ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ И СОСТАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ ПЕРЕПИСКИ. ПЕРЕПИСКА. Курсовая работа дисциплина Архивоведение (наименование) Тема особенности оформления и составления внутренней переписки (наименование) Шифр
 Скачать 41.04 Kb.
|
1 2 В настоящее время внутренняя переписка играет существенную роль в деятельности любой организации. В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Пишут заявления, информируют друг друга уведомлениями о ходе проделанной работы или о том, как ее надо сделать. Такие документы часто имеют большое значение и, следовательно, должны иметь юридическую силу. Как правило, будет вестись внутренняя переписка, т.е переписка между структурными подразделениями организации и должностными лицами с помощью официальных, докладных, аналитических записок, поэтому по инструкции по делопроизводству следует определить, какие документы используется для внутреннего обмена информацией. Внутренний документ – это официальный документ, который не выходит за рамки организации, его подготовившей. Эти документы используются для организации работы учреждения (организации), так как обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач внутри организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Независимые группы внутреннего документооборота готовят протоколы и мероприятия, плановые и отчетные документы, документы по учету материально-денежного имущества, внутренней служебной переписки, личного состава и т.д. Внутренние документы обычно публикуются или собираются в одном экземпляре, который после публикации или завершения работы над документом сохраняется в файле. Работа с внутренними документами строится по той же схеме, что и работа с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, видение, подписание (одобрение) руководителя. Только в конце документ не отправляется из компании, а передается на исполнение ответственным сотрудникам. Документы, затрагивающие права и интересы работников, а также административные документы рекомендуется согласовывать с юристом, а все финансовые документы – с бухгалтером. Виза для начальника отдела кадров требуется по приказу персонала. Свою тему считаю особенно актуальной, т.к ни одна организация без внутренняя переписка не обойтись, но мало кто знает, как правильно писать и оформлять такие документы, как обращаться официально в органы или к другому лицу в организации, которое документ будет соответствовать той или иной ситуации. 1.1 Валидация документов внутренняя переписка. В разных организациях при разработке проекта или в процессе производства сотрудники переписываются друг с другом. Очень часто производственная переписка содержит достаточно важную информацию, так как сотрудники в ней описывают объем и качество выполненной работы или пишут, как она должна быть выполнена. Следовательно, такая переписка должна иметь юридическую силу. Для придания документу юридической силы необходимо соблюдать следующие правила: • Когда работодатель создает документ внутренней корреспонденции, он должен соблюдать применимые правовые нормы; • сотрудник может выдать документ только в пределах своей компетенции; • работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также знакомить с ними работников (при необходимости). Правоприменение документы внутренняя переписка Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи: 1. Выражает и оформляет письменное мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника либо носит характер информирования другой стороны. 2. Является неотъемлемой частью процедуры расторжения трудовых договоров, перевода работников, оформления отпусков и других кадровых процедур. 3. Служит необходимой документацией при рассмотрении трудового спора. 4. Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо выполнение следующих условий: 5. Документ должен быть правильно оформлен, со всеми необходимыми для него реквизитами. 6. Документ должен иметь регистрационный номер по реестру входящей и исходящей документации. 7. Этот документ должен быть официально подтвержден покупателем. Например, в виде резолюции. 8. Документ должен храниться в соответствии с установленными архивными требованиями. Чаще всего сотрудник ведет внутреннюю переписку, используя заявления, служебные записки и служебные записки. Документы для внутренняя переписка готовятся не только при необходимости обмена служебными сообщениями между работниками, но и между начальниками отделов и работниками, начальниками одних отделов и другими и так далее В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать, что это в электронном виде документ создан этим конкретным сотрудником (даже при вводе пароля необходимо доказать, что никто, кроме этого конкретного сотрудника, не знал пароль для доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется подготовить документы в бумажном виде, заверить своей подписью и зарегистрировать через должностное лицо в компании, ответственное за регистрацию документа. Придать такой переписке юридическую силу можно, если сотрудник распечатывает электронные сообщения, а должностное лицо регистрирует их. Кроме того, внутренние документы в компании (внутренние локальные нормативные акты) должны быть закреплены как рабочий механизм общение – это именно такой способ обмена информацией, как и частота проверки сообщений. 1.2 особенности оформления и составления Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение определенных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является информационным документом, содержит изложение каких-либо фактов, событий без мнения автора по существу затронутых вопросов. Внутренние справки не выходят за пределы организации и относятся к категории внутренних документов. Они выдаются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутреннего сертификата: • адресат; • название текста; • текст; • отметка о наличии приложения (если есть); • отметка о спортсмене (при необходимости); • виза; • подпись; • свидание; • регистрационный индекс. Составителем внутреннего справочника (структурного подразделения организации) указывается в шапке документа слева вверху угол. Название организации обычно включается в наименование должности руководителя организации при регистрации необходимых «адресов». Поскольку внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения - автора документа может быть указано не в шапке справки, а в атрибуте «подпись». Согласно Примерному перечню сертификаты имеют постоянную и временную юридическую силу. Резюме - документ, содержащий общую информацию по какому-либо вопросу (резюме предложений, резюме замечаний, требований). Как правило, в сводке концентрируются данные из разных источников по определенным параметрам, относящимся к одному предмету. Резюме может содержать данные только из одного источника в случае систематизации, логической обработки, обобщения. В аннотации допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и характеризовать фактический материал по одному или нескольким показателям. В целом, резюме составляется по тем же правилам, что и справка. Обязательными реквизитами в резюме являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (РЕЗЮМЕ), дата документа, регистрационный номер адресата, название текста, текст, подпись. Текст резюме обычно оформляется в виде таблицы. Резюме подписывается заведующим отделением или составителем. Отчеты имеют временное, долгосрочное и постоянное время хранения (Типовой список). Памятка представляет собой информационный документ, адресованный вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий подробное изложение какой-либо проблемы с выводами и предложениями составителя. Записки могут быть составлены по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых задач, об автоматизации производства и т.п.), по кадрам (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), об административно-финансовых вопросы (о ремонте, об утере паспортов и удостоверений, об организации складских помещений и др.). В зависимости от содержания и целевого назначения записки бывают инициативными (внесение предложений, изложение просьб, фактов, явлений) и отчетными (о ходе, состоянии, завершении какой-либо работы, распоряжений, планов, о результатах командировки, проверки, и так далее). Внутренние записи готовятся на стандартных листах бумага формата А4. Бланки внутреннего меморандума имеют тот же состав реквизитов, порядок их размещения и правила оформления, что и акты. Текст записки состоит из двух частей. Первая (вводная) часть описывает состояние проблемы, факты, послужившие причиной составления документы и их анализ. Текст записки не должен начинаться со слов: «Обращаю ваше внимание». Предпочтительны следующие устойчивые обороты: «От вашего имени исполнено...», «По приказу...», «По плану...» и т.п. Вторая (основная) часть записки содержит выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст примечания словами: «Внесено в обработку», «Уведомлено о принятии решения» и т д. В конце текста записки должно быть четко изложено предлагаемое предложение (просьба и т д.) или сделаны выводы. Полный текст уместным со словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т д.)...», «Предлагаю...», «Прошу...» и т д. Дата записки совпадает с датой подписания. Доверенность представляет собой письменное полномочие, данное лицом (доверителем) другому лицу (доверительному управляющему) на представление интересов доверителя в отношениях с третьими лицами. Основные детали: • фамилия, имя и отчество уполномоченного лица; • наименование должности администратора; • тип действий, на которые уполномочен администратор; • образец подписи уполномоченного лица; • срок действия доверенности; • подпись руководителя и бухгалтера; • Герметизация. При выдаче доверенности на физическое лицо документ должен содержать персональные данные о лице, выдающем доверенность (фамилия, имя, отчество, место жительства) и вид действий по доверенности. Имеет временный срок годности. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных задач, стоящих перед этой организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней). Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения нижестоящих лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки проведения этих мероприятий. Заказы по основной деятельности оформляются на общей форме формата А4 или на отдельной форме для заказов. Кроме реквизиты формы при подготовке и оформлении заказа используются следующие реквизиты: • - название текста; • - текст; • - виза; • - подпись; • - свидание; • - регистрационный индекс. Текст заказа обычно состоит из двух частей: указывает и управленчески. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины оформления заказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается абзацем со словами «в связи с», «в порядке», «в соответствии с» и т д. Цели и задачи предусмотренных действий и основания для вынесения приказа порядок изложены в виде предложений с отглагольными существительными, согласующимися с контрольным словом («в связи с», «чтобы») в роде, числе и падеже. Обычно существительные употребляются в творительном или родительном падеже. Административная часть приказа по основному виду деятельности начинается со слова «ЗАКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с позиции табуляции 0 (от края до левого поля), без кавычек и без печати. Перед командным словом (в конце операторной части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи. Текст действий, прописанных в административной части приказа начинается с новой строки и начинается с абзаца. Если выполнение заказа предполагает выполнение действий иного характера, планируемые мероприятия определяются постатейно. Сроки хранения заказов различаются, они имеют временные, длительные и постоянные сроки хранения. Приказ - правовой акт, издаваемый исключительно руководителем, в основном, коллегиального органа государственного управления для решения оперативных вопросов. Как правило, он имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. Порядок составления и издания приказов в целом аналогичен порядку издания приказов по результатам деятельности организации. Отличия заключаются в следующем: административная часть отделяется от изложенной частью словом «ПРЕДЛОЖЕНИЕ» или «ОБЯЗАТЕЛЬНО», что тождественно в приказах печатается на отдельной строке от поля прописными буквами, либо без слова, т.е сразу после указанной части после двоеточия. Приказы оформляются на бланке приказа (форма на конкретный вид документа). Обязательными реквизитами для заказа являются: • название компании, • наименование вида документа (ЗАКАЗ); • свидание; • регистрационный номер документа; • место составления или публикации; • название текста; • подпись; • документ об утверждении визы. Заказы имеют постоянный срок хранения. Протокол - документ, определяющий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом. Протокол отражает совместную деятельность по принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Они готовятся на основе черновых заметок, сделанных в ходе собрания, стенограмм заседания или аудиозаписи, а также материалов, подготовленных к собранию. Ответственность за составление протокола возлагается на секретаря (ответственного секретаря) коллегиального органа или секретаря руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность протоколов. Существует два типа протоколов: полный и короткий. Полный протокол содержит обзор всех выступлений на собрании, краткий – только имена выступавших и краткую заметку по теме выступления. Решение о том, какой формы протокол вести на собрании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Протокол составляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специальной форме протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: ◦ название организации; ◦ название типа документа; ◦ дата и номер протокола; ◦ название текста ; ◦ Подписи. В названии протокола должно быть указано наименование коллегиального органа или собрания. Заголовок грамматически соответствует названию типа документа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной части. Вступительная часть составляется одинаково в полной и краткой форме протокола. В нем указываются: фамилии председательствующего и секретаря, фамилии или общее количество участников собрания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих заносятся в протокол в алфавитном порядке последовательность с указанием места работы и должности. В протоколах очередных заседаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Сроки хранения протоколов варьируются от временных до постоянных. 1.3 перемещение документов внутри организации Внутренний документооборот состоит из документов, создаваемых и используемых внутри самого аппарата управления, и не выходит за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Интерьер поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в рамках одного учреждения, организации. К внутренним документам относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенция, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положений, уставов, учредительных договоров, должностных инструкций, положений, правил, штатных расписаний и др. функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, инструкции, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документооборота готовят протоколы и мероприятия, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и финансовых ресурсов, оборудования, персонала и др. фе рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями аппарата управления, вместо этого следует использовать бездокументарные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике широко распространена внутренняя переписка. Подготавливается отчетная (служебная) и объяснительная заметки, отчеты. Каждый документооборот имеет достаточно устойчивый маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и принятой в организации технологии работы с документами. Наиболее нерегулируемыми являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение управленческих документов обычно упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеют регламентированных маршрутов и влекут за собой наиболее значительные потери времени на прохождение документов. Передача документов в организациях между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы переносится с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Обращение отдельных видов внутренних документов имеет функции: проекты распорядительных документов после подготовки и утверждения с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности оформления и соответствия подготовительных документов действующему законодательству. При составлении и составлении протоколов, фиксирующих ход совещаний, совещаний, исключается стадия разработки проекта и его утверждения. Сложите документы (сложите) и вложите в конверты. Протоколы, содержащие указания отдельным должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде выписок из протокола. Меморандумы на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки и другие внутренние документы оперативного характера оцениваются должностным лицом, которому они направляются, после чего обычно передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения или размещаются в файле. 1.4 система регистрации документов внутренняя переписка Система для регистрации в компании необходима для: • учитывает наличие документов и отслеживание их движения; • придать юридическую силу документам компании; • оптимальная организация внутреннего документооборота в компании; • для защиты интересов работодателя в случае правового конфликта. В этом случае система регистрации журнала подтвердит факт создания документа на конкретную дату. Внутренние документы регистрируются в РКК1 или в реестрах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При небольшом документообороте внутренние документы могут быть зарегистрированы в реестре исходящих документов. Оформление распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов. Распорядительные документы об основной деятельности, о кадрах, об административно-финансовых вопросах оформляются отдельно. Распорядительные документы по личному составу, для которых в законодательстве Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно. Регистрационный индекс распорядительного документа, протокола серийный регистрационный номер, присвоенный ему в течение хозяйственного года. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, инструкции) по личному составу является порядковый номер, присвоенный ему в течение служебного года, дополняется буквой «к» (для документов со сроком хранения 75 лет) или «л» (для документов со сроком хранения 3 года). Совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют сводные индексы, в том числе порядковые номера, присвоенные им организациями, их составившими. Регистрационные указатели банкнот, сертификатов и др справочно-справочным документам присваиваются порядковые номера в пределах канцелярского года, которые могут дополняться журналами дел по номенклатуре дел. Документы, требующие контроля исполнения, передаются в службу контроля для завершения РСК. Контрольно-справочные файлы создаются из РКК для внутренних документов. Количество журналов (бухгалтерских книг), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Необходимо соблюдать следующие правила ведения учета. Журналы должны: • иметь твердую обложку (для соблюдения прочности); • провести склейку (для доказательства невозможности или сложность удаления листа или добавления листа в существующий журнал); • иметь пронумерованные страницы от начала до конца: • быть прошитым; • содержать примечание о сертификации. Он состоит из указания наименования журнала, количества прошитых, нумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и распечатки подписи руководителя организации и даты выхода журнала. Удостоверяющая подпись крепится на оборотной стороне журнала снаружи или снаружи; • заверяться печатью юридического лица и подписью руководителя организации. Внутренний вид журналов, где можно регистрировать документы для внутренняя переписка, разработан самими организациями, так как единых журналов не существует. 1.5 систематизация документов. Номенклатура дел систематизация означает распределение элементов объекта (документальной информации) по признакам родства, т е классификацию и классификацию их. На практике наиболее простой классификацией документов является их группировка в определенные предметные комплексы, так называемые «дела». В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировки информации документа: именной, тематический, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный ЗАКЛЮЧЕНИЕ Целью данной работы была оценка деловых писем, особенно внутренней корреспонденции. Так что документы для внутренняя переписка нельзя недооценивать — зачастую от правильного оформления и оформления зависит признание законности процедуры. Но именно с этими документами работодатели часто не знают, как с ними обращаться. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что влияет не только на юридическую силу документа, но и на проводимые в компании управленческие процедуры. Зачастую из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может использовать законные методы для применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но все же лучше предотвратить негативные последствия, чем бороться с результатами. В заключение своей работы хотелось бы отметить, что изучение особенностей написания деловых писем является крайне важным навыком для современного человека, так как без него невозможно полноценно работать и общаться с другими людьми. В то же время следует отметить, что деловая переписка сегодня более личная и динамичная. Умение четко изложить положение дел, суть дела, однозначно сформулировать требование, предложение, просьбу, убедительно обосновать свою позицию не приходит само собой. Для умелого составления деловых писем требуется практика и знание большого количества средств речи. БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 1. http://www.5ka.ru/103/51206/1.html 2. http://www.hr-portal.ru/article/delovoe-pismo-osobennosti-oformleniya.html 3. http://www.delopis.ru/html 4. http://www.ref.by/refs/104/24653/1.html 5. ГОСТ Р6.30-2003 6. С.П. Кушнерук «Документная лингвистка», В., 1999 7. В.В. Паневчик «Деловое письмо» 8. А.А.Жданов, И.Ф.Жданова «Деловые письма и контракты» 9. М.Ю.Рогожин «Деловые документы в примерах и образцах», М., 2003 10. Е.С.Игнатьева «Международный этикет. Особенности делового этикета», Ростов н/Д, 2008 1 2 |