|
|
управление аналитикой. Аналитика вобщей. Контрольная работа по кадровому делопроизводству Вариант 1 студент Проверила старший преподаватель
Министерство образования и науки Украины
Донбасский государственный технический университет
Кафедра экономики и управления
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По кадровому делопроизводству
Вариант №1
Выполнил:
студент
Проверила:
старший преподаватель
Алчевск, 2009
1. ТРЕБОВАНИЯ К КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
1.1 Определение понятия «кадровое делопроизводство»
ктора (референта) из кадров и зону посетителя, оборудованную необходимым набором мебели);
- работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, ее обработки, хранения и выдачи документов и материалов);
- приемная (посетители ожидают приема и одновременно могут получить первичную информацию о предприятии, а в случае потребности заполнить формуляры кадровых документов);
- контактов, или зона конфиденциального общения с посетителями (изолированное помещение с интерьером, который способствует доверительному разговору);
- кодировка и хранение документов (здесь сохраняются картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о состоянии работы с кадрами и тому подобное).
Во всех рабочих помещениях должны быть обеспечены соответствующие условия труда.
В соответствии с квалификационной характеристикой утвержденного Министерством труда и социальной политики от 29.10.02 г. основными заданиями и обязанностями менеджера (управителя) из персонала является:
- организация работы из обеспечения персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, учреждения, организации и конкретных направлений кадровой политики;
- обеспечение работы из комплектования предприятия, учреждения, организации работниками нужных профессий, специальностей согласно с квалификационными уровнями и профилем полученной ими подготовки и деловыми качествами, с учетом возможностей максимальной реализации трудового потенциала каждого работника;
- непосредственное участие в разработке бизнес-планов в отраслях обеспечения трудовыми ресурсами с учетом перспектив развития предприятия, учреждения, организации, изменений в составе работников через внедрение новой техники и технологии;
- организация работы из проведения исследований, прогнозирования и определения потребности в кадрах на основании планов экономического и социального развития предприятия;
- разработка и реализация комплекса программ относительно работы с персоналом из вопросов найма, освобождения, переводу рабочих, привлечения и закрепления работников с учетом перспектив их профессиональной защиты; информирование и предоставление консультаций руководителям разных уровней по вопросам управления персоналом;
- организация работы из учебы персонала, переподготовки и повышения их квалификации, проведения оценки результатов трудовой деятельности работающих, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей;
- обеспечение создания нормативно методической базы управления персоналом и практическое внедрение методических и нормативных разработок;
- организация разработки и принятие мероприятий по усовершенствованию управления персоналом, контроль выполнения руководителями подразделов постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами;
- участие в планировании социального развития коллектива, решении трудовых споров и конфликтов;
- контроль сдерживания трудового законодательства в работе с персоналом;
- обеспечение постоянного совершенствования процессов управления персоналом на основе внедрения социально-экономических и социально психологических методов управления, передовых технологий кадровой работы, создания и ведения банка данных персонала, стандартизации и унификации кадровой документации, применения средств вычислительной и оргтехники, коммуникаций и связи;
- организация проведения табельного учета, составления и выполнения графиков отпусков, контроль состояния трудовой дисциплины и соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка;
- обеспечение составления установленной отчетности из учета личного состава и работы с персоналом.
Квалификационными требованиями для менеджера (управителя) из персонала предусмотрено иметь полное высшее образование (образовательно-квалификационный уровень - магистр, специалист) направления подготовки «Менеджмент» или последипломное образование в отрасли управления, стаж работы в подразделах из управления персоналом не меньше двух лет.
1.4 Назначение документации о кадрах
Для правильного и своевременного принятия решения по любому вопросу руководитель учреждения должен владеть информацией о состоянии личного состава и движении кадров. Четкая организация учета личного состава является предпосылкой успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.
Учет кадров ведется на всех предприятиях, в учреждениях, организациях всех форм собственности, которые имеют право самостоятельно принимать и освобождать работников. Учету подлежат работники всех категорий независимо от характера работы или должности.
Организация учета кадров полагается непосредственно на отдел кадров, инспектора из кадров, менеджера из персонала, секретаря .чи другого сотрудника, который назначается приказом руководителя или владельца предприятия, учреждения, организации в зависимости от количества личного состава.
Учет кадров должен обеспечивать достоверные сведения:
- о количестве работников за категориями, профессиями, квалификацией, образованием, стажем работы, статью, возрастом и другими признаками;
- об изменении количества и составлю работников в учреждении в целом и ее подразделах, а также о причинах этих изменений;
- о состоянии работы из повышения квалификации, подготовки и переподготовки кадров по специальности и категориями;
- о количественном и качественном составе кадров, продвижения молодых работников, награждения;
- о состоянии подготовки и стажировки лиц, зачисленных в резерв и тому подобное.
Чтобы получить упомянутые и другие данные о личном составе, кадровая служба и ведет соответствующую кадровую документацию.
1.5 Место и состав кадровой документации
Документация из личного состава образуется как результат работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод, подготовка, переподготовка и воспитание). Характеризует эта документация правовые, трудовые и служебные взаимоотношения отдельной личности с учреждением.
В документации из личного состава отображается деятельность предприятия по вопросам учета, принятия, перевода, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения кадров и тому подобное.
Служебные документы из личного складирует основанием для:
а) предоставление гражданам документов, которые удостоверяют их личность, должность и профессию;
б) получение льгот, стипендий, пенсий или другой финансовой помощи.
Документация из личного состава используется также в справочных целях.
Особенно растет значимость документации из личного состава, когда работник достигает пенсионного возраста.
Самой характерной чертой кадровой документации является то, что она помехи отображает управленческую деятельность конкретных лиц, то есть является именной документацией. Не случайно документация из личного состава лежит в основе фондов личного происхождения.
За функциями управления кадрами выделяют такие основные группы документов:
- личные и личные документы работников;
- организационно предписывающая документация;
- первичная учетная кадровая документация.
К группе личных документов работников относятся паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые юридическое подтверждают ведомости, что их работники сообщают о себе. К ним можно также отнести удостоверение лица, документы о семейном положении, стаже работы, специальность и тому подобное.
Личными также есть документы, выданные учреждениями своим работникам для целевого відрекомендування: пропуск, удостоверение, справка, которая подтверждает место работы, посада, заработную плату. К личным документам за юридическим назначением можно отнести заявления работников о принятии на работу, освобождение или перемещение, автобиографию, а также документы личного дела, которые характеризуют деловые и моральные качества работника аттестационное письмо, представление о назначении на должность, документы о награждении, присвоении почетных званий, ранга, завещание и тому подобное.
Организационно предписывающая документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с учреждениями, предприятиями. Условно ее можно разделить на те же разновидности, которые применяются в общем делопроизводстве.
Первичная учетная кадровая документация обеспечивает функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная регистрация, и следующее обновление необходимых сведений о составе и перемещении кадров.
Классификация документов из личного состава.
Исходя из технологии регистрации и накопления информации из кадров, группу первичной учетной кадровой документации разделяют на две взаимоувязанные подгруппы:
исходные (начальные) учетные документы; производные (повторные) учетные документы.
Исходные учетные документы заполняют в соответствии с личными документами граждан. Это: личный листок с учета кадров, дополнения до личного листка, личная карточка и другие специализированные учетные документы.
Производные учетные документы имеют второстепенный характер. Основное их назначение - обеспечить полную, достоверную информацию из всех направлений справочной, справочно контрольной и отчетной работы. К этой подгруппе учетных документов принадлежат: специализированы карточки персонального учета специалистов, журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (указательные списки, книги учета и тому подобное). Указана подгруппа документов наибольшей по объему и разделяется на документы: 1) из учета принятия, перевода и освобождения работников; 2) что фиксируют заработную плату; 3) относительно служебной аттестации и присвоения званий, категорий и тому подобное; 4) какие отображают уровень образования работников; 5) относительно зачисления к резерву кадров; 6) документы из пенсионного обеспечения; 7) о награждении, присуждении государственных премий и тому подобное.
Схема проработки кадровой документации.
Типичная технологическая схема обработки кадровой документации предусматривает такие стадии: документирование трудовых правоотношений работников с предприятиями, организациями; ведение личных дел и трудовых книжек работников; ведение справочно учетной и отчетной работы, документирования работы с резервом; документирование аттестации кадров; документирование назначений, допомог и пенсий; документирование награждений.
1.6 Ведение трудовых книжек
Особенности ведения и сохранения трудовых книжек
Основным документом о трудовой деятельности работника является его трудовая книжка. Она предназначена для установления общего, непрерывного и специального трудового стажа.
Порядок заполнения настоящего документа регламентирует ст. 48 Кзпп Украины и « Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Ведутся трудовые книжки на всех работников предприятия, которые проработали на нем свыше пяти дней, включая лица, которые являются совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, на сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.
На лица, которые работают по трудовому договору у предпринимателей, которые не имеют прав юридической личности, а также у отдельных граждан относительно их обслуживания (как домашние рабочие, оглядальники, водители, охранники и т. др.), трудовые книжки не ведутся, их работа подтверждается справкой организации, с участием которой был заключен трудовой договор между лицом и нанимателем, а также справкой об уплате взносов в фонд государственного социального страхования.
На лица, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся за местом основной работы. Не заводятся трудовые книжки на работающих по трудовому соглашению.
Работники, которые становятся к работе, повинны подать владельцу или руководителю предприятия лично трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Лица, которые принимаются на .роботу впервые, получают трудовую книжку на месте принятия на работу, причем руководитель предприятия стягивает из работника сумму ее стоимости.
Лица, которые впервые становятся к работе и не имеют трудовой книжки, повинны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональную подготовку. Военнослужащие, освобожденные из Вооруженных Сил Украины, Национальной гвардии Украины, Службы безопасности Украины, Пограничных войск Украины, Гражданской обороны Украины, Управления охраны высших должностных лиц Украины и других военных формирований, созданных в соответствии с действующим законодательством Украины (дальше Вооруженные Силы Украины и другие войска), и военнослужащие, освобожденные из Вооруженных Сил прежнего Союза ССР и Вооруженных Сил государств
- участниц СНГ, предъявляют военный билет - о увольнении с мест отбывания наказания за криминальное преступление обязанные предъявить справку об освобождении.
Сохраняются трудовые книжки на предприятиях как документ суровой отчетности. В случае, когда офисами становятся личные помещения владельцев, трудовые книжки нужно хранить в недоступном для посторонних месте. Ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия.
Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, ведения их учета, хранения и выдачу полагается на специально уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в частных предусмотренных законом случаях - другую ответственность.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, ее дополняют вкладышем, которым вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется так же как и трудовая книжка. Сам вкладыш не является действительным, потому в трудовой книжке относится штамп размером 10х25 мм с надписью «Выдано вкладыш», отражаются его номер и серия.
Лицо, которое потеряло трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно сообщить об этом владельцу предприятия за местом последней работы. Через не позже как 15 дней после сообщения, а в случае осложнения - в другие сроки, руководитель предприятия или ответственное лицо должны выдать работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу ее первой страницы.
Заполнение трудовых книжек
К трудовой книжке заносят сведения о:
-- работника: имя, фамилия и отчество, дата рождения;
- работу: перевод на другую работу, освобождение из работы;
- награждение и поощрение: о награждении государственными наградами и отличиями Украины, поощрения за успехи в работе и другие поощрения в соответствии с действующим законодательством Украины;
- открытия, на которые выданы дипломы, изобретения и рационализаторские предложения и выплачены в этой связи вознаграждения.
Сведения о взыскании к трудовой книжке не заносят. Записи нумеруют арабскими цифрами (число и месяц двусмысленными). Удостоверяют запись об освобождении и сведениях о награждении и поощрении печатью.
С каждой записью, которая вносится в трудовую книжку на основании приказа или распоряжения о назначении на работу, перевод и освобождение, руководитель предприятия обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (П-2).
Сведения о работнике записывают на первой (титульной) странице трудовой книжки. Фамилия, имя, отчество, дату рождения записывают полностью. После указания дать заполнение трудовой книжки работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу подписывает лицо, которое отвечает за выдачу трудовых книжек, после чего относится печать предприятия, где впервые заполнялась трудовая книжка. Ответственное лицо также делает нужные изменения в трудовой книжке на титульной странице. Одной черточкой зачеркивает старые данные и записывает новые, ссылаясь на соответствующие документы, на внутренней стороне обложки. Новые записи на первой странице трудовой книжки заверяются печатью предприятия и подписью руководителя.
В графе «Ведомости о работе» (дополнение 1.1) в виде заглавия записывается наименование предприятия. Под этим заглавием в графе 1 относится порядковый номер записи, которая вносится. В графе 2 отмечается дата принятия на работу. В графе 3 записывается: «Принятый или назначенный на такую-то должность или работу» с указанием ее конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда.
Образцы записей в трудовых книжках в соответствии с содержанием того или другого приказа приведены в дополнении 1.2.
Если работник выходит на пенсию по возрасту на льготных условиях, то запись в трудовой книжке делается на основании приказа, выданного за результатами аттестации рабочих мест, с ссылкой на «Списки производств, профессий, должностей и показателей, которые дают право на льготное пенсионное обеспечение». Показатели, отмеченные в этих списках, обязательно должны быть подтвержденные в «Карте оценки условий труда рабочего места за результатами аттестации» и могут записываться в дужках.
Если рабочему (работнику) присваивается дежурный разряд (категория), то в трудовой книжке делается запись об этом.
Запись сведений о работе по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, вносится владельцем или уполномоченным им органом отдельной строкой на желание работника.
Перевод работника на другую постоянную работу в пределах одного предприятия оформляется в таком же порядке, как и принятие на работу.
Если за время работы работника изменилось название предприятия, то об этом в графе 3 трудовой книжки отдельным рядком делается запись: «Предприятие (название) из (дата) переименовано на (название)», а в графе 4 отмечается основание для переименовывания - приказ (распоряжение), его дата и номер.
Для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, которые имеют трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени учебы на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей служат приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов, клинических ординаторов.
Работа студентов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов в студенческих лагерях, во время прохождения производственной практики или выполнения научно-исследовательской хоздоговорной тематики подтверждается справками с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы, которые служат основанием для внесения учебными заведениями (научными учреждениями) сведений о работе в трудовые книжки. Справки сохраняются в делах как документы суровой отчетности.
Если студенты, ученики, аспиранты и клинические ординаторы раньше не работали и потому не имеют трудовых книжек, то сведения об их работе в студенческих лагерях, во время прохождения производственной практики, а также о выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики на основании справок будут вноситься предприятием, где они в дальнейшем будут работать.
К трудовым книжкам по месту работы вносятся отдельной строкой (до заноса сведений о работе предоставленном предприятии) с ссылками на даты, номера и названия соответствующих документов такие записи:
о длительности службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на тех, кто проходит службу, не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием дать призыву (зачисление) и дать освобождение из службы;
- о длительности учебы в профессиональных учебно-воспитательных и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центрах, пунктах и тому подобное);
-- о длительности учебы в высших учебных заведениях (сюда входит и длительность работы в студенческих лагерях, на производственной практике, выполнение научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о длительности пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме случаев, отмеченных выше мелким шрифтом;
- о работе как членов колхоза (если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников);
- о времени ухода за инвалидом 1-ї группы или за ребенком-инвалидом в возрасте до 16 годов, а также за пенсионером, который согласно с выводом медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем досмотре (п. Е ст. 56 Закона Украины «О пенсионном обеспечении»), в том числе за престарелым, который достиг 80-летнего возраста (согласно с медицинским выводом);
- о периоде получения помощи в связи с безработицей вносится в трудовую книжку центром государственной службы занятости населения.
В случае возобновления в установленном порядке непрерывного стажа для определения помощи за государственным социальным страхованием в графу 3 раздела «Ведомости о работе» за последним местом работы вносится запись:
«Непрерывный трудовой стаж возобновлен из (дата)», а в графе 4 делается ссылка на постановление президиума соответствующего совета профсоюзов или президиума ЦК. соответствующего отраслевого профсоюза.
В трудовых книжках работников, занятых на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранения непрерывного трудового стажа в случае возвращения в установленный срок на сезонную работу после межсезонного перерыва, в гра4)і Из раздела «Ведомости о работе» записывают: «Непрерывный трудовой стаж сохраняется».
Трудовые книжки граждан, которые работают по трудовым договорам в иностранных представительствах, в иностранных |
|
|
Скачать 31.91 Kb.