курсовая. МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ. Курсовая работа подготовка и порядок проведения экспертизы ценнсти документов, хранящихся в архиве суда
 Скачать 86.31 Kb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» СТЕРЛИТАМАКСКИЙ ФИЛИАЛ колледж Предметно-цикловая комиссия юридических дисциплин 40.02.03 Право и судебное администрирование МДК 02.01 Архивное дело в суде Курсовая работа ПОДГОТОВКА И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННСТИ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В АРХИВЕ СУДА Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведенииВведение В последнее столетие прошло динамичное развитие и переход на новый уровень своего естественного развития. Благодаря этому переходу организация экспертизы производится на основе информационных технологий, информация стала важным ресурсом общества и приобрела стратегическое значение. На сегодняшний момент главным продуктом и товаром в сфере информационной деятельности является информация. Глобализация мировых процессов, с одной стороны, и глубокие социально-политические и экономические преобразования, развернувшиеся в 1990-е годы, - с другой, создали предпосылки для быстрого вхождения России в мировое информационное пространство. В нашем столетии будущее нашей страны во многом будет зависеть от того, насколько энергично и эффективно она станет двигаться в этом направлении. Информация и все, что с ней связано самым активным образом воздействует на все стороны человеческой жизни. Для реализации своих потенциальных возможностей, достижения профессиональных успехов, гармонично развитой личности, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для квалифицированной работы с документированной информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов. Актуальность темы настоящего исследования заключается в том, что суть истории развития экспертизы ценности документов сводится к необходимости установления сроков хранения документов; для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения. От результатов экспертизы ценности документов зависит качественный, оптимальный состав архивов и Архивного фонда Российской Федерации страны Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций ДОУ и архивного дела, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом. Оценка информации документов проводится практически на всех этапах создания и обработки. Начинается оценка документов в делопроизводстве в процессе формирования их в первичные комплексы - дела, при составлении номенклатуры дел организации. Решая этот вопрос, документоведы используют выработанные архивоведением критерии ценности документов. От эффективности работы с документами на стадии делопроизводства, в итоге, зависит репрезентативность АФ страны. В архивной работе экспертиза ценности документов является одним из основных и наиболее ответственных процессов работы, окончательное решение о судьбе архивных документов принимают, преимущественно, архивисты. Актуальность темы исследования определяется следующими теоретическими положениями. Одним из важнейших направлений работы по определению оптимального состава документов АФ РФ является экспертиза ценности, проводимая как в делопроизводстве, так и в ведомственных, муниципальных и государственных архивах. Методика проведения экспертизы ценности документов сформировалась в XX в. Эволюция такова, что от придания значения только экспертизе в государственных архивах до первоначального проведения ее в делопроизводстве документоведы и архивисты подошли к вопросу о перспективности оценки документов уже в процессе их создания. Стадия делопроизводства становится объектом пристального изучения архивистов не только в плане рационального формирования тех комплексов документов, которые будут переданы на государственное хранение, но и в плане изучения диалектического единства методов и процессов работы с документами на всех этапах. В настоящее время осмыслены и творчески применяются в экспертизе ценности документов такие теоретические методы, как системный подход, функциональный и информационный анализы наряду с традиционным источниковедческим анализом. Разработанная советским архивоведением система критериев применяется и в настоящее время на всех этапах проведения экспертизы ценности документов. Сложившаяся система пополняется новыми критериями, усложняются взаимосвязи между отдельными критериями. Достаточно разработанные вопросы экспертизы ценности документов и в настоящее время остаются в поле зрения документоведов и архивистов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Среди перспективных направлений развития экспертизы можно выделить постановку вопросов отбора на государственное хранение документов с повторяющейся информацией, причем уже на стадии делопроизводства, а также вопросов внутривидовой экспертизы ценности документов. Современный этап развития экспертизы ценности документов характеризуется, во-первых, совершенствованием теоретико-методологической базы экспертизы ценности в целом, во-вторых, повышением интереса к экспертизе в делопроизводстве. В настоящее время существует отработанная система проведения работ по экспертизе ценности документов. Нехватка квалифицированных специалистов осложняет работу на многих предприятиях. Поэтому специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится экспертиза ценности документов, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работа экспертных комиссий, их состав и основные задачи, но и уметь применять эти знания на практике. Объектом исследования в настоящей работе является документ, архивный документ, документ АФ РФ, документ по личному составу. Предметом исследования является история развития экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении. Цель дипломной работы состоит в том, чтобы проанализировать и изучить историю складывания основных методик экспертизы ценности документов, а также их применение в настоящее время в документоведении и архивоведении. Для достижения поставленной цели необходимо решать следующие задачи: изучить организационные формы проведения экспертизы ценности документов с привлечением законодательной и нормативной базы РФ; проанализировать группы критериев по экспертизе ценности документов (1960–2007 гг.); проанализировать типовые и ведомственные (на примере конкретной организации) перечни. Методологическую основу исследования составляют общенаучные методы познания: историко-правовой, источниковедческий метод, метод системного анализа. При подготовке дипломной работы был проанализирован широкий круг источников и литературы. Источниковую базу исследования составили законодательные акты и нормативно-методические документы по вопросам делопроизводства и архивного дела. Прежде всего, это Конституция Российской Федерации (1993 г), которая является главным документом государства и имеет наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации. В Конституции РФ указываются виды законодательных актов, принимаемых в государстве - Конституция; Конституция называет также виды актов, принимаемых Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ2 - постановления, указы, распоряжения и др. Все эти и многие другие документы, издаваемые согласно конституции, имеют государственное значение и требуют тщательной экспертизы ценности для дальнейшего пользования и последующего хранения. Гражданский кодекс Российской Федерации (1994 г.) определяет правовой статус участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности). Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирует правоотношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - законодательный акт, устанавливающий правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, поиска, хранения и распределения информации. ГОСТ Р 51141–98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством. ГОСТ Р 6.30–2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (далее УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма. Государственная система документационного обеспечения управления. Это нормативно-методический документ, представляющий собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. «Основные правила работы государственных архивов СССР» (1984 г.) раскрывали вопросы определения источников комплектования государственных архивов, порядка составления и утверждения списков источников комплектования государственных архивов, ценности документов, а также организацию и методику ее проведения. «Основные правила работы ведомственных архивов» (1986 г.) определили организацию экспертизы ценности документов в ведомственных архивах. «Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) нормативно методический документ, определяющим их деятельность. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.) Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» и ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций, либо конкретных групп документов. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России. ГЛАВА 1. История развития экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении (середина 20 начало 21 веков) 1.1 Становление экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 г.. регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства, экспертизу ценности документов - как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. В этом же законе ст.6 говорится о том, что экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается. Так что же такое документ, почему ради него или его информации разрабатывают всевозможные механизмы, по его оценке, и дальнейшей сохранности? Термин «документ» и в настоящее время имеет целый ряд толкований, как в законодательных актах, так и в ГОСТах. С точки зрения документоведения, документ — это средство закрепления информации различными способом на специальном материале о фактах, событиях объективной деятельности и мыслительной деятельности человека. В архивоведении используется термин «архивный документ», - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Из приведенных выше определений, очевидно, что одна из основных функций документа — это сохранение и передача информации, а информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления. Таким образом, анализ развития определений понятия «документ» показывает, что все они подчеркивают наличие у документа неразрывного единства носителя и закрепленной на нем информации. Из всего вышеперечисленного следует, что документ, архивный документ имеет возможность приобрести статус архивного документа АФ РФ в результате экспертизы ценности документов. Развитие и становление экспертизы ценности документов было необходимым процессом, так как в конце 50-х годов XX века была отмечена значительная перегруженность государственных архивов документами, не имеющими научно-исторического значения, в связи, с чем было принято решение: о необходимости разработки перечней учреждений, документы которых подлежат первоочередному приему на государственное хранение, и учреждений, от которых прием материалов должен быть временно прекращен; архивным учреждениям предложено провести экспертизу ценности ранее принятых на госхранение фондов, а также организовать изучение наиболее актуальных вопросов экспертизы и комплектования. Осуществление поставленных задач проводилось в соответствии с положениями нормативных и нормативно-методических документов по экспертизе и комплектованию: «Примерных списков учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы» (утверждены 10 августа 1960г.) и Дополнений и изменений к ним от 1965 года и иных документов. Было выделено две основных проблемы: о научно-исторической ценности документов низовых учреждений и целесообразности приема их в государственные архивы; о составлении перечней документов, подлежащих приему на госхранение. Рекомендации Научного Совета Главного архивного управления, подведшего итоги проведенного изучения, предусматривали: переход экспертно-проверочных комиссий к рассмотрению описей на документы постоянного хранения, уничтожение круга учреждений, передающих документы на госхранение, предоставление учреждениями права самостоятельного уничтожения документов с кратковременными сроками хранения, разработку типового перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы, установление долговременного срока хранения материалов по личному составу и др. Из всего вышеперечисленного можно сказать, что экспертиза ценности документов и комплектование архивов как одно из направлений архивоведения взаимодействует с документоведением и некоторыми другими дисциплинами. Они имеют один объект изучения - документ. «Документоведы отвечали, что порой трудно отличить, провести грань между экспертизой и документоведением, что, зародившись в недрах архивоведения, документоведение взяло на вооружение многие методы архивоведения, учитывая в своей работе не только требования управления, но и архивоведения». Как было уже выше отмечено, в силу различных обстоятельств необходима та или иная информация, которая в большинстве случаев зафиксирована на материальном носителе. Так что же такое информация, к которой приходится возвращаться вновь и вновь? На сегодняшний момент достаточно много разнообразных определений понятия «информация». Основоположник кибернетики М.Винер утверждал - «информация есть информация, а не материя и не энергия». В «Словаре русского языка» С. И. Ожегова — это «сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством»3. Большей объем представлений о содержании понятия «информации» характерен для философии. По мнению Р. Ф. Абдеева, в философской науке существуют два различных подхода, две противостоящие друг другу концепции информации - атрибутивная и функциональная. «Атрибутивисты» определяют информацию как свойство всех без исключения материальных объектов - как живых, так и неживых, т. е. как атрибут материи. «Функционалисты» связывают информацию с функционированием самоорганизующихся систем, так как информация, по их мнению, неразрывно связана с высшими видами его отражения, с высокоактивными формами, характеризующими процессы управления. Информация при этом понимается как свойство не всей, а лишь высокоорганизованной материи. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Вышеперечисленные примеры представляют собой малую часть из ныне существующих понятий «информации». В архивоведении данное понятие детально проанализировано в работах В. Н. Автократова, которому был близок атрибутивный подход к определению информации1. В своих работах В.Н. Автократов рассматривал информацию и как процесс получения сообщений, и как отношение структур и сообщений. Он указывал, что само понятие об информации не ставится в прямую связь с процессом восприятия, и это дает возможность говорить о накоплении и значении информации. В архивоведении существует понятие ретроспективной документной информации (РДИ). Ретроспективная информация, по мнению Б. С. Илизарова, это качественно новая информация, которая образовалась в результате длительного процесса преобразования некогда оперативной информации. Таким образом документ выступает формой, организующей содержание любой информации: законодательной, научной, художественной и прочее - тем самым способствует осуществлению социальных функций, реализация которых возможна только в обществе. Любой документ в независимости от цели его создания, места, времени возникновения, авторства несет в себе информацию, которая может быть востребована через некий временной период, и в этом случае реализуется одна из функций документа - мнемоническая память документа. Таким образом, необходимо сделать вывод, что период 50–60 гг. прошлого века характеризуется развитием и становлением экспертизы ценности документов. В этот период бурным процессом шла перестройка комплектования госархивов. В 70–90 гг. работали по сложившимся в предшествующий период методам, однако в 1987 г. были пересмотрены и переработаны шаги комплектования архивов. 1.2 Понятие и назначение ЭЦД Назначение экспертизы ценности документов — это отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения. Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов — это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в информационно-справочных целях и, во- вторых, пополнение АФ РФ документами, имеющими важное научно-историческое значение. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования; оформление дел; составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив организации. Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах. Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей. Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них. 1.3 Принципы экспертизы ценности документов В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер. Экспертиза ценности документов проходит в три этапа. Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами: при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа и опыта работы; при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначенным на обложке дела сроком, хранения); при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа к тому или иному делу, чем работник, регистрировавший документ). Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений и контролируется экспертной комиссией учреждения, организации, предприятия). Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). До недавнего времени, на всех этапах экспертизы ценности документов исполнители руководствовались марксистско-ленинской методологией, которая требовала рассматривать события и явления в конкретной исторической обстановке во взаимосвязи с другими событиями и явлениями. На этой основе были разработаны принципы подхода к оценке документов: принцип коммунистической партийности; принцип историзма; принцип всесторонности и комплексности изучения документов. Принцип коммунистической партийности требовал умения оценивать содержание документов, освещение фактов и событий, изложенных в документе, с точки зрения трудящихся классов, умения видеть идеологическую направленность документа. Этот принцип был характерен для Советского периода. Принцип историзма требовал подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т. е. с учетом особенностей времени и места создания документа. Этот принцип является важнейшей стороной диалектического и исторического материализма, так как предполагает рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений, отраслей, учреждений, документов и т. п. Конкретно-исторический анализ документа и документных систем, условий и побудительных мотивов формирования тех или иных документов позволяет отделить закономерно возникшие потребности от случайных, субъективных, кроме того, историзм позволяет прогнозировать развитие документов, определить эффективные направления их изменения и конкретные пути их достижения. Принцип всесторонности и комплексности изучения документов также является диалектическим. Документы должны изучаться и оцениваться в комплексе, где одни документы дополняют другие (планы, отчеты, переписка, докладные записки). Для правильной оценки значения документов ни один из них не может рассматриваться изолированно от других, так как результат изучения не будет полноценным. Всесторонность и комплексность изучения документов является непременным условием при экспертизе любых категорий документов, но особенно важно применять этот принцип при экспертизе документов с повторяющимся содержанием. Теория экспертизы ценности документов всегда строилась в целом на научной базе. Принципы экспертизы ценности документов взаимосвязаны и образуют целостную систему, т. е. методологическую основу экспертизы. Принцип- это основа, основные исходные положения любой теории1, находящие свою конкретизацию в критериях (или признаках) и методах. В настоящее время применительно к экспертизе ценности документов они ориентируются на социально-политическую нейтральность при оценке социальных ценностей, то есть явлений действительности с точки зрения их соответствия или несоответствия потребностям общества. Для того чтобы правильно оценивать документы, необходимо пользоваться еще и критериями ЭЦД. 1.4 Развитие критериев экспертизы ценности документов Критерии ЭЦД - система научно обоснованных признаков, на основе которых определяются ценность документов. При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение в результате экспертизы ценности документов. Таким образом, экспертиза ценности документов, это некий «фильтр», который из всего массива документов должна отобрать определенные документы, или документы, отвечающие определенным требованиям, должны пройти через данный «фильтр», для пополнения Архивного фонда страны. Таким образом, перед экспертизой ценности документов стоят задачи, а именно: отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву. - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или постоянно); для временного хранения. - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений. - отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Далее я рассмотрю и проанализирую критерии экспертизы ценности документов. В работе М. П. Жуковой рассматривается разработка критериев оценки документов в пределах этапов: 1. 1918–1957 гг. - формулирование основных признаков - критериев оценки документов; 1958–1960 гг. - уточнение, дополнение признаков, интерпретация каждого из них; 1970–1990 гг. - действует система критериев, состоящая из трех групп (происхождение, содержание и внешние особенности); 4. настоящее время - попытка переосмыслить критерии. Впервые классификация критериев на группы была предложена в 1965 г. А.Д. Степанским и объяснялась необходимостью их последовательного применения. Предлагались такие группы: критерии оценки содержания (содержание, автор, время, поглощенность); критерии оценки документов с совпадающим содержанием; критерии оценки внешних особенностей документов. В 1970 году была предложена группировка по принятым в настоящее время трем группам. Несколько иное наполнение было дано в том же году Н.М. Шепуковой: Группа критериев происхождения - значение учреждения - автора или корреспондента, место образования документа, местонахождения документа в архиве, интенсивность документирования; группа содержания - значимость события, предмета, явления, научная ценность информации, содержащейся в документе, функция документа в управлении, соответствие содержания документа основным или вспомогательным функциям учреждения, полнота освещения события, новизна сведений о событии, вид, разновидность документа, время образования документа, периодичность образования документа, обобщенность сведений о событии, повторяемость сведений о событии, отраженность основной деятельности нижестоящих учреждений системы или их документации, история текста; группа критериев внешних особенностей - подлинность документа, реликвийный характер документа, характер передачи содержания документа, удостоверения и оформления документа, юридическая сила документа, физическое состояние документа. Затем в монографии по экспертизе ценности документов и комплектованию была приведена следующая группировка критериев1: критерии происхождения - значение учреждения, значение функций учреждения, значение события (явления, предмета), в подготовке или проведению, изучении которого приняло участие учреждение, время образования документов, место образования документов; критерии содержания - назначение документа, виды и разновидности документов, насыщаемость и уникальность содержания, степень поглощенности содержания, отраженность основной деятельности нижестоящих учреждений системы; критерии внешних особенностей - свидетельства подлинности, пометы, внешний вид передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе, палеографические и иные особенности, физическое состояние документа. В 1980 г А.В. Елпатьевский предложил следующее наполнение групп критерии происхождения - значение учреждения или создателя документов, функции учреждения, время и место образования документов; критерии содержания - назначение документа, вид или разновидность документа, новизна, насыщенность и уникальность содержания документа, ценность (значимость) информации, содержащейся в документе, степень поглощенности содержания документа в других документах; критерии внешних особенностей - свидетельства юридической достоверности документа, пометы на документе, внешний вид документа (в том числе, художественные, палеографические, иные особенности), форма передачи текста, физическое состояние документа. Критерии экспертизы ценности документов — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Таким образом все критерии могут быть подразделены на три большие группы: критерии происхождения документов; критерии содержания документов; критерии внешних особенностей документов. Рассмотрим каждую группу критериев и их использование. 1. К группе критериев происхождения документов относятся: значение учреждения или лица в жизни общества; значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах; время и место создания документов. На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе. Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников. Критерий значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отражающего в документах. На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим, даже документы, предназначенные для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание необходимо уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов. Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата -1922 г. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России. Критерий место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значимого события, интенсивного явления. 2. К группе критериев содержания документов относятся: значимость информации документа; повторяемость документной информации; целевое назначение документов; вид и разновидность документа. На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы: - документы отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения; - документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; - документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК. Данный критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид, и разновидность документа. Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах. В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование; аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение. Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации. Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации. Документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК. Данный критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид, и разновидность документа. Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах. В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной1 и вторичной информации. Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование; аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение. Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации. Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность. Дуплетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности. 3. К группе критериев внешних особенностей документов относятся: подлинность; внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов). Критерий подлинности документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т. д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа. Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копии документов, 1–2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов. При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно, хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются. При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер. С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы: критерии ценности фондов личного происхождения; критерии ценности документов личного происхождения. К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся: значение творческой и общественной деятельности фонд образователя; - история фонда и его состав; - взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их). К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся: знание творческой и общественной деятельности автора документа; время и место создания документа; значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность; - внешние признаки документа (сохранность, степень авто. графичности, наличие помет и др.); - взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации). Совершенствование и развитие делопроизводства является основой качественного комплектования государственных архивов. Большая часть документов, если не все документы, образуются в делопроизводстве любой организации независимо от формы собственности. Что касается «государственной» части документов, то они имеют уже судьбу, прописанную законом. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. Прежде чем пройти экспертизу ценности документов и стать документом АФ РФ, необходимо побывать в делопроизводстве и ознакомится с номенклатурой дел, перечнями и таким образом знать сроки хранения, а возможно документ попадет и под влияние критериев, которые могут указать на бессмертность, то есть признать документ ценным либо особо ценным. Из всего вышеуказанного, понятно, что на протяжении всей деятельности любой организации, государства образуются документы и для их классификации, сроков хранения, информационно-поисковой системы используется номенклатура дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются основные правила работы архивов организации. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, что помогает правильно организовывать документы в учреждениях, формировать дела, унифицировать сроки хранения в пределах одной ведомственной системы, что затем уменьшает затраты на упорядочение документов в указанный период хранения, а также обеспечивает сохранность документов и подготавливает к сдаче на государственное хранение. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Разработка вопросов экспертизы ценности документов и их взаимосвязи с организацией документов в делопроизводстве отражена в работах К. Г. Митяева. В начале 60-х годов XX века А.В. Елпатьевским было подчеркнуто значение перечня документов с указанием сроков хранения в правильной постановке делопроизводства и перенесении экспертизы документов непосредственно в делопроизводство, в сферу создания документов и формирования дел. В соответствии с Основными правилами работы архивов от 2002 года организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная. Таким образом, составление номенклатуры дел в организации определяет сроки хранения документов, где становится очевидно, какие документы хранятся 10 а какие 75 лет. Это есть первый этап экспертизы ценности документов, который проводится в делопроизводстве. Но с внедрением информационных технологий во все сферы человеческой деятельности, которые ознаменовались не только очевидным ростом эффективности, но и высветили уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов. Эта ситуация напоминает 50-е годы прошлого века, когда все архивы были переполнены документами и часть из них уничтожалась, как макулатура. И как сказано уже выше, разрабатывались перечни и критерии, необходимые для нормальной работы, как архивов, так и организаций. Что касается начала века XXI, то проблема роста объемов бумажных документов есть и сейчас. Данная проблема типична практически для всех предприятий, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности. Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия. Часть этой документации хранится с «докомпьютерной эры», другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока. Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений. Целесообразным для большинства предприятий решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является перевод востребованной части (а лучше - всей) документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. Именно электронные архивы становятся необходимыми условиями эффективной информационной поддержки работы предприятия в XXI веке. Профессиональная система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему предприятия (например, ERP-систему). В дальнейшем электронный архив может стать единой основой всех информационных систем предприятия (ERP, CRM, CAD/CAM и др.). И здесь главным фигурантом также является документ, если быть точнее электронный документ1, который хранит информацию, где она представлена в электронно-цифровой форме. С появлением электронного документа появились и такие атрибуты как электронно-цифровая подпись. Останавливаться на данных понятиях я не буду, так как это не является объектом исследования данной работы, но появление новых технологий в сфере документоведения и архивоведения необходимо отметить. С появлением электронного документа появилось понятие электронный документооборот. Это новые понятия, которые прочно вошли почти во все сферы управления. |