Виды документов и методы их анализа. Курсовая В. Курсовая работа По дисциплине Управление персоналом
 Скачать 57.46 Kb.
|
|
1.3 Порядок движения документов Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников. Однако это не значит, что организация документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов. Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда, например, исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки; параллельное выполнение различных операций в целях сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; передача учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов, результатах контроля и других сведений в службу документационного обеспечения с помощью регистрационных карточек, без документными способами, исключающими возвратное движение самих документов; необходимость предусмотрения всех возможных вариантов движения документов. Вычленение из системы документооборота конкретных технологических операций может осуществляться только на основе анализа его структуры. Естественно, что само структурирование должно иметь прикладное прагматическое значение, поскольку только в таком случае оно может получить реальное применение. Поскольку документная информация имеет ценность только в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую «сама по себе» и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом. При организации рациональной системы документационного обеспечения в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документе поток, документационный технологический процесс. В предыдущем разделе была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов прежде всего по направлениям документе потоков: документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам; документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток. Основными управляемыми параметрами документопотока являются: содержание или функциональная принадлежность; структура; режим документопотока; направление документопотока и его объем. Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах. Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации. Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой ДОУ контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие. Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т. д. Решающими при оценке и организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки документов сливаются в единый поток в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем вновь распадаются, расходясь по исполнителям. По функционально-целевому назначению это в основном информационные документы о состоянии объектов управления, плановая, распорядительная, финансовая документация. Безусловно, состав входящей документации значительно разнообразнее, сеточный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры. Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документацией, образует поток исходящих документов субъекта управления. [4, с 58] К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей. Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периодической документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановые, финансовые, статистические и т. д.) движутся в организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства. Практическая реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе ДОУ групп документов, в состав которых обычно включают: поздравительные письма и телеграммы; пригласительные билеты; корреспонденцию с пометкой «лично»; документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки и т. д.); документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки, копии платежных требований и т. д.); документы первичного статистического учета и отчетности (в соответствии с унифицированными системами документации); документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы и т. д.); документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли (периодические издания, рекламные материалы, плакаты, выставочные буклеты и т. д.); документы, поступающие в адрес общественных организаций. Наличие в системе документооборота переменной части определяет специфику адресности движения документов и режимы их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке недостающую информацию об исполнителях и, как правило, режиме исполнения. Поэтому затраты руководителей на рассмотрение поступающей корреспонденции определяются прежде всего долей переменной части, а не их личным стилем работы. Уменьшение нагрузки руководителей в обработке корреспонденции возможно с помощью анализа состава этой корреспонденции, определения степени ее периодичности и расширения на этой основе состава постоянной части входящего и исходящего документопотоков. Так, для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делегирование полномочий подписания документов, не ограниченное законодательством и находящееся в компетенции руководителя организации. Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его документов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения постоянных документопотоков решаются путем разработки и внедрения общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установления рациональной периодичности или сроков предоставления документов постоянным корреспондентам, зафиксированным в системах управления. В организациях, на основе действующих УСД, собственного опыта и сложившейся практики также целесообразно рационализировать документопотоки. Поскольку документопотоки- это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки документов можно только в комплексе с определением содержания и особенностей деятельности субъектов и объектов управления, выявлением системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава информационного обеспечения принятия этих решений, вычленением той его части, которая обеспечивается циркулирующими в организации документами. Основные цели исследования документопотоков организаций: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов. Наиболее эффективными методами совершенствования потоков документов в настоящее время общепризнаны: построение информационных моделей, создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов, унификация текстов документов, создание эффективных информационно-поисковых систем, регламентирование документообразования и прохождения документов, введение компьютерных технологий обработки информации. Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Особенность анализа документопотоков - включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов. Приведем маршрутно-технологическую карту подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов. Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов. При более сложных методах обработки собранных сведений, генерирования новых идей, проектирования банка данных анализ производится с помощью построения информационных моделей. Составленные тем или иным методом модели организации документооборота могут иметь самостоятельное значение и должны быть утверждены в качестве нормативных документов организации. Однако на практике, исходя из традиций, модели организации документооборота имеют вспомогательное значение и редко включаются даже в инструкции по делопроизводству. Результаты аналитической работы по изучению, регулированию и оптимизации документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научи о методическом потенциале действующей в организации службы ДОУ и культуре труда руководства и сотрудников. [9, с 215] 2. Анализ документооборота на примере ОАО «Нефтьмонтаж» 2.1. Краткая характеристика ОАО «Нефтьмонтаж» Открытое акционерное общество ОАО «Нефтьмонтаж» образовалось в 1993 году на основе объединения рабочих и ИТР треста «Запсибнефтехимонтаж» Минмонтажспецстроя СССР, было зарегистрировано как ЗАО «Нефтьмонтаж». Тогда это было небольшое строительное предприятие с численностью работающих около 30 человек. В 1997 г. ЗАО «Нефтьмонтаж» было реорганизовано в ОАО «Нефтьмонтаж». В результате эмиссии акций был привлечен дополнительный капитал, что посолило сделать немалые капвложения в развитие производственной базы предприятия. Сегодня ОАО «Нефтьмонтаж» - это крупное строительное предприятие и один из главных подрядчиков ОАО «Сургутнефтегаз», осуществляющий строительство и ремонт магистральных и внутрипромысловых трубопроводов, нефтепромыслового оборудования, объектов газового хозяйства, а также обустройство нефтяных месторождений. В 1998г. ОАО «Нефтьмонтаж» начало расширять географию своей деятельности, были заключены субподрядные договора на производство работ на нефтепромысловых объектах ОАО «ЛУКойл», а в 2000г. уже производились строительно-монтажные работы на объектах подготовки нефти ОАО «Юкос». ОАО «Нефтьмонтаж» имеет свои филиалы в городах Сургуте, Лянторе, Уфе, недавно был сформирован филиал в г. Новотроицке Оренбургской обл. «Нефтьмонтаж» год от года увеличивает объемы капитального строительства, период 2000г. - 2001г. стал наиболее благоприятным для деятельности предприятия. В этот период предприятие получило большой объем заказов на производство СМР. Определяющим фактором здесь явилось то, что заказчики ОАО «Нефтьмонтаж» направляли больше средств на капвложения, полученных за счет повышения мировых цен на нефть. Но сегодня предприятие уже ощущает недостаток в объемах заказов на СМР. Поэтому задача поиска новых заказчиков является одной из приоритетных для ОАО «Нефтьмонтаж», иначе необходимо разработать план мероприятий по снижению постоянных расходов. АО стремится концентрировать усилия для реализации программы снижения себестоимости СМР, расширения сферы деятельности и географии. Объем СМР в 2002г. ценах 1991г. составил 580 миллионов рублей. Перечень видов работ, на осуществление которых предоставлено право ОАО «Нефтьмонтаж» Выполнение строительно- монтажных работ для зданий и сооружений уровня ответственности. Подготовка строительной площадки. Земляные работы (планировка площадей; разработка грунтов; укрепление и уплотнение грунтов; устройство дренажей и конструкций из камня; благоустройство.) Специальные работы в грунтах - свайные работы (все виды свай), погружение и извлечение шпунта. Возведение несущих и ограждающих конструкций, зданий и сооружений высотой до 40 метров (монтаж металлоконструкций и установка арматуры; устройство конструкций из монолитного бетона, кроме несущих конструкций многоэтажного строительства; устройство железобетонных конструкций; возведение специальных сооружений - резервуаров стальных вертикальных цилиндрических, газгольдеров, мачт; и др.) Работы по устройствам наружных инженерных сетей и оборудования (колодцев, площадок, оголовков, лотков; прокладка сетей электроснабжения до 35 кВ; установка запорной арматуры; монтаж санитарно- технического оборудования; прокладка тепловых сетей водоснабжения; прокладка канализационных сетей; устройство дорожных оснований и покрытий при благоустроительных работах; строительство и ремонт магистральных трубопроводов). Лицензия 62 СТМ10-1916 от 05.01.02г., 62РТ№ 10-1954 от 30.01.02г. Контроль качества строительно-монтажных работ (контроль неразрушающими методами сварных соединений и материалов при ремонте и монтаже объектов. Исполнительный орган общества (единоличный) - руководство текущей деятельностью общества осуществляется генеральным директором. К его компетенции относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества, за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции общего собрания акционеров и совета директоров общества. Уставный капитал составляется из номинальной стоимости акций, приобретенных акционерами (размещенных акций). (Цифровые данные на предприятии не предоставлялись). Уставный капитал общества разделен на 10 обыкновенных именных акций, акции общества выпускаются в бездокументарной форме. В дальнейшем общество вправе выпускать иные виды акций и других эмиссионных ценных бумаг в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах» и Уставом Общества. ОАО «НМ» размещает обыкновенные акции и вправе размещать один или несколько типов привилегированных акций. Номинальная стоимость размещенных привилегированных акций не должна превышать 25% от уставного капитала общества. Акционеры-владельцы обыкновенных акций имеют право на получение дивидендов только после владельцев привилегированных акций, размер дивидендов по которым определен в уставе общества. Привилегированные акции общества одного типа имеют одинаковую номинальную стоимость и предоставляют акционерам - их владельцам одинаковый объем прав. Голосующей является акция, предоставляющая акционеру - ее владельцу право голоса либо по всем вопросам компетенции общего собрания, либо по отдельным вопросам, оговоренным в уставе. По решению общего собрания акционеров общество вправе произвести дробление размещенных акций общества, в результате которого одна акция конвертируется на две или более акций общества той же категории (типа). При этом в устав общества вносятся соответствующие изменения относительно номинальной стоимости и количества размещенных и объявленных акций общества соответствующей категории (типа). Высшим органом общества являются учредители общества, которые руководят деятельностью общества в соответствии с законодательством и Уставом. Общее собрание может принимать к своему рассмотрению и решать любые вопросы, связанные с деятельностью Общества. Руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом -генеральным директором, он избирается общим собранием участников Общества на срок не менее двух лет. Генеральный директор на основе действующего законодательства самостоятельно определяет порядок найма и увольнения работников, формы, системы и размеры оплаты труда, а также распорядок рабочего дня, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания и т.д. |