому назначению, например, математические функции, функции для работы с датами и временными значениями, финансовые функции, функции для статистических расчетов, логические функции и др. Объектами редактирования могут быть отдельные ячейки, столбцы, строки, диапазоны (последовательности нескольких идущих подряд) строк и столбцов, блоки (фрагменты таблицы, образованные пересечением нескольких подряд идущих столбцов с несколькими подряд идущими строками) ячеек, таблица в целом. Для каждого объекта предусмотрены следующие операции редактирования: очистка, удаление, вставка, копирование. Форматирование документа включает: Форматирование ячейки, которое предусматривает установку таких параметров, как формат представления значений (например, числовой, текстовой, денежный, процентный и т.д.), выравнивание значений внутри клеток, шрифтовое оформление, оформление границ и фона ячеек; Форматирование строк и столбцов предусматривает дополнительную установку их ширины и высоты. Печать документа во многих случаях является заключительным этапом работы с электронными таблицами. Рабочие листы могут быть очень большими, поэтому требуется определить область печати — заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо рабочего листа. Размер печатной страницы ограничен размерам листа бумаги, поэтому даже выделение ограниченной зоны печати не всегда позволяет разместить целый документ на одной печатной странице. В этом случае возникает необходимость разбиения документа на страницы. Excel автоматически решает эту задачу. При подготовке данных электронной таблицы на печать предполагается возможность задания следующих основных параметров страничного оформления: Ориентацию таблицы на листе (вдоль или поперек); Масштаб изображения на бумаге (относительно размера изображения на экране); Определение размеров полей, режимов центрирования, содержания верхнего и нижнего колонтитулов; Установление при необходимости вывода на каждой странице имен столбцов и номеров строк, а также порядка вывода примечаний и др. Файл, в котором хранится электронная таблица, имеет расширение .xls. Электронная таблица дает возможность выполнить некоторыепростейшие функции базы данных. Таблица, используемая в указанном назначении, состоит из строк, каждая из которых представляет запись характеристик отдельного объекта, а столбцы, называемые полем данных, объединяют множества однотипных характеристик объектов базы данных. Для таких таблиц Excel позволяет выполнить операции: сортировку, фильтрацию. Сортировка— это упорядочение записей в алфавитном, числовом, хронологическом или другом порядке. Сортировка может производиться по содержимому одного, двух или трех полей одновременно. С помощью фильтра можно отобрать записи, удовлетворяющие определенным условиям, например оставить в списке только те товары, которые поступили на склад от определенного поставщика за последнюю неделю. Excel предоставляет пользователю два способа фильтрации: с помощью автофильтра (реализуется командой "Автофильтр" в меню "Данные") и с помощью расширенного фильтра (реализуется командой "Расширенный фильтр" в меню "Данные"). Первый способ ориентирован на быструю выборку данных по одному или двум простым условиям, накладываемым на содержимое ячеек отдельного столбца. Второй способ рекомендуется использовать в случаях, когда: Условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам двух или более столбцов; К ячейкам одного столбца необходимо применить три и более условий отбора; В условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления формулы. Указанные выше операции можно производить не только на всей таблице, но и на ее части — диапазоне. Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Перед построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут в ней отражены. Для построения же самой графической иллюстрации удобно использовать Мастер диаграмм, вызываемый с помощью кнопки на панели инструментов Стандартная. Мастер помогает выбрать тип диаграммы и выполнить все операции оформления ее компонентов. Excel предоставляет возможность создавать несколько десятков различных типов и видов диаграмм Тема 2.3. Технологии подготовки графических документов Виды компьютерной графики Растровая графика Векторная графика Фрактальная графика 3D графика Виды компьютерной графики отличаются принципами формирования изображения Растровая графика Применяется при разработке электронных и полиграфических изданий Большинство редакторов ориентированы не столько на создание изображений, сколько на их обработку В Интернете применяются только растровые иллюстрации Основным элементом растрового изображения является точка Основной характеристикой растровой графики служит разрешение. Если изображение экранное, то эта точка называется пикселем Графический режим вывода изображения на экран определяется разрешающей способностью экрана и глубиной (интенсивностью) цвета. Основные проблемы при работе с растровой графикой Большие объемы данных. Для обработки растровых изображений требуются высокопроизводительные компьютеры Увеличение изображения приводит к эффекту пикселизации, иллюстрация искажается Векторная графика Предназначена для создания иллюстраций с применением шрифтов и простейших геометрических объектов Основным элементом векторного изображения является контур (линия) Графический редактор (ГР)— программа (или пакет программ), позволяющая создавать и редактировать двумерные изображения с помощью компьютера. Типы графических редакторов: Растровые графические редакторы. Векторные графические редакторы. Растровые ГР (Adobe Photoshop) подходят наилучшим образом для обработки фотографий и высококачественной графики, так как обеспечивают высокую точность передачи цвета. С помощью Adobe Photoshop создаются многослойные изображения. Каждый его слой может редактироваться отдельно. Существуют и более простые растровые ГР, например Paint. Векторные ГРвстроены в многие приложения, для создания простых рисунков из набора графических примитивов (автофигур). Существуют и профессиональные растровые ГР (например, AdobeIllustrator, CorelDRAW). Основные форматы растровых файлов PSD (Photoshop document) – собственный формат Photoshop. Основное достоинство – позволяет сохранять абсолютно все, что можно создать в данной программе; BMP (Windows Device Independent Bitmap) – собственный формат операционной системы Windows; GIF (CompuServe Graphics Interchange Format) – обеспечиваетсжатиебезпотерь. Используется для передачи графической информации в Интернете, размещении на сайтах; JPEG (Joint Photographic Experts Group) – обеспечивает сжатие с потерями. Используется в обработке полутоновых фотографических изображений; PNG (Portable Network Graphics) – перспективный графический формат, идет на замену GIF; TIFF (Tagged Image File Format) обеспечивает сжатие и фильтры без потерь. Применяется для обработки высококачественных полутоновых изображений с сохранением высокого качества. Основные векторные форматы Adobe PostScript (EPS, PDF) – применяется в настольных издательских системах. DWG – формат предназначенный для использования в системах автоматизированного проектирования, прежде всего AutoCAD. Тема 2.4. Технология подготовки мультимедийных презентаций. |