Лекция №1 (1). Курс лекций по дисциплине Управление проектами в сфере ит для студентов мгту станкин, обучающихся по направлению 09. 04. 01 "Информатика и вычислительная техника" по профилю направления 09. 04. 01
 Скачать 316.64 Kb.
|
|
Разработка и внедрение информационной системы управления проектом. Информационная система управления в той или иной степени уникальна для каждого проекта. ИСУП создается на стадии запуска проекта и прекращает свое существование с момента закрытия проекта. Таким образом, руководство проекта должно быть способно создать эффективную информационную систему за относительно короткий период времени. Это возможно лишь в том случае, если общая структура ИСУП, ее основные элементы и методы развертывания системы заранее разработаны, согласованы и задокументированы. Другими словами, стандартные подходы к управлению проектами, элементы организации, управленческие процедуры и документы, инструментальные средства должны быть внедрены и освоены в организации в целом. Тогда менеджер проекта способен быстро создать систему управления конкретным проектом на основе стандартных подходов и элементов. В общем виде три основные стратегии должны быть рассмотрены при определении подхода к разработке системы управления проектами в организации: 1. Разработка собственной специализированной системы или настройка существующих систем. 2. Использование унифицированных систем календарного планирования и управления проектами, доступных на рынке. 3. Интеграция существующих подсистем по функциям и по данным. Разработка собственной специализированной системы, как правило, требует значительных капиталовложений, времени и высококвалифицированных специалистов. Данная стратегия может быть выгодна для специфических проектов и областей управления проектами, где применение универсальных систем не эффективно. с любом случае, применение промышленных систем календарного планирования и управления проектами в рамках ИСУП требует их настройки на предметную область, а часто доработки специфических функций и интеграции другими системами. Независимо от выбранной стратегии, главная задача разработчиков состоит том, чтобы максимально приблизить информационную модель, поддерживаемую системой, к реальной организационной структуре и управленческим процедурам проекта. Прежде всего, необходимо выбрать степень необходимой детальности планирования и контроля: - только планирование или планирование и контроль хода проекта; - планирование и контроль лишь сроков выполнения работ; - планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов; - детальное планирование использования ресурсов; - многопроектное планирование и управление. Полезно заранее определить примерные требования к размерности проектов и детальности планирования, организационной структуре управления отчетности. Сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми? Каково примерное количество задач в одном проекте? Сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте и как будут разделяться ресурсы между проектами? Кроме того, на выбор пакетов проектов могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области. Например, специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т. п. Немаловажными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать ПО. Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей профессионалов, т. е. специалистов основным видом деятельности которых является администрирование проекта. Для редких пользователей пакетов УП важным является простота использования и скорость получения результата. Отметим также, что в крупных организациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. И, значит, задача для таких организаций состоит не в том, чтобы стандартизироваться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, поддерживающих процедуры обмена данными. Разработка информационной системы.Можно выделить три основныхстадии разработки информационной системы управления: 1. Изучение и анализ возможностей автоматизации процедур управления. 2. Проектирование и разработка системы. 3. Тестирование и подготовка документации. На первой стадии производится обследование существующих информационных систем и ресурсов организации, анализ информационных потребностей руководства на разных уровнях управления. Команда, выполняющая обследование, должна включать как специалистов в области методов управления проектами, хорошо ориентирующихся в организационной структуре компании, так и технических специалистов, системных аналитиков. Обследование предполагает проведение серии интервью со специалистами на разных уровнях управления. Интервью должно быть тщательно спланировано по содержанию и последовательности. Опросный лист должен содержать описание позиции интервьюируемого в организации в реализуемых проектах, включая обязанности и ответственность, выполняемые задачи и контакты. Задача интервью – выявить входную и выходную информацию для данной позиции, описать выполняемые процедуры, применяемые системы и подходы, существующие проблемы и предложения по их разрешению. Информация, полученная в результате проведенного обследования, обрабатывается и обобщается. В итоге должна быть разработана общая организационная структура управления с описанием выполняемых процедур и существующих проблем. На основе данного документа разрабатывается концепция информационной системы управления, детальное описание подсистем, обеспечивающих поддержку тех или иных управленческих функций, план создания системы, включающий оценки по срокам, бюджету и потребностям в специалистах. На второй стадии формируется команда разработчиков, состоящая из руководителя проекта разработки, постановщиков задач и программистов. Проектирование заключается в разработке функциональной спецификации, спецификации обмена данными, а также в технической спецификации, описывающей архитектуру системы, описание критериев и процедуры приемки системы. Разработка включает поставку и настройку стандартных пакетов, доступных на рынке; освоение специализированных подсистем; поставку необходимого оборудования; интеграцию системы в целом. На стадии тестирования проверяется работоспособность отдельных подсистем и системы в целом, оценивается соответствие полученных решений исходной спецификации и реальным потребностям пользователей. Параллельно разрабатывается документация на ИСУП, которая включает в себя документацию для администратора системы и инструкции пользователей. Данные инструкции должны быть согласованы с принятыми в организации процедурами планирования и управления проектами. Важно отметить, что затраты на разработку каждой конкретной ИСУП зависят от сложности системы, которая диктуется потребностями конкретного проекта, зависят от количества времени и денег, отпущенных на создание информационной системы, а также от знаний и опыта ответственных за создание системы разработчиков. Внедрение системы.Определенные трудности освоения системыуправления проектами могут быть связаны с необходимостью внедрения и использования новых управленческих технологий. Таким образом, разработка и настройка программного обеспечения еще не дают гарантии, что данное ПО будет эффективно применено. Процедура внедрения системы призвана помочь преодолеть данную проблему. Масштабы использования систем управления проектами в различных организациях могут существенно варьироваться. Сложность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако, даже в относительно простых ситуациях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Еще на стадии проектирования важно вовлечь потенциальных пользователей в процесс разработки и тем самым заручиться их поддержкой. Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок при планировании внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем. 1. Цели проекта и ожидаемые результаты не определены заранее или определены не в полном объеме. Жесткие временные ограничения, нетерпение или непоследовательность руководства могут не позволить реализовать цели проекта в полном объеме. Планирование ввода в эксплуатацию всех функций системы управления проектами одновременно. Внедрение системы для управления проектами в полном объеме может предусматривать использование целого ряда новых технологий, например, установку глобальной информационной сети и баз данных «Клиент-сервер», а реализация различных функций может влиять на работу разных подразделений и специалистов (например, разные отделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализации временного, ресурсного и стоимостного видов планирования работ). Все это может привести к значительному усложнению проекта и сделает проблематичной стабилизацию работы системы в целом. 2. Планирование перевода сразу всей организации на использование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычислительную сеть, вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно, отдел за отделом. Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами заключаются в следующем. 1. Важно четко представлять преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кого это может касаться на разных уровнях управления в организации (как с непосредственными пользователями системы, так и с пользователями/поставщиками информации для системы). 2. Последовательное внедрение и использование функций планирования и управления от простого к сложному. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции стоимостного планирования и контроля и только после этого переходить к ресурсному планированию. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, как процедуры использования основных ее функций освоены. 3. Последовательное внедрение системы, начиная с отдельных небольших проектов и функциональных отделов. Начать лучше с небольшого проекта с достаточно квалифицированной командой исполнителей. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники, более заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и более способные в их освоении. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные проекты и отделы в организации. Когда система начнет реально работать в организации, противникам ее использования придется тоже перейти в ряды пользователей. Важно убедиться, что руководители отделов осведомлены о планах внедрения новой системы и действуют в соответствии с планом. 4. План внедрения системы не должен ограничиваться лишь настройкой программного обеспечения и обучением пользователей функциям системы. Проекты по установке новых систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают гораздо более широкий спектр задач – от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обязанностей. В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов – проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации. Отличительной особенностью данного типа проектов является то, что от успеха или провала проекта может зависеть эффективность функционирования организации в целом или ее отдельных подразделений. По этой причине тщательное планирование и контроль не только технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретает особую важность. |