Виды документов и методы их анализа. Курсовая В. Курсовая работа По дисциплине Управление персоналом
 Скачать 57.46 Kb.
|
|
2.2. Организация, основные этапы документооборота в ОАО «Нефтьмомаж» Документооборот - это движение документов с момента их получения и создания до завершения, исполнения или сдачи в дело. Различается три основных потока документации, такие как: входящие - документы, поступающие из других организаций, исходящие - документы, отправляемые в другие организации, документы, создаваемые на предприятии внутренние приказы, локальные документы, акты, инструкции и т.п., которые используются в процессе управления предприятием. На предприятии создается служба документационного обеспечения управлением \ДОУ\, которая может быть представлена отдельным сотрудником \, например, секретарем-референтом, делопроизводителем или подразделением Канцелярия, общий отдел, секретариат, откуда начинаются этапы документооборота. Этапы документооборота подразделяются на; первичную обработку предварительное рассмотрение регистрация рассмотрение руководством передачу на исполнение исполнение контроль за исполнением списание исполненного документа в дело. Первичная обработка проводится работником службы ДОУ с целью распределения документов на: рассмотрение руководителем, направление непосредственно в структуры подразделения или конкретным исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Документы, подлежащие отправке в другие организации, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. На рассмотрение руководства передаются документы, которые адресованы непосредственно руководителю организации и документы, содержащие информацию по важным вопросам деятельности предприятия. Без рассмотрения руководством передаются по назначению документы, адресованные в конкретные подразделения или содержащую текущую оперативную информацию. 2.3. Регистрация и контроль исполнения документов Регистрация документов - это фиксация факта поступления или создания документа путем проставления на нем даты, индекса и записью о необходимых сведениях о документе с указанием указанием регистрационного номера в регистрационных журналах или карточках \РКК\. Регистрации подлежат все документы для учета, исполнения и дальнейшего использования в различных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, регистрация производится однократно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Внутренние документы делятся на группы по видам и также регистрируются отдельно. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Основная цель контроля исполнения - это обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Взаимосвязь регистрации документа и контроля исполнения - сроки, типовые и индивидуальные, которые исчисляются в календарных днях с даты подписания. Контроль осуществляют руководители, ответственные исполнители и служба ДОУ. Перенесение срока исполнения может разрешить руководитель предприятия при наличии уважительных причин, которые должны указываться в докладной записке от исполнителя. Регистрационные формы подразделяются на регистрационные журналы и регистрационно-контрольные карточки \РКК\ в зависимости от объемов регистрируемых документов. Регистрационные журналы применяются при небольшом количестве регистрируемых документов, так как на поиск необходимых документов тратиться много времени, т.к. приходится вести несколько журналов регистрации по входящей, исходящей, внутренней документации, разделив их еще по видам и разновидностям документов. Также по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, т.к. возникает необходимость вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточка. Работа с РКК позволяет более оперативно вести информационно-справочную работу и проводить контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах и это дает возможность создавать несколько справочных картотек и в том числе контрольную картотеку. Регистрационно-контрольные карточки удобны в работе при большом объеме документов разных видов, РКК позволяют не производить повторную регистрацию в подразделениях, т.к. один экземпляр можно передавать вместе с документом исполнителю. При ведении карточной системы регистрации документов служба ДОУ должна подготовить к новому календарному году специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов. Формы регистрационных журналов и карточки определяется службой ДОУ. Сроки хранения различаются на группы: дела со сроком хранения до 10 лет дела со сроком хранения свыше 10 лет дела со сроком хранения «постоянно». В итоге можно отметить, что контроль за исполнением документов на предприятии далеко не совершенен. В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов: недостаточно развит автоматизированный контроль на предприятии; не используется система электронной почты, с помощью которой происходит предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении). отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности; неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.); несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа равным исполнителям в процессе выполнения одной и то же операции. Необходимо, во-первых, срочно совершенствовать автоматизированные технологии, т.к. использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии — только 0,054 ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью. Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть: справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные); справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно); справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю); справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно); справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно); справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. п. 2.4. Номенклатура, формирование дел и классификационная схема Для правильного формирования и учета дел на предприятии составляется номенклатура дел. Номенклатура дел - это перечень заголовков дел со сроками хранения, в который включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия. Номенклатура дел разрабатывается специалистом, который несет ответственность за работу с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с начала января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется по форме и включает в себя нижеследующее: наименование предприятия наименование вида документа дату индекс место составления гриф утверждения заголовок текст подпись гриф согласования. Номенклатура дел: закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; служит основным учетным документом в текущей работе с документами; является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно. При формировании документов в дела используются признаки заведения дел, это: -номинальный; -предметно-вопросный; -авторский; -корреспондентский; -географический; -хронологический. Номинальный признак - это название разновидности документа: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. Предметно-вопросный - при формировании дела берут за основу содержание: докладные записки, акты, рекламации и т.д. Авторский - группировка в дело одного автора. Корреспондентский признак - переписка, где указывается корреспондент и раскрывается содержание вопроса. Географический - переписка с несколькими корреспондентами, которая осуществляется по географическому признаку. Хронологический - группировка документов за какой-либо определенный период. Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и необходимо соблюдение следующих требований: 1. раздельно группируются: документы постоянного и временного сроков хранения; подлинники и копии документов; годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; утвержденные документы и их проекты; 2. в дело включается по одному экземпляру каждого документа; 3. документ, помещенный в дело, должен быть оформлен по гос. стандартам и нормативным актам; 4. Каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело; 5. В дело формируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, которые не закрываются по окончании года, например, личные дела сотрудников; 6. Толщина одного дела не должна превышать 4 см; 7. Приложения к документам должны присоединяться к тем документам, к которым они относятся, независимо от даты их составления или утверждения; Документы в деле располагаются в следующем порядке: основной документ и относящиеся к нему приложения, затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Неисполненные документы, дублирующие, разрозненные экземпляры, подлежащие возврату в дело, не подшиваются. 2.5. Подготовка и передача дел в архив По окончании делопроизводственного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам со сроками хранения. Это делается для определения сроков хранения на основе оценки и информационной ценности документа. Для проведения экспертизы ценности документов и для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб и других вопросов, создаются постоянно действующие комиссии \ЭК\. Экспертная комиссия действует на основании Положения, утвержденного руководителем. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения проводится ежегодно. По ее результатам составляются описи дел для постоянного и временного сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Опись дел - это учетный документ, обеспечивающий оперативный поиск документов, составляется в 3-х экземплярах: один для ведомственного архива, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК, третий остается на предприятии. Предархивная подготовка делится на две процедуры: оформление и описание дел. Полное или частичное оформление зависит от сроков хранения документов: дела свыше 10-летнего срока хранения подлежат полному оформлению; дела до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению. Полное оформление дела: -перегруппировка документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь; -нумерация листов в правом верхнем углу арабскими цифрами; -составление внутренней описи для ценных бумаг; -составление заверительной надписи дела; -подшивка в твердую обложку темную из картона на 4 прокола с веревочными завязками или переплет; -внесение необходимых изменений дела в реквизиты обложки. В случае отсутствия ведомственного архива на предприятии обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечает за сохранность документов и своевременную сдачу ее в госархив. В случае прекращения деятельности предприятия, отсутствия условий для хранения документов, по желанию самой организации или ее нестабильности, организация может сократить срок хранения в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение. Заключение В заключении хотелось бы сказать, что документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляются в документе. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов. Распорядительные документы издаются руководителем организации. Приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения оформляются на общих бланках и подписываются генеральным директором, а в его отсутствие исполняющим обязанности генерального директора. Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации носит информационно-справочный характер. К ним относятся служебные письма, акты, справки, телеграммы и т.д. Служебные письма оформляются на бланках организации с обязательными реквизитами. Визируются генеральным директором и исполнителем. В организации заключается очень много договоров с контрагентами, поэтому существуют так называемые договорные письма, их можно считать разновидностью сопроводительных писем, так как они подтверждают факт отправки договоров. Большая часть информации передается по факсу, он удобен, поскольку со скоростью телефонограммы может передать любой текст со всеми его особенностями. Оригиналы писем отправляются по почте. На входящих документах проставляются отметка о поступлении и резолюция руководителя предприятия. Исходящая и входящая корреспонденция регистрируется в электронном журнале. Вся корреспонденция хранится в отдельных папках. Подшивка в папки документов производится в хронологическом порядке (по дате регистрации секретарем). Для отражения производственной деятельности предприятия или подтверждения сведений о его работниках составляются справки. По вопросам производственной деятельности справки оформляются на специальных бланках, изготовленных в типографии, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для её написания. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером и заверяется печатью. В целом вся служебная документация на предприятии ведется в соответствии с нормами и требованиями, предъявляемыми различными ГОСТами и инструкциями по делопроизводству. В итоге можно отметить, что контроль за исполнением документов на предприятии далеко не совершенен. В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов: недостаточно развит автоматизированный контроль на предприятии; не используется система электронной почты, с помощью которой происходит предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении). отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности; неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.); несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа равным исполнителям в процессе выполнения одной и то же операции. Необходимо во первых, срочно совершенствовать автоматизированные технологии, т.к. использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть: справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные); справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов; и т. д. Список литературы Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение / В.И. Андреева. - М.: КноРус, 2016. - 234 c. Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: Учебное пособие / И.Ю. Андропова. - М.: Academia, 2018. - 320 c. 4. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. - Рн/Д: Феникс, 2019. - 83 c. Басовская, Е.Н. Делопроизводство: Учебное пособие / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева. - М.: Форум, 2012. - 256 c. Вешкурова А. Б. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. — М.: Директ-Медиа, 2020. — 170 с Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020. — 234 с. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М.В. Кирсанова. - М.: НИЦ Инфра-М, 2012. - 312 c. Корнеева А. П., Амелина А. М., Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с. Кузнецов, Д.Л. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я. Белицкая, Ю.С. Корякина. - М.: Инфра-М, Контракт, 2012. – 239 с. Морозова, И.А. Проблема занятости и безработицы / И. А. Морозова // Вестник науки и образования. 2015. — №6. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. - М.: Риор, 2016. - 32 c. Рогожин, М. Настольная книга ответственного за делопроизводство / М. Рогожин. - М.: Проспект, 2019. - 128 c. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. / О.П. Сологуб. - М.: Омега-Л, 2017. - 64 c. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2017. - 144 c. Шувалова Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа. М.: Юрайт, 2020. 429 с. |