Виды документов и методы их анализа. Курсовая В. Курсовая работа По дисциплине Управление персоналом
 Скачать 57.46 Kb.
|
|
Автономная некоммерческая организация высшего образования «Российский новый университет» (АНО ВО «Российский новый университет») ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ФИНАНСОВ Кафедра управления персоналом Курсовая работа По дисциплине: «Управление персоналом» Студента (ки) 4 курса института экономики, управления и финансов __________________________________________________формы обучения Винокурова Ивана Валерьевича (фамилия, имя, отчество) Тема: Виды документов и методы их анализа Руководитель: ___________________________________________________ (ученая степень, ученое звание) Мельников Владимир Юрьевич (фамилия, имя, отчество) Защитил Оценка « » ______2021г. __________ Москва 2021г. Содержание Введение…………………………………………………………………...3 1. Организация документооборота на предприятии ……………….…..5 1.1 Понятие документооборота. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию ……………………………………….......5 1.2 Исполнение документов ………………………………….….…..…12 1.3 Порядок движения документов……………………………………. 15 2. Анализ документооборота на примере ОАО «Нефтьмонтаж» ……23 2.1 Краткая характеристика ОАО «Нефтьмонтаж» ……………….......23 2.2 Организация, основные этапы документооборота в ОАО «Нефтьмотаж» ……………………………………………………………………………..27 2.3 Регистрация и контроль исполнения документов в ОАО «Нефтьмотаж» …………………………………………………………………………......29 2.4 Номенклатура, формирование дел и классификационная схема…33 2.5 Подготовка и передача дел в архив………………………………...36 Заключение……………………………………………………………....38 Список используемой литературы……………………………………..41 Введение Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах. Современное социологическое исследование невозможно без использования документальных источников. Изучение документов помогает выявить тенденции и динамику их изменений и развития. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов. Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей. Так, например, протокол - вид документа. Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и др. Или: акт - вид документа, его разновидности - акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др. Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы: организационные, распорядительные, справочно-информационные документы. К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, к распорядительным - постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.д. К ОРД относится также документация по личному составу, или кадровая документация. Это заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы. [5, с 56] Таким образом, каждая функция управления отражается в определенных документах, служащих способом и средством реализации управленческих решений. Целью данной работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о видах документов, применяемых в управленческой деятельности, их развитии и классификации.изучить систему документации и определить понятие документа, исследовать организацию документооборота на предприятии. Объектом исследования при написании данной работы является предприятие ОАО «Нефтьмонтаж». Предметом исследования стали особенности и пути совершенствования документооборота на предприятии. Основные задачи решаемые в данной работе следующие: Рассмотреть: понятие документооборота и экспедиционную обработку документов, поступающих в организацию; Исследовать порядок исполнения и движения документов; Проанализировать организацию документооборота на примере ОАО «Нефтьмонтаж». 1. Организация документооборота на предприятии 1.1. Понятие документооборота. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения. Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, исходя из прагматических соображений рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов. По определению, документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы (вопросы регистрации документов выделены в самостоятельный раздел): экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию; предварительное рассмотрение документов службой ДОУ; организация рационального движения документов внутри организации; экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов. Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Более предпочтительной справедливо считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, — это позволяет повысить производительность труда, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения создания полноценной информационно-поисковой системы и их учета этому же лицу должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях, оказавшимися в конкретном случае в роли курьера), так как цель первого этапа — зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.[7, с126] Этому сотруднику для обработки должна передаваться вся корреспонденция независимо от адресата. Заказная и конфиденциальная корреспонденция также проходит экспедиционную обработку. При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи: «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается (как и в документах, полученных по проводной связи) точное время их получения. В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в их обязанности. При получении корреспонденции прежде всего должны быть проверены правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов и наличие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту. Но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также корреспонденция, адресованная общественным организациям. При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях: в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке); в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю; получена доплатная корреспонденция; полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) гриф «Лично» отсутствует. На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм при большом их количестве — в течение месяца. Для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них использованные номера и (или) добавляя место хранения документа или его копии (номер дела). Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и, при необходимости, внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения. На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа. При отсутствии штампов от руки ставятся валовой номер поступления и дата получения, по желанию организации, дополняемые подписью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.[14, с 65] Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни. Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию. 1.2. Предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения. Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение — оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата. Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки: для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей; не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям. Поэтому предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т. д. При рассмотрении поступившего документа учитываются: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. В связи с нечетким разделением функций между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительней власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц. При рассмотрении документов руководителю следует соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку документов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевременного и ответственного исполнения: не задерживать документы, а тем более не оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (как исключение - на следующий день) возвращены. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время; не принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций - документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации; служба ДОУ должна быть уведомлена о том, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции (в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов); при необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут быть изготовлены копии рассмотренных им документов, однако стремление к созданию «архива» дополнительных копий проходящих через руководителя документов свидетельствует о его сомнении в эффективности работы службы ДОУ. Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ позволяет сократить время доведения документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке. В учреждениях, в которых документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба ДОУ должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию. Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка». После введения в информационно-поисковую систему всех необходимых сведений о поступивших документах, т. е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового — первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.[15, с 229, с 315] 1.2 Исполнение документов При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т. е. работа с документами их непосредственных исполнителей. Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения. Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения. Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу документов и действующих нормативных актов. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями. После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку. По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется вдело вместе с ответным документом. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа организует его размножение (без указания «копия»). В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя, закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения, передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений). Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей (например, конфиденциальный документ), им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения. Исполнитель должен иметь в своем распоряжении ил и ему должна быть предоставлена возможность пользоваться стандартами на документацию, классификаторами технико-экономической и социальной информации, номенклатурой дел, информационными ресурсами (в рамках его компетенции), инструкцией по делопроизводству, справочниками, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т. д.[13, с 15] |